III. — Catalogue alphabétique et catalogue méthodique
i^' juin 1883.
La note du 28 décembre 1882 a indiqué les bases de la répartition à faire entre les sections de la Bibliothèque universitaire, lorsqu'elles sont dans les locaux séparés ; la note du 17 février a déterminé le mode d'inscription à l'inventaire et de classement. La question des catalogues a été absolument réservée.
Pour faciliter la tâche des Bibliothécaires, l'Administration vient de traiter avec un éditeur qui est chargé, sous la surveillance de M. l'Administrateur général de la Bibliothèque nationale, d'imprimer chaque année la liste des dissertations envoyées par les Universités étrangères. Cette liste sera tirée sur papier joe/ure d'un seul côté, de manière que chaque article puisse être découpé et collé sur fiche. Les articles en langue étrangère seront accompagnés d'une traduction abrégée en français. Deux exemplaires des feuilles tirées dans ces conditions seront envoyés à chaque bibliothèque universitaire (ou section dans le cas de séparation). Tune pour établir le
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catalogue alphabétique, Tautre pour le catalogue méthodique. Les Bibliothécaires aurontsoin de reporter sur les fiches ainsi préparées la cote individuelle donnée à chaque publication sur le registre inventaire spécial indiquée dans la note 17 février 1883.
Le nombre des articles qui entreront annuellement dans les bibliothèques, par suite de la convention d'échange, étant évalué au chiffre minimum de 1500, les Bibliothécaires trouveront un grand avantage à placer les cartes des deux catalogues relatifs à ce service dans des boites distinctes et a ranger sur des rayons à part les volumes ou cartons étiquetés, conformément aux prescriptions de la note précitée.
Il sera procédé pour les thèses des Facultés françaises comme pour les dissertations venant de l'étranger, sauf cette différence que les fiches des catalogues des thèses françaises seront établies par chaque Bibliothécaire.
Paris, le 22 novembre 1883.
Monsieur le Recteur, le budget dont disposent les Bibliothèques universitaires étant assez limité, il serait à désirer qu'elles ne fussent point obligées de se procurer à prix d'argent les publications dont l'État fait les frais.
Je vous prie d'attirer sur ce point l'attention de M. le Bibliothécaire. 11 ne devra négliger aucune occasion d'obtenir à titre gratuit les ouvrages publiés ou subventionnés par les différents Ministères et par les corps officiels.
Je vous signale, pour commencer, une première demande à faire.
Si la Bibliothèque universitaire de votre ressort ne reçoit pas les publications de l'Académie des Inscriptions et Belles-Lettres, M. le Bibliothécaire devra sans retard faire une démarche à cet effet. La demande devra être adressée à M. le Secrétaire de l'Académie des Inscriptions et Belles-Lettres (au Palais de l'Institut). — Elle visera les publications que l'Académie fera paraître à partir de ce jour. Mais en même temps elle pourra ajouter la prière de concéder à la
Bibliothèque les collections ou parties de collections précédemment publiées dont il y aurait des exemplaires disponibles.
Au cas où, dans votre ville, la Bibliothèque des Letti'es et la Bibliothèque du droit seraient séparées, les mêmes ouvrages ne pourraient être accordés deux fois.
M. le Bibliothécaire devra charger une personne de confiance à Paris de retirer annuellement du Secrétariat de F Institut les volumes publiés, faute de quoi la bibliothèque s'exposerait à être rayée de la liste des concessionnaires.
Recevez, Monsieur le Recteur, l'assurance de ma considération très distinguée.
Le ministre de l'Instruction publique et des Beaux-Arts.
Pour le Ministre et par autorisation :
I^ Conseiller d'Etat, Directeur de l'Enseignement supérieur.
Paris, le 17 avril 1885.
La circulaire du 11 août 1882, relative à l'organisation du service des Thèses, porte que « les écrits académiques, tels que discours de rentrée, comptes rendus de concours, etc., devront être joints à l'envoi annuel fait aux bibliothèques universitaires, à moins qu'il ne semble préférable à MM. les doyens de les faire parvenir directement par la poste ».
L'expérience a démontré que cette prescription avait besoin d'être légèrement modifiée. Plusieurs bibliothécaires, en effet, se plaignent avec raison de ne pas recevoir régulièrement les comptes rendus des séances de rentrée, qui sont, le plus souvent, imprimés trop tard pour pouvoir figurer dans l'envoi annuel mais dont il importe cependant de ne pas ajourner l'envoi jusqu'à Tannée suivante.
Il m'a paru, Monsieur le Recteur, qu'un bon fonctionnement du service serait assuré, et en même temps des lacunes regrettables dans les collections de nos bibliothèques universitaires évitées, si le mode de procéder indiqué dans la circulaire du 11 août 1882 était défini avec précision.
J'ai donc décidé que les comptes rendus continueraient d'être joints à renvoi annuel, s'ils étaient imprimés à temps, c*est-à~dire avant le 15 novembre. Dans le cas contraire, vous voudrez bien veiller à ce qu'un nombre suffisant d'exemplaires soient remis au bibliothécaire de la Bibliothèque universitaire, immédiatement après l'impression.
Ce fonctionnaire les adressera sans retard, par la poste, à chacune des bibliothèques françaises auxquelles il fait un envoi annuel. Les destinataires mentionneront la réception des articles qui leur parviendront ainsi, à la colonne des observations de TEtat n** 3 (Instruction du 11 mai 1882).
La présente décision aurai son effet à dater de ce jour.
Tous les comptes rendus des séances de rentrée, rapports des doyens, etc., imprimés au commencement de l'année scolaire 1884- 1885, et non encore envoyés, seront immédiatement transmis parles soins des bibliothèques.
Le principe d'un envoi unique est maintenu pour les bibliothèques universitaires étrangères.
Paris, 6 avril 1886.
Monsieur le Bibliothécaire :
Les règlements du 20 novembre dernier autorisent les prêts de bibliothèque universitaire à bibliothèque universitaire. Monsieur le Ministre s'est préoccupé des difficultés d'exécution que pourrait présenter la mise en pratique de cette disposition. Sans doute les frais d'envoi des ouvrages empruntés doivent être à la charge de l'établissement emprunteur. Il eût été regrettable que ces frais, si peu élevés d'ailleurs, eussent pour conséquence la diminution du nombre des emprunts, en raison des ressources modestes dont disposent les bibliothèques universitaires.
Mais, le Ministre de l'Instruction publique a demandé, en conséquence, à M. le Ministre des Postes d'autoriser la circulation en franchise, des ouvrages empruntés. M. le Ministre des Postes a pris, à la date du 22 mars, la décision suivante :
« Sont admis à circuler en franchise, sous le couvert et le contre-
seing des Recteurs d'Académie, les ouvrages expédiés par une bibliothèque universitaire à une autre bibliothèque universitaire.
I^s paquets ne devront pas dépasser le poids de cinq kilogbammes, et il ne devra pas être expédié plus d'un paquet par jour ».
Je vous prie d'assurer, en ce qui vous concerne, l'exécution de cette décision, qui a été prise surtout en vue des ouvrages rares, dont le prix est élevé et dont l'usage n'est pas fréquent.
Veuillez agréer, etc.
