Répertoire mnémonique de la Correspondance

Nous conseillons pour tous les cas où une correspondance est très suivie et très complexe, et où la mémoire, par conséquent, est bientôt en défaut, de se servir d'un répertoire spécial où les affaires traitées dans les lettres sont rappelées par des numéros d'ordre. Voici comment on doit procéder pour que ce répertoire ait tout son effet utile. D'abord le correspondancier doit avoir soin d'écrire en tète de chaque alinéa le titre de l'affaire qu'il y traite et de souligner ce titre. En marge il place un numéro d'ordre en face du titre de

CALLIGRAPHIE ET MOYENS MATERIELS

l'alinéa; et si cet alinéa répond à un alinéa de la partie correspondante adverse, il en rappelle le numéro à la suite du sien, exemple : 150 — 127. Nous supposons que cette méthode est pratiquée de part et d'autre.

Il ne reste plus qu'à répertorier cette correspondance, c'est-àdire qu'à inscrire au répertoire alphabétique les titres des affaires traitées et les numéros où il est question de chacune d'elles. D'autre part on s'assure que tous les alinéas que l'on a tracés sont bien répondus par la partie adverse en écrivant au crayon sur le copie de lettres, les numéros d'ordre des alinéas du correspondant. Les alinéas non répondus apparaissent aussitôt cet émargement fait.

Les manufactures qui ont des maisons de vente, les sociétés qui ont des agences, en général toutes les entreprises dont les gérants, les comptables, les voyageurs, les représentants, etc., poursuivent une correspondance traitant d'un grand nombre de sujets, retireront de grands avantages de ce mode de répertoriage méthodique, que nous ne saurions trop préconiser.