DES FORMALITÉS
Parmi les innombrables formalités à observer dans l'administration militaire, on distingue, comme étant l'objet d'une application générale :
Les visa;
Les enregistrements.
§ Ier. — Des visa.
Le visa est une formalité qui a pour objet de donner un caractère d'authenticité à la pièce sur laquelle il est apposé.
Il y a quatre espèces de visa :
1° Le visa pour légalisation de signature ; 2° Le visa pour autorisation de distribution; 3° Le visa ne varietur; 4° Le visa de contrôle ou de revue.
Toute pièce à produire par un conseil d'administration, par un militaire de troupe ou sans troupe, ou par un agent quelconque de l'administration, pour prouver un droit, pour justifier un service ou un mouvement, et généralement pour attester un fait qui l'intéresse ou qui intéresse le département delà guerre, n'est valable qu'après avoir été visée par un fonctionnaire du corps
de l'intendance. Ce visa a pour effet de certifier que les signatures apposées sur la pièce sont bien celles des personnes qui l'ont signée et que ces personnes ont réellement la qualité, le grade ou le rang qu'elles y ont pris ou reçu. Tel est le visa pour légalisation de signature.
Les distributions de subsistances, de chauffage et d'effets militaires sont faites sur des bons visés par les sous-intendants, qui attestent ainsi l'existence et le droit des parties prenantes, signataires de ces bons, à l'espèce et au nombre de rations ou autres objets y exprimés. Ce visa équivaut, pour le préposé, à un ordre de distribuer : de là son nom de visa pour autorisation de distribution.
Le visa ne varietur s'appose sur les registres de comptabilité des agents des services, lors des vérifications périodiques, accidentelles ou inopinées, qui en peuvent être faites, et quand les résultats ne sont pas de nature à être exprimés et consacrés par un arrêté. Ce visa est toujours daté. Il sert à prouver qu'à telle date les inscriptions étaient de tel état et présentaient tel résultat. Il a plus particulièrement pour objet d'astreindre les conseils d'administration et les comptables à tenir leurs écritures au courant. L'intendance militaire en peut tirer souvent un utile parti pour le succès de son contrôle administratif.
Le visa de contrôle ou de revue est celui que les fonctionnaires de l'intendance sont tenus d'apposer sur les lettres de service et autres titres des officiers et des hommes de troupe isolés, tels que les feuilles de route,
les billets d'hôpital, etc. Ces visa, toujours datés, ont pour objet d'attester que tel militaire est parti tel jour de tel lieu, ou y est arrivé tel jour; que tel jour il est sorti de l'hôpital de tel endroit, etc.; que le sous-intendant l'a vu, et conséquemment que le fait est vrai. Reproduites à l'appui des feuilles de journée et des revues de liquidation, les pièces revêtues de ce visa prouvent que le droit a été acquis à telles ou telles prestations, suivant la position du militaire qu'elles concernent, et justifient ainsi les sommes payées et les fournitures faites.
Le visa de contrôle ou de revue supplée aujourd'hui, en beaucoup de cas, les procès-verbaux par lesquels, il y a peu de temps encore, les mouvements de magasin devaient être justifiés. Ainsi, il s'appose sur les factures, sur les lettres de voiture, sur les récépissés des livraisons, et sert à prouver que le sous-intendant a vu les choses ou reconnu les faits y exprimés.
Dans les corps de troupe, les majors apposent leur visa sur certaines pièces et sur certains registres, en preuve de la vérification qu'ils en ont faite ; ils visent aussi, pour autorisation de distribution, les bons délivrés par les commandants de compagnie pour certains effets d'habillement, d'équipement et de harnachement, et notamment pour ceux de linge et chaussure ; mais ces visa n'ont de valeur que dans l'administration intérieure des corps, entre les compagnies et le conseil, et ils doivent être, vis-à-vis du département de la guerre, validés par l'arrêté ou l'approbation du conseil.
§ II. — Des enregistrements.
Il est de règle générale de faire enregistrement :
De la correspondance ;
Des crédits, et de toutes autres opérations relatives à l'ordonnancement des dépenses ;
De tous les actes, tels que marchés, procès-verbaux et arrêtés de compte ;
Des remises ou dépôts de titres de créance ou de toutes autres pièces comptables ;
Des visa pour autorisation de distribution ;
Des feuilles de route et des mandats de toute espèce qui les accompagnent ;
Des recettes et des paiements;
Des entrées et des sorties de matières.
Nous n'entrerons point ici dans la description des divers registres qui servent à ces enregistrements, et qui varient dans leur forme comme dans leur objet, suivant la nature des opérations ou des actes, et les attributions du fonctionnaire ou de l'agent.
Nous avons voulu seulement fixer aujourd'hui l'attention sur l'existence de cette formalité, d'une application générale, qui n'est pas moins prescrite dans l'intérêt de l'État que dans l'intérêt des personnes.
A la faveur de ces enregistrements, la trace de toutes les opérations est conservée, et la recherche en est rendue commode et sûre ; les actes eux-mêmes reçoivent de cette formalité un degré d'authenticité de plus ; enfin, les altérations, les changements de date, les suppressions, deviennent sinon impossibles, du moins trèsdifficiles.
TITRE VH.
La comptabilité embrasse et poursuit toutes les opérations, depuis leur naissance jusqu'à leur terme.
Elle consiste dans des écritures et dans des comptes.
Les écritures servent kdécrire les faits.
Les comptes, avec les pièces justificatives (2) dont ils sont nécessairement accompagnés, servent à prouver ces faits et à fixer leurs résultats en sommes ou en quantités.
On distingue dans la comptabilité :
La comptabilité en deniers; La comptabilité en matières.
(1) Voir l'ordonnance royale du 31 mai 1838, portant règlement gênérai sur la comptabilité publique, Journal militaire, 1er sem., p. 926. Le rapport du Ministre des finances qui la précède mérite d'être lu.
Cette ordonnance et ce rapport, imprimés à part à l'Imprimerie royale, forment, avec une notice historique de l'état de la comptabilité sous l'ancienne monarchie, et depuis 1789 jusques et y compris la monarchie de 1830, un recueil des plus instructifs, dont le règlement du 1er décembre 4 83 S (Journal militaire, 2e sem., p. 381) est devenu le complément nécessaire.
(2) Voir les articles 12, 16 et 29 de la loi du 13 brumaire an vu, relativement aux pièces pour lesquelles le timbre est exigé. Le texte de ces articles est reproduit à la suite de l'article 132 du règlement précité du 1er décembre 1838.
On trouve au Journal militaire diverses notes et décisions postérieures, relativement â l'enregistrement et au timbre de certaines pièces qui n'y étaient pas soumises.
TITRE Vil. — COMPTABILITÉ. 487
Chacune d'elles est régie par des règles qui lui sont propres, mais qui reposent pour toutes deux sur les mêmes principes.
La centralisation de toutes les parties de la comptabilité constitue ce que Ton nomme la comptabilité générale.
Ainsi, la comptabilité occupe dans le département de la guerre le point élevé et central où s'établissent les budgets, d'où partent toutes les dispositions de fonds, où toutes les opérations qui affectent le budget viennent subir un dernier contrôle, avant d'être soumises à l'approbation définitive du Ministre, et où, enfin, aboutissent tous les documents justificatifs de l'emploi des crédits ouverts par les lois et des objets consommés, pour en former les comptes généraux nommés comptes généraux d'exercice .
