Fonds des Ecoles
Passif somme égale
Actif net au 31 décembre 1921 Actif net au 31 décembre 1920
Augmentation
Justification.
Amortissements d'emprunts
d) Remarques.
La comptabilité exposée brièvement ci-dessus contient deux degrés : le premier qui s’en tient strictement au système caméral, comprend la tenue du livre de caisse, du livre de rubriques et du livre des mandats; avec le journal et le grand livre, elle devient de la comptabilité double.
l) Ce poste est tiré du compte «Recettes et dépenses générales»; voir aussi le «Résumé» qui suit la «Récapitulation des dépenses générales», Tableau II.
2) C’est le solde ancien du compte «Recettes et dépenses générales».
Ces deux postes, provenant du même compte, sont indiqués séparément: 10 pour faire ressortir le résultat de l'exercice, 20 parce que, au moment de l'établissement des comptes, l’autorité compétente n’a pas encore pris de décision au sujet de ce résultat qui peut être attribué, en tout ou en partie, à un fonds spécial.
Le système intégral (à deux degrés) convient surtout aux localités de quelque importance.
Dans maintes petites communes, on ne peut exiger du caissier la connaissance de la comptabilité double; dans ce cas on pourra laisser de côté le journal et le grand livre et ne tenir que le livre de caisse à colonnes, le livre de rubriques avec situations mensuelles et éventuellement le livre des mandats.
Pour les exploitations en régie, si celles-ci sont peu importantes, par exemple le service des eaux ou de l'électricité dans un village, on n’aura qu'à leur ouvrir des chapitres spéciaux dans le livre de rubriques et le livre de caisse, comme c’est le cas, dans l'exemple que nous avons choisi, pour la commune de Peseux.
Dans les villes, les services industriels sont devenus des entreprises assez considérables, ayant une organisation autonome ainsi qu’un personnel distinct; la comptabilité la mieux appropriée est alors la comptabilité double. ‘
On verra au chapitre suivant comment la comptabilité double peut être adaptée aux entreprises des villes et des Etats.
Comme on a déjà pu s’en rendre compte, la comptabilité exposée ci-dessus est basée sur celle de la commune de Peseux (canton de Neuchâtel) où elle a été introduite par son administrateur Monsieur Derron et on peut dire qu'elle est le fruit de sa longue expérience dans les affaires communales. Nous y avons ajouté quelques modifications de détail; ainsi dans la commune de Peseux on n’emploie pas de livre de mandats; on outre le compte annuel n'indique pas dans une colonne spéciale la comparaison entre les chiffres des comptes et ceux du budget; il existe un livre de caisse pour chaque exercice budgétaire, de sorte que pendant la période complémentaire les opérations sont réparties sur deux livres de caisse suivant l'exercice qu’elles concernent; nous avons montré comment on peut éviter cet inconvénient et n'avoir jamais qu'un livre de caisse. Nous conseillons toutefois de s’en tenir à la pratique de Peseux (un livre de caisse pour chaque exercice). ,
Nous devons ajouter aussi que le livre de rubriques à situations mensuelles a été en usage à La Chaux-de-Fonds plusieurs
années avant d'être introduit à Peseux. Nous avons signalé également la comptabilité de la ville de Freiberg i. S. où ce livre de rubriques à situations mensuelles est employé; nous l'avons appelé livre des extraits mensuels. À Freiberg comme à La Chauxde-Fonds, le livre de caisse n’est pas à colonnes et les opérations sont classées dans un premier livre de rubriques conforme à celui de la comptabilité camérale ancienne, où les rubriques sont additionnées chaque mois et les totaux reportés au deuxième livre de rubriques qui est appelé «Monatsauszugs-Buch» à Freiberg et «Livre des tableaux synoptiques» à La Chaux-de-Fonds.
Le système en usage à Freiberg et à La Chaux-de-Fonds a sur celui de Peseux l'avantage de donner pour chaque poste du budget le détail complet des opérations (au livre de rubriques). Par contre, il exige un travail plus considérable, par suite du report du livre de caisse au livre de rubriques.
Dès lors, l’organisation rationnelle de toute entreprise exigeant un maximum de rendement avec un minimum de travail et de frais, il est tout naturel de rechercher les moyens d'éviter ce travail long et fastidieux que constitue ce report, d'autant plus que celui-ci est souvent une source d'erreurs.
Ce report peut être fait automatiquement sans travail supplémentaire, et cela de deux manières:
a) À la main.
Le livre de rubriques est remplacé par des fiches dont Îles colonnes coïncident exactement avec celles du livre de caisse lorsque ces feuilles sont placées l’une sur l’autre.
Le livre de caisse contient une colonne de dates, une colonne pour le libellé des opérations, une colonne de sommes pour les recettes et une pour les dépenses, ainsi que des colonnes pour l'inscription du numéro des pièces justificatives, du numéro de la rubrique du budget, et du numéro de la fiche de rubriques. Le livre de caisse peut être remplacé par des feuilles de caisse.
Pour passer une écriture, on place la fiche de rubriques et la feuille du livre de caisse l’une sur l’autre, en faisant coïncider la première ligne libre de chacurie de ces deux feuilles. On écrit au moyen d'une plume dure et l'écriture est reportée sur la deuxième
feuille par décalque au papier carbone. Il existe divers types d'appareils permettant ce report automatique.
Les fiches de rubriques sont classées dans un fichier par ordre numérique, à portée de la main du comptable.
Ce procédé a été introduit ces derniers temps dans un certain nombre d’entreprises privées; comme on le voit ci-dessus, il trouve aussi son application en comptabilité publique.
b) À la machine.
Le livre de -caisse et les fiches de rubriques sont les mêmes que dans le procédé à la main. On écrit avec la machine-comptable sur la fiche de rubriques, et l'écriture est reportée automatiquement sur le livre de caisse à l’aide de papier carbone. La machine-comptable écrit à plat, c.-à-d. que les caractères viennent frapper de haut en bas la feuille qui repose sur un plateau supportant la machine. Cette disposition permet d'introduire les fiches de la manière la plus commode. Le clavier est le même que celui des autres machines à écrire. Elle se meut de gauche à droite et inversement, d'avant en arrière et vice-versa au gré du comptable. Elle est munie d’un tabulateur décimal. L'espace entre les lignes d'écriture peut être réglé à volonté.
Tout en écrivant, la machine calcule; elle peut additionner verticalement plusieurs colonnes; elle additionne ou soustrait horizontalement et indique les soldes, le tout automatiquement.
Quel que soit le moyen employé (à la main ou à la machine), les reports se font automatiquement et les fiches de rubriques sont constamment à jour. Par le procédé décrit sous litt. b, le livre de rubriques à situations mensuelles peut être tenu également à la machine qui donne instantanément les totaux; il en résulte une très grande sûreté dans les opérations et une économie considérable de temps.
La machine-comptable est très appréciée aux Etats-Unis où elle a donné lieu à la nouvelle méthode connue sous le nom de «Penless Bookkeeping» Elle est employée également en Europe dans un certain nombre d'entreprises, et son usage se répand de plus en plus. Elle est susceptible de rendre des services très appréciables aussi en comptabilité publique.
e) Le rôle du compte «Mouvements des capitaux» dans une comptabilité de Commune.
À. Pendant l'exercice. Le grand livre n’est pas autre chose que la réunion des 13 chapitres de Recettes courantes et des 13 chapitres de Dépenses courantes qui servent à la classification de toutes les recettes et de toutes les dépenses de la Commune. Sont classées dans ces 26 chapitres uniquement les sommes qui n’exercent aucune influence sur la fortune communale. Mais on rencontre dans le livre de caisse certains postes qui signifient soit une augmentation de l'actif, soit une diminution du passif, ou encore une diminution de l'actif et une augmentation du passif. Il est commode d’avoir tous ces postes réunis en un seul chapitre qui porte le N° 14 et qui est intitulé Receftes de capitaux et Dépenses de capitaux. Cette terminologie n’est pas très heureuse, car ici une recette représente une diminution de fortune, et une dépense une augmentation de fortune. Ces termes seraient avantageusement remplacés par les titres: diminutions de fortune et augmentations de fortune. Bien des confusions seraient ainsi évitées.
Les postes de recettes représentent donc au chapitre 14 une diminution du patrimoine communal; la cause peut en être:
