MANIÈRE DE CLORE LES LIVRES ET D'EN TIRER LE RÉSULTAT

246. Maintenant qu'on est parvenu à la fin de Tannée, il faut tirer le résultat des livres qu'on a tenus et en extraire le résumé, appelé bilan, état de situation ou inventaire général.

On ne peut obtenir le bilan exact et conforme aux livres que par la balance générale.

2^7. On fait la balance générale des livres tous les semestres ou tous les ans, ou bien encore à l'époque du décès, de la faillite, de l'association d'un négociant ou de la dissolution d'une Société.

Cette opération, la plus essentielle delà tenue des livres, est nommée balance générale, parce que, pour l'opérer, on balance généralement tous les comptes1.

2^8. Elle a pour effet :

1° De faire connaître la perte ou le bénéfice net du semestre ou de Tannée;

2° De déterminer, d'après les livres et avec leur contrôle, le bilan, état de situation ou inventaire général du négociant.

Il y a quelques préparations nécessaires qui doivent précéder la balance.

Préparations nécessaires avant de commencer la balance générale.

249. Pour déterminer le solde d'un compte, il faut nécessairement avoir fait l'addition du débit de ce compte et aussi celle du crédit.

On doit donc, avant de se livrer à la balance générale, avoir opéré la balance mensuelle ou trimestrielle de vérification (113), qui consiste en additions de tous les débits et de tous les crédits des comptes ouverts, afin de s'assurer que le montant de tous ces débits est égal au montant de tous les crédits2.

250. On place alors sur une feuille séparée tous ces montants à la suite les uns des autres, et de manière à pouvoir écrire les soldes dans l'intervalle.

Ces préparations terminées, on balance successivement tous les comptes sur cette feuille, qui n'est, pour ainsi dire, qu'un brouillon du Grand-Livre.

251. Avant tout, il faut avoir fait l'inventaire des marchandises non

1. On sait que balancer ou solder un compte, c'est rendre le débit et le crédit égaux; en d'autres termes, c'est ajouter, soit au débit, soit au crédit d'un compte, mais du côté où la somme se trouve le plus faible, la différence ou solde, de manière à rendre ce côté faible égal au plus fort.

2. Voir l'addition au journal, à la date du 31 décembre, laquelle présente un total de 1408619 francs 72 cent., somme égale à celle de la balance de vérification à la même date (114).

vendues qui restent en magasin, en les évaluant au prix coûtant; avoir dresse le bordereau des espèces en caisse, des effets en portefeuille, et avoir relevé sur le carnet d'échéances la note des effets en circulation.

252. Pour faire la balance générale, on ne fait usage que de deux comptes : celui de Pertes et Profits et celui de Balance de sortie.

Le premier sert à solder les seuls comptes qui présentent bénéfice ou perte, et le second sert à balancer tous les autres (153).

En conséquence nous allons, à l'aide de ces deux comptes, solder successivement tous les autres.

Manière de solder le compte de Marchandises générales.

253. Le débit du compte des Marchandises générales se compose des achats au prix coûtant, et le crédit des ventes au prix de vente : conséquemment, si toutes les marchandises étaient vendues, l'excédant du débit sur le crédit indiquerait la perte, et, au contraire, l'excédant du crédit sur le débit déterminerait le bénéfice.

Supposons, par exemple, que le débit du compte de Marchandises générales se monte à 100000 fr. : cela veut dire qu'on a acheté pour 100000 fr. de marchandises; supposons encore que le crédit de ce compte s'élève à 12500(1 fr. : cela veut dire que les mêmes marchandises, qui ont coûté 100000 fr., ont été vendues 125000 fr., d'où il résulte un gain de 25000 fr., qu'il faut porter au débit du compte de Pertes et Profits.

Ceci a lieu lorsque les marchandises achetées ont toutes été vendues ; mais, quand il en reste encore en magasin, il faut d'abord ajouter au crédit la valeur de celles» qui restent, suivant l'inventaire qu'on en a préalablement dressé (251), et balancer ensuite le compte de Marchandises générales par celui de Pertes et Profits.

Si nous supposons que le débit du compte de Marchandises générales s'élève à 100000 fr., le crédit seulement à 75000 fr., et qu'il reste encore pour 50000 fr. de marchandises en magasin , il faut bien ajouter aux 75000 fr. de marchandises vendues, figurant au créditées 50000 fr. de marchandises non vendues, pour obtenir un total de 125000 fr. qui, comparé aux 100000 fr. de marchandises achetées figurant au débit, donne un excédant ou bénéfice de 25000 fr., qu'on passe alors par Pertes et Profits.

Ainsi, quand il reste des marchandises, il faut, avant de solder ce compte, porter leur valeur, d'après l'inventaire, au crédit de Marchandises générales, par le débit de balance desortie; car balance de sortie, qu'on suppose avoir pris la suite de nos affaires (153), est censée nous acheter ces marchandises ainsi que toutes les autres valeurs de l'actif; elle doit, par conséquent, en être débitée.

25/j. Règle générale. On balance le compte de Marchandises générales et toutes ses subdivisions en portant d'abord au crédit, par le débit de

balance de sortie, la valeur, suivant inventaire, des marchandises qui restent invendues; ensuite on solde le compte par celui de Pertes et Profits.

On peut voir l'application de ce principe au compte de Marchandises générales (f° 1 du Grand-Livre).

Manière de solder le compte de Caisse.

255. Le débit du compte de Caisse est rargent reçu, et le crédit, l'argent donné ; or, si l'on ajoute à la somme de l'argent donné celle qui reste dans la Caisse, on obtiendra un montant égal à celui de l'argent reçu.

Supposons au débit de la Caisse 100000 fr. qui ont été reçus, et au crédit 75000 fr. qu'on a payés; si l'on ajoute au crédit les 25000 fr. de numéraire existant en caisse suivant l'inventaire, le compte de la Caisse sera nécessairement balancé.

256. Ce compte, qui ne présente ni bénéfice ni perte, puisque les pièces de monnaie entrent et sortent pour la même valeur, est balancé sans le secours de Pertes et Profits.

Donc,

Pour solder le compte de Caisse, il faut seulement porter au crédit, par le débit de balance de sortie, le montant des espèces qui restent en caisse.

S'il existait une différence, elle proviendrait d'une erreur qu'il faudrait rechercher et faire disparaître.

(Voir, au compte de Caisse, la manière dont on l'a balancé, f° 2 du Grand-Livre.)

Manière de balancer le compte d'Effets à recevoir.

257. Le débit du compte à? Effets a recevoir se compose des effets entrés en portefeuille ; le crédit, des effets qui en sont sortis. Or, si l'on ajoute aux effets sortis ceux qui restent encore en portefeuille suivant l'inventaire, ce compte doit se trouver balancé.

Supposons, par exemple, qu'il soit entré pour 100000 fr. de billets à recevoir, et qu'il en soit sorti pour 75000 fr. ; si l'on ajoute aux 75000 fr. de billets sortis les 25000 fr. qui restent, le débit sera nécessairement égal au crédit.

Mais, pour cela, il faut que les effets soient entrés et sortis pour la même somme, c'est-à-dire qu'on ait passé par le compte de Perles et Profits la perte ou le gain fait à chaque escompte ou négociation, comme dans les exemples précédemment proposés.

258. Dans ce cas, on balance le compte d'Effets à recevoir comme celui de Caisse par balance de sortie, en portant à son crédit, par le débit de balance desortie, le montant des effets qui restent en portefeuille.

259. Mais si, au contraire, on a suivi la manière des banquiers qui consiste à passer écriture des effets comme d'une marchandise, son-

lement pour leur prix coûtant ou produit net, reçu ou payé, sans porter à Perles elProfitsldi perte ou le gain de chaque négociation ou escompte ; en un mot, si les effets sont entrés et sortis pour des sommes inégales, qui produisent une perte ou un gain quelconque, il faut alors solder le compte comme celui de Marchandises générales avec le concours de balance de sortie et de Perles el Profils.

Ainsi l'on porte d'abord au crédit du compte d'Effets à recevoir, par le débit de balance de sortie (153), le montant des effets qui restent en portefeuille; cela fait, la différence qui existe entre le débit et le crédit, ne pouvant provenir que des escomptes, doit être portée au compte de Pertes et Profits.

De cette manière, les différences qui n'ont pas été passées par Pertes et Profils à chaque négociation se trouvent portées à la fin de l'année en bloc et en un seul et même article (220).

260. En résumé, comme il y a deux manières de tenir le compte d'Effets à recevoir, il y a nécessairement aussi deux manières de le balancer :

1° Quand les effets sont entrés et sortis pour la même somme, on le solde par balance de sortie en portant au crédit du compte d'Effets à recevoir le montant de ceux qui restent en portefeuille ;

2° Lorsque les effets sont entrés pour des sommes inégales, on doit balancer le compte d'Effets à recevoir en portant d'abord à son crédit, par le débit de balance, le montant des effets qui restent en portefeuille ; on solde ensuite par le compte de Pertes et Profits.

On peut voir au Grand-Livre, au compte d'Effets à recevoir, l'une des deux manières suivies pour le balancer.

De la manière de solder le compte d'Effets à payer.

261. Le débit du compte d'Effets à payer se compose des effets rentrés à leur échéance, ou, en d'autres termes, des effets payés; et le crédit, des. effets souscrits et donnés en payement.

Or, si l'on ajoute aux effets payés figurant au débit ceux qui restent encore à payer suivant l'inventaire (251), on obtiendra nécessairement une somme égale aux billets souscrits, qui sont portés au crédit.

Supposons, par exemple, que nous ayons souscrit et donné pour 100000 fr. de billets, qui sont notés au crédit, et que nous en ayons payé pour 75000 fr., lesquels figurent comme rentrés au débit, si nous ajoutons à ce débit les 25000 fr. de billets qui restent encore en circulation, il est évident que le compte sera balancé.

Ainsi :

262. On solde le compte d'Effets à payer en portant au débit, par le crédit de balance de sortie (153), le montant des effets qui restent à payer.

On doit remarquer que le compte d'Effets à payer se balance d'une

manière toute contraire à celle qui est employée pour solder le compte d'Effets à recevoir ; car ici l'on débite balance de sortie des effets qui restent en portefeuille, tandis qu'on la crédite des effets à payer qui sont en circulation.

La raison en est simple : c'est que balance de sortie, qui est supposée prendre la suite dé nos affaires, doit être débitée de toutes les valeurs actives dont elle doit recevoir le montant, telles que les Effets à recevoir ; et créditée, au contraire, des valeurs passives, telles que les Effets à payer, qu'elle s'oblige à acquitter à leur échéance (153).

On peut voir au Grand-Livre, au compte d'Effets à payer, la manière dont il est balancé.

Manière de solder le compte de Pertes et Profits.

263. Le débit de Pertes et Profits se compose de toutes les dépenses ou pertes partielles ; le crédit, de tous les bénéfices ; par conséquent l'excédant du débit sur le crédit détermine la perte, et l'excédant du crédit sur le débit présente le bénéfice net fait dans l'ensemble des opérations.

Or cette perte définitive ou ce bénéfice net, qui diminue ou accroît notre capital, doit être porté au compte du capital.

Donc :

Le compte de Pertes et Profits doit être soldé par le compte de

CAPITAL

On réserve ce compte pour le balancer un des derniers, parce que, servant à solder beaucoup d'autres comptes, il est indispensable, avant de le balancer lui-même, d'y avoir rapporté les soldes qui ont servi à clore ces comptes.

26 A. Toutes les subdivisions de Perles et Profits doivent être soldées par ce compte ; dans la balance des affaires proposées pour exemple, nous avons commencé par solder ainsi les comptes de frais de maison, de dépenses générales, de frais généraux (voir ces comptes soldés au Grand-Livre); puis, tout cela fait, nous avons soldé le compte de Pertes et Profits par capital qui se trouve le dernier de tous à balancer. -

De la manière de solder tous les autres comptes généraux.

265. Tous les comptes imaginables, quelle que soit leur dénomination, ne peuvent être que des subdivisions des cinq comptes généraux.

On balance ces subdivisions comme le compte général ou générique dont elles proviennent.

Ainsi, les comptes de ferst cotons, usine, maison, navire, etc., doivent être balancés comme celui de Marchandises générales, en portant d'abord au crédit, par le débit de balance de sortie, la valeur, au prix

coûtant, des fers, des cotons, de l'usine, de la maison, du navire, etc., et en soldant après par le compte de Pertes et Profits.

(On peut voir, par exemple, les comptes soldés de rentes sur l'État, maison, actions, château, au Grand-Livre, fos 10 et 11.)

De la manière de balancer les comptes des particuliers.

266. Les comptes des particuliers, ne présentant ni bénéfice ni perte, sont toujours soldés par balance de sortie, parce que le solde qu'un correspondant doit ou qui lui est dû sera payé ou reçu par balance de sortie (153), qu'on suppose prendre la suite de nos affaires.

De la manière de solder le compte de capital et de balance de sortie.

267. Après avoir soldé successivement tous les comptes du Grand- Livre, avoir reporté au débit et au crédit du compte de Pertes et Profits les soldes qui ont servi à balancer tous les comptes, on le solde luimême par capital.

On rapporte donc le solde au compte de capital, qu'on balance enfin le dernier par balance de sortie.

268. Il reste encore à solder le compte que nous avons ouvert à balance de sortie; mais ce compte doit se trouver naturellement balancé, si toutefois on n'a commis aucune erreur dans tout le cours de la balance générale.

En effet, avant de commencer la balance générale des comptes, ne s'est-on pas assuré que le montant de tous les débits du Grand-Livre était égal au montant de tous les crédits (249) ?

Maintenant que la balance est achevée et que, par conséquent, le débit de chacun des comptes en particulier est égal à son crédit, il est évident que le montant général de tous les débits est égal au montant général de tous les crédits.

Supposons que ce montant général s'élève à 150000 fr. : il faut en conclure qu'on a ajouté, pour opérer la balance, 50000 fr. de soldes au débit et 50000 fr. de soldes au crédit du Grand-Livre.

Or, comme tous ces soldes ont été rapportés, les uns au débit et les autres au crédit du compte de balance de sortie, il est tout simple qu'il se trouve naturellement balancé.

269. Il faut donc vérifier si toutes les sommes rapportées au débit de balance de sortie produisent le même total que celles qui ont été rapportées à son crédit, en opérant effectivement au compte de balance de sortie (qu'il faut ouvrir sur la feuille ou brouillon dont on a déjà parlé au n° 250) le rapport de tous les soldes obtenus par l'opération de la balance générale.

270. Ce travail fait, tous les comptes sont soldés sur la feuille brouillon qui représente le Grand-Livre et qui a servi pour faire la

balance (250) ; cette feuille sert encore à guider le teneur de livres pour passer au Journal les quatre articles qui devront produire au Grand-Livre la balance générale des comptes.

Comme on n'a fait usage que des comptes de Pertes et Profits et de balance de sortie (252), ces articles sont, en effet, au nombre de quatre, savoir :

1° Un article de Divers à Pertes et Profits ;

2° Un deuxième de Pertes et Profits à Divers ,

3° Un troisième de balance de sortie à Divers ;

k° Enfin un quatrième de Divers à balance de sortie,

271. Ces articles, qui sont le résumé et la base de la balance générale, doivent être inscrits sur le Journal et rapportés ensuite sur le Grand-Livre, dont ils solderont évidemment tous les comptes ; il faudra renfermer entre deux lignes à l'encre les montants au débit comme au crédit.

Conclusion de la balance générale.

272. Examinons maintenant les résultats que présentent les quatre articles (115, 116, 117 et 118) qui ont été passés au Journal pour clore tous les comptes du Grand-Livre :

1° Dans le premier article, où le dompte de Pertes et Profits est crédité, on a les bénéfices particuliers et distincts faits sur les Marchandises générales, sur les Marchandises en commission, sur les actions, sur les rentes et sur les immeubles ;

2° Dans le deuxième article, où le compte de Pertes et Profits est débité, on a le montant distinct et séparé des frais de maison, des dépenses particulières, des frais généraux, etc., si Ton a tenu tous ces comptes; enfin on a le solde même du compte de Pertes et Profits, solde qui présente les gains nets ou la perte qu'on a faite en définitive dans l'ensemble des affaires pendant l'année ou le semestre ;

3° Dans l'article de balance de sortie à Divers on a tous les soldes représentant les valeurs dont l'actif se compose, et cet actif n'est point le résultat de relevés faits sans moyen de vérification ; car ces soldes concordent avec les relevés faits sur les objets existant matériellement en magasin, en caisse, en portefeuille, etc.;

k° Enfin l'article de Divers à balance de sortie représente avec la même exactitude le passif et en outre le capital, qui, additionné avec le passif, doit donner une somme égale au montant de l'article de balance de sortie à Divers, s'il n'y a pas eu d'erreur dans le cours de cette opération.

Tous ces articles se balancent donc entre eux, se contrôlent mutuellement et sont vérifiés indépendamment par des inventaires dressés sur les objets mêmes (251) avec lesquels il faut qu'ils soient d'accord : de sorte qu'on arrive à des résultats rigoureux, qui ne peuvent varier d'un

centime, à des résultats de la plus haute importance, puisqu'ils éclairent parfaitement le négociant sur sa véritable situation, et lui en présentent le véritable état.

C'est ainsi que la balance générale remplit complètement son but, qui est d'extraire des livres qu'on a tenus un résumé qui en présente les résultats avec une exactitude et une précision mathématiques.

Du bilan et du livre d'inventaires.

273. La loi prescrit à chaque commerçant de faire, au moins une fois tous les ans, un inventaire général, et de l'inscrire sur un livre spécial appelé le Livre des inventaires, qui doit être coté et paraphé comme le Journal , circonstance qui indique l'importance qu'on y attache.

Il faut donc transcrire sur ce registre l'inventaire général, ou, en d'autres termes, le bilan que nous venons d'extraire, par la balance générale, des livres tenus pendant l'année, et dont tous les éléments se trouvent au compte de balance de sortie, mais par totaux et sans détails.

Nous avons déjà fait observer précédemment (272) que le débit du compte de balance de sortie réunit toutes les sommes qui forment l'actif, et que son crédit présente toutes celles dont le passif se compose, et, en outre, le chiffre du capital, qui rend le passif égal à l'actif.

Le compte de balance de sortie n'est donc autre chose que le bilan ou inventaire général, présenté en résumé, sans détails, et revêtu de formes particulières à la méthode en partie double.

274. H ne s'agit maintenant, pour inscrire le bilan ou inventaire général sur le livre prescrit par la loi, que de dépouiller le compte de balance de sortie de ces formes spéciales de la double méthode pour lui en donner une autre, sinon plus simple, du moins plus intelligible pour tous, en y ajoutant les renseignements les plus circonstanciés de quantité, poids, qualités et prix.

275. C'est, en effet, sur ce livre auxiliaire qu'on place tous ces renseignements, dont les articles de balance de sortie au Journal ne sont que le résumé et les sommes totales, se référant, pour éviter les répétitions de ces détails longs et minutieux, au livre des inventaires où Ton est convenu de leur donner toute l'étendue convenable.

276. Voici dans quelle forme ce bilan est ordinairement inscrit sur le livre des inventaires; ce sont, comme on peut le voir, les mêmes éléments que pour le compte de balance de sortie, les mêmes sommes, les mêmes résultats, présentés seulement avec beaucoup plus de détails, dans un autre arrangement, et sous la dénomination consacrée par la pratique, mais différente de celle qui est admise en partie double.

Il faut qu'un bilan ou inventaire général renferme bien peu de