Du Chiffrier-balance

Ce Chiffrier est une brochure oblongue, peu épaisse, d*un maniement facile, réglée à plusieurs colonnes de francs et de centimes, dont l'usage assure un contrôle très efficace des reports aux Grandslivres et permet d'obtenir rapidement la balance des écritures. Le Chiffrier-balance est pour ainsi dire indispensable partout où le nombre et l'activité des comptes oblige à scinder le Grand-livre en plusieurs registres.

V Comme exemple, supposons que la clientèle d'une maison de banque est divisée en catégories distinctes appelées : Comptes courants de Paris, Compte courants de province. Comptes courants de l'étranger; supposons également que chacune de ces catégories est développée dans trois Grands-livres, tenus chacun par un employé, et enfin que le moment de la balance de fin de mois arrive. On a additionné les trois comptes collectifs Comptes

lOA LA SCreXC.E DES COMPTES MISE A LA POllTÉE BE TOUS

covrantR de Paris, Comptes courants de province et Contes courants de fetrangcr, ouverts, comme nous l'avons expliqué, sur le Grand-Livre général. (Voir n" 86).

D'autre part chaque employé a additionné les comptes de son Grand-livre, aligné leurs totaux sur des feuilles de balance, additioiiné ces totaux et comparé leur produit à celui des comptes collectifs. Mais alors on a constaté qu'aucune des séries n'est d'accord avec son compte collectif. Or, ces séries étant ouvertes chacune sur trois Grands-livres, c'est donc dans ncur Grands-livres qu'il va falloir rechercher les erreurs constatées, recherche qui peut demander un certain temps, pendant lequel les comptes resteront inexacts, pendant lequel aussi le travail courant demeurera en retard ce qui est inadmissible dans les entreprises où l'on a besoin de connaître à tous moments la situation des comptes de la clien-

"^ ^ Dans le cas que nous prenons comme exemple, on cernerait évidemment de plus près les erreui-s en multipliant les comptes collectifs et en en créant un pour chaque Grand-Livre, soit neuf comptes au lieu de trois. Chaque employé connaîtrait alors exactement le montant de la différence à chercher, et celui qui n aurait pas d'erreur pourrait aider les autres, ou reprendre son travail coui-ant Mais on serait alors obligé de scinder les comptes de chaque catégorie par lettres alphabétiques, et d'ouvrir, comme nous 1 expli- «uons au n» 86, les comptes collectifs Comptes courants de Pans A E.; comptes courants de Paris F. M.; Comptes courants de paris N. Z., donnant chacun le contrôle d'un Grand-livre. Ce système est très praticable, mais nous devons dire qu'il nécessite un classement préparatoire assez laborieux des articles a passer au , Journal dans l'ordre alphabétiques des comptes.

C'est sans doute cet inconvénient qui a suggère 1 idée de chercher un moyen de contrôle plus simple et qui a conduit a la découverte duClAffriei-balance, découverte restée anonyme comme celle des comptes collectifs, qu'elle complète si heureusement.

Nous avons dit que le Chitîrier est une brochure oblongue, à plusieurs colonnes de francs et centimes. Ajoutons qui est Tenu à livre ouvert comme le Grand-livre, a gauche le débit, a . i" ite le crédit, et qu'il ne reçoit que f^/h^ff-s f u son nom. Voici maintenant la manière fort simple de enir le Chiffrier- Supposons que nos neuf employés ont à reporter sur leurs Grandsivres les écritures du mois. Supposons que le Journal est fait môud iennement et qu'il est divisé en autant de séries que de S: soU L séries portant les n»» 1 à 6, ou les noms des jours.

L\ BALANCE DES ECRITURES

Supposons entin que chaque série comprend cinq journaux différents, soit le Journal de la recette, celui de la dépense, celui de Ventrée des effets à recevoir, celui de la sortie de ces effets à recevoir et enfin un Journal des transactions diverses, oh se trouvent les mouvements des autres valeurs . effets à payer sortie, acceptations, négociations sur place, lettres de crédit, vente et achat de valeurs de bourse, etc., écritures d'ordre, virements, contrepasSements, etc. C'est là une division extrême du travail digraphique.

Chaque reporteur, A. tour de rôle, relève sur ces divers Journaux les sommes qui le concernent et les reporte aux comptes contenus dans son Grand-livre. Dès qu'une journée de reports est terminée, le reporteur prend son chiffrier, et feuilletant son Grandlivre, compte par compte, il inscrit purement et simplement sur ce Chiffrier les sommes qu'il a portées à son Grand-Livre. De sorte qu'à la fin de la première journée du mois, par exemple, l'ensemble des sommes portées aux neuf Chiffriers donne un total indentique au total général des cinq Journaux. C'est ce dont on s'assure chaque jour. On facilite les recherches en séparant les sommes des différents journaux sur les Chiffriers. Ainsi, le total du Journal dépense est de 1,054,650, dont le détail a été inscrit aux neuf chiffriers sous la rubrique : Dépense, Si l'addition des neuf chiffriers donne 1,054,650 on en conclut que la dépense a été bien reportée aux comptes des neuf Grands-livres. On procède de même pour les autres Journaux, on recherche les différences s'il y en a entre les Journaux, le Chiffrier et le Grand-livre, et ceci terminé, on a obtenu la conviction que cette première journée est exactement reportée du Journal au Grand-livre. C'est ainsi que l'on arrive à la fin du mois avec la presque assurance que les reports des sommes du Journal sur les comptes des Grands-livres sont exactement faits et que si la balance n'est pas juste, les erreurs ne peuvent provenir que d'additions erronées des comptes.

L'adoption des Comptes collectifs, par séries de personnes ou de choses, et du Chiffrier-balance donne ainsi le moyen pratique d'obtenir chaque mois la balance exacte des écritures, quel que soit le nombre de comptes qu'ont les entreprises.