GRAND LIVRE
D, fx V 'entendcz'voiis par un Grand Livre ?
R. Un Grand Livre d'un Négociant est un Livre où doivent être rassemblés tous les Comptes passés en di« vers tems sur le Journal , et que l'on ouvre séparément sur ce Grand Livre , afin de pouvoir d'un coup-d'œil reconnaître sa position avec tel ou tel Correspondant. C'est, pour ainsi dire , un Livre de Coraptes-Couransoù se trouvent aussi rassemblés tous les Comptes Généraux , qui représentent le Négociant.
D. Comment doit-on ouvrir les Comptes sur un Grand Livre ?
H. Chaque folio du Grand Livre est composé de deux pages l'une à côté de l'autre. Celle qui est à gauche est le Débit du Compte qu'on a ouvert, et sur laquelle on écrira en gros caractères DOIT. Celle à droite en est le Crédit, sur laquelle on écrira également ^/^072? , ea gros caractères. Le nom du Particulier ou du Compte Général remplira, en gros caractères , l'intervalle de ce DOIT à cet y^FOIR , et l'on doit j transporter, par ordre de date au Débit et au Crédit dans les Comptesi respeciif's^ tQUS les Articles passés au Jo,urnal.
Sa
250 Grand Livre.
D, Comment ferez-roils pour transporter les Articles du Journal au Grand Livre ?
R. Avant de commencer à transporter du Journal au Grand Livre , je prends mon Journal et je fais un trait de plume sous le dernier Débiteur de l'article passé au Journal, comme on peut le voir aux numéros ci-après du Journal.
N.° 1 , Divers doivent à Fonds Capital. On verra qu'il y a deux Débiteurs pour un Créancier; donc letraitde plume sera mis sous ]SI\S. Cetton , qui est le second Débiteur.
Le N." 2 n'avant qu'un Débiteur et un Créancier , le trait de plume sera sous la Caisse^ qui est le Débiteur.
Au N.° 3, il sera sous le dernier Débiteur, qui est
■ Au N°. 4 , il sera sous Marchayidises Générales.
Et au N.° 5 , il sera sous Jacob, qui est le seul Débiteur pour trois Créanciers.
Quand il j a Divers à Divers, comme au N.*» 24, le trait de plume sera toujours sous le dernier Débiteur qui est Effets à recevoir^ ainsi de suite pour les autres; de sorte que tous les Débiteurs seront sur ce trait de plume et les Créanciers seront dessous.
Quaud ce petit trait de plume aura été rais ainsi à tous les articles du Journal que je dois transporter sur le Grand Livre, je prends le répertoire des Comptes ouverts sur le Grand Livre , et je mets devant chaque
Grand Livre. 25i
Débiteur et Créancier le folio de son Compte; aprèe cela je transporte mon article au Grand Livre.
D. Doniicz-iiiol lin exemple de la mamère que vous transporterez cet article au Grand Livre , et supposez qut ce soit le iV.° i , (jui est Divers à Fonds Ca[)i(al ?
II. Après avoir fait le trait de plume sous le dernier Débiteur, qui est iV|S. Cetton , comme je l'ai dit plus haut, je mets devant les deux Débiteurs et le Créancier le folio de leur ('orapte ouvert sur le Grand Livre, qui est 1 pour chacun des trois ( ces trois Comptes étant ouverts dans le Grand Livre sur la même page. ) J'ouvre ensuite le folio i du Grand Livre , où j'ai écrit le nom de N\S. f^inal Compte de Mise de Fonds en gros caractères , entre les mots Doit à son Débit et Avoir à son Crédit, et je passe à son Débit l'article qui le concerne, comme suit.
Je commence par mettre l'année et le nom du mois eu marge , le quantième du jour entre les deux petites lignes qui suivent la marge; ensuite le nom du Compte à qui le Débiteur Doit, qui est Fonds Capital^ précédé de la lettre A; je détaille, aussi brièvement et aussi clairement qu'il sera possible et sur la même ligne , l'objet qu'il doit. Dans la petite colonne qui est après; je mets le folio du Journal sur lequel l'article est passé, et enfin je mets, à l'extrémité delà ligne, la somme en francs et centimes. Du moment que l'article est transporté sur le Grand Livre, je mets un point à côté du
202 Grand Livre.
Numéro du Compte que je viens de transporter, pour faire connaître que cet article a été transporté.
J'en fais d« niênae pour le Compte du second Débiteur, qui est f^\S. C cl ton Cm de Mise de Fonds.
Je passe ensuite au Créancier, qui est le folio d\x Fonds Capital, qui se trouve par conséquent sous la ligne. J'opère delà même manière que pour ceux cités ci-dessus , après avoir écrit le nom de Fonds Capital en gros caractères. Je mets, comme au Débit, l'année et lenomdu mois en marge , le quantième du jour entre les deux petites lignes cjui viennent après la marge; lenomdu Débiteur , soit le mot de Divers quand il y en a plusieurs , suit immédiatement précédé du mot Pau. Je détaille ensuite, aussi brièvement et aussi clairement qu'il sera possible et sur la même ligue, l'objet qui lui est dû ; vient après le folio du Journal et la somme due en francs et centimes. Cela fait , j'ai le soin de ne pas oublier de mettre aussi sur le Journal un point à côté du folio du Compte du Grand Livre.
Nota. Je recommande beaucoup de ne pas oublier ce point , pdrce que cet oubli pourrait le faire transporter deux fois sur le Grand Livre, si l'on ne voyair pas l'article pointé; et, par la même raison , de ne pas le pointer d'avance , crainte que vojant l'article pointé , on passât outre, et par conséquent il serait omis dans le Grand Livre.
D. Divers Teneurs de Livres mettent dans le Grand •Livre, à coté de la colonne (jni indique les folios du Jour-
iiaL , une autre colonne qui porte les folios du Débiteur ou du Créancier , (/non. appelle folio de rencontre ; d'où. l'ient (jHC TOHis ne la niellez pas ?
R. Ces deux colonnes peuvent induire en erreur , si par distraction on mettait le folio du Journal dans celle du Grand Livre, ainsi que le folio du Compte du Grand Livre dans celle du Journal. En outre, il y a des articles de Divers à Divers qui portent plusieurs Débiteurs ou plusieurs Créanciers , de sorte qu'en suivant cette marche, si l'on mettait dans la colonne des iblios du Grand Livre, trois ou quatre folios de Débiteurs, comme cela peut se rencontrer, il ^^ aurait confusion. Ainsi j'ai préféré de ne mettre que la colonne des folios du Journal, auquel on aurait recours si l'on désirait connaître quels sont ces Divers.
D. Tous les Comptes dans le Grand Livre doivent-ils être rayés également'}
R. Non: divers Comptes doivent être ouverts en double colonne , l'une pour la monnaie du Compte de l'Ami , l'autre pour notre monnaie. Il y a des Comptes qui n'exigent aucun raisonnement et dont le Débit et le Crétlit sont sur une même page. D'autres doivent former tableau , attendu, la monotonie de l'objet qui y doit être porté. C^'est ce que j'ai fait, comme on peut le voir. D'ailleurs les notre Compte , les Comptes à demi et les Comptes à tiers en Bampie , ont besoin de beaucoup de clarté, et ils exigent une distinction d'avec les autres Comptes particuliers.
3^4 Grand Tjvre.
D. Faifex-nioi connaître les différentes manières dont ■vous rayez vos Comptes sur le Grand Liçre?
R. La Caisse, Frais de Commerce ou Dépenses géné- ^ raies ^ Provisions , Intérêts généraux n'exigeant aucun raisonnement , le Débit et le Crédit seront sur une même page; cependaut comme la provision ne devrait jamais avoir d'article au Débit, on pourrait mettre dans la page à gauche, Doivent Provisions Avoin, et dans la page à droite , Avoir Provisions Avoir , de sorte que ce Compte aurait trois colonnes de Crédits pour uue de Débit.
Les Marchandises générales forment tableau. Après la colonne des jours du mois et celle du Créditeur au Débit , on fait une colonne pour y détailler la quantité de la Marchandise, ensuite la qualité de cette Marchandise , à qui elle appartient et de qui on l'a achetée, ce qui fait quatre colonnes que l'on établirait. Il en est de même pour le Crédit , la seule différence qu'il j a, c'est que la dernière colonne du Crédit doit désigner cà qui l'on a vendu cette Marchandise ou à qui on fa expédiée. Vient ensuite la colonne du folio du Journal et celle des francs et centimes , soit au Débit soit au Crédit, La petite colonne qui est devant la quantité de la Marchandise , est mise pour pouvoir faire une ►^ du moment que celte Marchandise , qui est passée au Débit, ressortirait au Crédit.
Les Marchandises de ]SJ\C. chez Diçers forment tableau €t exigent quatre colonnes tant au Débit qu'au Crédit,
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indépendarameut de celles d'usage (i). La première de ces quatre colonnes reuf'ormc la quantité de la Marchandise; la seconde , la qualité; la troisième, si la quantité de cette Marchandise nous appartient en totalité, ou si nous n'avons qu'un '[3, 'j, ou '|j, et la quatrième, chez qui elle est , c'est-à-dire , à qui on l'a expédiée pour la vendre. Ou fera une + également dans la petite colonne qui se trouve devant la quantité de la Marchandise, pour désigner qu'elle n'existe plus chez tel ou tel ami, du moment qu'il en aura remis le Compte de vente.
Les Intérêts à dii'erses Marchandises forment tableau. Ce Compte a les mêmes colonnes que celui de Marchandises de notre Compte chez Divers et le même raisoanement, à l'exception que dans la quatrième colonne , au lieu de mettre chez un tel ou tel, comme cette Marchandise nous a été envojée pour vendre en Compte eu participation , je dois mettre en participation avec un tel ou tel.
Les TLjfeis à recevoir forment tableau. Ce Compte a encore quatre colonnes t'^nt au Débit qu'au Crédit , indépendamment de celles d'usage. Ces quatre colonnes doivent contenir ; savoir : la première , le détail des Effets, la seconde , sou échéance, la troisième, celui sur qui
( I ) Ces colonnes d'usage sont celles des Jours , du Débiteur ou du Créancier , du folio du Journal et des francs et centimes.
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est l'Effet et qui doit le pnj'er, et la quatrième, de qui on le tient , c'est-à-dire , le nom de celui qui le remet ou de celui qui le donne.
D. A quoi sert le Numéro que tous mettez à ce Compte dans le Grand Lhre?
R. A faire reconnaître que l'Effet qui porte ce numéro n'existe plus en porte-feuille; de sorte que , quand un Effet entré aura été donné en pajement ou encaissé, alors on y mettra le même numéro de chaque côté , c'est-à-dire, que du moment qu'il sera reconnu ne plus exister, par la confrontation du Crédit au Débit , soit par la somme, soit par l'échéance, soit par le nom de celui qui a pajé, on mettra à la page à gauche du Débit , devant le dit Effet , le N.° i , que l'on mettra également dans la colonne du Crédit, qui est parallèle à celle du Débit devant le même Effet sorti. Les numéros doivent suivre dans la colonne du Débit à fur et mesure que les Effets sortiront , et on aura attentioa de ne les pas mettre davance.
Quant au crédit, les Numéros ne doivent pas suivre, un Effet pajé pouvant se trouver au milieu j à la fin, ou à un autre folio.
Si l'on avait peine à comprendr» l'explication ci-dessus, ou n'aurait qu'à jetter les >eux sur le Compte ouvert à'EJfeis à /'er^voiV , et confronter les Numéros qui sont devant les Effets.
Les Papiers sur tElranger sont à quatre colonnes , comme les Effets à recevoir, outre celles d'usage. La
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troisième colonne diflère en ce qu'elle désigne le lieu où doit se pajer TEHet , et la quatrième est destinée pour celui qui donne cet Eflét ou pour indiquer si c'est une Traite que l'on a faite. On suit pour les numéros devant les Effets , la même marche qu'au Compte ù'Effcts à recevoir.
Les Papiers sur France sont en tout conformes au Compte de Papiers sur tEiraiiger.
( Nuta. ) La colonne de ce Compte qui est devant celle de l'échéance , doit présenter le moulant de TElfet tel qu'on doit le pajer sur le lieu r'' il est tiré, et notre colonne doit res.sortir par le net.
Divers Particuliers. Ce Compte a deux colonnes, iudépeuilcimmeiit de celles d'usfige. La première au Débit est pour V écrire le non:i du particulier (jui doit, et la seconde l'objet tju'il doit : le Oédit aura les mêmes colonnes; dans la première , il y aura le nom du particulier , et dans la seconde, ce qu'il aura donné pour solde- Il en sera de même en sens contraire pour un objet que nous aurons reçu. la pri mière colonne du Crédit sera le nom du particulier à cpii il sera dû , et la seconde l'objet que l'on devra; et pour le Débit, quand on pajera^ la première colonne sera le nom du particulier, et la seconde le pajemenf (jue l'on aura fait.
Quand le particulier aura pajé ou aura été pajé , on mettra devant son nom un Numéro qui le fera reconnaître de j)art et d'autre. Si par cas , il arrivait qu'au Débit ou au Crédit il y eût un seul article, soit
à la vente , soit à l'achat , et qu'au Débit ou au Crédit ilj eût deux ou plusieurs pajemens faits pour le même objet, alors il n'j aurait qu'un seul Numéro au Débit ou au Crédit, qui serait répété à tous les à comptes donnés ou reçus jusqu'à entier paiement; et ces numéros ne se mettraient que lorsque l'on serait sûr qu'il n'est plus rien dû, et que ce particulier serait soldé.
Les Comptes Courans des Amis sont ouverts seulement avec les colonnes d'usage; ils n'ont pas besoin d'explication, excepté pour ceux qui portent intérêt. Alors on fera une colonne à cet effet pour mettre l'échéance, qui sera avant la colonne qui doit représenter le folio du Journal.
Les Notre Compte doivent être ouverts eu double colonne, c'est-à-dire, que la première colonne est pour représenter la monnaie de l'Ami, que l'on met immédiatement après celle d'usage qui présente le Créancier ou le Débiteur, L'objet que cet Ami doit ou qu'on lui doit, vient après; ensuite la colonne du folio du Journal et celle des francs et centimes.
Les Kjfvts à payer présentent trois colonnes outre celles d'usage. La première contient le détail des Effets, la seconde l'Echéance, et la troisième le nom de la personne qui fait Traite ou à l'ordre de qui nous avons fait notre Billet. Les Numéros seront placés comme dans le Compte à" Effets à recevoir.
Les Assurances Générales forment tableau. Ce Compte a quatre colonnes outre celles d'usage: la première contient le montant de la somme assurée, la seconde, la. désignation du lieu du départ ou arrivée du Navire, la
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troisième , le prix de lapritiie, et la quatrième ,1e nom du Capitaine.
Si l'on ouvre le Compte à Assureurs Z)/fe/\s, ce Compte a également quatre colonnes : la première après celles d'usage , contient le montant de la somme assurée, la seconde , la désignation du départ et arrivée, la troisième, Police de Paul j du \5 décembre ,\a. quatrième, le nom du Capitaine.
Quand la prime passée au Crédit aura été pajée , on fera une ^ au Débit et au Crédit , ou , si mieux ou aime , on y mettra un Numéro de rencontre, comme au Compte d'Effets à recevoir.
Il j a dans les Comptes ci-dessus assez d'exemples, pour qu'on puisse choisir celui que l'on voudrait pour tous les autres Comptes à ouvrir sur un Grand Livre. La manière de faire tableau des Comptes ouverts dans un Grand Livre, flatte le coup-d'œil , et est plus claire et plus facile à reconnaître l'objet que l'on veut chercher-
Il me reste encore à parler de la manière d'ouvrir dans le Grand Livre, les Comptes à demi et les Comptes ^i tiers en Banque.
Les Comptes à demi en Banque doivent .s'ouvrir sur le Grand Livre de la même manière qu'un notre Compte; on aura soin seulement de faire une colonne immédiatement après celle de la monnaie de l'Ami, dans laquelle on écrira son échéance , et avant la colonne du folio du Journal , on fera une autre colonne dans la quelle on écrira notre échéance.
s6o Grand Livre.
Les Comptes à lie/s e?i Banefue s'ouvriront, ainsi que les Comptes à demi en Banque, pour les colonnes des deux Associés qui correspondront avec nous j mais celles des deux Associés qui correspondront ensemble, on les ouvrira ainsi:
Un tel de Gênes et un tel de Paris leurs colonnes du C.*^ à '/j en Banque avec nous.
Doit colonne (le Géncs. AVOIR colonne de Paris. Doit colonne tle Paris. AVOIR colonne de Gênes.
Dans la page à gauche du Grand Livre , on mettra en marge Tannée, le mois et le jour du mois dans la petite colonne. Immédiatement après , en laissant un petit intervalle qu'on accompagnera par àts points , ■viendra la colonne du Débit d'un Associé, celle de son échéance , celle des objets à le Débiter, celle de l'échéance de l'autre Associé , celle de la somme qui lui est due; de suite après, la colonne du folio du Joui-nal , et notre colonne où il n'j aura que des points.
Il en sera de même pour la page à droite du Gr.ind Livre, mais les Comptes seront intitulés différemment, pomme on peut le voir ci-dessus. Un des deux Associés aura son Débit à gauche et son Crédit adroite, tandis que l'autre Associé aura son Crédit à gauche et son Débit à droite.
D. D'où vient que vous ne faites que des points dans nottc colonne au Compte oui'eit de ces deux Associés ?
R. Parce que les remises que ces deux Associés se
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font njutucllemeut ne figurent en aucune manière dans nos écritures ; de sorte qu'il ne doit y entrer que la note des opérations qu'ils font entr'eux , pour pouvoir les confronter avec leurs C^omptcs-Couraus , qunnd on voudra solder et qu'ils les auront remis : ainsi notre colonne ne doit avoir que des points.
Pour ne rien laissera désirer dans la manière d'ouvrir sur le Grand Livre un Compte à tiers en Banque , j'ai dressé à la suite du Grand Livre B, un Tableau qui renferme les trois Comptes des Associés. Cette manière présente d'un coup-d'œil sa position avec l'un ou l'autre de ses Associés. Il est inutile que j'en donne l'explication ; les trois Comptes sont assez bien désignés et assez distincts pour pouvoir m'en dispenser.
Os Comptes à tiers en Banque demandent ume grande clarté et précision dans la correspondance des trois Associés , sans quoi le Teneur de Livres serait dans le cas d'être induit en erreur.
Je n'ai pas besoin de recommander de ne pas être distrait k celui qui transportera les articles au Grand Livre , surtout si l'on classait les trois Associés dans un seul Compte , conforme au Tableau ci-après.
Il faut bien se pénétrer de la manière que ces trois Associés doivent être classés sur le Grand Livre, pour ne pas passer dans un Compte ce qui devrait être dans un autre. Une distraction occasionuerait aisément cette faute.
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