Livre de

copie de lettres.

Date

des villes

A. PiEBRE et O'

négociants.

emeurcnt les

clients.

A la suite de ce li\Te se trouve le répertoire du livre de copie de lettres. Il a trois colonnes : la I" contient le nom de la ville; la 2'^ les noms par ordre alphabétique des correspondants, et la 3' les folios de toutes les pages où se trouvent déji des lettres.

Dans la tenue des livres dite en partie simple, on se sert de trois livres principaux : un brouilard, un journal et un grand livre. On n'inscrit

au journal que les opérations îi terme, en faisant précéder chaque article de la mention Doit ou Avoir. Au grand livre on ouvre un compte i toutes les personnes mentionnées au journal. Ce système très imparfait est aujourd'hui de plus en plus abandonné. La seule méthode de comptabilité qui permette un contrôle réellement efficace est la tenue des livres en partie duulile.

TF.NIIE DES LIVRES EN P.UITIE DOUBLE.

Nous avons dit au début de cet article que la loi obligeait le commerçant à la tenue de trois livres: le livre journal, le livre de copie de lettres, et le livre des inventaires.

Le livra journal est le registre sur lequel le commerçant lient jour par jour des notes détaillées de toutes ses opérations. Ces notes se nomment articles. Les inscrire, c'est en passer l'écriture, ce qui constitue la pnssntion des écritures. Le Code veut que tout suit inscrit par ordre de dates, sans ratures, ni surcharges, ni lacunes, avec le nom de celui qui vend ou achète, la quantité ou le poids, le prix des objets vendus ou achetés et le mode de paiement. Cependant, pour des menus articles vendus au comptant, on n'est pas obligé de mentionner le nom de la personne avec laquelle on traite, attendu que le plus souvent on l'ignore.

Le livre de copie de lettres a été décrit plus haut.

Le négociant est tenu de faire tous les ans sous seing privé un inventaire do ses biens mobiliers et imniobilirrs, de ses dettes actives et passives, et de le copier année par année sur un registre spécial nommé livre îles inveutnires. (L'actif d'un commerçant est l'ensemble des valeurs mobilières ou immobilières qu'il possède; le passif est l'ensemble de ce qu'il doit; l'actif moins le passif égale le capital ou actif net ou actif liquide.)

Les commerçants sont tenus de conserver ces livres pondant dix ans; ils devraient être cotés, paraphés et visés snit par un des juges des tribunaux de commerce, soit par le maire ou un adjoint, dans la forme ordinaire et sans frais; mais le plus souvent on se dispense de cette formalité.

Pour lui-même, le commerçant a dû créer deux .autres livres. Il lui serait difficile d'inscrire directement sur le journal les diverses opérations au moment où elles se présentent ; bien des erreurs risqueraient d'être commises, et on n'aurait plus de moyen de conirôle. De Ib, la nécessité d'un livre h part, le Brouillard ou Brouillon ou Muin couranle, où on inscrit l'opération sur-le-champ telle qu'elle se fait, le plus clairement et le plus brièvement possible. On la reporte plus tard i tète reposée sur le journal. En outre, pour se faire une idée exacte de ce qu'il a gagné ou perdu sur chacune de ces diverses opérations, pour connaître sa situation vis-à-vis de ses correspondants, le commeiçant a besoin d'un autre registre nommé Grand livre, sur lequel sont établis par doit et avoir tous ses comptes généraux et particuliers.

Le journal et le grand livre sont seuls indispensables pour la comptabilité en partie double.

Dans toutes les opérations de commerce il entre toujours deux individus : l'un qui donne et que l'on est convenu d'appeler créditeur on créancier ; J'autre qui reçoit et qu'on nomme débiteur. Il no peut y avoir de débiteur sans créditeur, et par conséquent chaque article s'inscrit à deux comptes différents, un compte créditeur et un compie débiteur, qui se servent mutuellement de conlrêle. De là, le nom de comptabilité en partie double.

Quatre cas peuvent se présenter : il y a un débiteur pour un créancier, un débiteur pour plusieurs créanciers, plusieurs débiteurs pour un créancier, plusieurs débiteurs pour plusieurs créanciers.

Le commerçant est représenté en comptabilité par des comptes généraux impersonnels qui se substituent à lui. A côté des comptes généraux sont les comptes personnels ouverts aux clients du commerçant.

Comptes yénéraiix. — Ils sont au nombre de six principaux. Les quatre premiers portent les noms des objets matériels ou éléments mêmes du com-

merce; ces éléments étant les luarchandises, l'argent, les effets à recevoir (ceux qu'on lui fait), les effets à payer (ceux que le marchand fait), on aura : 1° compte de mnrchandises yénihalcs; 'i° compte de caisse; 3° compte d'e/f'ets à recevoir; 4" l'omple d'effets à payer. Puis, comme les opérations de commerce donnent des bénéfices ou des pertes, on a un b' compte: compte de profits et pertes. Enfin, le G' compte, celui où viennent se résumer tous les autres, est le compte de caidlal.

Si le négociant donne ou reçoit des marchandises, il est représenté par Marchandises générales; s'il donne ou reçoit de l'argent, il est représenté par Cuisse; s'il donne, encaisse ou reçoit des billets payables par d'autres, il est représenté par Effets à recevoir; s'il donne ou paie ses propres effets, il est représenté par Effets à payer. Quand il constate une perte ou un bénéfice, il est représenté par Profits et pertes. Enfin, quand il évalue son actif et son passif, il est représenté par Capital.

Les comptes généraux peuvent se subdiviser : ainsi le compte de marchandises générales se partage en autant de comptes qu'il y a de marchandises diverses sur lesquelles on veut avoir un aperçu particulier; le compte de profits et pertes se scinde en F.ais généraux. Dépenses de maison. Assurances, etc.

Comptes personnels. — Ils sont très nombreux ; il peut y en avoir autant que de personnes avec qui on traite.

Tout compte se compose de deux parties : ce qu'il doit; ce qui lui est dû. Ecrire que quelqu'un doit, c'est le débiter; écrire qu'il est dû il quelqu'un, c'est le créditer. Pour trouver le compte débiteur ou le débiteur, le compie créditeur ou le créditeur, on n'a qu'à se poser les deux questions suivantes : gui est-ce qui reçoit ? gui est-ce qui dinne? La réponse à la première question indique le débiteur, la réponse à la soconoc, le créditeur. D'une manière générale, celui qui i eçoil doit à celui qui donne. Il est facile, d'après ces principes, de se rendre compte de ce qui doit composer le débit et le crédit de chaque compte.

1° Marc/iinidisc' générales. — On met au débit le prix d'achat, les droits d'entrée, les frais de transport, tous les éléments en un mot du prix de revient; au crédit on porte le prix de vente et les rabais obtenus sur les marchandises achetées,

2° Caisse. — Au débit, les recettes ; au crédit, les paiements.

3" Effets à recevoir. — Au débit, les lettres de change fournies par le commerçant, les billets souscrits il son ordre, les billets passés à lui par voie d'endossement; au crédit, les lettres de change et billets par lui encaissés ou transmis par voie d'endossement.

4° Effets à payer. — Au débit, les effets payés par le commerçant; au crédit, les lettres de change fournies sur lui et billets par lui souscrits.

b' Profits et pertes. — Au débit, les pertes ; au crédit les bénéfices.

6° Capital. — Ce compte se débite de ce que le commerçant doit ou perd, et on le crédite de tout ce que le commerçant possède ou gagne et de tout ce qui lui est dû.

't' Comptes personnels. — Au i/ébit tout ce c|u'on fournit ou paie au client; aa crédit tout ce qu'on reçoit de lui.

TUAXSFORMAÏION DES AnTICLES DU BBOUILLAKO E.N

AiniCLES DU jouhnal. — L''S articles sont de ilciix sortes: simples (ce sont ceux qui ne renfcrnient qu'une seule opération); cnmplexes (ceux qui contiennent plusieurs opérations). Nous allons montrer comment les : diverses opérations que peut faire un commerçant s'inscrivent au journal daas la langue de la comptabilité.

Indication sommaire des opérations dont il doit être passé écriture.

1° J'achète, le 10 janvier 1882, au comptant, à Pierre, r,>0 mètres de drap à 20 fr. le mètre, soit Ï400 fr.

2° Je vends, le II janvier 1882, au comptant, à Louis, 15 mètres de velours à 20 fr. le mètre soit 300 fr. '

3° J'achète des marchandises à Jacques, aujourd'hui 12 janvier, pour une somme de 5 000 fr.dont je reste débiteur.

4° Je vends h Paul, le 13 janvier, 40 mètres de drap à 35 fr. le mètre, pour lesquels il reste mon débiteur.

à' Le 15 janvier j'achète à Henri cinq pièces de drap de 40 mètres chacune à 25 fr. le mètre, et je lui donne en paiement mon billet à son ordre à un mois.

(i">Le 19 janvier, je vends à Paul 10 mètres de velours à 25 fr. ; il me donne en paiement son billet h mon ordre à un mois.

1" Le 21 janvier, j'achète de Bernard 100 mètres de suie noire à 18 fr. le mètre, et je l'autorise à faire traite sur moi fin février.

8° Le 23 janvier, je vends à Louis deux pièces de drap de 40 mètres chacune à raison de 3ii fr. le mètre. Je tire sur lui une traite à vue et je la négocie h Francis, qui prend lO fr. d'escompte pourceite opération.

9° Le 29 janvier, j'acquitte en espèces la facture de Jaci|UOs du 12.

10" Le 29 janvier, Paul me paie le montant de ma facture du 13.

11° Le 29 janvier, j'acquitte un billet de Georges, souscritantérieurement etéchu àla date dece jour.

12» Le ï9 janvier, j'encaisse un billet de Stéphan reçu antérieurement et échu i la date de ce jour.

13° Le29 janvier, je paie une traite de Francis pour solde de sa facture relative h une opération antérieure.

14° Le 31 janvier, je paie mes dépenses du mois: frais de maison, 1 1 00 fr. ; dépenses personnelles 50i> fr ; frais généraux, appointements des era- : ployés, loyer, patente, 2 OOU fr. (total 3 500.)

15» Le 31 janvier, j'achète à Liard lOO mètres de soie bleue à 20 fr. (2,000 francs), et je lui donne en paiement: 1° un billet fin février, 1 OOn fr. ; 2" en espèces, 1 000 fr.

Passons rapidement en revue ces divers articles afin de trouver pour chacun leurs comptes débiteurs et créditeurs.

1" article. — Cet article comprend deux opérations :

1° Pierre fournit des marchandises qui sont reçues par le compte de iMarchandises générales. Donc : Manhandises générâtes (sous-entendu doit) à Pierre;

2° En paiement de ces marchandises, Pierre reçoit des espèces, qui sont fournies par le compte de Caisse. Donc: fi-rre (sous-enti-ndu rfoi7) à Caisse.

Dans un cas comme celui-ci, certains comptables, sous prétexte de simplification, suppriment la personne avec laquelle l'affaire a été traitée, et réduisent l'article à une opération unique où les parties agissantes sont Marcliandises générales et Caisse : c est Marctiandises générales qui reçoit, et c est Ca'sse qui, en fournissant les espèces nécessaires au paiement, fournit en réalité la marchandise achetée ; donc, on crédite le compte de Caisse en débitant Marchandises générales, sans avoir besoin d'indiquer, par aucune écriture, la participation de Pierre à l'afl'aiio. On écrirait en conséquence: Marchandises générais à Caissi'.

Cette manière de procéder est défectueuse, et nous ne pouvons la recommander. En eflet, il est utile que le négociant retrouve, dans ses livres, I voir

l'image des opérations telles qu'elles se sont réellement passées, et que toutes les personnes avec lesquelles il traite aient un compte ouvert chez lui. Pierre doit avoir un compte personnel, que Ion crédite des marchandises qu'il a fournies, et que l'on débite des espèces qu'il a reçues.

2« article. — Ici nous avons encore deux opérations a distinguer:

r Louis reçoit des marchandises, fournies par Marchandises générales. Donc: Louis à Marchandises uénérales.

2' En paiement de ces marchandises, Louis verse des espèces qui sont reçues par ma caisse. Donc: Caisse à Louis.

Si l'on voulait réduire l'article à une seule opération, en vertu du système de simplification indiqué ci-dessus, on supprimerait l'intervention de Louis dans l'affaire, qui se réduirait à une opération efl'ectuée entre Caisse et Marchandises générales, et on écrirait: Caisse à Marchandises générales.

3' article. — Ici l'opération n'est plus complexe. Qui reçoit '! Marchandises générales. Qui donne? Jacques. Donc: Marchandises générales à Jacques.

4' article. — Même opération en sens inverse. Qui reçoit'/ Paul. Qui donne? Marchandises générales. Donc: Paul à Marchandises générales. ^ 'j' ar/icte. — L'article est complexe. On a : 1" Acheté des marchandises à Henri ; 2° Donné à Henri, en paiement de ces marchandises, un billet à son ordre.

Pour la première opération, on se demande : Qui reçoit? Marchandises générales. Qui donne? Henri. Donc: Marchandises générales à Henri.

Dans la seconde opération, c'est Henri qui reçoit un billet; ce billet est fourni par le compte d'Effets à payer: c'est ce compte qu'il faut créditer. Donc on a : Henri à E/fet^ à payer.

Les comptables qui emploient le procédé de simplification dont nous avons parlé réduiraient l'opération à un seul article , en supprimant Henri, et écriraient: Marchnntises générales à Efpds à priijer. Nous répétons que cette prétendue simplification a de graves inconvénients dans la pratique.

G= article. — On a également deux opérations :

1° Vendu des marchandises à Paul ; 2° Reçu en paiement un effet de Paul.

D'où : 1° Paul à Marchandises générales ; 2° Effets à recevoir à Paul.

La simplification, que nous continuons à désapprouver consisterait à supprimer Paul et à écrire en un seul article : Effets à recevoir à Marcliandises générales.

7" article. — De nouveau deux opérations : 1° Acheté des marchandises i Bernard ; 2» Accepté une traite de Bernard , qui est un effet à payer dont Bernard touchera le montant.

Donc: 1° Marchandises générales à Bernard , et 2° Bernard à Effets à payer.

La simplification donnerait: Marchandises générales à Effets à p'iyer.

8" article. — Il y a là trois opérations : 1° Je vends à Louis pour 2 400 fr. de marchandises: d'où : Louis à Marchandises générales;

2° Je tire sur Louis pour le montant de cette vente; ma traite de '.'400 fr. figurera au compte d'Effets à recevoir; d'où: Effets à recevoir àLouis; 3° Je négocie ma traite avec une perte de 10 fr. pour escompte et commission ; les espèces reçues, 2 :i9i) fr., entrent dans ma caisse ; quant à la perte, elle s'inscrit au compte de Profits et portes. D'où un article ainsi conçu : Les suivants à Effets à rece-

Caisse, produit de ma traite 2 oOO

Vrofils tt perles, pour perte M'escompte. lU

!l" ariii'Ie. — Qui reçoit? Jacques. Qui donne? Caisse. Donc : Jacques à Caisse.

10° article, — Qui reçoit ? Caisse. Qui donne? Paul. Donc : Caisse à Paul.

11° iirticl". — Qui reçoit? Le compte d'Effets ;\ payer, chargé d'acquitter le l)illet souscrit h Georges. Qui donne? Caisse. Donc : Effets à payer à Cuisse.

12° article. — Qui reçoit? Caisse. Qui donne? Le compte d'Effets à recevoir, détenteur du billet de Stéphaii. — Donc : Caisse à Effets à recevoir.

13" article. — Qui reçoit? Le compte d'Effets à payer, cliargc d'acquitter la traite de Francis sur moi. Qui donne? laisse. Donc : Effets ù payer ù Caisse.

14° (irticle. — Qui reçoit? Les divers comptes intéressés : Frais de maison, Dépenses personnel-

les. Frais généraux. Qui donne? Caisse. Donc: Les suivants à Caisse :

Frais de mnison 1 500

Dépi-nscs personnelles 500

Frais gënérimx 2 000

15° article. — Il y a une double opération. D'abord le compte de Marchandises générales reçoit do Liard qui donne; en second lieu, Liard reçoit en paiement un effet, fourni par Effets à payer, et des espèces fournies par Caisse. D'où deux articles :

Marchandises générales à Liard, et

Liard aux suivants :

E/fels à payer 1 000

Caisse 1 000

Nous donnons maintenant, pour ces quinze articles, les modèles des écritures du Brouillard, du Journal, et du Grand livre, en terminant par la balance des comptes.