SECTION V

Rédaction des états de situation et du compte de F exercice.

— Apurement du compte.

Art. 63. — Tous les ans, dans les dix premiers jours de janvier, le directeur soumet à la commission de surveillance, en triple expédition, l'état de situation de la caisse et l'état de situation du magasin pour l'année précédente.

Le président de la commission adresse les trois expéditions de ces deux états au recteur de l'Académie ayant le 20 janvier, avec un extrait de la délibération qui a été prise à ce sujet.

Avant le 1er février, le recteur en envoie une expédition au Ministre et une autre au préfet, avec ses observations personnelles. La troisième reste déposée dans les archives de l'Académie.

Art. 64.— L'élat de situation de la caisse présente le résumé de toutes les opérations de caisse de l'année qui ont été inscrites au journal de caisse ; il constate les valeurs qui se trouvaient en caisse au 31 décembre de l'année précédente, le montant par chapitres de toutes les sommes reçues et payées pendant le cours de l'année et les valeurs restant en caisse à la fin de Tannée.

Art. 65. — L'état de situation du magasin présente le résumé du mouvement des approvisionnements de l'année, qu ont été inscrits au livre du magasin ; il constate la valeur totale

des approvisionnements qui se trouvaient en magasin an 31 décembre de Tannée précédente, la valeur par chapitres des denrées qui sont entrées dans le magasin et qui en sont sorties pendant le cours de Tannée, la valeur totale des approvisionnements restant en magasin à la fin de Tannée.

Les produits du jardin et des propriétés consommés à la table des élèves et des mai 1res forment un article spécial de L'état de situation du magasin.

Art. 66. — Tous les ans, dans la première quinzaine de juin, le directeur présente à Tordonnateur des dépenses le compte de l'exercice qui vient de se clore le 31 mai, et y joint les pièces justificatives des dépenses ; ce compte est dressé en triple expédition. Il présente le détail des opérations de Texercice seulement ; il établit, par le relevé des états de présence, les droits acquis au profit de T école ; il présense, par chapitres, les sommes à recouvrer et les sommes à payer, et, dans chaque chapitre, par année distincte, les recouvrements et les payements effectués, ainsi que les sommes restant à recouvrer ou à payer en fin d'exercice. Les diverses opérations de caisse y sont résumées dans des tableaux récapitulatifs, dont le dernier présente la dépense nette de l'exercice. La balance de l'exercice, en excédant ou en déûcit, est établie par la comparaison de la recette et de la dépense nettes.

Deux tableaux complémentaires, placés l'un au commencement, l'autre à la fin du compte, offrent le résumé général de la situation financière de l'école au 31 mai de Tannée précédente, et au 31 mai de Tannée courante. Cette situation est établie en actif et en passif.

L'actif se compose : 1° de l'excédant des recouvrements sur les payements, tant de l'exercice auquel s'applique le compte que des exercices antérieurs; 2° du montant des créances; 3° de la valeur des approvisionnements en magasin ; 4° du solde en caisse. Les capitaux placés en rentes sur l'État, ou employés à des acquisitions et réparations extraordinaires, ne sont rappelés que pour mémoire; ils ne font pas partie de Tactif.

Le passif se compose du montant des dettes de Técole.

Art. 67. — L'ordonnateur des dépenses soumet le compte de l'exercice à l'approbation de la commission de surveillance, le 30 juin au plus tard, et l'accompagne d'un rapport détaillé sur les diverses parties du service. Il constate dans ce rapport l'exactitude et la régularité des recettes, et fournit des explications sur les sommes restant à recouvrer et sur les causes du retard dans le recouvrement. Il examine successivement les diverses consommations, les compare avec celles de l'exercice précédent ; il en explique les différences et indique les améliorations introduites ou à introduire.

Art. 68. — La commission de surveillance prend une délibération sur le compte qui lui est soumis par l'ordonnateur des dépenses ; elle donne spécialement son avis sur les créances mentionnées en l'article 49, et propose au Ministre, s'il y a lieu, d'accorder des dispenses de payement aux débiteurs qui sont hors d'état de s'acquitter. Le résultat de sa délibération est adressé par le président, le 5 juillet au plus tard, au recteur de l'Académie, avec trois expéditions du compte et les pièces à l'appui.

Art. 69. — Le recteur transmet, avant le 15 juillet, une de ces expéditions au préfet et l'autre au Ministre ; il y joint ses observations personnelles.

Art. 70. — Dans la seconde quinzaine de juillet, le préfet soumet au Conseil de préfecture, selon les cas prévus par l'ordonnance royale du 7 juillet 1844, le compte des recettes et des dépenses du budget économique pour l'exercice clos.

Le conseil de préfecture apure ce compte avant le 31 juillet; et dans les dix premiers jours d'août, le préfet adresse au Ministre de l'instruction publique l'arrêté d'apurement.

Art. 71. — Sur le rapport du recteur et du préfet, et si la situation financière de l'école le permet, les familles qui sont hors d'état de payer leurs dettes arriérées pour compléments de bourse et pensions à leur charge, peuvent obtenir du Ministre des dispenses de payement. Les sommes qui constituent les créances annulées par décision ministérielle sont passées en non-valeurs et rayées de l'actif.

Art. 72. — L'emploi du boni résultant de chaque exercice est réglé par le Ministre, dans les limites fixées par l'article 3 de l'ordonnance royale du 15 décembre 1842.

TITRE III