BALANCE DE VÉRIFICATION
1° Il faut, quand on reporte, soit au débit, soit au crédit, placer d'abord la date, c'est-à-dire écrire l'année, le mois et le chiffre du jour ;
2° Après la date, mettre le nom, écrit en caractères saillants, du créancier précédé du mot à, si l'on reporte au débit, et le nom, au contraire du débiteur, précédé du mot par, si l'on reporte au crédit ;
3° Le faire suivre d'une explication très-brève, résumant le motif de ce débit ou de ce crédit ; car le Grand-Livre n'est qu'un extrait ;
h° Mettre dans la petite colonne le folio du Journal où l'article se trouve inscrit, pour y remonter au besoin, si l'on veut de plus amples détails ;
5° Enfin, placer la somme dans la colonne des sommes.
L'essentiel, en reportant au Grand-Livre, est d'avoir la plus grande attention de porter exactement la somme, non-seulement au débit du débiteur, mais aussi au crédit du créancier.
Exemple :
Marchandises générales a Paul : /jOOO fr. pour achat que je lui ai fait de 10 balles de laine à 400 fr. Tune, payables en espèces dans le courant du mois. /i000 fr.
On débite d'abord le compte des Marchandises générales comme suit:
Doivent : Marchandises générales.
1853 juillet | 1er 1 à Paul, achat de 10 balles de laine | 1 | 4000 |
Ensuite on crédite le compte de Paul comme suit :
Paul. Avoir.
1853 juillet | 1er | Par March. gén. pour 10 balles de laine | 1 | 4000
112. Il n'est pas inutile de rappeler ici que le Grand-Livre n'a d'autre objet que de classer, dans un ordre méthodique et par compte, ce qui est confondu au Journal dans Tordre seul de la date.
En effet, tous les articles d'argent, de marchandises, d'effets, de débit de Paul, de crédit de Durand, qui étaient pour ainsi dire pêlemêle et confondus au Journal, seulement dans leur ordre de date, se trouvent successivement classés au Grand-Livre, non-seulement par ordre de compte, mais encore par entrée et sortie, c'est-à-dire par débit et crédit, ce qui répand une grande clarté sur les opérations du négociant, et le guide parfaitement dans la marche de ses affaires.
Le report au Grand-Livre, qui consiste à recopier dans un autre ordre le Journal, seul livre essentiel, n'exige que de l'attention pour éviter les erreurs ; on s'aperçoit de ces erreurs, s'il y en a, par la balance de vérification, qu'il faut maintenant expliquer.
de la balance de vérification.
113. 11 est d'usage de s'assurer, tous les trimestres ou tous les
mois, si le report du Journal au Grand-Livre a été fait avec exactitude; car ce travail, qui demande beaucoup d'attention, est sujet à de fréquentes erreurs, qui rendent le contrôle de la balance absolument
nécessaire.
Voici comment on s'assure que le report du Journal au Grand-Livre est exact :
On fait d'abord au Journal, à la fin du mois ou du trimestre, l'addition de tous les articles qui y sont inscrits.
Ensuite, au Grand-Livre, on additionne le débit de chacun des comptes qui y sont ouverts, et aussi le crédit de ces comptes.
Enfin on additionne, sur une feuille séparée dont nous donnons le modèle ci-après (ll/i), d'un côté tous les montants du débit de ces comptes, de l'autre tous les montants des crédits.
Le total général des débits doit être égal au total général des crédits, et chacun de ces totaux au total de Vaddition du Journal.
En effet, le premier article du Journal étant ainsi conçu : Marchandises générales à Paul, Zj 0 0 0 fr., on a rapporté cette somme au Grand- Livre, premièrement au débit de Marchandises générales, secondement au crédit de Paul.
Ainsi, la même somme de ZiOOO fr. figure d'abord au Journal, en second lieu au Grand-Livre, au débit de Marchandises générales, et en troisième lieu au crédit de Paul.
Il en est de même de tous les autres articles; donc, si l'on fait l'addition : 1° de toutes les sommes du Journal, 2° de toutes les sommes des débits du Grand-Livre, 3° de toutes les sommes des crédits de ce même Grand-Livre, le montant de ces trois additions doit présenter exactement le même chiffre.
S'il existe une différence, c'est qu'évidemment on aura commis une erreur dans le report, et il faudra la rechercher en pointant tous les articles reportés du Journal au Grand-Livre.
Pointer, c'est vérifier ou recommencer le report en mettant un point à côté des folios du Journal et des sommes du Grand-Livre, quand le report est exact.
Quand la balance de vérification est reconnue bonne, on fixe à l'encre les montants des débits et des crédits de chaque compte du Grand-Livre qu'on avait tracés provisoirement au crayon; et on les place au-dessous d'une barre faite dans la colonne des sommes, sans en tirer une seconde au-dessous, parce que ce total devra être additionné avec les sommes des mois qui suivront.
Il en résulte que si le mois suivant la balance était inexacte, on n'aurait pas besoin de pousser la recherche de l'erreur au delà de ces totaux. Nous avons fait la balance de vérification à la fin des mois de septembre et de décembre; mais on pourrait s'exercer à la faire pour tous les autres mois.
