CHAPITRE PREMIER

Définition de l’administration.

Toutes les opérations auxquelles donnent lieu les entreprises peuvent se répartir entre les six groupes suivants :

1° Opérations techniques (production, fabrication, transformation) ;

2° Opérations commerciales (achats, ventes, échanges) ;

3° Opérations financières (recherche et gérance des capitaux) ;

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4° Opérations de sécurité (protectibn des biens et des personnes) ;

5° Opérations de comptabilité (inventaire, bilan, prix de revient, statistique, etc.);

6° Opérations administratives (prévoyance, organisation, commandement, coordination et contrôle).

Que l’entreprise soit simple ou complexe, petite ou grande, ces six groupes d’opérations ou fonctions essentielles s’y trouvent toujours.

Les cinq premiers groupes sont bien connus ; quelques mots suffiront pour délimiter leurs domaines respectifs. Le groupement administratif appelle plus d’explications.

1° Fonction technique

Le nombre, la variété et l’importance des opérations techniques, le fait que les produits de toute nature (matériels, intellectuels, moraux) sortent généralement des mains du technicien ; l'enseignement à peu près exclusivement technique de nos écoles professionnelles ; les débouchés offerts aux

techniciens . ; tout concourt à donner à la fonction technique,

et, par suite, à la capacité technique un relief qui laisse dans l’ombre d’autres capacités tout aussi nécessaires et parfois plus utiles à la marche et à la prospérité des entreprises.

Cependant la fonction technique n’est pas toujours la plus importante de toutes. Même dans les entreprises industrielles, il est des circonstances où l’une quelconque des autres fonctions peut avoir sur la marche de l’entreprise une influence beaucoup plus grande que la fonction technique.

Il ne faut pas perdre de vue que les six fonctions essentielles sont dans une étroite dépendance les unes des autres. La fonction technique, par exemple, ne peut subsister sans matières premières et sans débouchés pour ses produits, sans capitaux, sans sécurité et sans prévoyance.

V Fonction commerciale

La prospérité d’une entreprise industrielle dépend souvent de la fonction commerciale autant que de la fonction technique ; si le produit ne s'écoule pas, c’est Ri ruine.

Savoir acheter et vendre est aussi important que de savoir bien fabriquer.

Avec de la finesse et de la décision, l’habileté commerciale comporte une profonde connaissance du marché et de la force des rivaux, une longue prévoyance et, de plus en plus, dans les grandes entreprises, la pratique des ententes.

Enfin, lorsque certains produits passent d’un service à un autre d’une même entreprise, la fonction commerciale veille à ce que les prix fixés par l'autorité supérieure — dits prix d’ordre — ne soient pas la source de dangereuses illusions.

|3° Fonction financière |

Rien ne se fait sans son intervention. Il faut des capitaux pour le personnel, pour les immeubles, pour l’outillage, pour les matières premières, pour le dividende, pour les améliorations, pour les réserves, etc. Il faut une habile gestion financière pour se procurer des capitaux, pour tirer le meilleur parti possible des disponibilités, pour éviter les engagements téméraires.

Beaucoup d'entreprises qui auraient pu être prospères meurent de la maladie du manque d’argent

Aucune réforme, aucune amélioration n’est possible sans disponibilités ou sans crédit.

Une condition essentielle du succès est d’avoir constamment sous les yeux la situation financière de l’entreprise.

4° Fonction de Sécurité

Elle a pour mission de protéger les biens et les personnes contre le vol, l’incendie, l’inondation ; d’écarter les grèves,

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les attentats, et, en général, tous les obstacles d’ordre social qui peuvent compromettre la marche et même la vie de l’entreprise.

C’est l’œil du maître, c’est le chien de garde dans l’entreprise rudimentaire , c’est la police, c’est l’armée dans l’Etat. C est, d’une manière générale, toute mesure qui donne, à l’entreprise, la sécurité, au personnel, la tranquillité d’esprit dont il a besoin.

5° Fonction i>e comptabilité

C’est l’organe de vision des entreprises. Elle doit permettre de savoir à tout instant où l’on en est et où l’on va. Elle doit donner sur la situation économique de l’entreprise des renseignements exacts, clairs, précis.

Une bonije comptabilité, simple et claire, qui donne une idée exacte des conditions de l’entreprise, est un puissant moyen de direction.

Pour cette fonction, comme pour les autres, une certaine initiation est nécessaire. L’indifférence dans laquelle on la tient dans les grandes écoles industrielles prouve qu on ne se rend pas compte des services qu’elle rend.

0° Fonction administrative

Aucune des cinq fonctions précédentes n’est chargée de dresser le programme général d’action de l’entreprise, de constituer le corps social, de coordonner les efforts, d’harmoniser les actes. Ces opérations ne font point partie des attributions de la fonction technique, non plus que de celle des fonctions commerciale, financière, de sécurité ou de comptabilité. Elles constituent une autre fonction que l’on désigne habituellement sous le nom (V administration et dont les attributions et les limites sont assez mal définies.

La prévoyance y Vorganisationy la coordination et le contrôle font, sans conteste, partie de l’administration comme on l’entend couramment.

ADMINISTRATION

Faut-il y faire entrer aussi le commandement ? Ce n’est pas obligatoire ; on pourrait étudier le commandement à part. Je me suis cependant décidé à l’incorporer dans l’administration par les raisons suivantes :

1° Le recrutement, la formation du personnel et la constitution du corps social, qui sont des charges de l’administration, intéressent au plus degré le commandement;

2° La plupart des principes de commandement sont des principes d’administration. Administration et commandement sont mêlés très étroitement. Ai*, seul point de vue des facilites de l’étude, il y avait intérêt à grouper ces deux sortes d’opérations ;

3° Le groupement avait,, ou outetf, l’avantage de constituer une fonction très importante, digne d’attirer et de retenir l'attention du public au ’moîns^ autant que la fonction technique.

J’ai donc adopté la définition suivante :

Administrer, c’est prévoir, organiser, commander, coordonner et contrôler ;

Prévoir , c’est-à-dire scruter l’avenir etdrcsserle programme d'action ;

Organiser , c’est-à-dire constituer le double organisme, matériel et social, de l’entreprise ;

Commander , c’est-à-dire faire fonctionner le personnel ;

Coordonner , c’est-à-dire relier, unir, harmoniser tous les actes et tous les efforts ;

Contrôler , c’est-à-dire veiller à ce que tout se passe conformément aux règles établies et aux ordres donnés.

Ainsi comprise, Y administration n’est ni un privilège exclusif, ni une chargo personnelle du chef ou des dirigeants de l’entreprise ; c’est une fonction qui se répartit, comme les autres fonctions essentielles, entre la tête et les membres du corps social.

La fonction administrative sc distingue nettement des cinq autres fonctions essentielles.

Il importe de ne pas la confondre avec le gouvernement .

Gouverner , c’est conduire l’entreprise vers son but en cherchant à tirer le meilleur parti possible de toutes le« ressources dont elle dispose ; c’est assurer la marche des six fonctions essentielles.

L' administration n’est que l’une des six fonctions dont le gouvernement doit assurer la marche. Mais elle tient dans le rôle des grands chefs une si grande place qu’il peut parfois sembler que ce rôle est exclusivement administratif.