Classement des lettres et des pièces

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Les lettres reçues et les documents justificatifs, doivent être classés et conservés au moins dix ans, suivant la loi. Quelques personnes classent les lettres reçues par dates ou par numéros d'entrée ; d'autres par nom de correspondant, d'autres par genre d'affaires, etc. On ne peut préconiser une méthode de préférence à une autre. Ce sont les circonstances qui doivent décider du choix.

Les livres de copie de lettres sont munis d'un répertoire par ordre alphabétique sur lequel on écrit les noms des correspondants et les folios où sont copiées les lettres qui leur sont écrites. Les pièces justificatives des mouvements d'argent ou d'autres valeurs sont classées par date, comme les mouvements auxquels ils se rapportent le sont sur les livres. Il est bon de porter sur les pièces le numéro sous lequel elles sont inscrites sur les livres et de les classer mensuellement dans une chemise portant le nom du jour OU du mois, selon le classement que l'on adopte. On peut, par surcroit d'ordre, inscrire les pièces de caisse, numéros et sommes, sur la chemise qui les contient. En additionnant les sommes on a un contrôle du livre de caisse en même temps qu'une preuve* que tous les mouvements ont bien été l'objet d'une pièce justificative.