FORME DANS LAQUELLE SONT DONNÉS LES ÉLÉMENTS DE COMPTES

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DÉBIT

1» Matières ou services fournis par l'extérieur. — Ces fournitures fontrabjet de factures établies par les fournisseurs. Une facture ne doit être passée en écritures que lorsque la marchandise qui en fait l'ojjjet est reçue ou que le service a été exécuté.

La reconnaissance des marchandises à leur arrivée à l'usine, se fera facilement par la méthode suivante qui a reçu la sanction de la pratique et dont le fonctionnement est satisfaisant :

lo Le service ou les personnes ayant qualité pour faire des commandes, doiv^At remettre au basculeur de l'usine, copie de toutes les commandes, sinon eu eotier, «ki ]3(ioins en reproduisant les caractéristiques des marcJiaiidises commandées, pera^ettant de les reconnaître sans difficulté à l'arrivée ;

2" On remet au basculeur les avis d'expédition et les factures des fournisseurs dès leur arrivée, et il les classe avec les commandes ;

30 Le basculeur se rend à la gare chaque jour, aux heures établies pour la livraison des marchandises. A 1 aide de ses commandes et des avis dexpédilion ou factures, il vérifie immédiatement si les marchandises ont bien été commandées par l'usine et si les poids sont coniorraes.

4" Le basculeur rend compte au service des achats :

a) Des marchandises reçues, pour lesquelles il n'y a pas de facture ou avis d'expédition ; la facture est réclamée sans délai au fournisseur ;

b) Des manquants, afin que les réclamations soient faites en temps utile.

50 Le basculeur remet les factures et les marchandises au personnel chargé de les utiliser ou de les conserver en magasin en les prenant en charge. A ce moment il leur donne un numéro d'ordre suivant une série unique pour toutes les factures ;

t>« Le personnel susvisédoit procéder sans délai à la vérification des marchandises, accepte la facture s'il y a lieu et la retourne à la comptabilité industrielle qui en passe

écriture.

Celle ci lenvoie finalement à la comptabilité commerciale chargée d'en opérer le

règlement.

Nota. — On ne devra pas perdre de vue qu'une marchandise ne doit être prise en charge que lorsqu'on est en possession de toutes les dépenses qu'a nécessité son acquisition.

L'enregistrement des factures est fait sur un livre dénommé Journal d'achats présentant, sous une forme synopti(|ue, tous les renseignements qu'on a intérêt à y voir figurer. Nous donnons un tracé (modèle n» i) qui satisfera à la majorité des cas.

Les factures sont ensuite classées par fournisseur et par numéro d'entrée pour chacun d'eux, de façon à être reliées dans l'ordre d'inscription au compte de ce fournisseur au grand livre. Elles constituent les pièces originelles à l'appui de celui-ci et ce mode de classement rend les vérifications aisées.

Observation. — On objectera peut être que le basculeur joue dans tout ce qui précède un rôle un peu trop important. Son utilité est encore méconnue par trop de sociétés industrielles ; ou l'emploi n'existe pas, ou il est considéré comme sans importance et confié à un agent quelconque.

Sans entrer dans des explications qui sortiraient du cadre (|ue nous nous sommes tracé, nous nous bornerons à dire que cette fonction est une des plus importantes dans une société métallurgique et qu'il est plus facile de trouver un bon caissier qu un bon basculeur.

Transports Chaque jour, le basculeur, après reconnaissance sommaire des

par vola ferréa. a,rivages, en dresse un état succinct avec indication des sommes

payées pour transports, surtaxes, et encaissées pour débours, détaxes, primes de

déchargement, etc. (modèle n" 2.).

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En face de chaque transport (payé ou dû) doit figurer le numéro de la facture â laquelle il se rapporte ; s'il s'agit d'expédition de produits vendus en port payé, on mentionnera le numéro de la facture de vente. Même observation en ce qui concerne les détaxes et surtaxes.

Les frais de raccordement, de traction, de location de matériel, afférents aux arrivages et expéditions du mois sont répartis sur les matières mouvementées.

Les sommes des colonnes 8 et 9 sont groupées et reportées sur le journal d'achats, colonne « transports payés à l'arrivée » alin de condenser tous les éléments du prix d'achat sur un même registre et de simplitier la passation des écritures.

Les transports sont payés chaque jour par la caisse ou périodiquement, par virement sur une ban(|ue, suivant l'importance des transactions. Les modes et époques de paiement ne sauraient avoir de répercussion sur les comptes industriels. C'est ainsi que les frais de raccordement de chaque mois ne sont réglés que le mois suivant, mais la comptabilité industrielle (c'est-à dire la marchandise) devra en être débitée dans le mois auquel cette dépense se rapporte. La comptabilité commerciale ouvrira à cet effet un compte transports à liquider qui fonctionne comme un compte de fournisseur.

Transports par eau. Qu'il s'agisse de transports fluviaux ou maritimes, on ouvrira un compte d'ordre affrètements qui sera débité des avances ou acomptes sur les transports en cours, jusqu'à concurrence de la totalité du fret. Le compte sera soldé au furet à mesure de la réception de la marchandise par le débit de la comptabilité industrielle (ou de la matière).

Observation. — Il y a intérêt à inscrire sur chaque facture tous les frais auxquels a donné lieu l'achat, transports, douanes, commissions, etc.. C'est chose facile puisque la comptabilité n'a à connaître de la facture qu'au moment de la réception de la marchandise ; il n'y a généralement aucune raison à ce moment pour que des dépenses relatives à l'achat restent en suspens.

Ce procédé permet d'établir immédiatement le prix de revient de la marchandise rendue à pied d'œuvre et de le comparer aux prévisions.

Arrêté du Si les factures sont exigées des fournisseurs, on peut arrêter le

Journal d'achats, journal d'achats dans les premiers jours du mois suivant.

On le totalise et on dépouille les factures par comptes sur un état (modèle n" 3) mentionnant pour chaque facture, son numéro, le poids de la matière, s'il y a lieu, et la valeur totale d'achat (colonne 1 -}- 4 du journal).

Certains comptables ont une tendance à effectuer le dépouillement des factures par comptes, sur le journal même, en juxtaposant des colonnes.

Pour les raisons qui nous ont fait repousser les journaux à forme synoptique, nous condamnons ce procédé ; s'il était besoin d'illustrer notre opinion par un exemple veut-on savoir jusqu'où peut conduire celte erreur?

A l'établissement dun registre, vu par nous, comportant G5 colonnes de dépouillement et d'une envergure de l'^GO, feuilles éployées. Pour situer exactement une

somme, un aide prenait la lijjrne ûv mire horizontalement pendant que l'employé surveillait la colonne du compte intéressé pour obtenir lintersection. A chaque pape, comportant linscripUon denvirou 'lO nombres, correspondaient Ho totaux et autant de reports. Est-il besoin d'ajouter que l'employé qui avait enfanté ce monstre en était

très fier?

De quoi s'aqit-il dans un dépouillement ' De faire pajsaer f/fs râleurs d'une formation à une autre, en conservant un fil condticteur (fui permette de se reporter rapidement à l'oriqme du montement et de retromer facilement les erreurs, l.e numérotage des factures est généralement un moyen d identilicalifm suHisant dans le cas qui nous occupe.

Aussi, ce dépouillement se fera, sauf e.xcepliou, sur ces données : inscription par comptes des factures représentées par leurs numéro et scmmie; on ajoutera le poids s il est nécessaire. Les poids et sommes résultant du dépouillement du journal d'achats sont passés par la conjptabilité industrielle à son p^rand-livre au débit de chacun des comptes sous la rubrique à ComptafnlUé commerciale.

2» Main-d'œuvre. — La main dœuure est représentée par la totalité des sommes f,'^af,'nées par les ouvriers dans le mois. Souvent, en déduction de cette somme, vicn nent les relenues pour ventes d'objets divers, caisse de retraites, cais.se de secours, avances, etc., qui n'intéressent pas la comptabilité industrielle ; celle ci na à connaître que du total des sommes gagnées et elle s'en débite chaque mois par le crédit de Comptahilitë commerciale. Cette dernière ouvre un compte Main d' œuvre, crédité par Comptabilité industrielle et débité par Caisse (sommos payéosi, Avances, Caisse de retraites, etc.

30 Surceillance et Personnel. — On désigne généralement sous cette rubrique les employés payés directement par le caissier et dont le total des appointements seul ligure au journal de la caisse. L imputation de cette somme se fait de la même façon que pour la main-d'œuvre.

4" Frais généraux. — Sous cette rubrique, on englobe une série de dépenses variées n'ayant pas de corrélation délioie avec les fabrica lions. Le classement de ces dépenses incombe à la comptabilité commerciale ti leur imputation à la comptabilité industrieUe.

Sans entrer actuellement dans l'élude détaillée de ce compte, nous nous bornerons à dire que l'on impute chaque mois aux fabrications une certaine somme de frais généraux établie d'avance d'après un devis.

La comptabilité commerciale débile la comptabilité industrielle de celle somme

le dernier jour du mois.

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