Importance

I e problème de l'administration s'est posé de notre kVoc une, acuité qu'il n'a jamais eu. Le- [.iri.nl.: tiona devenues immenses, leurs besoins et leurs moyens se complexifianl, leur mu r, ■• narration el leur interdépendance étant accrues, force est de réaliser plut d'ordre dans ce qui a vite dégénéré en chaos. Administration des hommes et des choses de» intérêts publics et privés, des «Ifntres civiles et militaire!, à toute l'administration il faut de la documentation, pour collecter les iniotmntton» et pour les coordonner, pour en calculer les décisions, pour les transmettre ensuite et en contrôler l'exéçutict), 11 faut de la documentation à la fois fine et massive, sur papier ou en substitut* du papier, mais encore el toujours de la documentation, Doit eue aidée el soulagée t.i tnple bureaucratie de l'Etat, du Capital et des Associations, Et la documentation pour toutes les trois, par audelà les frontières, doit tendre vers l'unification et l'interiiaJisation. Pour les administrations communales l'Union Internationale des Villes a commencé à le faire: pour les organismes d'affaires, la tâche en devin être assumée par la Chambre de Commeue inlei pour les gouvernements, par la Société de» Nal-

3. Principe» fondamentaux de fa documentalion odmtntstra/iL'e,

Ces principes sont :

n) Unité de l'organisme documentaire, — Tous, absolument ton» les documents reçus du dehors el éUIwirés mi dsdxtna Joivnii constituer un seul et unique ensemble dans Le cadre duquel titre place doit rire assignée à chacun,

b) Principe de l'action documentée, — Toute opêt ■ jur dique de quelque importance ciéani ou liquidant des

(I) Voir P. Otlet: Manuel tic la Documentation Administrative. Publication de l'Institut International d>- Mililin graphie.

engagement, lotit acte administratif modifiant les rela lions sociales, tout travail produisant ou transformant lr nurtière, seront ilédnublés par des documents ou inscrip lions qui viendront les représenter, le» rappeler, les pré eiset et permettront ainsi d'atrir sur eux à distance. Li parution musicale qui permet aux plus grands orcliesltet une interprétation fidèle de In pensée rie» compositeur» telle est l'image de Ce à quoi il y a lieu de tendre. Le MD populaire n'affirme-t-il déjà que dans une minprise qui marche loul va tomme tur du |>apier à muii que î

I ) Principe de 1s standardisation. — Les document» e pièce» tous indistinctement, rentreront dan» l'un des [or mats de base format commercial (21 1/2 >: 27 1/2), U formai fiche (7 1/2 x 12 1/2). le format Tableai (64 y 67) ou système des formats D, I. N.

d) Principe de l' efficience, — Tout le liavail <lii .1. bureau pat opposition au travail de l'usine, de i'atelieou du chanlîer donnera lieu a la même rationalisation que ceux-ci, en visant à l'économie, S Ui division des lâches .iiix opérations en I filière!* S reliées en « chaînes ».

4 /nairument» /ondnrnentaux de la documentation atlmi niûttaine.

Ces instruments sont :

o) Le plan général de l'organisation: — Direction, Pe.r ■.onnel. Services, Opérations, Travaux types et Plan ei taule transformation et modification comme l entre prise elle-même.

b) La Classification générale des matières. — La Clas sificnlion décimale univcrselc de l'Institut International di Bibliographie actuellement publiée en une édition nou velle et comprenant dans un seul ordre systématique lei [ces numériques de l'ensemble de» choses naturelle! et humaines, notamment toutes les industries, tous lei commerces, toutes les institutions juridiques, toute* Ici sciences techniques el questions sociales. De ses 66,(XK divisions, réserve quasi inépuisable, «ont utilisée» celles <jiii «ont utiles h la manière dont, au fur et mesut. .!. besoins, on se sert des mot» du dictionnaire, de» cartel .lr 1 atlas, de» numéros du guide téléphonique.

e) Le Manuel général. — Il centralise Jffl„, l'otdrr nu'. me de la classification, les exposés, règlements et uistriu lions, rapporta qui onl un caractère durable. Il runiieti: BtUssî les éU-tneiils nécessaire pour diriger l'action ioitlr n

' ration du personnel.

ri) Les Formules. — Elle» comprennent en un sou ■m il, .ut toutes les parties sont coordonnées les ttfWJI

aux autres, l'ensemble des documents imprimés ou puly

graphies d'usage courant, dont les blancs sont rempli; de l'emploi, l,es formules sont établies en application m mictions du Manuel oii elles se trouvent dernier

• t commentées I elles portent un numéro d'ordre, l'initia

de classement et la date d'établissement

LES ENSEMBLES

l Bai Classeurs, Fichiers cl Chemises, — Ce sont les contenants ou réceptables ; ils soin de format* approprié* aux formats des document». Ceux-ci apte» avoir été indexé* conformément à la classifieat:on, viennent y prendre place et constituent les Collections, le* RépertnïreB, le» Dossier»