Préliminaires et principes généraux d’une organisation
rationnelle 1
Les articles de vente. — Les coopératives de consommation sont de beaucoup les plus répandues dans notre pays. Elles répondent au surplus à des besoins immédiats et urgents, si l’on envisage spécialement les conditions de vie de la classe ouvrière. A cet égard, leur activité est illimitée, et il n’est guère d’article de consommation ou d’usage courant qui ne puisse faire l’objet de transactions commerciales au sein des coopératives.
Certaines d’entre elles se sont spécialisées dans la vente de quelques articles. Les plus répandues sont celles qui s’occupent de la vente d’épiceries de toutes espèces, avec tous les articles qui se rattachent habituellement à ce genre de négoce.
D’autres vendent des tissus, s’occupent de confections pour hommes, femmes et enfants. D’autres encore sont érigées en boulangeries ; d’autres, enfin, véritables officines pharmaceutiques, vendent tous les produits délivrés dans les pharmacies.
Mais les coopératives de beaucoup les plus répandues sont celles qui, à l’instar des maisons du Peuple, embrassent, dans leurs opérations, la vente de la plupart des articles ou objets usuels de consommation et autres : épiceries et autres produits de l’alimentation, tissus, vêtements, confections, chaussures, lingeries, merceries, bonneteries, chapelleries, ameublement, outils, jouets, papeteries, quincailleries, articles de luxe à bon marché, etc., etc.
On conçoit que la création et la gestion d’entreprises de ce genre comportent des difficultés très grandes et il est à recommander aux promoteurs de coopératives d’user de prudence, surtout au début, en limitant l’exploitation à la vente des articles ou objets les plus susceptibles d’assurer le succès.
Il sera toujours aisé, dans la suite, de donner aux affaires l’extension que comportent les circonstances, surtout si la coopérative est prospère et édifiée définitivement sur des bases solides et durables.
*071 consultera utilement ici l'intéressante monographie de M. Seryvy : Comment on fonde , on administre et on fait prospérer une coopérative . Volksdrukkcrij, Gand, 1903.
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Fondation d’une coopérative. — La création et la gestion d’une coopérative est rattachée à certaines conditions qu’il est indispensable d’observer, si l’on veut engager l’œuvre dans la, voie du Succès.
Elles doivent préoccuper ceux qui veulent mettre celle-ci à l’abri, non seulement des risques auxquels sont exposées les entreprises commerciales à leurs débuts et quelles qu’elles soient, mais des inconvénients inhérents à l’inobservation de la loi qui règle la constitution et l’administration des sociétés coopératives.
Ces conditions portent sur :
i° L’opportunité de la création d’une coopérative dans un endroit déterminé ;
2° Le rôle à jouer par le comité provisoire initiateur de l’œuvre ;
3° La constitution du capital initial ;
4° Les diverses questions à régler lors de la fondation définitive de la coopérative : acte constitutif, adoption des statuts, formalités légales à remplir, choix du conseil et des commissaires ;
5° L’administration proprement dite ;
6° Une comptabilité rationnelle.
Nous allons passer successivement en revue ces divers points, également importants, pour apporter aux coopératives de consommation leur maximum de chances de prospérité.
Opportunité de la création d’une coopérative. — Une question importante entre toutes que doivent se poser tous ceux qui désirent voir naître une coopérative dans une localité ou une région déterminées, consiste à savoir s’il y a lieu réellement de fonder l’œuvre nouvelle. Une prudence extrême doit être de règle ici. 11 importe de bien rechercher si la commune ou la région ont une importance ethnique suffisante, si l’élément ouvrier y est suffisamment nombreux, si la situation locale, au point de vue commercial, est favorable, s’il existe aussi quelques chances de réunir un nombre d’adhérents suffisant pour rendre la coopérative passible et viable. Le choix des articles à faire vendre par la société à créer est non moins important. Les articles de consommation courante, obligée, sont ceux évidemment qui seront adoptés avant tous autres, ceux aussi qui ne font pas l’objet déjà de transactions dans des maisons de commerce locales. Une enquête discrète faite par les promoteurs de la coopérative à constituer, notamment en interrogeant les habitants de la localité, fournira des éléments d’appréciation utiles et dont il importe de s’inspirer.
Les circonstances de l’enquête étant favorables, il y a lieu de constituer un comité provisoire, de préférence formé de sept personnes au moins.
Du rôle du comité provisoire . — Les sept membres unis en comité provisoire doivent autant que possible être bien choisis, tant au point de vue de leur capacité que de leur honorabilité.
Des réunions ont lieu fréquemment. Nous tenons ici pour établi qu’il est désirable de créer une coopérative pour la vente de certains articles déterminés d’une manière générale. Le comité provisoire étudiera la question des statuts, de la propagande à organiser de suite pour trouver des adhérents. Il éditera des circulaires, fera apposer des affiches, fera agir chacun de ses membres auprès de ses parents et amis.
Il cherchera une maison, bien située, susceptible d’agrandissement, de préférence avec annexes pouvant servir de magasins, d’un prix imodique et, si possible, avec option d’achat.
Il se préoccupera de trouver un gérant, consciencieux, honnête et au courant du commerce.
Il s’abouchera avec des fournisseurs éventuels, s'enquerra des prix des marchandises dans diverses maisons, et arrêtera son choix à celles qui accorderaient les conditions les plus avantageuses quant aux prix et à la qualité des produits.
Il envisagera la question du matériel, du recrutement du personnel, de Tâchât des premières marchandises et de leur paiement, de l’organisation des magasins, des dépôts et de tout ce qui est de nature à rendre les affaires rapidement prospères.
Un bilan provisoire étant dressé, comportant, d’une part, le total des dépenses, d’autre part, les bénéfices éventuels, envisagés au plus bas, il importe de songer à réunir le capital minimum nécessaire.
Capital. — Quelle somme convient-il de réunir pour assurer la mise en marche de l’entreprise ? Tout dépend évidemment de l’ampleur que Ton veut donner à celle-ci, des circonstances locales, notamment au point de vue du prix des loyers, des traitements habituels des employés de maisons de commerce, etc. M. Serwy, directeur de l’Office des coopératives socialistes, estime que le capital initial nécessaire varie de 1,200 à 1,800 francs dans les villages (loyer, mobilier, matériel, registres, aménagement, frais de propagande, marchandises à 30 jours).
Le comité provisoire fixe le montant des parts sociales. Celui-ci peut varier de 2 à 100 francs.
L’Office coopératif socialiste propose toujours 25 francs.
Les adhérents pourront se libérer de leur part par versements hebdomadaires ou mensuels et même ultérieurement par des retenues sur les bénéfices.
Les premiers membres inscrits s’efforceront donc d’accumuler
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rapidement ces versements jusqu’à concurrence de la somme nécessaire et d’amener de nombreux adhérents. Le comité provisoire, entre-temps, fonctionne et prépare la mise en marche de l’entreprise. Si la formation du capital initial comporte une durée trop longue, rien n’empêche les promoteurs de l’œuvre de faire appel, à des personnalités fortunées connues pour leurs sentiments démocratiques, pour l’obtention d’un prêt, à des conditions d’intérêt et de remboursement avantageuses et même de faire appel aux souscripteurs, que rien ne devrait empêcher de confier leurs épargnes à la société à 3 ou 4 p. c.
Constitution définitive de la coopérative. — Lorsque les diverses opérations préliminaires sont réalisées et qu’il apparaît que la propagande a été suffisamment active, il y a lieu de constituer définitivement la société nouvelle.
Le comité provisoire provoque une réunion à laquelle sont invités tous ceux qui seraient susceptibles de devenir coopérateurs. Un conférencier expose la nécessité, les avantages et le fonctionnement de l’œuvre. Les adhésions peuvent être reçues après la réunion, pour s’ajouter à celles déjà parvenues au comité provisoire.
Durant les quinze jours qui suivent, la propagande en vue du recrutement doit se faire particulièrement active et, entretemps, le comité doit pouvoir recueillir de nouvelles recrues. Une assemblée définitive, officielle, consacrée à la constitution de la coopérative a lieu, à laquelle sont invités uniquement les inscrits.
Le comité provisoire propose un modèle de statuts 1 qui, après discussion article par article, est voté.
Il est procédé, ensuite, au choix des membres du conseil d’administration et des commissaires. L’assemblée se prononce au sujet des diverses mesures étudiées et proposées par le comité provisoire, relatives au genre de commerce que fera la coopérative, son local, le choix du gérant et diverses autres mesures d’exécution urgente.
Il importe, pour être en règle vis-à-vis de la loi, que le quart au moins du capital souscrit soit versé dès la séance de constitution de la société. Puis, il y a lieu de faire procéder à la légalisation des statuts.
L’acte constitutif, fait sous seing privé, ne doit porter que la signature des parties intéressées. Il doit être enregistré dans la quinzaine, c’est-à-dire déposé en original sur timbre et en copie sur papier libre, au greffe du tribunal de commerce. Une somme suffisante, généralement 5 francs, doit être versée, pour frais de publication et de dépôt, entre les mains du greffier. Dans les dix
1Voir modèle plus loin, pages 529 et suivantes.
jours qui suivent, les statuts seront publiés au Moniteur, sous forme d’annexes qui, dans les trois jours de leur publication, seront adressées aux cours des greffes et des tribunaux. Ici, elles sont réunies en un recueil spécial (actes de sociétés), dont le public est appelé à prendre connaissance gratuitement. On peut obtenir, moyennant paiement de 25 centimes, des exemplaires de ces actes imprimés, en s’adressant à la direction du Moniteur belge , rue de Louvain, à Bruxelles.
L’un des originaux doit rester dans les archives de la société et le second doit être déposé au greffe du tribunal de commerce, après avoir été enregistré sans frais. Ce double de l’acte doit, lors de son dépôt au greffe, être accompagné d’une copie sur papier libre, portant mention exacte des signatures et certifié conforme par le fondateur, ou par les administrateurs, s’ils ont été nommés provisoirement dans les statuts.
La publication ne sort ses effets que le cinquième jour après la date de l’insertion au Moniteur .
Le rôle des administrateurs et des commissaires, au point de (vue légal, comme d’ailleurs l’étendue de leur responsabilité, ont été étudiés dans le commentaire de la loi de 1873 sur les sociétés coopératives. Il en est de même du gérant. Il est utile que le conseil trouve dès la première heure un gérant capable autant qu’honnête, avec lequel il passe un contrat en règle, dont modèle est donné! plus loin.
Nous reproduisons au surplus également des statuts -types et des modèles de parts sociales.
La société étant constituée régulièrement, il importe de se préoccuper de son administration.
Administration. — Le conseil signe un bail avec le propriétaire de l’immeuble iqui servira aux magasins de la, coopérative ; il tâchera d’obtenir une option d’achat.
Il se préoccupera de l’aménagement au point de vue du mobilier et du matériel. M. Serwy conseille, dans sa monographie1 sur les coopératives, de faire les acquisitions suivantes, lorsqu’il s’agit de vente d’épiceries et autres denrées alimentaires :
a) Comptoirs, rayons, échelle, bancs, chaises, buffet vitré, pupitre, coffre-fort ;
b) Bascule (200 kg.), balance Roberval (15 kg.), poids en Cuivre (500, 200, 100, 50, 20, 10, 5, 2 gr.) ; poids en fonte (20 kg., 10 kg., 5 kg. (2), 2 kg. (2), 1 kg., V* kg.) ; mesures en étain (2, 1, y2, 2/io, Vio b) ; mesures en fer-blanc (2 et 1 1.) pour
1 Comment on fonde, on administre et on fait prospérer une coopérative, par V. Serwy. Volksdrukkerij, Gand 1903.
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vinaigre et pétrole ; épuisettes en bois pour sel, savon ; épuisettes en métal pour épices et épiceries ;
c) Sachets en papier rectangulaires et triangulaires : 5, 2, 1, V2, 1U, 7s kg. (50 kg.) ; papier à casser (2 kg.) ; papier brun
(2 kg.) ;
d) Timbre avec la firme sociale.
Le matériel est peu différent lorsqu’il s’agit de la vente d’autres articles ou d’autres produits. Il est facile d’éliminer ce qui n’est pas utile pour d’autres négoces, on s’inspirera des circonstances ; ici, au surplus, le gérant, que l’on choisit de préférence parmi les personnes initiées au genre de commerce admis par la coopérative, sera un guide sûr pour tout ce qui: est relatif à l’aménagement.
Le conseil aura à s’occuper du recrutement du personnel qui doit être le moins nombreux possible au début.
Puis il procédera aux premiers achats, de préférence par petites quantités et plus spécialement de marchandises de vente courante.
Partout doit régner l’ordre et la propreté. Il importe d’exercer une surveillance sévère mais bienveillante sur le personnel, dont il faut exiger une grande politesse et beaucoup de prévenance à l’égard des clients aussi bien que des coopérateurs.
Le conseil fixe également les prix de vente, avec des bénéfices qui doivent différer avec les articles et varier entre 5 et 35 p. c. Ici il y a lieu de tenir compte du prix d’achat, des frais généraux, du prix de vente des concurrents et d’autres circonstances locales.
Sur certains articles, dits de réclame, la coopérative gagnera peu ou même rien, sur d’autres elle prélève des bénéfices plus conséquents.
Rien ne doit être négligé par le conseil pour étendre les opérations de la société et tous les coopérateurs doivent s’efforcer de l’aider dans sa tâche, notamment en amenant sans cesse de nouveaux adhérents ou tout au moins des clients.
Le conseil surveille enfin la caisse ou tout au moins la contrôle. Il organise la comptabilité, dresse le bilan, l’inventaire et fait rapport annuellement à l’assemblée générale.
Le plus souvent, il délègue, pour tout ce qui est relatif à sa part de gestion journalière de la coopérative, un de ses membres. L’administrateur-délégué doit être rémunéré convenablement ; il est désirable qu’il soit choisi de préférence parmi ceux des membres qui possèdent les connaissances les plus complètes au point de vue de l’exploitation commerciale adoptée par la coopérative.
Les commissaires contrôlent les écritures et les opérations de la société. Rien ne doit être négligé pour faciliter leur mission. Ils surveillent notamment le livre de dépenses et de recettes, les pièces
comptables, la comptabilité journalière, la caisse, etc. Ils doivent agir avec tact et ponctualité.
Le rôle du gérant. — Le gérant ou magasinier, dont le rôle est particulièrement important au point de vue de la marche des affaires, et qui est habituellement choisi par le conseil, doit posséder toutes les qualités du commerçant qui aurait à diriger une entreprise personnelle. Il habite au siège de la coopérative et c’est lui qui prend contact avec la clientèle ; c’est dire qu’il doit mettre tout en œuvre pour satisfaire celle-ci à tous égards.
Son traitement est généralement fixé de 1,000 à 3,000 francs, avec pourcentage sur le chiffre d’affaires ; par contre, les coopératives exigent le plus souvent de lui une caution d’un import variable.
Il veille à ce que l’ordre et la propreté régnent dans le magasin et s’efforce de rendre les frais généraux, éclairage, chauffage et entretien, le moins onéreux possible pour la société dont il gère les intérêts. Il est indispensable aussi qu’il tienne une comptabilité personnelle bien en règle, pour ne pas être exposé à devoir indemniser la société pour pertes ou dommages encourus sous sa responsabilité. Il doit notamment tenir : i° un livre d’entrée des marchandises ; 2° un livre de sortie des marchandises ou journalier ; 30 un livre de caisse ; 40 un livre d’entrée et de retour des vidanges. Mais le conseil peut décider que ce travail de comptabilité sera réparti entre ses divers membres et, dans ce cas, le gérant n’est plus chargé que de tenir à jour le livre dit du magasinier.
Il signe, comme nous verrons, après contrôle, la facture des marchandises reçues.
Les prix de vente, affichés sur toutes les marchandises, sont établis, ainsi que nous avons vu, par le conseil.
La comptabilité1. — Tout comme les sociétés commerciales, les sociétés coopératives doivent entretenir une comptabilité en règle. Une comptabilité rationnelle, régulière, tenue à jour, constitue un des éléments primordiaux du succès. Elle est indispensable non seulement en raison du nombre des exploitants associés ayant pris intérêt dans les opérations contractées par la coopérative, mais elle permet de se rendre compte de la marche exacte des affaires et, au regard de la loi, elle représente pour la société un avantage considérable en cas de désaccord, de conflit avec des tiers.
La loi requiert, au surplus, de la part des administrateurs de
1 Les bases de la comptabilité que nous proposons ici sont celles recommandées par l’Office coopératif d’Anvers. Nous estimons, au surplus, que les promoteurs de coopératives nouvelles feront toujours bien de consulter un expert-comptable au début de l'entreprise.
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sociétés coopératives divers livres comptables. Nous nous occuperons ainsi :
i° Des livres exigés par la loi ;
2° Des livres d’exploitation commerciale non exigés légalement, mais d’un usage indispensable.
Livres exigés par la loi. Ceux-ci sont, outre le copie-lettres, au nombre de trois : i° le livre des associés ; 2° le livre des inventaires ; 30 le livre-journal.
Ces trois livres doivent être visés, cotés et parafés.
En première page de chacun d’eux, il y a lieu de faire figurer la formule suivante : « Le présent registre, qui sert de . . . (livre des associés, des inventaires ou livre-journal) à la Coopérative X (raison sociale), à Y... (siège social), contient x... pages (nombre de pages écrit en toutes lettres), dont celle-ci est la première, a été parafé par le président du tribunal de ... »
En dernière page, mettre la même formule : « dont celle-ci est la dernière ».
Livre d’associés . Sur ce registre doivent figurer en tête les statuts. (On peut apposer ici les statuts parus au Moniteur .)
Les noms et prénoms des associés y sont inscrits par ordre alphabétique ; il est utile d’adopter par conséquent un modèle de registre portant les vingt -cinq lettres alphabétiques en bordure.
En regard des noms et prénoms, il y a lieu d’inscrire le domicile exact, le nombre de parts souscrites et les sommes versées, la date de l’admission, enfin la signature des associés.
Sur une deuxième feuille figurent les démissions : dates des sommes versées et total de ces sommes, dates des démissions avec signatures, dates des sommes remboursées et signatures pour acquit. (Voir modèle plus loin.)
Livre des inventaires . L’inventaire comporte une mise au point exacte de l’avoir total de la société : marchandises évaluées au prix net d’achat, mobilier, matériel, vidanges, emballages, avoir en espèces, effets.
Dans l’évaluation de ces divers articles, il faut tenir compte du fait que le matériel est usé, que certaines marchandises sont avariées. (Voir modèle plus loin.)
Grand-livre journal. La tenue du grand-livre- journal apparaîtra d’une compréhension plus facile lorsque l’on aura pris connaissance de la tenue du journal de caisse.
Copie-lettres et divers. Il est indispensable de tenir à jour les copies des lettres relatives aux diverses opérations de la société. Il est utile aussi de les répertorier.
En outre, il faut conserver toutes les lettres et correspondances de toutes espèces reçues au siège de l’entreprise, les placer, dans un
classeur, dans l’ordre chronologique et les numéroter. Il doit en être de même des factures.
Un livre de procès-verbaux sera tenu régulièrement pour enregistrer les délibérations et décisions du conseil et des assemblées générales.
Les coopératives feront bien aussi d’acquérir des classeurs modernes, une presse à copier, des carnets de reçus à souches. Un bureau américain, des meubles classeurs, un pupitre compléteront l’installation lorsque les ressources de la société le permettront.
Livres d'exploitation commerciale non exigés légalement . Ces livres sont représentés par : i° un journal de caisse ; 2° un livre d’entrées et de sorties ; 30 un livre de vente du magasin ; 40 un grand-livre des comptes particuliers ; 50 un livre du magasinier.
Journal de caisse. Sur ce journal figure le relevé des recettes et des dépenses. Il faut avoir bien soin d’additionner chaque page, indiquer le solde au bas de chacune d’elles et l’indiquer en report à la page suivante.
Aux recettes figurent notamment : a) le capital ; b) les marchandises ; c) les dépôts ; d) divers. Aux dépenses : a) les marchandises classées par variétés ; b) les frais généraux : loyer, contributions, eau, gaz, patente, salaires, etc. ; c) les frais d’exploitation par service ; d) les associés ; e) les dépôts ; f) le matériel ; g) le mobilier, etc. (Voir modèle plus loin.)
Livre d’entrées et de sorties. La tenue de ce livre est des plus faciles. A gauche de la page on inscrit la facture au prix d’achat ; à droite, la facture du prix de vente.
On additionne, au bas de chaque page, le total des factures des entrées et celui des sorties et on fait les reports. On peut donc relever à vue le bénéfice réalisé par différence et il est recommandé de l’évaluer sur chaque page au pourcentage. Il est aisé de cette manière de se rendre compte, à un moment donné, si les prix de vente sont établis avec un bénéfice suffisant relativement aux prix d’achat augmentés des frais généraux.
M. Serwy, dans son intéressante monographie, conseille de faire signer les factures d’entrée ou leur double (sans indication de prix d’achat) ou leur double avec prix de vente. (Voir modèle plus loin.)
Livre de vente du magasin. Les ventes doivent être consignées. Les machines dites enregistreuses semblent les plus recommandables pour assurer cette comptabilité, mais leur prix est élevé. L’Office coopératif socialiste recommande l’usage du livre de magasin à décalque, comprenant quelques factures par page, avec des colonnes particulières aux divers genres d’articles vendus. On trouvera un modèle reproduit plus loin.
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Grand-livre des comptes particuliers . Mettre le débit à la page de gauche, le crédit à la page de droite. (Voir modèle.)
Livre du magasinier . Ici le magasinier inscrit, jour par jour, au débit toutes les valeurs qui lui sont remises ; au crédit, toutes les sommes versées au trésorier et provenant des ventes.
Dans la colonne réservée aux signatures, le trésorier signe en regard des versements qu’il a perçus, le magasinier à côté des sommes représentant les marchandises qui lui ont été remises. (Voir modèle.)
Répartition du travail de la comptabilité . — On conçoit que la comptabilité des coopératives étant, somme toute, assez complexe, il importe d’en assurer la tenue régulière et sincère par une îépartition équitable du travail.
Dans les coopératives socialistes, la direction fédérale propose de procéder ainsi :
L’administrateur-délégué ou le secrétaire ou encore les deux ensemble s’occupent : i° du classement des factures et de la correspondance ; 2° des livres d’entrées et de sorties ; 30 du copie-lettres et des livres de procès-verbaux ; 40 du contrôle du livre de caisse ; 5° du livre de vidanges.
Le trésorier : i° du livre de caisse ; 20 du livre d’associés ; 30 du contrôle du livre du magasin.
Le magasinier : du livre du magasin.
Le comptable : i° du grand-livre journal ; 20 du livre des comptes particuliers ; 30 du livre des inventaires.
