CAISSE A CAPITAL
Mon versement à la caisse lOOOO »
Le numéro 2, à gauche de l'article, indique qu'il faut ouvrir le Grand Livre au folio 2 pour y trouver le compte de Caisse; et comme ce folio 2 est placé dans la première colonne, cela veut dire qu'il faut le porter au doit de ce compte.
Nous écrirons donc au Doit de Caisse au Grand Livre :
Janvier.
er
à CAPITAL, m/ versement en espèces
Nous avons à expliquer la signification des deux numéros qui figurent dans les deux colonnes qui précèdent la somme. Le premierest \v numéro de la page du Journal où l'article a été passé. Le second est le folio du Grand Livre où est ouvert le compte créditeur Capital. On
appelle celle seconde colonne la colonne des folios de rencontre, parce qu'au Doit d'un compte elle indique le folio du compte créditeur de la somme qui y est portée, et à l'Avoir elle indique au contraire le folio du compte débiteur. Nous n'avons du reste fait figurer cette dernière colonne à notre Grand Livre que pour ne point innover, car elle n'y fait ni bien ni mal ; depuis vingt ans que nous pratiquons la tenue d«i livres, nous n'avons pas encore eu l'occasion de nous en servir une fois; si nous avons eu souvent besoin de nous ëclairer sur un article , c'est au Journal que nous avons toujours dû demander les renseignements qu'il nous fallait.
Après avoir débité le compte de Caisse au Grand Livre, on met un point à côté et à droite du folio de Caisse qui figure au Journal ; ce point indique que le compte est débité au Grand Livre.
Le second numéro à gauche de l'article du Journal signifie qu'il faut ouvrir le Grand Livre an folio i pour y trouver le compte de Capital, et comme ce folio i est placé dans la seconde colonne, cela veut dire qu'il faut le porter à l'avoir de ce compte.
Nous écrirons donc à l'Avoir de Capital au Grand Livre :
Janvier. U*' 1 par caisse, m/ versement en espèces.
Et apiès avoir crédité le compte de Capital au Grand Livre, oo met aussi un point à côté et à droite du folio de Capital; ce point indique que le compte est crédité au Grand Livre.
Le deuxième article à porter au Grand Livre est celui-ci :
du 2 janvier 1844.
A CAISSE
MOBILIER Prix d'un comptoir 7S »
Le numéro i , à gauche de l'article, indiquequ'il fautouvrirle Grand Livre au folio 1 pour y trouver le compte de Mobilier, et comme ce folio 1 est placé dans la première colonne, cela veut dire qu'il faut le porter au doit de ce compte.
Nous écrirons donc au Doit de Mobilier au Grand Livre :
Janvier.
it CAI88I, prix d'un comptoir.
Après avoir débité le compte de Mobilier au Grand Livre, on n>«»l un point à côté et à droite du folio de Mobilier; ce point signifie qm*s le compte est débité au Grand Livre.
Le numéro 2, à gauche de l'article, indique qu'il faut ouvrir le Grand Livre au folio 2 pour y trouver le compte de Caisse, et comme ce folio 2 est placé dans la seconde colonne, cela veut dire qu'il faut le porter à l'avoir de ce compte.
Nous écrirons donc à l'Avoir de Caisse au Grand Livre :
Janvier.
ar MOBILIER , prix d'un comptoir
Et après avoir crédité le compte de Caisse au Grand Livre, on met un point a côté et à droite du folio de Caisse; ce point signifie que le compte est crédité au Grand Livre.
Nous ajouterons aux explications ci-dessus qu'on ne répète pas le mois ni l'année tant qu'ils ne changent pas, et qu'au lieu de répéter à chaque ligne les mots à et par^ qui précèdent les comptes créditeurs et les comptas débiteurs, on se contente de le§ remplacer par un guillemet.
En voyant notre Grand Livre le lecteur se convaincra qu'il n'y a aucune difiiculté à porter au Grand Livre des articles bien rédigés au Journal. Cependant il nous reste encore à dire qu'au Compte de Divers, pour ne pas changer la réglure du Grand Livre, on a l'habitude de ne pas indiquer au doit le compte créditeur, ni à l'avoir le compte débiteur. On écrit tout de suite après la date le nom du Compte Débiteur au Doit, et le nom du Compte Créditeur à l'Avoir. Il y a nécessité de faire ainsi; en effet les différents articles qui y sont portés regardant différents correspondants, il faut bien faire figurer le nom de chacun d'eux à chaque article , pour être à même de s'y reconnaître.
Lorsque les articles se balancent, on l'indique, ainsi que nous l'avons fait, par la lettre S , qui veut dire soldé.
Ce Compte de Divers, qu'on appelle aussi Compte de Débiteurs et de Créanciers Divers, est tenu d'une manière si embrouillée dans lo petit nombre de traités de tenue des livres où il en est question , quo nous engageons le lecteur à se familiariser avec notre méthode, qui €f l la plus simple et la plus suivie.
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Quand le doit cl l'avoir des autres comptes se balancent comme celui de Barraux, on tire des barres au-dessous des sommes ou des additions, ainsi que nous avons fait, et cela indique qu'il n'y a plus à y revenir.
Comme nous ne voyons plus de renseignements à donner sur la manière de porter au Grand Livre les articles simples, nous engageons le lecteur à suivre les articles du Journal du mois de janvier, et à voir comment nous les avons tous portés au Grand Livre.
De la Balance de YérIfIcatloM
Faire séparément l'addition de toutes les sommes portées au débit et
* au crédit de chaque compte du Grand Livre qui ne solde pas, et réunir
dans tieux colonnes ces additions partielles pour en faire deux totaux
qui se balancent, c'est-à-dire qui soient égaux entre eux, c'est ce qu'on
appelle faire la Balance.
Cette balance sert à prouver que tous les articles ont été exactement portés du Journal au Grand Livre, mais elle ne prouve pas, comme le croient volontiers les élèves, qu'il n'existe point d'erreur au Journal. Une balance juste ne dit pas non plus qu'on ait bien passé les articles des livres auxiliaires au Journal, ou qu'on n'en ait point omis. On doit donc, avant de faire sa balance, s'assurer qu'il n'existe point d'erreur ou d'omission du genre de celles que nous venons d'indiquer.
Tous les mois, s'il est possible, on doit faire une balance de vérification.
Moyen à employer pour trouver la Balance juste.
Si après avoir additionné les sommes du débit et du crédit de la balance, on trouve une différence dans les totaux, c'est qu'il y a eu erreur en portant les articles du Journal au Grand Livre, ou qu'il existe au Journal même quelque erreur dans le corps d'un article. Mais ce dernier cas ne se présente guère que dans les articles de divers, où il peut arriver que les sommes partielles ne fassent pas la
somme totale.
Supposons pour un instant que les additions du débit et du crédit do
\à balance du mois de janvier ne soient paségales. Nous nous assurerons :
!• Qu'il y a autant de folios en nrarge de chaque article du Journal qu'il y a de comptes débiteurs ou créditeurs dans l'article;
T Qu'il y a, à droite de chaque folio, le point qui indique que l'article est porté au Grand Livre;
3° Que les sommes partielles, s'il y a des articles de divers, sont égales à la somme totale ;
4* Que chaque somme est exactement portée au Grand Livre, en ;)oîn/an( chaque article.
Avant d'expliquer ce dernier moyen de vérification, nous dirons un mot d'une autre ressource indiquée dans toutes les autres méthodes » comme étant la meilleure , nous voulons parler de l'addition do journal. Ce serait abuser le lecteur que de lui donner ce moyen de vérification, dont il ne pourrait pas se servir dans la pratique. Pour qu'il fût praticable, il faudrait que la comptabilité d'une maison ne fût pas plus considérable que les comptabilités simulées qu'on donne pour modèles dans les méthodes; il faudrait que le teneur de livres n'eût pas à chaque instant des comptes à solder, ou qu'il se résignât à porter à la balance tous les comptes soldés, même dans l'intervalle d'un inventaire à l'autre, au risque d'employer quelques mainâ de papier de plus à sa balance et de compliquer infiniment ses additions. Et pourquoi tout cela ? Pour chercher à sa balance des additions pareilles à celles du Journal. Mais cela n'est d'aucune utilité; et quand bien même ce moyen de vérification serait si précieux, l'avantage qu'il of" fre ne serait-il pas compensé par un autre inconvénient fort grave , celui des erreurs dans les additions du Journal ? Mille causes produisent ces erreurs : une somme mal portée, mal disposée , résultant elle-même d'une fausse addition dans un article, un article faux, une dizaine mal retenue, et voilà le grand échafaudage renversé. Et si une seule erreur, et, à plus forte raison, dix, vingt, cinquante erreurs se produisent dans l'intervalle de deux ifivenlaires, que deviendra le pauvre teneur de livres avec ses additions, surtout s'il ticui à se conformer à la loi qui défend les surcharges et les ratures au Journal ?
Nous n'approuvons donc pas l'addition du Journal ; une longue expérience nous a prouvé qu'il en résulte beaucoup d'inconvénients, cl qu'elle ne présente aucun avantage.
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II faut conclure de ce que nous venons dédire que nous ne por{'>r.»i pas à la balance les comptes dont le Doit et l'Avoir soni égooa.
Ce qu'on entend par Pointer.
Pointer, en terme de tenue des livres, signifie vérifier si, en portant les parties de chaque article du Journal au Grand Livre,. il n'y a eu ni erreur de chiffre, ni omission, ni fausse position, et marquer d'un point fait au crayon chaque article vérifié.
Celte opération se fait ordinairement à deux; Tun lient le Journal et l'autre le Grand Livre. Le premier dit au dernier les comptes et les sommes du Journal, et celui-ci répète les sommes à mesure qu'il les trouve justes au Grand Livre. Lt c'est quand le dernier a répété la somme que chacun d'eux met un point, le premier au Journal, à gauche du folio, le second au Grand Livre, à gauche de la somme.
Prenons pour exemple le premier article. Celui qui tient le Journal dit : folio 2, caisse, doit, i OOOO fr. . et l'autre répèle i OOOO fr.; puis l'un et l'autre font un point. Alors le premier poursuit: folio i, capital, avoir, lOOOO fr., et le second répète lOOOO fr.; puis l'un et l'autre font un nouveau point. Et ainsi des autres articles.
11 est bon de remarquer que quand on est à un compte qui a beaucoup d'articles, comme Caisse, Marchandises, Effets à Recevoir, etc. . on épuise tous les articles qui y sont portés avant de s'occuper d'un autre compte.
De» laides.
Quand la balance est trouvée juste , on cherche ce qu'on appelle les Soldes; on compare l'addition du débit avec l'addiliou du crédit de chaque compte, on en fait la différence et l'on porte cette différenc<; au Doit si le Doit est plus fort que l'Avoir, à l'Avoir si l'avoir est plus fort que le Doit.
Outre que ces soldes expriment l'argent en caisse, les valeurs en porlefeuille, les billets et les traites acceptées en circulation, les frais de commerce, les dépenses de ménage, les profits ou les pertes qui ne viennent pas du compte de march ndises générales, ces soldes font
encore connaître la position de la maison avec chaque correspondant. Il va sans dire que les additions du débit et du crédit dos soldes doivent se balancer; car quand plusieurs sommes partielles donnent des totaux égaux, les différences partielles donnent aussi des toUux égaux.
BALANCE AU 31 JANVIER iSkk.
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