DU SECRÉTARIAT
Le soin des papiers du secrétariat sera confié à un commis qui sera choisi par l’Institut, sur la présentation des bureaux réunis.
Il sera aux ordres des bureaux et des commissions, et ses travaux seront surveillés par le bureau de mois.
Dans le secrétariat seront déposés et classés séparément les papiers des trois classes, ainsi que ceux des académies et sociétés de sciences.
Tous les trimestres, les trois bureaux feront le choix des papiers qui devront être déposés dans la bibliothèque.
Il y aura un registre d’ordre portant cinq colonnes de front, sous les titres suivans :
Dates d’arrivée des pièces.
Numéros d’ordre.
Désignation des classes.
Titres des mémoires et objets des lettres.
Dates des décisions de l’Institut.
On inscrira dans le registre le titre des mémoires et l’objet des lettres adressées à l’Institut, avec indication de la classe à laquelle elles auront été renvoyées ; et lorsque la classe aura prononcé, sa décision sera notée à l’enregistrement de chaque pièce. Au moyen de numéros et d’un répertoire, on trouvera dans tous les temps et sur-le-champ les pièces dont on pourra avoir besoin.
Lorsque le bureau de mois ouvrira des lettres et paquets adressés à l’Institut, le secrétaire écrira sur chaque pièce le renvoi à la classe que l’objet concerne. Il renverra de suite ces pièces à l’enregistrement, pour être après remises par le commis au secrétaire de la classe à laquelle elles auront été renvoyées. Les lettres et paquets adressés directement aux classes seront ouverts au commencement de la séance. Incontinent après leur annonce, et la nomination de commissaires s’il y a lieu, le secrétaire les renverra au commis poulies enregistrer; et ce dernier les remettra aussitôt à quidedioit, conformément à la note marginale qu’aura écrite le secrétaire de la
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Outre les plumitifs des trois classes et celui des assemblées géné-
raies, il y aura quatre registres dont un pour les travaux de chaque classe, et uu pour les assemblées générales et publiques, dans lesquels on transcrira les plumitifs avec les rapports et lettres ministérielles.
Le commis se tiendra dans le secrétariat pendant toutes les séances de l’Institut. Avant chaque séance, il remettra sur le bureau les pièces relatives à la classe, qui seront parvenues au secrétariat, et il recueillera ensuite les papiers qui devront rester au secrétariat.
Aux trois premières séances du mois, il remettra sur le bureau de chaque classe la liste des rapports qui resteront à faire, et le nom des commissaires qui en auront été chargés.
Il tiendra : 1“ une liste des places qui viendront à vaquer, tant dans l’Institut que parmi les associés;
2® Une liste des mémoires lus par les membres, ainsi qu’une autre liste des ouvrages présentés, et qui seront jugés dignes d’être imprimés parmi ceux de l’Institut;
3® Une liste de toutes les commissions relatives à l’administration intérieure, aux prix, etc.;
4® Une liste des pièces destinées à composer le volume ;
5® Une liste des mémoires envoyés au concours des prix; et une autre liste des noms de ceux qui auront déposé au secrétariat des paquets cachetés et renfermant des découvertes pour n’être ouverts que sur leur réquisition.
Il inscrira sur un registre particulier le nom de tous les membres de l’Institut. Les noms de ceux qui auront signé la feuille de présence de leur classe seront reportés sur ce livre, et marqués I à l’article qui les concerne : ainsi il ne restera qu’une addition à faire pour savoir le compte particulier de chacun, lorsqu’il s’agira de répartir le droit de présence.
Les copies des rapports qu’il délivrera seront signées par un des secrétaires du bureau de mois : il tiendra note, à côté des rapports, des copies qu’il en délivrera, des dates et des personnes auxquelles il les aura délivrées.
