La balance mensuelle et les comptes collectifs

La condition sine qua non de l'obtention de la balance mensuelle dans les entreprises commerciales ou financières qui ont un grand nombre de comptes de personnes, ou dans les industries ayant beaucoup de comptes de choses, est l'adoption des comptes

collectifs.

Dès seulement que les comptes se chiffrent par centaines la balance mensuelle devient un problème difficile à résoudre; quand ces comptes se nombrent par milliers il est insoluble, ou à peu près, si l'on n'emploie pas les comptes collectifs, ou le Chiffrier-balance, et même l'un et l'autre. Un simple exemple suffira pour montrer le rôle des comptes collectifs, après quoi nous expliquerons celui

du chiffrier-balance.

Une maison de commerce a 4,000 clients; elle les divise en séries collectives appelées : Clients A. D, Clients E. G. Clients H, M. Clients N, Z.; soit, quatre comptes collectifs qui seront ouverts au Grand -livre général, où ils représenteront l'ensemble de la clientèle. Ces comptes, comme on en peut juger par l'exemple que nous donnons au Journal n» 66, et au Grand-livre général no 77, ne recevront que les sommes globales des mouvements d'entrée et de sortie.

D'autre part les comptes des quatre séries collectives seront ouverts dans quatre Grands-livres auxiliaires de développement, où ils recevront chacun l'inscription des mouvements quotidiens de valeurs les concernant.

Au moment de la balance les totaux des comptes collectifs Clients A. D. aients E. G. Clients H. M. et Clients N. Z. devront être égalés par les totaux de chacun des quatre Grands-livres auxi-

liaires, comme il en est de nos modèles (n^s 77 et 78). S'il existe des ditlërences elles seront localisées. La comparaison des totaux des Grands-livres auxiliaires et des Comptes collectifs montrera de combien sont ces différences et dans quelle série elles se trouvent. Tandis qu'à défaut de ce contrôle une seule erreur de cinq centimes nécessiterait des recherches faites au hasard dans la pluralité des comptes. (Voir n» 87.)

Nous ne saurions donc trop recommander l'adoption des comptes collectifs, dont l'application est encore aujourd'hui très peu connue des commerçants et des digraphistes eux-mêmes.

D'où il résulte que la plupart des entreprises ayant une clientèle nombreuse se bornent à la balance annuelle prescrite implicitement par la loi. C'est-à-dire que ces entreprises laissent séjourner durant une année les erreurs dans leurs comptes. Or, une balance annuelle n'étant jamais d'accord et le temps ou la volonté manquant pour retrouver toutes les erreurs, on passe celles que l'on n'a pu cerner par Profits et Pertes, et l'on recommence un nouvel Exercice avec des différences dans les comptes.

C'est ainsi, par ces errements de la routine, de l'ignorance et du laisser-aller, que les entreprises sont conduites au hasard des inspirations, que le coulage s'y introduit sous différentes formes, -que le désordre gagne peu à peu les écritures et qu'il devient possible aux employés investis d'une trop grande confiance d'opérer des malversations demeurant inaperçues faute de contrôles.