L'ordonnancement
Jusqu'en 1939, l'organisation comptable reposait sur le principe de la décentralisation et les regroupements qu'on faisait subir aux pièces comptables au cours des différentes phases précédant la mise en compte. La décentralisation, en reportant certains travaux de synthèse sur les opérations préliminaires, permettait de réduire au strict minimum le nombre des écritures au journal, au grand livre et au registre des rubriques et de répartir les opérations arithmétiques entre les différents organes qui concourent à l’ordonnancement des dépenses et à la perception des recettes.
La décentralisation s’avéra d'emblée irrationnelle dans l'organisation moderne de la comptabilité typoscrite, en vertu de la très grande capacité et du prix élevé des machines comptables automatiques. L'organisation comptable, sous le nouveau régime, postule donc à priori le principe de la centralisation.
La centralisation de l'enregistrement comptable se manifeste par un accroissement important du nombre des écritures, conséquence de la suppression de la synthèse en cascades. Celle-ci, très avantageuse en comptabilité manuscrite, perd beaucoup de son importance dans la tenue typoscrite des livres pour deux raisons au moins. L'une est la suppression radicale de la transcription des écritures chronologiques dans les livres de l'enregistrement systématique, grâce à la décalcographie. La seconde est l'addition automatique des sommes enregistrées. Mais l'accroissement du nombre des écritures comptables aboutit inévitablement à l'exécution du travail en série. || en résulte une nécessité nouvelle, celle de l'uniformité des pièces comptables. Bien précaire apparaît dès lors l'efficacité de la méthode préconisée par les experts, selon
laquelle, le mandat étant supprimé, la Comptabilité centrale aurait à enregistrer les dépenses sur la base des pièces originales directement. L'uniformité des pièces comptables suppose en effet une préparation minimum du travail d'enregistrement ; « Gute Vorberei- » tung ist schon halbe Arbeit » dira Grüner').
C'est dans ce sens que l’on conçut l'ordonnance uniforme, composée de 3 ou 4 exemplaires que les couleurs verte, bleue, blanche et jaune ou rose, permettent de distinguer facilement.
Chacun des exemplaires de l'ordonnance porte le nom de l'office émetteur, l’année comptable, le nom et le numéro du compte débité, le lieu et la date d'émission. Dans le corps de l‘ordonnance, on indique les destinataires et les montants ordonnancés.
Les formules vertes, portant la signature de l'office émetteur, sont les pièces administratives de l‘’ordonnancement. Le Contrôle des finances les conserve et les classe dans l’ordre des comptes.
Les copies bleues, classées par les Services de caisse et de comptabilité dans l’ordre chronologique de l'enregistrement, portent le visa du Contrôle des finances ; le Service des paiements y inscrit la répartition des sommes selon le mode de transmission des valeurs. Elles sont les pièces comptables et constituent le détail des écritures de la Comptabilité centrale.
Les copies blanches sont conservées par les offices qui ordonnancent. Classées par comptes dans l'ordre chronologique de l'émission, elles constituent, avec les avis”), les livres comptables où chacune d'elles ‘équivaut à une écriture intégrale : le débit est le total ordonnancé, le crédit étant représenté par les sommes de l'ordonnance.
Ces trois exemplaires font intégralement partie des comptabilités que tiennent les offices, le Contrôle des finances et la Comptabilité centrale.
On n'établit des formules jaunes que pour les paiements à effectuer par l'intermédiaire de l'Office des chèques et virements postaux ; elles servent de bordereaux du chèque postal. La formule rose est prévue pour certaines opérations d'un caractère spécial effectuées par la Banque nationale, tels que les paiements en devises étrangères ou les versements télégraphiques. Munie de la signature des Services de caisse et de comptabilité et du Contrôle des finances, elle a la valeur d'une assignation bancaire.
1) Grüner, p. 28.
2) Cf. p.35 et ss:
Les ordonnances sont donc à fonctions multiples. Les offices, d'une seule frappe, ordonnancent les paiements (formule verte), rédigent partiellement l'écriture de la Comptabilité centrale (bleue), tiennent leur propre comptabilité (blanche) et écrivent au besoin le bordereau du chèque postal (jaune) ou certaines assignations bancaires (rose).
L'uniformité des pièces comptables étant réalisée en principe, l'ordonnance normalisée et rendue obligatoire pour tous les services de l'administration, la Comptabilité centrale eut encore à mener une ingrate campagne au sujet de la rédaction schématique de l'ordonnancement. Ses instructions relatives à l'établissement des ordonnances visent particulièrement la classification méthodique des ordres de paiement, l’uniformité rédactionnelle de l'ordonnancement, la précision, la concision et la suite logique du texte et des chiffres, l'indication claire des destinataires (comptes ou tierces personnes) et des modes de transmission des valeurs. Par suite de la progression constante du nombre des ordonnances, ces instructions devinrent nécessaires pour obtenir un enregistrement sûr et aisé, ainsi qu’une exécution rapide et exacte de l’ordonnancement ; depuis la réforme comptable, on a compté que les offices ont émis :
