I. — TENUE DE LA COMPTABILITÉ

Cil AP. I. — Dispositions générales relatives à la tenue de la comptabilité.

Art. I. Les recettes et les dépenses concernant l’administration et l’exploitation du chemin de fer sont l’objet de la tenue de la comptabilité.

Comme les recettes se versent toutes à la caisse centrale, celle-ci, seule aussi, est chargée des payements qu’elle effectue directement au comptant, ou bien par des mandats de payement, par commission, ou règlement de comptes, etc., etc. ; le tout suivant les instructions qu’elle reçoit.

L’on adjoint au chef de la comptabilité et de la caisse centrale les commis qui leur sont nécessaires.

La caisse est ouverte tous les jours ouvrables, depuis 9 heures jusqu’à 1 heure.

Art. IL Le budget de l’administration du chemin de fer forme la base du compte, c’est-à-dire l’évaluation provisoire des recettes et des dépenses, suivant les statuts.

Art. III. Toutes les recettes et toutes les dépenses qui forment l'objet de la comptabilité, sont celles dont la nature et le montant sont fixes, ou bien celles dont la nature et le montant sont essentiellement variables. Les premières (parmi lesquelles on peut, pour les recettes, ranger les fermages, et parmi les dépenses le montant des appointements ) n’ont pas besoin d’une justification spéciale et sont calculées dans le budget, dans

lequel elles sont désignées comme invariables. Les dernières exigent, dans chaque cas isolé, un ordre particulier.

Les recettes et les dépenses peuvent provenir de l’année courante ou d’une année antérieure, et on doit dans le compte indiquer cette provenance.

Il peut y en avoir de véritables et de factices, comme celles qui sont occasionnées par des opérations de caisse ou par le courant des affaires avec d’autres caisses ou avec des particuliers; mouvements qui changent la situation de la caisse, mais ne produisent pas de différence entre la recette et la dépense, en ce que chaque recette de cette nature se trouve balancée par une dépense du môme montant et vice versâ, de façon qu’il y a toujours balance.

Art. IV. Il sera tenu à la caisse centrale deux livres, qui sont la base de toute la comptabilité.

a) Le journal de la recette et de la dépense qui contient tous les articles dont on doit tenir compte par ordre de date, sans faire acception de leur nature et de leur origine.

à )Lc manuel de recette et de dépense, c’est-à-dire le grand livre, dont les différents titres de comptes ouverts se basent sur les articles du budget. Voyez l’article xv.

Art. V. Le caissier central doit être dûment autorisé pour chaque payement qu’il effectue et pour chaque \erscment qu’on lui fait.

Il opère les recettes qui ne proviennent pas des revenus proprement dits du service régulier du chemin de fer sur un ordre de la direction, et celles qui en proviennent sur un certificat du directeur spécial.

Le droit de donner des mandats de payement sur la caisse centrale appartient à la direction, qui de plus, donne les ordres de payement, pour les dépenses que quelques employés sont autorisés à faire, d’après les règlements existants. Tous les mandats ou payements sur la caisse centrale seront contre-signés par le directeur spécial conformément aux statuts.

Art. VI. Tous les articles de recettes et de dépenses doivent être établis et spécifiés d’une manière satisfaisante dans le compte, par passif et actif.

L’exactitude du passif s’établitou par le budget, c’est-à-dire par les articles de recettes et de dépenses qui y sont expressément déterminées, ou par des désignations générales ou spéciales, et à cet égard en ce qui concerne la recette, son enregistrement dans le livre de contrôle de la recette doit être conforme aux pièces à l’appui. L’exactitude de l’actif s’établit de la manière indiquée à l’article v, pour ce qui est de la recette. S’il y a quelques reliquats, ils seront également justiGés par des certificats. Quant aux dépenses, elles seront établies par la conformité du passif et des quittances régulières de la partie prenante, et les reliquats ou les sommes laissées en arrière, seront portés dans les colonnes des reliquats.

La somme dans les quittances et dans les mandats doit être inscrite en toutes lettres, et l’on doit y indiquer le lieu et le jour du payement. Les quittances des parties prenantes dont la signature n’est pas connue, seront revêtues d’une attestation d’un employé du chemin de fer, constatant leur identité. On ne doit rien barrer ni raturer dans le contenu essentiel des pièces justificatives des comptes.

Art. VII. Tous les papiers qui servent à justifier et à prouver les divers articles de comptes, sont appelés pièces justificatives des comptes, et en font partie intégrante; si des recettes ou des dépenses reposent sur des documents particuliers, par exemple, sur des procès-verbaux de ventes à l’enchère, sur des baux, des contrats d’achats et de livraisons, etc., etc., ces pièces seront communiquées à la caisse centrale avec l’ordre y relatif, ordinairement en originalou en extraits dûment certifiés, et devront de même être annexées au compte. Pour toutes les pièces justificatives de dépensesquiont pourobjetdes articles faisant partie de l’inventaire, il faut en faire écriture dans le compte d’inventaire avec mention

lü

du numéro et de la section, et l’employé chargé de tenir le compte certifie cette mention en y apposant sa signature. Si ces articles font partie du matériel ou autres approvisionnements, la mention en sera faite dans le compte du magasin central, et s’il s'agit de la fabrication du coke, mention en sera faite dans le compte du combustible.

Les comptes relatifs à l’exécution de travaux doivent être revêtus du certificat de l’employé qui dirige la branche de service pour laquelle les travaux ont été faits. Par exemple, les demandes des maçons doivent être certifiées par l’ingénieur en chef, des ouvriers dans les ateliers par l’ingénieur en chef du matériel, des commis dans l’embarcadère par le chef d’embarcadère.

Les instructions de tous les employés seront communiquées à la caisse centrale pour qu’elle en prenne connaissance et s’y conforme.

Les pièces à l’appui doivent, règle générale, être examinées et vérifiées par le contrôleur et revêtues de son certificat avant la sortie du mandat ou au moins avant chaque révision de la caisse.

Aut. VIII. Tous les comptes se règlent à la fin de l’année ( 31 décembre ; et comme d’après les statuts, le compte général doit être rendu dans les trois mois après la fin de l’année, le caissier en chef devra le fournir à la direction, au plus tard le I" mars de chaque année.

Les écritures se tiennent en écus de Prusse, gros et deniers d’argent ; l’arrêté de compte s’obtient en constatant le reliquat qui doit se trouver en caisse et par les soldes de comptes, puis en rassemblant et en réunissant dans un relevé général toutes les recettes et les dépenses qui devaient être et ont véritablement été effectuées dans la période prescrite par le règlement.

Aucun changement ne peut être fait dans les livres dont la balance est faite et qui sont déjà visés par le contrôleur; si plus tard on découvre quelques erreurs, il faut porter à nouveau les sommes omises. Si le contrôleur en vérifiant les comptes trouve

quelques corrections à faire, pour en établir l’authenticité il les marque en encre rouge et y appose sa signature.

Immédiatement après la clôture générale des livres, l'effectif du solde de caisse et des autres soldes de comptes seront portés à nouveau, pour l’année suivante.

CHAP. II. — Tenue de la caisse.

Art. IX. Le caissier général doit principalement veiller à la sûreté extérieure du local où est renfermée la caisse, et à ce que les valeurs en argent ou autres soient placées dans une caisse de sûreté; il devra faire en conséquence à ce sujet toutes les propositions qu’il jugera convenables.

Le caissier général répond sur son cautionnement des suites que pourrait avuir sa négligence. Il tient seul la clef de la caisse de service; celle où l’on remet les dépôts est sous la clef des surveillants de la caisse.

ART- X- L’on ne doit recevoir en payement que l’argent qui a cours et pleine valeur dans le royaume de Prusse, ou bien les titres de rentes légalement reçus dans les caisses de l'État, et par exception et aussi longtemps que dureront les relations avec la Banque, les effets de banque dont les reçus de dépôts peuvent être échangés ù volonté contre des espèces métalliques.

Les payements à faire s’effectuent au moyen des mêmes espèces de monnaies ou titres que ci-dessus, à moins que la direction, pour solder quelque dépense à l’étranger, n’autorise expressément à prendre des lettres de change.

Pour faciliter la vérification rapide et convenable de la caisse, il est nécessaire que les différentes espèces de monnaies qui font partie de son effectif soient autant que possible séparées les unes des autres. Le mélange de sommes appartenant à des particuliers avec les fonds de l’entreprise est expressément défendu.

Art. XL L’effectif en caisse ne doit pas s’élever au-dessus du

montant du cautionnement du caissier général ; et si cela a lieu, il doit exposer les raisons qui peuvent le justifier de cette inobservation des règlements.

Les fortes sommes doivent être versées à la Banque aussi longtemps que les rapports actuels existeront entre elle et l’entreprise. Un compte particulier sera tenu pour cette opération. A la fin de chaque semaine le caissier principal fournira à la direction ou au directeur spécial un état du solde de caisse.

Art. XII. Les versements des caisses journalières des receveurs à la caisse principale s'effectuent aussi tous les jours.

Les comptes des caisses des receveurs sont tenus suivant des modèles arrêtés, et des instructions spéciales leur apprennent la manière d’opérer.

Les receveurs envoient par le premier convoi du lendemain la recette faite le jour précédent, accompagnée d’un arrêté de compte qui indique :

a ) Le nombre de bulletins délivrés pour chaque classe de voitures, pour le bagage expédié, pour les marchandises et le bétail, énoncé séparément pour chaque convoi, et leur lieu de destination.

b) Le montant des sommes perçues, avec les mêmes classifications.

c) Le nombre des bulletins qui restent à employer, classés suivant les différentes espèces.

Les bulletins mal timbrés ou gâtés doivent aussi être renvoyés chaque fois. Lorsqu’il n’y a pas eu de recette on envoie une attestation négative.

Le chef d’embarcadère doit certifier la régularité de l’arrêté de compte ou en signaler les irrégularités.

Au moyen de tous ces arrêtés de compte, le caissier général, le matin de ce même jour, dresse un résumé général pour le directeur spécial ; ce résumé sert de base à son certificat pour la recette générale et ses rapports à la direction. Les versements

des receveurs peuvent consister aussi en pièces justificatives de payements faits pour la caisse centrale, dans le cas où celle-ci leur a fait effectuer des payements, avec l'approbation de la direction ; cependant cette opération ne fait aucune différence dans la manière d’établir le compte avec la caisse centrale.

Art. XIII. Le caissier général, comme chef de la comptabilité est dépositaire de l'approvisionnement de bulletins, et en conséquence tenu de s’adresser en temps utile au directeur spécial, pour qu’il soit pourvu à leur remplacement.

Les envois de bulletins aux divers embarcadères se font contre des demandes des receveurs sur lesquelles le chef d’embarcadère certifie le nombre des bulletins qui restent à employer, et il porte de suite en compte dans un registre intitulé : Provision de bulletins , la valeur en argent indiquée sur les bulletins.

Les bulletins délivrés et remis entre les mains du conducteur sont rangés par ordre de convois et transmis au caissier général avec un état, le lendemain matin du même jour. Celui-ci les compare avec la souche des registres des receveurs, et signale au directeur spécial les non-concordances qu’il y remarque.

Art. XIV. Le journal dont il est question à l’article iv sert à constater le solde de caisse, ainsi que tous les changements qu’il subit dans la suite. Dans ce livre, on trouve d’abord l’effectif de caisse qui existait au commencement du compte, puis on y porte toutes les recettes et les dépenses au fur et à mesure qu’elles ont lieu. II ne doit y avoir aucune rature, les corrections ou additions qu’il y aurait lieu d’y introduire ne peuvent se faire qu’avant le contrôle, et de telle manière que l’on puisse reconnaître ce qui était écrit avant.

La seule exception qui ait été faite à l’obligation d’enregistrer immédiatement, est celle de la création d’un registredu payement des intérêts, dont le montant n’est rapporté dans le journal que le lendemain du jour de leur échéance.

Le caissier général, conformément à la conduite qui lui est tracée par les statuts, s’entendra avec la direction lorsque des intérêts n’auront pas été réclamés à l’échéance. Comme le journal reproduit les mêmes sommes que l’ocfi/du grand-livre (art. iv), mais non pas dans un ordre systématique, si ces deux livres sont tenus régulièrement, ils devront présenter un accord parfait dans le montant des sommes.

En ce sens il est nécessaire de faire écriture dans le journal des recettes et dépenses factices, dont il est question à l'article in ; à moins qu’on ne trouve plus convenable d’établir pour ces opérations des comptes séparés qui serviront de compensation au journal.

Pour trouver avec facilité la conformité d’un article entre le journal et lé manuel (grand-livre ) ; il faut dans le journal inscrire la page du manuel qui est relatif à l’article, et dans le manuel le numéro d’ordre du journal.

Le journal, qui d’après l’article m doit être tenu par le cnissier général lui-même, d’après un modèle adopté, doit dés le commencement être mis en cahier d’après les besoins probables, et les feuilles numérotées. Il ne peut exister dans ce journal ni blancs ni lacunes, et la somme de chaque page du journal, lorsqu’elle est remplie, doit être additionnée et transportée à la page suivante.

Le 18 de chaque mois (jour des inspections de caisse ordinaires) ou au premier jour ouvrable, si cette date tombe sur un dimanche ou jour férié, le caissier général, après une comparaison scrupuleuse de tous les articles des livres principaux et auxiliaires, en tire les soldes, les balance en recettes et en dépenses et indique la somme formant le solde de caisse en toutes lettres.

Cet extrait de caisse mensuel est transmis aux contrôleurs des caisses, et une copie dûment certifiée par eux, est remise au directeur spécial. Un aperçu semblable de l’état de la compta-

bilité sera joint aux rapports trimestriels et doit être fourni par le caissier général, le 10 janvier, 10 avril, 10 juin et 10 octobre de chaque année.

A la fin de l’année on procède de même, et alors (si l’ofl ajoute le solde de caisse à la dépense) la recette et la dépense du journal, aussi bien entre elles, que comparées avec Y actif du grandlivre, doivent produire les mêmes sommes.

Comme dans le journal de recette, l’espace manque pour y faire connaître les détails spéciaux et nécessaires sur la nature des revenus qui proviennent du service proprement dit du chemin de fer, on permet d’insérer dans le journal les montants sommaires des arrêtés de compte journaliers des receveurs. Ces détails spéciaux sont aussi fournis par ie registre des bulletins vendus contre argent (art. 5 ) annexe du manuel de recette.

CHAP. III. — Tenue des livres

Art. XV. Par tenue des livres, on entend d’abord les opérations qui ont pour but la formation et l’établissement des comptes dans un ordre systématique. Les livres auxiliaires sont donc necessaires pour arriver h ce résultat et constituent la partie principale de la tenue des livres : Ce sont le journal, le registre du produit des bulletins, le registre de l’approvisionnement des bulletins, le livre de compte du magasin central , le livre d’inventaire, le compte du combustible, le compte avec la banque, etc.

L’objet le plus essentiel de la tenue des livres est le grandlivre (art. iv), c’est-à-dire le livre dans lequel sont inscrits, dans un ordre systématique, tous les produits des comptes, par passif et actif.

L’enregistrement des articles de compte dans le grand-livre doit se faire aussitôt après l’accomplissement de la recette et de la dépense, et en môme temps que dans le journal, ou bien au moins dans le même jour, de façon que les deux livres concordent tou-

jours à la fia de la journée, ce dont les teneurs de livres ne peuvent s’assurer trop souvent. Il faut éviter de faire des corrections dans le grand-livre, mais si on en fait, ce qui a été changé doit rester visible. Les ratures sont expressément défendues.

Art. XVII. Après la ün de l’année, époque du règlement des comptes, on fera la clôture du grand-livre. Chaque intitulé de compte sera clos séparément (par passif, actif et solde).

Copie collationnée et signée par le caissier du grand-livre sera remise à la direction, avant le l" mars de l’année qui suit celle de la clôture des comptes.

Les observations préliminaires sur le temps du versement, son emploi, la nature et le montaut du cautionnement du caissier général ne doivent pas être omises.

Art. XVIII. On remettra avec ce compte toutes les pièces justificatives qui en dépendent, et elles seront mises en ordre, étiquetées, réunies en liasse, et la direction accusera réception du tout au caissier général. Les articles v et vu indiquent les règles à suivre pour déterminer les formes essentielles de ces pièces; leur examen appartient au caissier général, qui en est responsable, et par conséquent peut les refuser si elles ne sont pas rédigées suivant les règlements, et ne peuvent servir à justifier soit une recette, soit une dépense. Si un vice de forme se trouvait dans un ordre de la direction, le payement pourrait être provisoirement suspendu, mais le caissier en donnerait de suite avis. Si la direction confirme sa disposition dans les formes voulues par les statuts, par cela même la responsabilité du caissier général est mise A couvert, et il doit effectuer le payement.