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SECTION I

© Des livres de comptabilité.

En même temps qu'il impose la comptabilité obligatoire, l’article 3 du décret du 30 janvier énumère les livres que tout notaire devra tenir et prévoit un arrêté devant en régler la forme. Cet arrêté a été pris le 15 février 1890.

Les livres obligatoires sont au nombre de quatre: le livre journal, le grand-livre, le registre d'étude ou de frais d'actes et le livre de dépôts de titreset valeurs.

Ce sont exactement les mêmes livres dont le comité des notaires des départements prévoyait l'institution dans l’article 14 de son projet de règlement de 1885.

Les écritures des livres de comptabilité notariale se rapportent à deux catégories d'opérations : les unes constatent les entrées et les sorties de sommes appartenant aux clients, telles que les prix de vente, les sommes empruntées, c’est la comptabilité clients ou cabinet ; les autres constatent toutes les recettes et les paiements occasionnés par l’acquittement des frais et honoraires des actes reçus, c'est la comptabilité étude. Ces deux comptabilités peuvent être contenues soit dans les mêmes livres, comme le prévoient les modèles officiels du journal et du grand-livre, soit dans des livres différents, ainsi que l’autorisent le décret et

l'arrêté.

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S 1. — Journal et grand-livre.

Le livre journal indique, dans l’ordre de leur date, les recettes et les paiements faits au compte de chaque client. Les différents articles sont inscrits sous un numéro d'ordre dont la série commence avec l’exercice du notaire. Un notaire ne peut avoir qu’une seule série de numéros pendant son exercice. Le livre journal est coté et paraphé par le président du tribunal. (Décret 30 janvier 1890, art. 3.)

Le modèle de ce livre est déterminé par l'article 1 de l'arrêté du 15 février 1890.

Il doit être divisé en huit colonnes indiquant :

« La première, le numéro d'ordre ;

« La deuxième, le numéro du folio du grand-livre « où la somme est reportée ;

« La troisième, la date de la recette ou de la dépense ;

« La quatrième, les noms et demeures des parties, « la cause de la recette ou de la dépense ;

« La cinquième et la sixième, les recettes et dépenses de l'étude ;

« La septième et la huitième, les recettes et dépenses faites pour les clients. »

Le journal est la base de la comptabilité, car il constate, au fur et à mesure de leur réalisation, les recettes et les dépenses qui sont ensuite réparties au

grand-livre, dans les différents comptes qu’elles con-

cernent.

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À côté du journal existe un autre livre dont l'emploi est général sans être obligatoire, c’est le livre de caissebrouillon !. Ce livre est d’une grande importance dans une comptabilité bien tenue. On ne doit en effet faire aucune rature ni surcharge sur les livres obligatoires ; or cela arriverait infailliblement siles articles étaient portés directement sur le journal. Au lieu de cela, le notaire écrit d’abord les recettes et les dépenses sur son brouillon, arrête le compte chaque jour, et si le compte arrêté est exact, il reporte les divers articles au journal.

Au cas où la comptabilité d’un notaire comporterait plusieurs journaux, ce qui est facultatif, le brouillon est le condensateur de ces différents livres, les mentions qu'il contient devant être distribuées entre eux.

L’'utilité du brouillon est encore très grande au cas de virement. Supposons par exemple un virement de la comptabilité cabinet à la comptabilité étude, ces deux comptabilités ayant chacune leur journal. Le notaire devra porter la sortie de la somme virée au journal cabinet et sa recette au journal étude. S'il fait cette opération directement sur les journaux, il s'expose à l'oubli de l’une des écritures. Tandis qu'au contraire s’il écrit d’abord sur le brouillon, les deux écritures sont portées l’une à côté de l'autre ; en

reportant l’une au journal il y a peu de chance que

1. Seutet, Traité de la comptabilité notariale en usage à Paris, 3° édition, n°5 71 et suivants.

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l'autre soit oubliée. Et si malgré tout il se glissait une erreur, elle serait vite retrouvée par la consultation du brouillon.

Les mentions contenues au livre journal sont reportées au grand-livre, au compte dont chaque client est titulaire.

L’arrêté du 15 février (art. 3) divise le grand-livre en sept colonnes indiquant :

« La première, le numéro d'ordre dulivre journal « ou du registre d'étude ;

« La deuxième, la date de la recette ou de la dépense ;

« La troisième, l'indication des causes de la recette « ou de la dépense ;

& La quatrième et la cinquième, le chiffre de la « recette ou de la dépense d'étude ;

« La sixième et la septième, le chiffre de la recette « ou de la dépense faite pour les clients. »

Le décret du 30 janvier 1890, article 6, exige pour la comptabilité cabinet une obligation spéciale : c’est celle de la balance trimestrielle.

La balance consiste à comparer la somme obtenue par l'addition des excédents de chaque compte du grand-livre avec la somme représentant l'excédent de la colonne recettes sur la colonne dépenses du livre journal. Ces deux sommes doivent être égales. Les notaires sont obligés de faire leurs balances tous les

trois mois ; dans la pratique, ils les font tous les mois,

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ce qui simplifie le travail et diminue les causes d’erreur.

Le décret de 1890 n'exige qu'un seul journal et un seul grand-livre. Dans le cas où le notaire se contente de ce minimum, les deux livres sont organisés, ainsi que nous l’avons vu, de manière à contenir les deux comptabilités. Deux des quatre dernières colonnes du journal et du grand-livre sont en effet consacrées à la comptabilité étude et les deux autres à la comptabilité clients.

Mais cette manière de procéder peut avoir de graves inconvénients !, surtout pour les études importantes. Le manque de netteté, la confusion, doivent résulter nécessairement de la présence sur le même livre d’écritures de natures différentes, or la clarté est une des principales qualités de toute comptabilité bien tenue.

Il est difficile d’objecter à cela qu'en portant sur le même grand-livre les articles ayant trait aux deux sortes de comptabilité, on a l'avantage de connaitre immédiatement et d’un seul coup d'œil le compte d'une personne déterminée. Car si les écritures de la comptabilité cabinet constatent des opérations immuables et complètes au moment où elles sont réalisées, il n’en est pas de même des écritures de la

comptabilité étude. Le montant des frais de toutes

1, Seutet, n°5 48 et suivants.

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sortes ne peut être considéré comme définitif qu'après l'achèvement de toutes les formalités et l’apurement des comptes. Or il arrive que les bureaux d'hypothèques gardent les actes pendant plusieurs mois et que certaines affaires, comme les comptes de succession, sont pendant des années avant d’être établies définitivement.

On conçoit que, dans ces conditions, il y a peu d'intérêt à avoir les deux comptabilités sur les mêmes livres. Aussi l'arrêté du 15 avril, dans ses articles 1 et 3 in fine, reconnaît-il au notaire la faculté d’avoir pour chacune un journal et un grand-livre. Ces livres ne portent alors qu’une colonne recettes et qu’une colonne dépenses, au lieu d’en porter deux de chaque sorte ; pour les autres colonnes, elles doivent être ce que nous avons dit plus haut.

Les deux comptabilités, si différentes quant aux articles qu’elles contiennent, sont ainsi matériellement distinctes l’une de l'autre ; il en résulte plus de chances d’exactitude et plus de clarté.

Mais il arrive que la comptabilité clients est ellemême subdivisée en deux parties : l’une constatant les dépôts proprement dits, l’autre les versements d’intérêts que les notaires sont chargés de recevoir pour le compte de leurs clients. Dans certaines études importantes, les versements d'intérêts sont en effet si nombreux, qu'aux époques d’échéances les écritures

qu'ils nécessitent encombreraient les comptes de

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dépôt et y causeraient la confusion. Pour éviter cet inconvénient, certaines études ont un journal et un grand-livre intérêts qui constatent les encaissements et les décaissements d'intérêts !.

Le journal et le grand-livre sont les registres principaux des deux comptabilités étude et cabinet ; mais chacune se complète par un autre livre : la comptabilité étude par le registre de frais d'actes, la comptabilité cabinet par le livre de dépôts des titres et valeurs.

S 2. — Registre de frais d'actes.

Alors que le journal et le grand-livre ne mentionnent les versements qu'au moment où ils sont réalisés, de telle sorte que les écritures relatives à un même acte sont séparées les unes des autres, alors qu'ils mentionnent les versements tels qu'ils sont faits, en bloc ou par acompte sans en faire l'application aux divers articles de la taxe, le registre de frais d'actes, appelé encore registre d'étude ou de taxe, détaille pour chaque acte et sous la même case les frais auxquels il a donné lieu.

Il est ouvert un compte pour tout acte reçu, dans l'ordre chronologique de sa réception, de même que pour toute opération motivant un déboursé ou des honoraires et qui n’est pas liée à un acte, par exemple

aux déclarations de succession s’il n’y a pas eu d’in-