CHAPITRE IV

Après avoir passé une commande, il faut en surveiller l’exécution.

Pour cela, il faut garder contact avec son fournisseur. Grâce à ce contact, on peut se Lenir au courant de l’avancement et des difficultés du travail.

On garde contact avec son fournisseur par des visites et par des relances.

IT faut aussi vérifier la marchandise livrée, réclamer au fournisseur lorsqu'elle n’est pas conforme à la commande, et enfin payer.

Les visites chez les fournisseurs. — Visiter un fournisseur est le meilleur moyen de surveiller l'exécution des commandes en cours chez lui. |

On peut le faire à l’occasion d’une difficulté délicate ou impossible à traiter par correspondance. On peut aussi faire des visites, périodiques.

Ces visites systématiques, confiées à des services d'inspection ou de démarchage, se sont beaucoup développées pendant la guerre dans les grandes administrations. Les industriels les ont employées avec profit. Elles ont plusieurs avantages :

Elles stimulent le zèle des fournisseurs, obligés de répondre d’une façon précise aux questions qu’on leur pose.

En voyant l’état d'avancement des différentes commandes en cours, on peut activer les plus pressées au dépens des autres.

Quelquelois les fournisseurs sont arrêtés par de petites diffi-

L’EXÉCUTION DES COMMANDES oO

cultés, au sujet desquelles ils n’ont pas su ou voulu écrire, et quil est facile de résoudre par des mesures simples. D’autres fois, c’est le fournisseur qui suggère, au cours de la conversation, des modifications sans importance, mais susceptibles de faciliter son (ravail.

En examinant les marchandises en cours d'exécution, il est possible d'arrêter un travail mal commencé et de le faire refaire, sans occasionner trop de perte de matière ou de travail, ou trop de retards.

Elles permettent la réception, départ usine fournisseur, des marchandises prêtes pour l'expédition.

Parmi ces avantages, le troisième n'obtient pas toujours l’attention désirable.

Neuf fois sur dix, quand on va voir un fournisseur au sujet d’une commande en retard, il présente d'excellentes raisons. Mais souvent il suffit d’un peu d'initiative pour y trouver des remèdes.

Par exemple, il fut ,un moment où l’acier mi-dur était devenu introuvable, et beaucoup de nos commandes étaient arrêtées pour cette raison. Nous fimes exécuter les pièces, prévues en acier mi-dur, avec de l’acier doux cémenté après usinage.

Une autre fois, nos fournisseurs furent arrêtés par l’impossibilité de trouver certaines dimensions de roulements à billes absorbés par les grandes maisons d'automobiles. Pas un d’entre eux n’eut l’idée de nous proposer le baguage des axes et l’utilisation de rouments d’alésage plus grand. C’est grâce à nos visites que nous eûmes connaissance de cette cause de retard, et pûmes donner des instructions pour y porter remède.

Dans les usines importantes, les achats sont souvent faits par des employés consciencieux, mais subalternes, presque mécaniquement, d’après les consignes qui leur sont imposées et les directives qui leur sont données.

Ce n’est pas à eux qu’il convient de visiter les fournisseurs, mais à un chef de service, ou à un « démarcheur » spécialisé dans ce genre de travail. Il y à à cela deux raisons : les visites chez les fournisseurs doivent être faites par quelqu'un possédant une solide culture généräle, capable de discuter avec eux de questions délicates sans

être dominé. Moins l’acheteur a de contacts directs avec le fournisseur, plus on diminue le danger des pots de vin, souvent à craindre chez des employés subalternes.

Quand il va chez un fournisseur pour une raison quelconque, le démarcheur doit emporter copie de toutes les commandes en cours d'exécution chez lui.

Pour chacune d'elles, il pose les questions qu'il juge utiles sur leur état d'avancement, enregistre les déclarations qui lui sont faites et cherche, autant que possible, à les contrôler de visu. Lorsqu'un problème se pose qu’il ne peut résoudre sur-le-champ de sa propre autorité, il en prend note pour en référer à qui de droit. Rentré à l'usine, il fait un rapport sur ce qu'il a vu et sur ce qu’on lui a dit.

Mais ses attributions les plus importantes sont peut-être d'ordre documentaire. Nous en reparlerons.

Les relances. — On ne peut songer à surveiller toutes les commandes par des visites: la dépense occasionnée serait généralement disproportionnée avec le résultat obtenu.

Mais il existe un autre moyen, économique et suffisamment efficace : le «rappel » ou la «relance ».

On peut rappeler une commande à différentes moments.

On peut la rappeler quelques jours après son envoi, si le fournisseur n’a pas accusé réception. Outre que cet accusé de réception est généralement nécessaire pour la validité juridique du contrat, il est indispensable pour être sûr que la commande est bien parvenue à son adresse.

On la rappelle lorsque la livraison est en retard, afin d’en demander la raison et d’en prévoir l’importance.

Si le délai de livraison est assez long pour le justifier, on peut la rappeler en cours d’exécution, une ou pitsieurS fois, afin de tenir le fournisseur en haleine et de s'assurer qu’on peut compter sur le délai de livraison prévu.

Les relances se prêtent très bien à la rédaction de formules standards. En voici des exemples :

« Nous vous rappelons notre commande réf... du. relative € à la fourniture de... dont nous n’avons pas recu votre àc-

» cusé de réception. Nous vous serions obligés de nous l'envoyer par » retour. »

« Nous vous rappelons notre commande réf... du. relative à » la fourniture de....., qui doit nous être livrée au plus tard le... » Nous pensons que vous avez fait le nécessaire pour nous livrer » à bonne date, ce que nous vous prions de nous confirmer. »

« Nous vous rappelons notre commande réf... du... relative à » la fourniture de, qui aurait dû nous être livrée le... Bien » qu'étonnés de n'avoir pas été avisés de son expédition, nous » pensons qu'elle a été effectuée à bonne date, ce que nous vous » prions de nous confirmer. Dans le cas contraire, nous vous se- » rions obligés de nous dire la raison de votre retard, afin de nous » permettre de prendre les mesures nécessaires. »

Ces formules peuvent être imprimées à l’avance, sur cartes postales, par exemple, qui coûtent moins cher d’affranchissement.

Généralement, le fournisseur touché par un rappel répond. Si il est en retard, il ne manque pas de donner des raisons, ce qui permet quelquefois d’y trouver remède.

S'il fait la sourde oreille, on renouvelle le rappel cinq ou six jours plus tard; s’il s’obstine dans son silence, on menace de prendre des sanctions.

En dernière ressource, on va Voir ce qui se passe, on annule la commande, ou en engage des poursuites.

Vérification et réception des marchandises livrées. — Des réceptions bien organisées payent.

Sans vouloir suspecter la bonne foi des fournisseurs, il n’est pas douteux qu’elles stimulent puissamment leur bonne volonté, est nous ne connaissons pas d'exemple où une vérification plus serrée des marchandises achetées n’ait amélioré la qualité des fournitures.

Il est d’ailleurs indispensable d'arrêter les marchandises défectueuses avant de les mettre en œuvre, si l’on veut éviter dans le travail les retards et les malfaçons.

Nous en avons déjà parlé.

Les réceptions chez les fournisseurs doivent étre faites par quel-

qu’un qui connaît parfaitement les marchandises, capable de discuter avec eux sans être dominé.

Les vérifications à l’arrivée doivent être faites sur toutes les marchandises, et dans le plus bref délar.

Les vérifications délicates peuvent être faites en deux temps :

Vérification sommaire, pour déceler les avaries en cours de transport. Elle doit se faire rapidement, étant donné le peu de temps dont on dispose pour réclamer au transporteur, en principe même avant de donner décharge des marchandises. Nous reviendrons sur cette question au chapitre « Les transports ».

Vérification complète, aux points de vue qualité de la marchandise et conformité avec les termes de la commande. Elle doit être faite le plus tôt possible, pour ne pas laisser supposer qu'il y a eu acception tacite, et, en tout cas, avant de payer.

Il doit y avoir collaboration étroite entre les employés chargés des questions de transports (relations avec les transporteurs et avec les assureurs) et ceux qui vérifient les marchandises reçues. Gette collaboration doit même être tellement étroite qu’elle ne se conçoit guère sans quelque chevauchement dans leurs attributions. Aussi, les petites usines ont-elles intérêt à confier transports et réceptions au même employé

Dans d’autres, les réceptions peuvent être confiées au magasinier.

Dans les plus importantes, on peut avoir intérêt à confier les réceptions à un service spécial, disposant d’un local à lui.

La liaison entre les deux services (transports et réceptions), et le travail des réceptions lui-même, sont beaucoup simplifiés quand toutes les marchandises sont vérifiées dans un même local d’où elles sont ensuite distribuées aux magasins et aux usagers. Le service chargé des transports sait qu'il doit y diriger toutes les marchandises qui arrivent, et peut, au besoin, établir à demeure dans cette «salle de réception » un employé à lui. Le service chargé des réceptions peut y accumuler.les appareils de vérification les plus perfectionnés. Le seul inconvénient est que le passage des marchandises reçues dans une salle de réception peut occasionner des manutentions supplémentaires et quelquefois retarder leur distribution.

L'EXÉCUTION DES COMMANDES a

Dans les grandes usines, qui passent chaque jour de nombreuses commandes, les marchandises reçues le sont en telle quantité qu’on peut avoir du mal à retrouver les commandes auxquelles chacune d’elles se rapporte.

Un bon remède consiste à demander aux fournisseurs le rappel des références des commandes sur les étiquettes-adresses des colis. Malheureusement, cette habitude n’est pas encore entrée dans les mœurs, et les fournisseurs oublient souvent la demande qu'on leur a faite lors de l'expédition.

Certaines maisons envoient à leurs fournisseurs des étiquettes préparées à l’avance, pour être apposées par eux sur les colis expédiés. C’est d’un assez bon rendement.

La vérification des marchandises reçues suppose un matériel qui peut être important :

Ponts-bascules pour le pesage des wagons et des voitures, balances et bascules de forces diverses (il est utile que tous ces appareils impriment un ticket de pesée pour la justification du réceptionnaire);

Balances spéciales pour le comptage des petites pièces, telles que boulons, rivets, etc;

Dynamomètres pour essais à la traction;

Machines diverses pour l’essai des métaux (machines à biller) et des matériaux de construction;

Jauges, calibres, tampons, gabarits, pour la vérification des pièces mécaniques, etc.

La multiplication de ce matériel de vérification peut faire de la salle réception un véritable laboratoire d’essai. Ce n’est pas un défaut, à moins que le laboratoire de l'usine soit plus compétent pour l'utiliser, auquel cas il faudrait le lui confier: D'ailleurs, le service des réceptions doit toujours passer par le laboratoire pour les essais de vérification que lui seul est capable de faire, tels que l’analyse des charbons ou des matières premières.

Le service chargé des réceptions peut avoir aussi besoin d’un matériel d’échantillonnage pour certains produits, lorsque cet échantillonnage est particulièrement difficile. Nous avons déjà signalé à cet égard le cas du charbon qui peut justifier une installation d’échantillonnage assez importante.

Le réceptionnaire peut avoir à réclamer d’autres collaborations que celle du service chargé des transports et du laboratoire. Son devoir est de chercher dans l'usine quelqu'un qui puisse substituer sa compétence à la sienne toutes les fois qu’il se sent incapable d'apprécier la qualité des marchandises livrées. C’est presque toujours la personne qui doit les utiliser.

En résumé, le rôle du réceptionnaire est de déballer et d’examiner les marchandises dès qu’elles arrivent. Il les vérifie en quantité et en qualité, toutes les fois qu’il peut le faire. Si sa compétence est dépassée, il fait appel à la collaboration d’une personne capable de faire cette vérification. On conçoit même quil puisse s'adresser à un laboratoire d’essai extérieur à l’usine. -

Son rôle n’est terminé que lorsque la marchandise, reconnue bonne, est entrée en magasin ou livrée.

Ces attributions exigent, de la part du réceptionnaire, beaucoup de méthode et de conscience professionnelle. Les vérifications délicates pouvant être faites par d’autres que lui, point n’est besoin de lui demander des connaissances générales étendues. Il suffit dans ce poste d’un dessinateur ou d’un contremaître consciencieux.

Toute réception doit faire l’objet d’un «avis de réception » établi en autant d'exemplaires qu'il peut être nécessaire pour prévenir les intéressés (acheteurs, usagers, comptables, service des paiements, etc.).

Chaque avis de réception indique la date de la réception, la commande à quoi elle se rapporte, le nom du fournisseur, la désignation des marchandises reçues, les résultats de leur vérification, leur imputation comptable.

Le nombre des exemplaires peut être réduit généralement à un où deux qu’on fait circuler. Ils peuvent être établis à la main, d’un seul coup, par interposition de papier carbone, ils peuvent être extraits d’un carnet, un exemplaire de chaque avis restant attaché au carnet pour la justification du réceptionnaire et la facilité des recherches.

Les réclamations aux fournisseurs. — Si la marchandise n’est pas conforme à la commande ou n'arrive pas dans les délais prévus,

on adresse au fournisseur une lettre de réclamation, dans laquelle

on l’avise du préjudice causé et des réparations qu’on attend de lui.

S'il s’agit d’une marchandise défectueuse, on peut demander son remplacement ou sa réparation, une réduction de son prix, ou des dommages-intérêts. Au lieu de faire réparer la marchandise défectueuse par le fournisseur, on peut aussi exécuter soi-même cette réparation à ses frais: on évite ainsi des retards, mais on risque de voir contester par le fournisseur le prix des réparations effectuées.

Sauf en ce qui concerne les dommages-intérêts, lorsque leur montant estimportant (nous avons déjà étudiécette question page 9), les réclamations s’arrangent généralement assez bien à l'amiable avec un fournisseur de bonne foi. Mais s’il en conteste le bien-fondé, . ou s’il fait trop attendre sa réponse, ce qui est toujours suspect, il faut prendre sans tarder les mesures utiles à la défense de ses droits en justice (confirmation par lettre recommandée, expertise, etc.) qui d’ailleurs suffisent souvent à l’amener à composition.

Lorsqu'il s’agit d’un retard de livraison, on ne manque pas de préciser qu'il cause un préjudice, et qu’on en demandera réparation.

Cela n’occasionne aucune difficulté lorsque la commande prévoit des pénalités pour retards.

Dans le cas contraire, la menace risque fort d’être sans effet si elle ne s’accompagne d’une menace d'annulation ou de poursuite judiciaire. |

A cet égard, il faut remarquer que la jurisprudence a remédié à l'impossibilité pratique de fixer des dommages-intérêts par les astreintes, qui sont des pénalités fixées arbitrairement par le juge pour chaque jour de retard apporté à l'exécution d’une obligation. Les astreïhtes ne correspondent par forcément à l’existence d’un dommage pour le créancier, et on s’est demandé si la jurisprudence qui s’est formée à leur égard est fondée. Quoi qu'il en soit du principe, elles sont universellement admises.

En même temps qu’on réclame au fournisseur, on donne des instructions au service compétent, si l’on désire suspendre les

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paiements. Lorsque l'affaire menace de devenir htigieuse, on avise le service, ou l’homme d’affaires, chargés de la défense en justice des intérêts de l'usine.

Les paiements. — Les PACE sont généralement confiés à la comptabilité de l'usine ou à-.un service spécial.

Ce service doit recevoir systématiquement copie des commandes passées, des lettres qui leur font suite, des avis de réception. Il a en main, de cette manière, tout ce qu’il faut pour vérifier les factures et les payer.

Ces factures doivent cependant être visées par l’acheteur avant paiement. Il peut ainsi, en cas de conflit avec le fournisseur ou d'erreur de la comptabilité, arrêter ce paiement jusqu’au dernier moment; il peut aussi contrôler, par sondages, le travail du vérificateur.

Lorsque les achats sont centralisés dans un service spécial, comme nous le verrons plus loin, il est avantageux de placer le vérificateur dans le même buréau que les acheteurs avec lesquels il doit avoir des rapports fréquents.

C’est à l'employé chargé de vérifier les factures qu’il incombe de leur appliquer. les réductions provenant des pénalités, frais de réparation, frais de transport indûment déboursés, ete.

IT a du être prévenu de tout cela par la correspondance échangée.

Les paiements des frais de transports et douanes doivent être ordonnancés par l'employé chargé de ces questions.

Is doivent toujours être communiqués à l'acheteur, afin qu'il sache s’il ne s’est pas trompé dans ses prévisions lorsqu'il a dû les évaluer pour comparer les offres, avant de passer commande.

Pour payer, il faut de l'argent disponible. 2

Mais, dans une maison bien organisée, l'argent doit travailler le plus possible, au moins dans 1 engagements à court terme, afin de laisser disponible juste ce qui Fe strictement nécessaire aux paiements. Pour cela, il faut les prévoir.

Cest encore un avantage du paiement à trente jours fin de mois de réception (voir page 30).

En ce qui concerne la prévision des paiements « au comptant », on ne peut qu’approcher la solution du problème. Une méthode fréquente qui consiste à se baser sur les paiements au comptant des mois précédents est insuffisante, car il suffit d’une grosse commande, payable partie à la commande ou à la livraison, pour fausser toutes les prévisions; la seule méthode pratique consiste à exiger des acheteurs qu’ils fournissent au service financier, à la fin de chaque mois, des prévisions pour les paiements au comptant des mois suivants. Ces prévisions doivent indiquer :

Le montant des paiements prévus « à la commande » ou « à la livraison ».

Le montant prévu des frais de transports ou de douane. Ce dernier travail est fastidieux, mais il paye.

Rôle de l'acheteur dans le contrôle et la surveillance des commandes. — L'acheteur, c'est-à-dire l'employé qui a étudié et passé une commande, paraît avoir peù de choses à faire dans tout ce que nous venons d'étudier. C’est tellement vrai que dans certaines maisons 1l se désintéresse à peu près complètement de la surveillance des commandes qu'il a passées, laissant ce soin à des employés subalternes qu'il se contente de réprimander vertement si la livraison tarde sans qu’on ait pu prévoir ce retard. :

Nous pensons qu'il a plus à faire. Nul mieux que lui n’est au courant de la nature et de la destination des marchandises qu'il a commandées, et nul mieux que lui n’est compétent pour renseigner leur.ordre d’urgence. Il est donc logique de lui laisser l’entière responsabilité de la surveillance des commandes.

Tous les services qui interviennent dans cette surveillance (transports, paiements, etc.) sont ses auxiliaires.

Il doit recevoir, en premier lieu, tout le courrier qui se rapporte aux commandes qu'il a passées. Après examen, il retient les lettres auxquelles il désire répondre lui-même, et transmet les pièces qui intéressent la compétence d'un autre service, auxquelles il peut joindre ses observations et ses instructions.

De temps en temps, il feuillette le recueil des commandes en cours, examine l’état de chacune d'elles, dicte les rappels nécessaires, demande des démarches sur place, saisit le service du contentieux des affaires qui menacent de devenir litigieuses, avise le

service des transports qu'une expédition faite depuis longtemps n'est pas arrivée, ete.

Ce travail de surveillance des commandes peut être pour l'acheteur fastidieux, ou au contraire très peu de choses, selon la manière dont on l'organise.

On peut employer pour cela des fiches, en particulier des fiches à noms visibles. On peut aussi employer des copies des commandes elles mêmes, directement tapées à la machine (voir exemple plus loin p. 109). Les fiches ont l'avantage d'être plus facilement maniables, mais elles ont l'inconvénient d'exiger un travail supplémentaire (la rédaction des fiches) et de permettre l'inscription d'un nombre de renseignements limité, en raison de leurs dimensions réduites.

Entre autres travaux, il faut pointer, sur ces fiches ou copies de commandes, les expéditions de marchandises, les arrivages, les paiements. Ce pointage peut être une véritable comptabilité, lorsqu'il s'agit des gros marchés. On peut, pour la tenir, faire aider l'acheteur par un secrétaire.