PAYABLES
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« La colonne intitulée Jour de paymerU est celle qui précise le monvement opéré, dans chaque jour, pour les encaissements ; d*une part, e*est par la date fixe portée à cette colonne qu'on relève correctement les encaissements de la journée ; d'autre part, c'est par les blancs qui restent encore i cette colonne qu'on rencontre, le soir, les efTets restés aux mains du caissier.
(( Les jours chargés, tels que les 15 et fin de mois, les effets I encaisser esframuroSf sont remis à l'huissier du Comptoir, qui doit en rendre compte ayant la fermeture de la caisse.
(( Deux et trois jours a^ant les grosses échéances, on s'assure si tons les effets qni sont à encaisser sont bien sur Nancy, afin que, sll s'en troufait sur d'autres places, on pût encore les faire présenter à temps.
(( La Yeille des échéances des 5, 10, 15, 20, 25 et fin de mois, on transforme es effets en souffrance tous les effets restés impayés, moins les quelques-uns d'entre eux qu'on juge encore susceptibles de payement ; ceux-ci sont copiés une nouvelle fois au cahier d'encaissements, sur lequel l'ordre des numéros se renouvelle tous les cinq jours.
« Tons les effets de commercOi etpartienlièrement ceux qni alimentent les rapports entre les banquiers recauvreurs, sont indiqués sans frais ou aeec protêt ; les eoeaissements sur Nancy, qui restent en souffrance, sont donc sujets à deux régularisaitoss distinctes, selon qu'ils appartiennent à Tune on à l'autre de ces classes.
<( Pour les premiers, nous accordons également quatre jonn de grflee; puis le jour fatal arrivé, voici comment nous les exécutons : on suppose que ces effets sont encaissés ; en conséquence on inscrit à la colonne dite Jour de payement la date de ee joor fatal ; mais, pour détruire ce débit fictif, an livre de caisse, on porte innédialeaDent au crédit de ce livre une somme semblable*
<( Surmontés d'une fiche de retour sur laquelle on inscrit les montants, plus lei ports de lettres à récupérer, ces effets caducs rentrent conune les effets neub, c'està-dire que la caisse est créditée par le débit de portefeuille du montant totale porté à la fiche, vu que déjà, lorsqu'on avait posé la fiche, la caisse avait été débitée, par le crédit de frais généraux, de fr. 0.25 cent, pour le port de lettres à récupérer sor chacun d'eux.
« Incontinent donc après leur sortie du portefeuille, ces sortes d'effets y rentreot; mais ainsi transformés, t^ désormais bien reconnaissables par la cartouche jaune dont ils sont marqués *, ils sont copiés péle-méle avec les effets de la fournée en train; leurs nouveaux numéros, le matricule et le divisionnaire, posent sur la fiche; - ie dernier de ces numéros appartient naturellement à l'orde des effets en souffrance.
<( Pour les seconds, ceux indiqués avec protêt, ils sont remis, dans le relevé àa
* Ces effets déflorés» les Anglais disent déshonorés, sont surmontés d*ane fiche, iodiqoaat le nom du cé^^nt et la somme à récupérer, puis, ainsi qu'il a été dit, copiés de ooovvn B0U8 les numéros matricules et divisionnaires qui échoient aux toors de râle du moaieat. " Od exécute le même nécessaire pour lea impayés sur le dehors; mais & lenr occasîoo. ce n*est plus la caisse qne Ton crédite, mais bien le correspondant qoi fait les reloors ; cf crédit est naturellement amplifié des frais réclamés par ee correspondant; —quant à bo$ propres déboursés, ils fournissent la matière d'une écriture à la main courante. — On s quelques francs et centimes, auxquels se réduisent nos déboursés; étant ajoutés snxeai»' taux inscrits, par catégorie de comptes, k ce premier lirre, ils fournissent & celui-ci l'appoint complémentaire pour égaler, en somme totale, la somme totale des inscriptions de la joofiM« aux matricules.— On a rendu le contrôle plus complet encore, en mettant en relief s r& matricules les chiffres partiels de ces déboursés.
leodemala de laor échéance, à rhaisner, qui en est débité ; ces effeto, au sortir de cette exéctttjoiiy sont, comme les premiers, surmontés d*un bulletin de retour où figurent : la somme principale, le coût du protêt et le bénéfice à la retraite, pi)is achetés par caisse ; ee aui régularise en créditant ce compte par le débit de portefeuille du montant bmC du nouvel effet, et en débitant ce même compte de caisse : 1" par le crédit de rbnisaier, de la somme principale; 2« par le crédit d'Agios, du bénéfice de la retraite ieulementy le coût du protêt se réglant en espèces.
tt Ces divers nécessaires se font entièrement par caisse, vu que, d*après l'ordre établi au comptoir, c'est au département de la caisse que d»it s'achever et se parachever rencaîaaement des effets sur place. — Chaque soir, on livre au caissier les échéances du lendemain, et celui-ci doit compte final des remises qui lui ont été faites, pendant chaque période de cinq jours.
c Noua ne tenons compte qu'après avis de rentrée du produit d'un encaissement dont on nous charge à la commission; or, il arrive de deux choses l'une, ou que cet effet est acquitté, ou qu'il revient impayé.
(( Dana le premier cas, et bien entendu que ce cas n'échoit pour nous que lorsque ravis de payement nous arrive par voie certaine, nous vidons nos mains en créditant la caisse par le débit et pour solde de la personne qui avait été précédemment créditée i noa livres, puis en débitant la caisse par le crédit d'Agios des frais d'encaisseotent que nous retenons par nos mains.
« Dans le second cas, cette sorte de valeur ayant subi le nécessaire conunun à toutes les remises qui nous parviennent par correspondance, elle est mise sous la forme d'un effet en souffrance et, à cet état, tombe dans les encaissemenU du jour; mais le caissier qui, en lâchant le titre, ne récupère que les frais, a produit un vide dans sa caisse; il comble tout aussitôt ce vide en débitant du principal de l'effet la personne qui l'avait remis.
« Bons de Caisse. — La caisse est débitée par le crédit des bons de caisse des bons que nous créons ; l'écriture mentionne le numéro du Bon et le nom du béné* ficiaire.
tt On crédite la caisse : 1* par le débit des bons de caisse, du montant des bons remboursés, en indiquant le numéro du bon et le nom de la personne à qui on paye, quand cette personne n'est pas le titulaire ; 2* par le débit d'Agios, des intérêts payés sur ce bon, avec cette mention : Intérêts sur le boa de caisse n*... pendant... jours à... «/o.
a On bétonne à l'instant le bon remboursé, sur lequel on inscrit la date du remboursement et le montant des intérêts payés, après quoi on l'enfile aux pièces de caisse du mois.
0 Par rares circonstances, des porteurs de bons de caisse réclament un k-compte ; dans ce cas, on débite le titulaire du bon, par opérations suspensives, de la somme avancée, qu'on inscrit visiblement sur le bon de caisse (au recto et non au verso), et lors du remboursement de ce bon, on fait disparaître ce débit ; — pour ces sortes de mouvements, il est réservé une place diatincte au livre des opérations suspensives.
tt Nos mandats,-^ Lorsque nous créons des mandats, soit sur Paris, soit sur la province, et qu'on nous en remet le montant en espèces, on débite la caisse par le crédit de Mandats de l'importance de ceux fournis, eu mentionnant le numéro d'ordre et le nom du bénéficiaire.
tt S'il y a commission, on en débite la caisse par le crédit d'Agios, avec cette nwnlioa : Notre commission sur tel nuindat.
u II ne peut y avoir d'écriture au crédit de la cuisse, relativement aux mandats,
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qu*aaUnt qu*on les annulerait ; cet accident ne peut se produire que dans rinterralié compris entre la formation d'un mandat et son acquittement ; auquel cas, et lor^foe nous en remboursons le montant, on crédite la caisse par le débit du mandat, si l'am n*e8t pas donné, et par le débit du correspondant sur lequel on a fbomi, quand déjà celui-ci a été crédité.
a Opérationt mspentives. — Ce compte, qui est ouT«rt an Josrnal Grand-Litre^ sous la dénomination de débiteurs et créaneiert divers, est établi spécialement pair les opérations faites avec d^aulres que les Comptes Courants; eepeodant on y porte aussi certains mouvements fails avec ceux-ci, mais e*est aenlemenC dans la cas où eei mouvements sont exceptionnels des mouvements accoutumés.
« La caisse est débitée, par le crédit des personnes qui nous versent des fonds, es indiquant k la caisse : un tel (0. S.).
(( Elle est créditée, par leur débit, des payements que noua leur faisons, et Tiodicstion (0. S.) doit toujours être mise à la suite du nom propre.
« Agios, — La caisse est débitée, par le crédit d'Agios, des escomptes et c qui nous sont payés :
« 1" Sur les effets achetés par caisse ;
« 2* Sur les mandats que nous fournissons;
(( 3* Sur l'achat et la vente des billets de banque;
(( 4* Sur la vente des pièces d'or ;
a 5* Et sur quelques mouvements si rares, qu'il est inutile de les prévoir.
<( On crédite la caisse par le débit d'Agios :
(( 1» De l'escompte que nous payons sur les effets que nous négocions eontie ètm (circonstance qui se produit très-rarement);
(( 2* De l'intérêt payé sur nos bons de caisse ;
<( S** De l'Agio sur l'or que nous achetons ;
(c 4" Et de quelques autres petits déboursés sur des mouvements tout k ikit secidentels.
(( Chaque écriture, tant au débit qu'au crédit d'Agios, doit indiquer d'une maaière explicite l'opération qui y a donné lieu, attendu qu'il existe pour les Agios, eo»«« ^our tous let autres comptes générata, un livre auxiliaire : il est dit à ce propos que c'est dans l'établissement d'un livre auxiliaire pour chaque nature de comptes généraux que notre comptabilité puise en partie sa forcée
(( Frais généraux. — La caisse est débitée par le crédit des frais généraux :
<( 1* Des ports de lettres que nous récupérons ;
(( 2** De la passe de sacs que nous retenons sur nos envois d'espèces.
« Elle est créditée par le débit des frais généraux :
<( t* De toutes les dépenses de l'établissement, teilea que patentes et loyers, fourniturcs de bureau, chauffage, éclairage, contributions, confection de sncs, etc.;
(( 2* Des appointements des employés, qui se règlent par mois ;
(( 3" Des ports de lettre payés chaque jour aux facteurs.
« Les dépenses étant bien spécifiées à la caisse, ce compte, qui est eoUeetir, est facilement ventilé au petit Grand -Livre.
(( Compte de fonds, — Ce compte, également collectif, puisqu'il résume le capital, la réserve, le mobilier, les dividendes d'intérêt et de bénéfices, et enfia le foods
* Il y a ceci dA plus, c'est qae chaque livre régularlsateur a pour pendant bd lirrr Tfri* firatiMir.
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particulier ,da gérant, ne donne gaère lieu à des écritares que pour le dernier de ees objets ; selon donc que notre sieur H... fait un apport ou un prélevé d'espèces, la caisse est débitée ou créditée par le crédit ou le débit du compte personnel de notre dit sieur H...
« Le eomple Dividendes d'intérêts et de bénéflces a trois mouvements de caisse chaque année: un au 30 juin, lors du premier semestre d'intérêts dus aux actionnaires sur le capital réalisé; un autre le 31 décembre, pour le second semestre de ces intérêts, et le troisième lors de la répartition des bénéfices.
a On crédite donc la caisse, par le débit du compte dividendes d'intérêts et de bénélieesy de ees payements, en exprimant si c'est pour le l**" ou le 2* semestre d'intérêts, on pour la répartition du bénéfice.
a Conune ces payements traînent plusieurs semaines, on suivra pour leur régiilariaation la marcbe consacrée par une pratique de onze ans.
. a ÉwntiuilUés. — Les sommes, dignes du nom de capitaux, à porter k ce chapitre ne passent pas par la caisse, les unes, qui chargent le compte d'éventualités, résultant de faillites, les autres, qui Tallégent, étant le produit du contingent que fournit chaque année, au compte d'éventualités, le compte d'Agios.
(( Ce contingent s'apporte au moment de clore l'inventaire, alors qu'on connaît la somme totale des débits, par comptes et par effets; il a pour effectif la millième partie, soit 1 o/oo de cette somme totale.
<c Les menues écritures à passer, par Caisse, aux éventualités, sont causées, pour le débit, par les frais de procédure auxquels les méchantes affaires donnent lieu, et pour le crédit, par les dividendes en espèces reçues par les syndics.
(c Nota, Le livre des éventualités, qui a été créé autant pour aider par la mémoire que pour régulariser les écritures, remplit le premier de ces offices, au moyen d'une trèspetite attention, puisque cette attention se borne à laisser constamment en l'air la colonne du crédit ; on ne pose donc, en aucun temps, les additions à cette colonne créancière du livre, pas même aux époques d'inventaire. — C'est par ce moyen qu'on ouvre Yéritablement des comptes individuels à tous les débiteurs défaillants ou atermoyés, un espace de plusieurs lignes étant réservé à la colonne du crédit, en regard de chacune des sommes qui figurent à la colonne du débit, pour rentrer, par miettes et sottTent après des années, les quelques sauvetages qu'on échappe.
H hutfvetions générales sur a tenue de la cause. — Pour le Journal Grand- Livre, la Caisse, le Brouillard, les Mains Courantes et tous les livres qui le comporent, il y a un double jeu de livres, sous les n<** 1 et 2 : l'un sert aux lundi, mercredi et vendredi; et l'antre aux mardi, jeudi et samedi; le dimanche se confond avec le nndl.
« Chaque soir la caisse doit être vérifiée et arrêtée sur le livre qui aura servi aux opérations de la journée; le solde en caisse, au lieu de figurer à nouveau sur le même ivre, est porté sur celui qui doit fonctionner le lendemain.
(( La caisse ne se fait pas le dimanche : cependant comme il s'opère toujours quelques mouvements ce jour-Ift, on la vérifie le lundi matin avant de commencer la journée, mais sans l'arrêter.
a La caisse faite, s'il existe une erreur, on la recherche de la manière suivante :
c On pointe chaque poste de la caisse tant au débit qu'au crédit, avec les livres à souche des mandats, des bons de caisse, des reçus par nous donnés, et de ceux à nous remis ; on passe en revue le brouillard, les opérations suspensives et les pièces de caisse de la journée : on voit si les effets encaissés sont exactement portés au débit de la caisse, et, pour s'en assurer, on collalionne les effets non payés avec les lacunes
qui existent au cahier d'encaiâscment; on vérifie aussi l'addition de TAgeada de la caisse, etc., et si toutes les recherches sont vaines, on prend note de Terreur sur ud petit papier appelé la Caisse dans la Caisse, où Ton inscrit, en débit ou en crédit, la diUérencc qui existe, avec indication de la date précise.
(( A la fin du mois, les pièces de caisse sont mises en ordre et classées en lit&ses, aux sept objets qui suivent :
(( Les mandats et reçus des clients de la ville, — les mandats et reçus des clieoU du dehors, les mémoires, factures et notes acquittés, — les mandats annulés ou rembourses,— les bons de caisse remboursés et bàtonnés : ces bons toutefois ne sont portés aux archives qu'après avoir été opposés aux souches d'où ils dérivent, pour ces souches être empreintes de la mention de remboursement. — Les traites de coupes de bois, les billets à domicile et toutes autres pièces à renvoyer en même temps que les extraits des Comptes Courants. — Les pièces de nulle valeur et qui peuvent néanmoins servira des recherches.
(( On aura la plus grande attention de tenir distinctes au portefeuille les acceputions pour notre compte de celles pour autrui.
(( Les avis reçus d'encaissement d'effets, dont nous nous sommes chargés, pour n'en remettre le montant qu'après avis de rentrée, sont inscrits au livre d'opérations sospensives au fur et à mesure que parviennent ces avis.
(( On n'acquittera pas de mandats sans s'assurer que la note en avait été prise sor l'avis préalable qui a dû nous être fourni.
(( Livre de portefeuille. — Pour établir le débit qui se compose des effets entrés, on prend :
(( 10 La caisse, pour ceux achetés contre écus;
« 2o Le brouillard, pour ceux entrés par ce livre ;
(( 3^ Les mains courantes, pour ceux reçus des clients ayant compte ouvert à dos livres.
(( Il n'est fait qu'un seul poste pour tous les effets entrés par caisse : on indique seulement le nombre des effets et leur somme totale.
(( Les effets repris au brouillard et aux mains courantes sont inscrits, poste {lar poste, avec indication du nom de la personne qui les a fournis, et du tout de la reuiise eit somme et quantité.
(( Pour établir le crédit qui se compose des eflets sortis, on prend :
(( 1° La caisse, pour ceux encaissés ;
(( 2» Le brouillard, pour ceux sortis par ce livre ;
(( 3* Les décalques de nos lettres, pour ceux remis en compte.
r( Le mode à suivre pour passer les écritures du crédit est le même que celui qu qd vient d'indiquer pour le débit.
(( Les mouvements de la journée étant ainsi régularisés, on additionne le débit et le crédit des sommes et quantités de cette journée, puis on compare les chiffrer trouvés avec ceux de la feuille de préparation, ces derniers chiffres ayant déjà été rencontrés avec ceux produits par les additions des copies d'effets matricules et des A^'endas.
u Le relevé de la quinzaine se fait également en sommes et quantités, pour les totaux être comparés avec ceux de la récapitulation de quinzaine du Journal Grand- Livre.
(( Cette dernière opération se fait à l'aide d'un état sommaire des journées qui pose comme une sorte de répertoire aux dernières feuilles du livre de Portefeuille.
« LivHts uu BONS DE CAISSE. — Crédit. — Chaque matin, on reprend aux registres
Digitizéd by VjOOQIC
à sonebe les bons de caisse créés la veille, qu*on inscrit un à un sur celui des deux livres de bons de caisse» jaune ou blanc, auquel ces créations de la veille appartiennent.
(( Cette opération se contrôle par le débit d$ la caisse.
u Les livres de bons de caisse embrassent cinq colonnes, servant i mentionner la date de création, le n* matricule du registre à soucbe, la somme, le nom du créancier et la date du remboursement.
« Débit, — Le débit aux livres auxiliaires de bons de caisse, s'inscrit sur les dernières feuilles de ces livres ; il se résume en un seul article, qui embrasse tous les bons remboarsés dans la journée de la veille ; voici le sommaire de ce débit :
Mai 16. 8 bons, fr. 11,800 »
« CVst au crédit de la caisse qu'on puise les éléments du débit des bons de caisse.
« A celte dernière opération, se joint naturellement celle de faire la sortie des bons remboursés, ce qui s*exécute en remplissant, de la date, la place réservée aux livres pour cet effet.
u II ne peut exister d*équîvoque dans les numéros d'ordre des deux sortes de bons de caisse, les uns ayant une suite qui a commencé par 1, et les autres ayant débuté par 5,001.
« Quant à la colonne d'observations qui a été ménagée aux livres, elle n*a servi jusqu'ici qu'à prendre des notes sur les titres que nous délivrons au porteur, les bons de caisse du comptoir ne se faisant qu'à des conditions constantes et uniformes.
€ Le débit et le crédit des bons de caisse étant faits, en sommes et quantités, l'on en compare les chifires avec les sommes figurant à la feuille de la journée, et ces chiffres étant relevés sur un petit cahier, on les additionne par quinzaine, pour les totaux être encore opposés aux sommes qui figurent aux récapitulations de quinzaine et de mois du Journal Grand-Livre.
« yota. Les bons de caisse, le nom seul l'indique, ont, pour première étamine d'écriture, la caisse : quand donc la circonstance qui donne lieu i la création ou au remboursement d'un bon de caisse, est autre qu'un remblai ou un déblai d'espèces, la première mention de ce mouvement doit, quand même, se faire au livre de caisse : un tel poste, qui fausse nécessairement la Balance de la caisse, doit être nécessairement neutralisé par un poste contraire.
« LivEE DE MANDATS. — Un registre à souche, à deux parties. Tune pour Paris, et Vautre pour la France et l'étranger, a été établi au Comptoir, pour la prompte expédition des mandats *. C'est i cette souche qu'on relève chaque matin les mandats que nous avons fournis la veille, et qu'on les inscrit au livre de mandats, qui est en deux tomes, comme la souche ; cette inscription remplit toutes les colonnes du livre, moins celle indiquant la date de l'avis.
« Pour la sortie à ce livre, on relève, sur les décalques des lettres de la veille, les Mounes des mandats avisés ; la mention de ces avis est toujours explicitement éuoncéiB
* Depuis la loi dernière sur le timbre, nos souches ne servent phis qn'à prendre note de nos mandats ; ces souches, sans talon, remplissent néanmoins leur offlce pour l'ordre de noe écritores.
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à oes leltres. C'est encore sur les décalques qu'on puise les motifs pour remplir n livre de Mandats la colonne marquée : Date de VavU donné.
<( Ce sont les sommes composant les totaux des mandats créés et remboursés qn'n oppose chaque jour aux mêmes sommes figurant à la feuille de la préparation de li Journée : et c'est par l'assemblage de ces totaux, inscrits sur un annexe du livre da mandats, qu'on se rencontre avec la récapitulation, de quioxaine- et de mois, da Journal Grand-Livre.
« On devra aussi, chaque jour, transporter la note de tous nos mandats créés, autres que ceux sur Paris, dans la colonne intérieure du tableau qui est compris dans la ehe* mise des correspondants qui devront payer ces mandats. — Cette colonne intérieuR a uniquement pour objet d'enregistrer les écritures pour mémoire.
(( Chaque jour aussi on revoit les lacunes qui existent encore sur les livres, k U colonne dite : Date de Vavis donné, afin de n'arriver jamais un quart d'heure trop tard pour ordonner les payements. — Généralement, nous fournissons ces avis, trois jours avant leur échéance pour les mandats sur Paris, et six jours pour les antres. Quant aux mandats tirés par nous, payables à deux ou trois jours de date, ils sont avisés par voie expresse, à moins qu'ils ne soient que de minime importance.
(( Tout ce qui précède n'a trait qu'à la tenue du livre des mandats, les écritures à ce livre, qui n'a été institué que pour servir de mémento et de contrôle, n'étant qve des écritures d'ordre ; quant aux écritures effectives, celles qui constituent l'intriosèque de notre comptabilité, elles se régularisent ainsi qu'il va être dit : C'est à la souche qu'on reprend chaque matin ceux des mandats créés la veille, qui n'ont pas été réglés en écus, pour créditer au brouillard le compte de mandats parle débit personnel des clients. Préalablement, on avait inscrit à cette souche, et sur levn de la eaisie, les lettres C ou B, pour indiquer que la première écriture des mandats devait être régularisée par Caisse ou par Brouillard.
il Quant au débit du compte de mandats, il se passe au brouillard, au moment même où nous avisons le correspondant qui doit payer.
' « Livre des dépiteurs et créanciers divers. — C'est au brouillard et à la eaiise que l'on trouve les écritures qui doivent être portées chaque jour à ce livre ; mais, comme il ne doit y figurer que des personnes qui n'ont pas de compte ouvert, il Taut s'appliquer à bien connaître les divers clients du comptoir.
(( Les débiteurs et les créanciers de la lettre  à K sont à gauche.
« Ceux de la lettre L à Z sont à droite.
<( On fait une' catégorie à part de tous les créanciers dont nous ne recevons les valeurs que pour en remettre le montant après avis d'encaissement: ceux-là sont inssrils à la fin du livre.
« Chaque poste, tant au débit qu'au crédit, doit faire mention :
« !• De la date ; 2" du nom du débiteur ou du créancier ; 3" de la nature de l'opération ; 4" de la somme.
« Tout étant porté au livre, on additionne les débits et les crédits des sommes renfermées dans le cadre de U journée, et l'on compare avec la feuille, de préparation.
(( Pour éviter la confusion, on reporte tous les quinze jonrs les comptes non soldés; — lors donc qu'on a biiTé au crayon toutes les sommes qui se balancent, on inscrit sur une feuille volante, d'abord, les débiteurs et les créanciers restants, ayant soin de laisser quelques lignes d'intervalle entre chaque nom, afin de rassembler les postes épars d'un même compte ; on fait Taddition des deux colonnes, puis, après s'être assuré qu'on est d'accord avec le Journal Grand-Livre, on porte I nouTeaa la reprisa par • ordre alphabétique.
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<c Nota. Le compte d^opérations suspensives nous sert poiy passer une foule d'écri* tares d'ordre.
Texte littéral du Livret d'attribuXions de Vemployé chargé du contrôle.
c( Concordance des matricules avec les divisionnaires. — L'employé n<* 5 relèvera chaque 4oir aux livres de copie d'effets le nombre de ces effets entrés dans la journée; il exéeatera ce travail une première fois sur les matricules, puis une deuxième fois sur les divisionnaires ; il fera l'addition des sommes propres à chacune de ces copies distinctes, n'omettant pas d'enregistrer les totaux partiels à tous les livres respectifs, savoir : aux deux tomes du matricule de service, i la colonne inscrite Débit du por^ tefeuiUef et aux divisionnaires qui auront fonctionné, à la colonne inscrite Total de la journée : cette opération a pour premier objet de constater que les effets entrés an portefeuille dans cette journée ont été exactement copiés, et qu'aucun d'eux n'a fait défaut aux livres divisionnaires; en cas d'erreur, on ne fera la rectification aux livres qu'après s'être bien assuré, sur le vu de l'effet ou bien par le compte courant, de la vraie somme entre deux sommes douteuses ; une autre attention sera de constater que l'ordre de suite des numéros pour chaque livre n'a pas été troublé.
« Contrôle de ehogue ;ofir du débit de Portefeuille, — Des chiffres ainsi opposés à des chiffres semblables seront d'une certitude mathématique, et comme tels serviront de contrôle aux colonnes débitrices, en sommes et quantités, du livre de Portefeuille ; ils contrôleront de plus le montant, porté en débit, à la feuille de préparation de la jownée.
c Contrôle de chaque jour du crédit du Portefeuille, — Chaque soir, ou le lendemain matin, après avoir transporté à VAgenda Brouillard les effets sortis dans la journée par le livre Brouillardy l'employé n*> 5 rassemblera les sept Amendas pour numéroter individuellement, et dans l'ordre des numéros de suite de chacun d*eux, tous les effets qui y sont inscrits ; puis, lorsqu'il se sera assuré qu'il n'existe point de différence entre le nombre des sommes et le nombre des numéros, il arrêtera les additions ; enfin, il transportera au Sommaire des Matricules et des Agendas la quantité des effets et leur montant.
c Cette opération, qui a plusieurs points de rencontre avee la précédente, doit, comme celle-ci, se faire avec la plus grande précision ; une erreur provenant d'une lacune dans la suite des numéros, aurait non-seulement des conséquences immédiates fàcheases, mais cette erreur, se propageant, causerait un gros troubla à l'époque de la situation hebdomadaire.
<c Les Agendas remplissent plusieurs objets essentiels ; ils fixent le èrédit du Portefeuille dans chaque journée ; ils aident à transporter aux comptes courants les effets facturés dans cette journée ; ils mécanisent, en quelque sorte, l'opération si ardue de la sortie des effets par les divisionnaires; enfin, ils offrent avec te concours des Matrieules un contrôle permanent de l'effectif du Portefeuille, en sommes et en quantités.
a Contrôle de semaine, dequinxaine et de mois du Portefeuille* — Les totaux de chaque jour des matricules et agendas étant respectivement additionnés pendant toute l'année, fournissent encore un point de contrôle infaillible à diverses régularisations
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de notre comptabilité, lavoir : par les quantités, pour le dénonkbrenentheUottsdaire des effets en PortefealUe, et par les sommes, pour l'épreuve dei chiffres débiteurs et créaneiers aux récapitulations de quinzaine, de mois et de trimestre du Joanal Grand-Livre.
a II existe un livre dit Sommaire det Matricules et des Agendas^ oii les entréa d'effets par le Matricule, et leur sortie par les Agendas, sont résumées en chiffres de dernière analyse, et qui, par leur arrangement, sont susceptibles d'être addltionnéi verticalement et horizontalement.
« Nomenclature des livres servant à la copie des effets. — Le livre Matricale est en 8 volumes de 250 feuilles, à 40 numéros chacune, comportant donc l'inscriptioB de 80,000 effets par année; quatre volumes seulement, ceux n*"* 1 et 1 bis, 2et2to, entrent en service dès l'ouverture de rexercice; ils sont remplis :
Le 1" des n** d'ordre 1 à 10 000
Le 2- id. 20 001 à 30 000
Le 3- id. 40 001 à 50 000
Le 4- id. 60 001 à 70 000
(( Quant aux quatre autres volumes, ils ne fonctionnent qu'après époisenent de8pr^ miers; ceux-ci sont remplis :
Le 5" des n»* d'ordre 10 001 i 20 000
Le 6e id. 30 001 i 40 000
Le 7* id. 50 001 à 60 000
Le 8« id. 70 001 à 80 000
« Les divisionnaires, au nombre de 32, dont moitié sous le n* 1 et l'autre moilié sous le n<'2, n'ont que 30 feuillets, qui sont toutefois aussi k 40 numéros chacoo;deia paires de ces livres seulement, ceux servant à l'inscription des eflTets en souffrance et des effets à vue ou échus, sont d'un format double. Seize divisionnaires, qui serveat les lundi, mercredi et vendredi, débutent par le n* 1 ; les seize autres, dont on use les mardi, jeudi et samedi, commencent par le n" 6001. ^
« Sorties des Effets aux livres, — C'est en remplissant les deux colonnes de l'enléle des divisionnaires qu'on régularise la sortie des effets à nos livres.
(( Le même employé n" 5, après avoir rassemblé les trente-deux divisionnaires, rencontre, un à un, avec leurs corrélatifs qui posent à ces divisionnaires, les noméros inscrits aux sept Agendas de la veille, puis fait les mentions de sortie.
« Dans cette manœuvre, il aura l'attention :
a 1* De bien reconnaître, par l'^héance, le livre divisionnaire de Tordre auquel ii^ partieut l'effiet parmi les seize ordres existants ;
« 2* De s'assurer du rencontre non-seulement des numéros, mais encore dessomnes en francs et centimes;
« 3* De pointer à l'Agenda les articles, au fur et à mesure de leur transport, H pour plus de garantie, de compter les articles pointés après épuisement de chaque livre, afin d'en comparer le nombre au nombre qui a été inscrit à la catégorie de ce même livre, sur le Sommaire des Matricules et Agendas; ces nécessaires sont surtout eoiomandés par les intermittences que produit forcément un travail long et qoi sera exécuté avec des outils à l'usage de plusieurs.
(( 4** Lorsqu'il y a différence, soit dans la somme, soit dans le numéro divisiOBBiif^ soit enfin dans l'échéance, il est nécessaire de recourir au numéro matricule qui se troofc
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rappelé am Agendas, afin de se mettre sous les yeux la topie presque littérale de refTet, ce qui permettra de rectifier là oii il sera besoin, même aux comptes courants.
« Épuitement des livrei divisionnaires, — Moins ceux dits en souffrance et ceux à Tue on échus, moins encore ceux pour les 11« et 12" mois suivants, moins enfin celui dépassant 13 mois, tous les livres divisionnaires, établis au premier jour de Texercice, s'épuiseront dans le cours de cet exercice. Les livres qui auront servi en janvier, février, mars, etc., seront immédiatement remplacés par d'autres, indiquant les mênses mois, mais au millésime suivant.
« Vérification de la sortie entière des Effets de chaque mois. — Vers le 15 ou le 20 de chaque mois, on examine très-attentivement la colonne de sortie aux division* natres n» 1 et no 2 du dernier mois écoulé, lesquels divisionnaires, ainsi qu'il vient d*étre dit, ont déjà été renouvelés; cette colonne doit être entièrement remplie, et dans le cas oii elle offrirait encore quelques lacunes, on recourra aux Matricules pour connaître la teneur entière des effets, puis, ces lacunes étant comblées, les divisionnaires épuisés seront portés aux archives.
« SouYent ces lacunes proviennent d'erreurs faites, tors de la première écriture, par le transport sur un livre au lieu d'un autre livre; dans ce cas, on passe au Brouik lard l'écriture d'ordre qui suit :
Portefeuille à Portefeuille, a Pour faire sortir et rentrer deux effets copiés au mois de mars et que Ton copie de nouveau au mois de mai, leur véritable échéance :
IfuaérM BDeieas. Naméros BOinoau.
66 500 et 1 364 3 ^64 et 506 Fr. 5 000 » 37 457 et 635 14 211 et 309 2 500 )>
Fp. 7 500 »
(( ParalUle de chaque jour des Comptes Courants avec le Journal Grand-Uvre, — 11 existe, ainsi qu'il a déjà été dit, cinq livres de Comptes Gourants tenus par cinq commis distincts; chacun de ces commis remet le matin à l'employé no 5 les totaux, en débit et en crédit, des sommes qu'il a passées la veille à son livre particulier.
« Ces chiffres, qui sont comparés aux chiffres semblables du Journal Grand-Livre, décèlent les erreurs, lesquelles sont immédiatement corrigées.
« Il arrive fréquemment que les sommes du débit et du crédit des Comptes Courants ne cadrent pas avec les sommes figurant au Journal Grand-Livre, parce que des remises, faites ou reçues par des bordereaux spéciaux, n'ont été portées aux comptes que pour leur net, et que ces mêmes remises figurent, pour leur valeur nominale tout entière, an Journal Grand-Livre. — Dans ce cas, le contrôle ne porte plus sur le montant des débits et des crédits, mais bien sur leur différence.
« Il existe un livre dit : Semainier des Comptes Courants, oii sont transcrits les chiffres relevés chaque jour an Joiynal Grand-Livre; ces chiffrer, étant additionné tous les samedis, servent à contrôler les situations hebdomadaires; ils servent de plus à transporter sommairement au petit Grand-Livre tous les mouvements de la semaine.
« DinoMrement du portefeuille. — Tous les samedis, on compte le Portefeuille. Le chiffre représentant le nombre des effets inventoriés doit se rencontrer d'abord «vec la balance du livre Portefeuille; il doit aussi se rencontrer avec celui qui ressort <le la différence entre tous les effets entrés depuis le premier jour de l'exercice, et qui <>Dt été relevés par les numéros d'ordre apposés aux quatre livres matricules, et tous
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les effels sortis qui ont été généralement relevés, par numéros d'ordre, aux qaatone agendas; ces relevés sont tous faits, an moyen du Sommaire des Matricules et Agendas dont il a été parlé plus haut. »
Appendice.
u 11 existe une foule d'errements particiiHers dans les errémenu généraax du Comptoir, et qui n'ont d'autres méthodes que celles qui se sont faites lès employés qui les pratiquent; la plupart de ces errements étant, du reste, consacrés par m osage de quatre mille jours consécutifs, sont en quelque sorte traditionnels et s'exé* entent mécaniquement dans nos bureaux.
(( Voici une nomenclature de ces ressorts auxiliaires, dans leurs causes et lenri effets.
(( Le dernier vu des lettres reçues et répondues avec leur internement dans les t^hemises.
« Le classement des effets dans les huit portefeuilles, lorsque ces effets rentrent, par fournées, de leur première régularisation.
« Le contrôle que le commis au ployage des lettres exerce sur la teneur de ces lettres avant leur expédition.
(( Le mode usité pour dresser sous une deuxième variante la feuille de journée.
(( Les écritures, pour mémoire, à l'échéancier des clients et k notre propre échéancier : celles au livre de Renseignements et k celui des Risques.
(( La tenue à jour du répertoire des Brouillards et de la préparation des courriers.
(( La récapitulation du Journal Grand^Lîvre qui, au delà de la balance de chaque journée, fournit encore la situation de chaque quinzaine et de chaque mots : ce livre de récapitulation est un aunexe et presque un répertoire do Journal Grand-Livre.
« Le transport au petit Grand-Livre, par la Caisse et le Brouillard, pour les comptes de Frais généraux et de Fonds, et par le Sommaire des Comptes Gourants, potir les Comptes Courants.
« Le transport, qualre fois Tan, des livres épuisés sur de nouveaux livres de tous les Comptes Courants, ces livres ne durant qu'un trimestre.
t Le moyen de relever, sans encombre, pendant les trois ou quatre jours que dore l'expédition des extraits, les balances des intérêts, commissions et changes sur its Comptes Courants à l'époque de leur arrêté trimestriel.
« L'attention de n'user que des livres propres à la journée, et de loger, ee place convenable, les écritures du Brouillard, ce livre se divisant en deux parties, l'une pour les bordereaux de négociations^ et l'autre pour les postes sommaires.
« tJne autre attention de la part des employés qui tiennent les Comptes GodiaotS) celle de reconnaître sur le vu de la lettre, lorsque cette lettre est en leurs mains poor entrer la remise', si le Correspondant qui l'a écrite n'a pas omis d'accuser réception de notre dernière, ou s'il en confirme une sienne que nous n'ayons pas règne.
(\ La mise en ordre; dans un casier spécial, de toutes led pièces de correspondance atec les clients autres que les Comptes Gourante.
(( Le rencontre des chiffres, posant aux deux colonnes des Comptes Courants^ avee fceux relevés, en débit et en crédit, sur les matériaux compris dans les chemises : cette o(lération, dite Contrôle hebdonladaire, se fait tous les samedis, après la fermotufe de la Caisse.
<{ Les régulaHsatidns, en ce <|ui concerne rentrée et In sortiëi des dépiils de tittes
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an poitenr oa d'<^JeU prédenx, qaitont confiés à noire garde, avec ou sans garantie.
« Les nécessaires très^attentifs à exécuter dans le suivi de nos lettres de crédit circulaires, pour tous pays.
« Nous exprimons encore brièTement ici qu'il existe au Comptoir des livres spéciaux pour chacun des objets qui suivent :
c 1<* La statistique des cent principales valeurs de Bourse cotées à Paris, et les conditions extraites de tous les prospectus d'emprunt pour les fonds d'États étrangers.
« 2* Les ordres d'achats et de Tentes reçus dans la journée des clients du dedans et du dehors; ces ordres sont repris lors ju courrier du soir, pour être transnus à nos Correspondants de Paris, Francfort et Londres.
« 3" Le relevé de toutes les valeurs nominatives ou au Porteur, achetées à la commission, ainsi que la date de la réception des titres.
« 4" Le compte de quantités, par entrée et sortie, de chaque valeur spéciale, pour tons achats et ventes effectués par notre intermédiaire.
« 5* Un autre compte de quantités, pour tous les titres remis par des tiers, aux fins d'exécuter les nécessaires du moment, tels que versements, conversion, transfert de rentes, dividendes à encaisser, etc., etc. Les coupures d'intérêt et de dividendes, qui se détachent des titres au porteur, subissent les mêmes régularisations que les effets du Portefeuille.
« 6* La note des achats et ventes à terme pour les régularisations à faire lors des liquidations des quinze et fin de mois.
(c 7** Les décharges, lors de la sortie de nos mains de tous les titres au Porteur, ces décharges ayant lieu au moyen d'un registre d'émargement.
(( 8" Le relevé des ordres d'achats et de ventes limités ou non limités, qui n'ont pu être exécutés courrier par courrier, et qui doivent être continués jusqu'à révocation.
« Les rubriques des garçons de caisse, dans toutes les parties du service, notamment dans leur manoeuvre pour exécuter, entre deux nuits, n'importe la saison, les encaissements des effets sur place, dont le nombre s'élève, aux jours chargés, jusqu'à cinq cents. C'est au moyen des fiches posées sur chaque effet que le caissier exerce sa surveillance et son contrôle sur cette opération, et c'est par la simple attention de loger dans un sac distinct le montant de chaque effet que les garçons de caisse sauvent leu^ garantie des pièces fausses. »
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