TENUE DES LIVRES EX PARTIE DOUBLE

Nous avons dit au début de cet article que la loi obligeait le commerçant à la tenue de trois livres: le livre journal, le livre de copie de lettres, et le livre des inventaires.

Le livre journal est le registre sur lequel le commerçant tient jour par jour des notes détaillées de toutes ses opérations. Ces notes se nomment articles. Les inscrire, c'est en passer l'écriture, ce qui constitue la. passation des écritures. Le Code veut que tout soit inscrit par ordre de dates, sans ratures, ni surcharges, ni lacunes, avec le nom de celui qui vend ou achète, la quantité ou le poids, le prix des objets vendus ou achetés et le mode de paiement. Cependant, pour des menus articles vendus au comptant, on n'est pas obligé de mentionner le nom de la personne avec laquelle on traite, attendu que le plus souvent on l'ignore.

Le livre de copie de lettres a été décrit plus haut.

Le négociant est tenu de faire tous les ans sous seing privé un inventaire de ses biens mobiliers et immobiliers, de ses dettes actives et passives, et de le copier année par année sur un registre spécial nommé livre des inventaires. (L'actif d'un commerçant est l'ensemble des valeurs mobilières ou immobilières qu'il possède; le passif est l'ensemble de ce qu'il doit ; l'actif moins le passif égale le capital ou actif net ou actif liquide.)

Les commerçants sont tenus de conserver ces livres pendant dix ans; ils devraient être cotés, paraphéset visés soit par un desjugesdes tribunaux de commerce, soit par le maire ou un adjoint, dans la forme ordinaire et sans frais; mais le plus souvent on se dispense de cette formalité.

Pour lui-même, le commerçant a dû créer deux autres livres. Il lui serait difficile d'inscrire directement sur le journal les diverses opérations au moment où elles se présentent; bien des erreurs risqueraient d'être commises, et on n'aurait plus de moyen de contrôle. De là la nécessité d'un livre à part, le Brouillard ou Brouillon ou Main courante, où on inscrit l'opération sur-le-champ telle qu'elle se fait, le plus clairement et le plus brièvement possible. On la reporte plus tard à tête reposée sur le journal. En outre, pour se faire une idée exacte de ce qu'il a gagné ou perdu sur chacune de ces diverses opérations, pour connaître sa situation vis-à-vis de ses correspondants, le commerçant a besoin d'un autre registre nommé Grand livre, sur lequel sont établis par doit et avoir tous ses comptes généraux et particuliers.

Le journal et le grand livre sont seuls indispensables pour la comptabilité en partie double. Dans toutes les opérations de commerce il entre toujours deux individus : l'un qui donne et que l'on est convenu d'appeler créditeur ou créancier ; l'autre qui reçoit et qu'on nomme débiteur. Il ne peut y avoir de débiteur sans créditeur, et par conséquent chaque article s'inscrit à deux comptes différents, un compte créditeur et un compte débiteur, qui se servent mutuellement de contrôle. De là le nom de comptabilité en partie double.

Quatre cas peuvent se présenter : il y a un débiteur pour un créancier, un débiteur pour plusieurs créanciers, plusieurs débiteurs pour un créancier, plusieurs débiteurs pour plusieurs créanciers.

Le commerçant est représenté en comptabilité par des comptes généraux impersonnels qui se substituent à lui. A côté des comptes généraux sont les comptes personnels ouverts aux clients du commerçant.

Comptes généraux. — Ils sont au nombre de six principaux. Les quatre premiers portent les noms des objets matériels ou éléments mêmes du com-

merce; ces éléments étant les marchandises, l'argent, les effets à recevoir (ceux qu'on lui fait), les effets à payer (ceux que le marchand fait), on aura: 1° compte de marchandises générales; 2° compte de caisse; 3° compte d'effets à recevoir; 4° compte d'effets à payer. Puis, comme les opérations de commerce donnent des bénéfices ou des pertes, on a un 5e compte: compte de profits et pertes. Enfin, le 6e compte, celui où viennent se résumer tous les autres, est le compte de capital.

Si le négociant donne ou reçoit des marchandises, il est représenté par Marchandises générales; s'il donne ou reçoit de l'argent, il est représenté par Caisse; s'il donne, encaisse ou reçoit des billets payables par d'autres, il est représenté par Effets à recevoir; s'il donne ou paie ses propres effets, il est représenté par Effets à payer. Quanfi II constate une perte ou un bénéfice, il est représenté par Profits et pertes. Enfin, quand il évalue son actif et son passif, il est représenté par Capital.

Les comptes généraux peuvent se subdiviser : ainsi le compte de marchandises générales se partage en autant de comptes qu'il y a de marchandises diverses sur lesquelles on veut avoir un aperçu particulier; le compte de profits et pertes se scinde en Frais géniaux, Dépenses de maison, Assurances, etc.

Comptes peî-sonnels. — Ils sont très nombreux ; il peut y en avoir autant que de personnes avec qui on traite.

Tout compte se compose de deux parties : ce qu'il doit; ce qui lui est dû. Ecrire que quelqu'un doit, c'est le débiter; écrire qu'il est dû à quelqu'un, c'est le créditer. Pour trouver le compte débiteur ou le débiteur, le compte créditeur ou le créditeur, on n'a qu'à se poser les deux questions suivantes : qui est-ce qui reçoit ? qui est-ce qui donne? La réponse à la première question indique le débiteur, la réponse à la seconde, le créditeur. D'une manière générale, celui qui > eçoit doit à celui qui donne. Il est facile, d'après ces principes, de se rendre compte de ce qui doit composer le débit et le crédit de chaque compte.

1° Marchandises générales. — On met au débit le prix d'achat, les droits d'entrée, les frais de transport, tous les éléments en un mot du prix de revient; au crédit on porte le prix de vente et les rabais obtenus sur les marchandises achetées.

2° Caisse. — Au débit, les recettes ; au crédit, les paiements.

3° Effets à recevoir. — Au débit, les lettres de change fournies par le commerçant, les billets souscrits à son ordre, les billets passés à lui par voie d'endossement; au crédit, les lettres de change et billets par lui encaissés ou transmis par voie d'endossement.

4° Effets à payer. — Au débit, les effets payés par le commerçant; au crédit, les lettres de change fournies sur lui et billets par lui souscrits.

ù° Profits et pertes. — Au débit, les pertes ; au crédit les bénéfices.

6° Capital. — Ce compte se débite de ce que le commerçant doit ou perd, et on le crédite de tout ce que le commerçant possède ou gagne et de tout ce qui lui est dû.

7° Comptes personnels. — Au débit tout ce qu'on fournit ou paie au client; au crédit tout ce qu'on reçoit de lui.

Transformation des articles du brouillard en articles du journal. — Los articles sont de deux sortes: simples (ce sont ceux qui ne renferment qu'une seule opération) ; complexes (ceux qui contiennent plusieurs opérations). Nous allons montrer comment les diverses opérations que peut faire un commerçant s'inscrivent au journal dans la langue de la comptabilité.

TENUE DES LIVRES

TENUE DES LIVRES

Indication sommaire des opération» dont il doit cire ;<rts>é écriture,

1° J'achète, le 10 janvier 1882, au comptant, à Pierre, 120 mètres do drap a 20 fr le mètre. Boit 2400 fr.

Je vends, le 11 janvier 188?, au comptant, \ Louis, 15 mètres de velours a '20 fr. le mètre, soit 300 fr.

3° .1 achète des marchandises h Jacques, aujourd'hui I? janvier, pour une somme de 5 000 fr. dont je reste débiteur.

4° Je vends à Paul, le 13 janvier, 40 mètres de dmp a 35 fr. le mètre, pour lesquels il reste mon débiteur.

,ri° Le 15 janvier j'achète a Henri cinq pièces ri" drap de 40 mètres chacune à 25 fr. le métro, et je lui donne en paiement mon billet à son ordre à un mois.

fi" Le 19 janvier, je vends à Paul 10 mètres de velours à 25 fr. , il me donne en paiement son billet à mon ordre à un mois.

7° Le 21 janvier, j'achète de Bernard 100 mètres de soie noire à 18 fr. le mètre, et je I autoriso à faire traite sur moi lin février.

8° Le 23 janvier, je vends à Louis deux pièces de drap de 40 mètres chacune à raison de 30 fr le mètre. Je tire sur lui une traite à vue et je la négocie à Francis, qui prend 10 fr. d'escompte pour cette opération.

9° Le 29 janvier, j'acquitte en espèces la facture de Jacques du 12.

•10° Le 29 janvier, Paul me paie le montant de ma facture du 13.

1 1° Le 29 janvier, j'acquitte un billet de Georges, souscritantérieuroment et échu àla date dece jour.

12° Le 29 janvier, j'encaisse un billet de Stéphan reçu antérieurement et échu h la date de ce jour.

13° Le29janvier,je paieunetraitedeFrancis pour solde de sa facture relative à une opération antérieure.

14" Le 31 janvier, je paie mes dépenses du mois : frais de maison, 1 (00 fr. ; dépenses personnelles 50i> fr. ; frais généraux, appointements des employés, loyer, patente, 2 OOu fr. (total 3 500.)

15° Le 31 janvier, j'achète à Liard 100 mètres de soie bleue à 20 fr. (2,000 francs,, et je lui donne en paiement: 1° un billet fin février, 1 000 fr. ; 2<> en espèces, 1 000 fr.

Passons rapidement en revue ces divers articles afin de trouver pour chacun leurs comptes débiteurs et créditeurs.

l«r article. — Cet article comprend deux opérations :

1° Pierre fournit des marchandises qui sontreçues par le compte de Marchandises générales. Donc : Marchandises générales (sous-entendu doit) à Pierre;

2° En paiement de cesmarchandises, Pierre reçoit des espèces, qui sont fournies par le compte de Caisse. Donc: Pierre (sous-entendu doit) à Caisse.

Dans un cas comme celui-ci, certains comptables, sous prétexte de simplification, suppriment la personne avec laquelle l'affaire a été traitée, et réduisent l'article à une opération unique où les parties agissantes sont Marchandises générales et Caisse: c'est Marchandises générales qui reçoit, et c'est Caisse qui, en fournissant les espèces nécessaires au paiement, fourniten réalité la marchandise achetée; donc, on crédite le compte de Caisse en débitant Marchandises générales, sans avoir besoin d'indiquer, par aucune écriture, la participation de Pierre à l'affaire. On écrirait en conséquence: Marchandises générais à Caisse.

Cette manière de procéder est défectueuse, et nous oe pouvons la recommander. En eflet, il est utile que le négociant retrouve, dans ses livres,

l'image des opérations telles qu'elles so sont réellement passée*, et que toutes les personnes avec lesquelles il tr.iite tient un compte ouvert chei lui. Pierre doit avoir un compte personnel, que Ion crédite d«'s marchandises qu'il a foui el que l on débite <h's i spèces qu'il a reçues.

2' article. — Ici nous avons encore deux opérations à distinguer :

1° Louis reçoit des marchandises, fournies par Marchandises générales. Donc: Louis à Marchandises générale*.

2" En paiement de res marchandises, Louis vprse des espèces qui sont reçues par ma caisse. Donc Catttt n Louis.

Si l'on voulait réduire l'article à une seule opération, en vertu du système de simplification indiqué ci-dessus, on supprimerait l'intervention de Louis dans l'affaire, qui se réduirait à une opération effectuée entre Caisse et Marchandises générales, et on écrirait: Cause à Marchai, générales

3* artule. — Ici l'opération n'e^t plus complexe Oui reçoit V Marchandises générales. Qui donne? Jacques. Donc: Mm chandtscs générales à Jarques.

4' article — Même opération en sens inverse. Qui reçoit? Paul. Qui donne ? Marchandise» générales Donc: Paul à Marchandises générales.

5e article. — L'article est complexe. On a :

1" Acheté des marchandises à Henri ;

2° Donné à Henri, en paiement de ces marchandises, un billet à son ordre.

Pour la première opération, on se demande : Qui reçoit? Marchandises générales. Qui donne? Henri. Donc: Marchandises généiales à Henri.

Dans la seconde opération, c'est Henri qui reçoit un billet ; ce billet est fourni par le compte d'Effets à payer: c'est ce compte qu'il laut créditer. Donc on a : Henri à Effet* à payer.

Les comptables qui emploienc le procédé de simplification dont nous avons parlé réduiraient l'opération à un seul article , en supprimant Henri, et écriraient : Marchandises gcné>ales à Effets à payer. Nous répétons que cette prétendue simplification a de graves inconvénients dans la pratique.

6e article. — On a également deux opérations :

1° Vendu des marchandises à Paul ;

2" Reçu en paiement un effet de Paul.

D'où : 1° Paul à Marchandises générales ; 2° Effets à recevoir à Paul.

La simplification, que nous continuons à désapprouver consisterait à supprimer Paul et à écrire en un seul article: Effets à recevoir à Marchandises générales.

7« article. — De nouveau deux opérations:

1° Acheté des marchandises à Bernard ;

2° Accepté une traite de Bernard , qui est un effet à payer dont Bernard touchera le montant.

Donc: 1° Marchandises générales à Bernard r et 2° Bernard à Effets à payer.

La simplification donnerait: Marchandises générales à Effets à piyer.

8e article. — 11 y a là trois opérations :

1° Je vends à Louis pour 2 400 fr. de marchandises; d'où : Louis à Marchandises généra/es ;

2° Je tire sur Louis pour le montant de cette vente; ma traite de 2400 fr. figurera au compte d'Effets à recevoir; d'où: Effets à recevoir à Louis;

3° Je négocie ma traite avec une perte de 10 fr. pour escompte et commission ; les espèces reçues, 2 :S90 fr., entrent dans ma caisse ; quant à la perte, elle s'inscrit au compte de Profits et pertes. D'où un article ainsi conçu : Les suivants à Effets à recevoir.

Caisse, produit de ma traite 2 390

Profils et pertes, pour perte à l'escompte. 10

9e article. — Qui reçoit ? Jacques. Qui donne ? Caisse. Donc : Jacques à Caisse.

10e article. — Qui reçoit ? Caisse. Qui donne? Paul. Donc : Caisse à Paul.

11e article. — Qui reçoit? Le compte d'Effets à payer, chargé d'acquitter le billet souscrit à Georges. Qui donne ? Caisse. Donc : Effets à payer à Caisse.

12e article. — Qui reçoit? Caisse. Qui donne? Le compte d'Effets à recevoir, détenteur du billet de Stéphan. — Donc : Caisse à Effets à recevoir.

13e article. — Qui reçoit? Le compte d'Effets à payer, chargé d'acquitter la faite de Francis sur moi. Qui donne? Caisse. Donc : Effets à payer à Caisse.

14e article. — Qui reçoit? Les divers comptes intéressés : Frais de maison, Dépenses personnel-

les, Frais généraux. Qui donne ? Caisse. Donc: Les suivants à Caisse :

Fmis de maison 1 500

Dépenses personnelles 500

Frais généraux 2 000

15e article. — Il y a une double opération. D'abord le compte de Marchandises générales reçoit de Liard qui donne; en second lieu, Liard reçoit en paiement un effet, fourni par Effets à payer, et des espèces fournies par Caisse. D'où deux articles :

Marchandises générales à Liard, et

Liard aux suivants :

Effets à payer 1 000

Cuisse 1000

Nous donnons maintenant, pour ces quinze articles, les modèles des écritures du Brouillard, du Journal, et du Grand livre, en terminant par la balance des comptes.