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Explication des modèles des pages 12.30 et 1231.
322. La page de gauche est l'ENTRÉE du Journal- Mémorial, celle de droite en est la SORTIE. Ces deux pages en regard sont réglées d'une manière toute semblable. Il y a dans chacune : 1° une colonne des dates; 2° un large espace pour les explications, et, à la suite, trois colonnes : la première 3° intitulée Mémorial, la seconde 4° Comptes courants, et la dernière 5° Caisse.
Tout l'argent reçu, quel qu'en soit le motif, est écrit à Ventrée du Journal- Mémorial, et les sommes sont placées dans la colonne Caisse.
Au contraire, tout l'argent payé, à quelque titre que ce soit, est écrit à la sortie du Journal, et les sommes sont placées dans la colonne Caisse,
Ainsi le Journal-Mémorial, au moyen de cette colonne de Caisse, sert de livide de Caisse.
Tous les effets à recevoir ou à payer, qui entrent d'une manière quelconque, sont inscrits à Ventrée du Journal-Mémorial, et les sommes dans la colonne intitulée Mémorial.
Tous les effets à recevoir ou à payer qui sortent, on les écrit à la sortie, et les sommes dans la colonne Mémorial.
Tous les achats que l'on fait à terme sont écrits à Ventrée, et les ventes ou expéditions à la sortie, dans la colonne Mémorial i.
Enfin, on écrit tous les articles quelconques, par entrée et sortie, sur ce Journal-Mémorial, do manière que les sommes soient placées, pour celles d'argent, dans la colonne Caisse, et, pour toutes les autres, dans la colonne Mémorial.
Il reste à faire connaître l'utilité de la colonne Comptes courants. La voici :
Après avoir écrit la somme d'un article dans la colonne de Caisse, s'il s'agit d argent, ou dans celle de Mémorial, si ce n'en est point, il faut écrire une seconde fois cette somme dans la colonne Comptes courants, toutes les fois qu'un article devra èlre transporté au livre des comptes courants, dont nous allons parler (324).
Exemples pour l'entrée.
Le 1er juillet, j'ai acheté des marchandises à Paul pour 4000 fr.
Le 1er août j'ai reçu en espèces de Durand 4400 fr.
J'écris ou je passe ces articles à Ventrée du Journal -Mémorial comme dans le modèle de la page gauche (320).
Exemples pour la sortie.
Le 25 juillet j'ai vendu des marchandises à Garnier, pour 540 fr.
Le 1 0 août j'ai versé en espèces à Lebrun 360 fr.
J'écris ces articles à la sortie du Journal-Mémorial comme dans le modèle de la page droite (321).
1. Cependant si les ventes exigeaient des factures trop détaillées pour être mises sur le Journal -Mémorial, il faudrait avoir un livre accessoire de factures, où seraient consignés tous les détails de ces ventes, dont on ne porterait que le montant sur ce Journal, en un seul article par jour, et l'on remonterait, si l'on avait besoin de détails, à ce livre de factures ou de ventes.
Ces quatre articles devant être portés aux comptes courants de Paul, Durand, Garnier et Lebrun, les sommes en sont répétées et inscrites dans la colonne Comptes courants, établie pour y placer les sommes devant figurer au livre des comptes courants, et obtenir par là deux contrôles essentiels, dont nous parlerons ci-après.
323. Ainsi, règle générale, toute somme qui doit figurer au compte d'un correspondant doit être inscrite dans la colonne comptes courants du Journal-Mémorial, et répétée dans la colonne caisse, si c'est de l'argent, ou dans celle mémorial, si ce n'en est pas.
§ 2. — du livre des comptes courants.
324. Il faut tenir un livre de Comptes courants où l'on ouvre un compte à chaque personne avec laquelle on fait des affaires.
On y rapporte au débit les articles dont les sommes sont placées à la sortie du Journal- Mémorial, dans la colonne Comptes courants i.
Ainsi, l'addition de tous les débits du livre des comptes courants doit donner une somme égale au montant de la colonne Comptes courants, à la sortie du Journal-Mémorial.
Ce premier contrôle, fait tous les mois, assure que le report au débit des comptes courants est exact.
Quant au crédit du livre des comptes courants, on y rapporte tous les articles du Journal-Mémorial dont les sommes figurent à l'entrée, dans la colonne Comptes courants.
Ainsi, l'addition des crédits du livre des comptes courants doit donner une somme égale au montant de la colonne Comptes courants de l'entrée du Journal- Mémorial.
Ce deuxième contrôle assure que le report au crédit des comptes courants est exact.
325. L'essentiel, pour le livre des comptes courants, est de n'y omettre aucun article; ce n'est donc que pour prévenir les erreurs que sont créées les colonnes Comptes courants, qui établissent les deux contrôles précieux dont nous venons de parler.
En résumé, on ne rapporte au débit ou au crédit des comptes courants que les sommes inscrites dans les colonnes du Journal- Mémorial, intitulées Comptes courants; et réciproquement, on n'écrit dans ces colonnes que ce qui doit être reporté à un compte courant.
326. Il est essentiel de prévenir ici que les premiers articles qu'il faut écrire sur le Journal- Mémorial, à l'entrée (ce que nous n'avons pas fait dans le petit modèle précédent), sont: 4° l'argent en caisse, suivant l'inventaire dressé, en ayant soin de placer la somme dans la colonne Caisse; 2° les effets en portefeuille, d'après l'inventaire, en plaçant les sommes dans la colonne Mémorial; 3° enfin les créanciers par compte, détaillés sur le même inventaire, dont on sortira les sommes ou soldes dans la colonne Comptes courants.
Les premiers articles qu'il faut écrire à la sortie sont : 4° les effets à payer,
1. Il faut mettre aux comptes courants le folio du Journal-Mémorial où se trouve l'article, et réciproquement placer au Journal-Mémorial dans la petite colonne intérieure le folio des comptes courants. Voyez dans le modèle du Journal-Mémorial (pageb 1230 et 1231) la petite colonne (a) des folios.
d'après l'inventaire, en plaçant les sommes dans la colonne Mémorial; 2° les débiteurs par compte, en portant les sommes dans la colonne Comptes courants.
Tous ces articles sont extraits de l'inventaire, comme on l'a déjà dit (318).
Ainsi, tous les livres se réduisent à deux : le Journal-Mémorial et letf* Comptes courants.
Nous ne comptons point le livre d'inventaire, qu'il faut tenir pour se conformer à l'article 9 du Code, parce qu'il ne demande qu'une heure de travail par an, ni d'autres livres accessoires ordinairement en usage et dont nous donnons la nomenclature aux paragraphes 329 et suivants. ,
Pour tirer le résultat des deux livres précédents, solder tous les comptes et connaître la perte ou le gain définitif, on dresse son inventaire général, comme on l'a déjà fait pour commencer les écritures (277) : l'accroissement ou la diminution du nouveau capital, comparé à celui de l'inventaire précédent, détermine la perte ou le gain; on doit inscrire cet inventaire général sur le livre des inventaires, à la suite du premier, et arrêter les additions de tous les livres et de tous les comptes. Après, on recommence les écritures par le même inventaire, ainsi qu'il a été déjà indiqué (280 et 285), absolument comme s'il s'agissait de nouveaux livres.
Cette manière de tirer le résultat des livres est bien loin de l'exactitude des parties doubles, à cause des erreurs qu'on y peut commettre et qui sont difficiles à relever; mais enfin le résultat des livres en partie simple ne peut se faire autrement, ni présenter des résultats plus rigoureux.
327. Pour satisfaire aux dispositions du Code, on aura soin de faire coter et parapher le Journal- Mémorial ; comme il présente l'ensemble de toutes les affaires, il se trouvera ainsi conforme aux prescriptions de l'article 8 du Code de commerce.
§ 3. MÉTHODE TRÈS -SIMPLIFIÉE POUR TENIR LES LIVRES AVEC DEUX REGISTRES SEULEMENT, A L'USAGE DES MARCHANDS EN DÉTAIL.
328. Le commerçant qui a peu de comptes avec divers ou des comptes trèssimples (a) pourra, sur le premier livre, nommé Journal-Mémorial, supprimer les colonnes Comptes courants, ne conserver que les deux de Mémorial et de Caisse, et n'avoir pas de livre d'achats.
Il rangera par ordre de date les notes (b) d'achats que, selon l'usage, il reçoit du vendeur, et qui contiennent le prix et la quantité : l'ensemble de ces notes lui tiendra lieu de livre Rachats.
Quand le vendeur vient recevoir, on vérifie sa facture sur la note d'achat qu'on en a reçue, et l'on fait une barre sur cette note après l'avoir payée.
Le livre de ventes ou de factures est indispensable.
Si, comme nous l'avons déjà supposé, les comptes courants sont très-simples
a. C'est ce qui arrive souvent dans le commerce de détail, où avoir un compte avec une personne se réduit à lui fournir tout ce dont elle a besoin, et à lui en remettre à de certaines époques la note qu'elle paye.
b. On les passe dans un lacet.
