CHAPITRE IV. — Comptabilité
Art. I""". — Registres des compagnies. — Il est tenu dans chaque compagnie un registre-journal des recettes et dépenses de la masse de ravitaillement, conforme au modèle ci-après.
Les commandants de compagnie peuvent exiger de leurs chefs de détachement, quand ils leur fournissent des allocations en espèces, la tenue d'un registre semblable.
Dans ce cas, ils rendent les chefs de détachement ou de poste responsables vis-;\-vis d'eux des fonds qu'ils leur confient et vérifient souvent leur avoir en espèces et en vivres.
Ils restent responsables, vis-à-vis dos commandanis de secteur ou de cercle, de la totalité des fonds qu'ils ont reçus pour l'alimentation de leur compagnie.
Art. II. — Pièces de recettes et de dépenses. — Toutes les dépenses portées sur le registre-journal doiNCiit ètri' ap()uyéos d'une pièce de dépense, en simple expédition, régulièrement établie :
1° Pour les achats de vivres et les parts contributives de /rais généraux :
Reçu de l'officier chargé de la caisse de fonds d'avances;
2° Pour les transports :
État de payement des ordres de route de transports par bourjanes cerliiiés
olG ANNEXES.
par deux témoins et énumérant le nombre de journées et les sommes payées en toutes lettres, avec visa obligatoire des commandants d'armes ;
3° Pour les perles, déchets ou avaries :
Procès-verbal de constatation d'une commission composée d'au moins trois membres pris parmi les officiers et les gradés du poste et, à défaut, parmi les soldats ;
A" Pour les achats dans le commerce :
Une facture acquittée ou une traite. La dépense devra être certifiée par deux témoins;
5° Pour les achats sur place ;
Un certificat d'achat visé par le commandant d'armes, certifié par la partie intéressée et par deux témoins.
Il ne peut être fait, sans une autorisation spéciale, aucune autre dépense que celles prévues à l'article V, chapitre I""", de la présente instruction.
Art. m. — Vivres des officiers. — Les versements faits à la masse de ravitaillement de la compagnie par les officiers, en échange des rations qui leur sont délivrées, donnent lieu à une recette spéciale.
Le montant de ces rations doit toujours être majoré de 10 p. 100 pour participation aux frais de transport et aux frais généraux.
Il en est de même quand ces rations sont délivrées à des officiers isolés ou hors cadres par les gérances d'annexé, mais le montant de la majoration de 10 p. 100 est versé au fonds commun du cercle.
Art. IV. — Passagers et -subsistants. — Les hommes de troupe isolés, passagers, sont placés, par les soins du commandant d'armes, en subsistance, pendant le séjour dans le poste, dans un des détachements de la garnison.
Le chef de détachement garde l'ordre du commandant d'armes à l'appui de sa comptabilité; cette pièce est mise plus tard à l'appui de la mutation de subsistance inscrite sur la feuille de journées de la compagnie pour augmenter son crédit des rations ainsi distribuées aux passagers.
Art. V. — Vérification. — La comptabilité de la masse de ravitaillement est vérifiée au moins une fois par trimestre inopinément :
1° Par le chef des services administratifs ou par son délégué;
2° Par le commandant du cercle ou du secteur.
Chaque vérification doit être constatée par une mention portée sur le registre-journal des recettes et dépenses, indiquant le montant de l'avoir en caisse et en magasin, écrite de la main même du vérificateur et signée par lui.
En fin de trimestre, les registres arrêtés sont vérifiés sur pièces par le commandant du cercle ou du secteur. Mention en est faite sur le registre.
Art. VI. — Gérance de magasins. — Les gérants de magasins de cercle, de secteur et de poste ne tiennent qu'un registre des entrées et sorties.
En aucun cas, ils ne peuvent recevoir de l'argent des parties prenantes isolées.
Ils ne doivent délivrer de vivres que sur le vu d'un reçu constatant que le montant des vivres a été versé dans la caisse du commandant du poste ou du secteur, ou dans la caisse de fonds d'avances.
Les bons qui leur sont remis en échange des vivres doivent porter I.i mention de ce versement signée par le comptable qui a reçu l'argent.
Les bons doivent énoncer les quantités et les décompter en toutes lettres.
Les ratures ou surcliarges doivent être approuvées par le commandant d'armes.
Art. VII. — Caisse de fonds d'avances. — Les gérants des caisses de fonds d'avances tiennent un registro-journal spécial dos sommes qu'ils reçoivent en remboursement de vivres.
Ces registres sont vériQés fréquemment par le directeur des services administratifs ou par son délégué.
Chaque fois que les sommes reversées dépasseront l'encaisse normale, les sommes en excédent seront rovorsées au Trésor.
Art. VIII. — Caisse du fonds commun.— Le gérant de la caisse de fonds d'avances tient également un registre-journal spécial pour les fonds communs.
Ce registre est visé tous les trimestres, dans la première quinzaine qui suit le trimestre écoulé, par le directeur des services administratifs.
Fait à Tananarive, le 31 mai 1898.
Le Général commandant en chef du Corps d'occupation et Gouverneur général de Madagascar et dépendances,
GÂLLIEM.
REGISTRE-JOURNAL des recettes et dépenses de la masse de ravitaillement.
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dépendes
