LE BUDGET, LA COMPTABILITÉ

La vitalité et la richesse d'une bibliothèque sont en raison directe de l'importance du budget qui lui est affecté et de la bonne gestion de ce budget, c'est-à-dire de sa dépense proportionnée, normale et dans des conditions utiles.

On constate qu'en général les bibliothèques de France ont un budget de beaucoup inférieur à celui des autres pays. Ainsi, à l'exception de quelques grands centres, les municipalités de France n'inscrivent à leur budget qu'une somme modique à l'usage de la bibliothèque, somme à peine néces£iaire souvent à payer faiblement le personnel et à assurer la garde des collections. Aussi l'accroissement est lent, et sans les envois du bureau des souscriptions du ministère de Tlnstruction publique, ces bibliothèques resteraient dans un état réel d'infériorité.

11 est vrai que l'Etat porte annuellement à son budget une cer-

264 SERVICE INTÉRIEIR. BUDGET ET COMPTABILITE. BAREMES

taine somme destinée aux bibliothèques municipales et autres, mais ces subventions leur parviennent sous forme de livres ; si elles sont permanentes, elles vai*ient {jfénéralement. Tantôt les bibliothécaires adressent des listes de desiderata, tantôt ils choisissent un nombre déterminé d'ouvrages sur des listes dressées par les soins du ministère, enfin aussi ils reçoivent d'office et sans autre avis des ouvrages qui leur sont attribués.

Les frais d'entretien, de chauffage, d'assurance et les appointements du personnel se trouvent entièrement à la charge des communes, d'où il résulte que sur le budget communal figure un crédit affecté exclusivement à la bibliothèque.

Toutes les dépenses sont faites par le bibliothécaire après les avoir proposées au Comité de surveillance où à la Commission d'achat de la bibliothèque. Dans ces dépenses entrent en ligne de compte : 1® les appointements du conservateur et du personnel ; 2" l'achat des livres ; 3" l'abonnement aux revues ; 4*^ la reliure ; 5** les frais de chauffage, d'éclairage et de bureau.

L'entretien du matériel, du bâtiment et du mobilier, l'assurance des livres et du mobilier contre les risques d'incendie devraient être portés sur le chapitre spécial de l'entretien du mobilier municipal et par conséquent être exécutés sous la direction de l'architecte municipal.

Les bibliothèques de Paris, autres que celles de l'Université, ainsi que la Bibliothèque nationale d'Alger, dépendant directement du Ministère de l'Instruction publique, ont un budget spécial inscrit à l'un des chapitres du budget général. Le contrôle des dépenses doit en être fait par le 4'* bureau (Secrétariat et Comptabilité).

Un agent comptable est attaché à chaque bibliothèque de Paris, lequel a la charge et la responsabilité des fonds. A Alger, c'est à la préfecture que doit probablement se centraliser le budget de la bibliothèque, au même titre que celui des Archives qui dépendent des mêmes bureaux.

Toutes les pièces de comptabilité des bibliothèques municipales sont visées par le Maire qui les approuve lorsque le bibliothécaire a pris en charge les objets détaillés sur ces factures ; elles sont ensuite payées aux parties par le receveur municipal.

Toutes les factures, de quelque matière et objet que ce soit, doivent être faite au moins en triple expédition dont une sur papier

SERVICE IXTÉRIEIR. BrDGET ET COMPTABILITE. BARÊMES 265

timbré de 0 fr. 60 c. et au-delà, si le détail des objets Tcxige, pour toute fourniture supérieure à 9 fr. 99 c, c'est-à-dire à partir de 10 francs juste. Les factures ne peuvent pas mentionner de fournitures ou de travaux pour une somme supérieure à 1.500 francs*.

L'expédition sur papier timbré est destinée à la Cour des comptes ; la seconde reste dans les bureaux de la mairie, le troisième enfin demeure entre les mains du bibliothécaire et doit rester dans ses cartons.

Nous insistons particulièrement sur Tutilité qu'il y a pour le bibliothécaire à posséder un duplicata des factures qu'il fait établir à ses fournisseurs. A la moindre contestation, il peut montrer la pièce de comptabilité en litige ; il s'évitera des ennuis et des embarras. Sur le haut de cette pièce, dans la marge, il pourra inscrire à l'encre rouge la date de l'ordonnancement et celle de la délivrance du mandat au fournisseur; de la sorte sa responsabilité sera toujours à couvert.

L'établissement des factures doit se faire de la manière suivante : 1** n'y faire figurer que les articles fournis pendant l'exercice courant, c'est-à-dire livrés entre les i*^"" janvier et 31 décembre de la même année; 2" ne faire mention que des objets, des livres fournis, des réparations réellement effectuées et non à faire ou k fournir.

Le fournisseur fera ces factures entièrement de sa main en mettant en tcte la date de leur confection ; dans la première colonne gauche seront portées les dates de fourniture, dans la suivante les numéros du registre-inventaire ou de l'inventaire, selon qu'il s'agit de livres, de reliures, d'objets fongibles ou de mobilier. Pour les objets fongibles on se contentera de donner le numéro de celui qui est remplacé, tel un registre, des cartons, des plumeaux, etc., tandis que toute pièce de meuble devra porter un numéro nouveau, mais dans une série déterminée,

A la fin de la facture, le fournisseur établira qu'elle est sincère, par cette formule :

1. Toute fourniture ou travaux supérieurs à cette somme ne peut s'accoi^cler de gré à gré, mais seulement par voie d'adjudication. Dans une bibliothèque, la fourniture des livres et de la papeterie, bien que portant sur un budget supérieur k 1,500 francs ne rentre pas dans la catégorie désignée cidessus, en raison de la variété d'ouvrages publiés chez divers éditeurs.

266 SERVICE INTÉRIKl'R. BrDGET KT COMPTABILITE. BAREMES

Certifié sincère et véritable le présent mémoire s' élevant à lu

somme de

puis il date et signe ; le bibliothécaire est tenu de prendre en charge les objets détaillés de la manière suivante :

Pris en charge et inscrit au registre d' entrée-inventaire — ou à l'inventaire — sous les numéros portés en marge.

Le visa du maire ou du chef hiérarchique — le recteur, s'il y a lieu — est enfin mis, puis ces factures sont livrées dans les bureaux de la comptabilité où les mandats sont établis. Voici dans sa forme la plus simple, l'établissement d'une facture :

Paris, le 29 décembre IHRi.

8 décembre

id.

12 décem-

bre

id.

Reigh II ART. -—i?ei/râ9e zur Inkunabelkunde.

Table génércUe de V Intermédiaire. —

JoLLY. — Les phosphates

PiCTET. — Matériaux pour la paléontologie suisse

Marey. — Travaux du laboratoire de physiologie expériinentale

CossoN et G. DE Saint-Pierre. — Atlas de la flore de Pains

Ia Rocheterie. — Marie-Antoinette

Pothier. — Œuvres

Prou. — Manuel de Paléographie

Id. — Raoul Glaber

Lot. — Hariulf

Prix fort. Prix net

15 fr.

Total

Certifié sincère et véritable le présent mémoire s'élevant à la somme do h\iit cent treize francs trente-cinq centimes. Paris, le 30 décembre 1894.

Signature du fournisseur^

Vu et approuvé :

Le Recteur^ Président du Conseil général des Facultés^

l*ins en charge et inscrit sur le registre inventaire sous les numéros portés en marge.

Le Bibliothécaire,

C'est ainsi que sont établies les factures pour tous les établissicments de l'Etat et pour les bibliothèques universitaires par conséquent.

SERVICE INTKHIKrH. BUDiiKT KT COMi»TABILITK. BARKMES 267

Actuellement le budget de ces bibliothèques comprend deux grandes sections : 1° le personnel ; 2* le matériel. En ce qui touchele personnel, il est totalement en dehors du budget général des facultés, et relève directement du ministère. Le matériel au contraire qui comprend neuf articles, dépend, en vertu des décrets du 10* août 1893, du service commun à plusieurs Facultés et relève du Conseil général des* Facultés (art. 4)*.

C'est dans le Conseil général, sur la présentation des propositions faites par le bibliothécaire, que le budget est arrêté et discuté ; le Conseil l'augmente ou le réduit, approuve et vise les comptes dedépenses sans l'obligation pour le bibliothécaire de passer par la voie ministérielle.

D'une manière absolue, le bibliothécaire ne doit jamais faire dedépenses au delà du chiffre du budget qui lui est assigné ; ensuite il doit le dépenser intégralement dans le courant de l'année iinancière, c'est-à-dire de janvier à décembre mais en ayant la latitude d'exiger des fournisseurs les factures jusqu'au mois de février afin qu'ils puissent être payés pour la fin de mars, dernier délai accordé ; il ne peut, de son propre gré, reporter une somme disponible sur un exercice suivant.

On ne peut dans aucun cas payerune dépense d'un chapitre avecl'argent d'un autre chapitre.

Toute somme d'un chapitre déterminé qui n'aurait pas été employée, peut être reversée sur un autre chapitre dont le chiffre est trop faible pour en couvrir la dépense, après une demande de virement adressée au Minisire,

Voici la division du budget, pour le matériel, dans les biblio-^ thèques universitaires :

/ . Achat de livres ; — 2, Abonnement a ux Journaux et Revues ; — 3, Réserve [le quart)] — 4, Frais de reliure ; — 5. Chauffage; — 6. Eclairage] — 7. Entretien du mobilier; assurance, — H, Frais de bureau; papeterie; impression; — .9. Dépenses imprévues.

1. « Dkpexsbs : En principe, les dcpenHes ordinaires sont afTérentes, sauf lesexceptions ci-dessus indiquées, aux services communs à plusieurs facultés»

Elles comprennent , 4" les dépenses du

matériel de la bibliothèque universitaire, précédemment rattachée au budget de telle ou telle faculté déterminée annuellement. »

{CircuUiire ministérielle du ii novembre 1S9.i.)

268 SEBVICE INTERIKL-B. BUDGET ET COMPTABILITE. BABÊME8

Comme on le voit, rartiele l*^*" est le plus important de tous, aussi doit-il être scrupuleusement observé dans toutes les formes par le bibliothécaire. Avec Tabonnement aux revues et le quart réservé, c'est en somme Tensemble du budget d'achat pour le développement des collections. L'article 1®'" venant à être épuisé trop rapidement, le bibliothécaire ne doit sous aucun prétexte céder aux professeurs ; le quart du crédit réservé ne doit être entamé qu'à partir de la iiii du mois d'octobre, c'est-à-dire dans les trois mois qui suivent la rentrée.

Nous n'ajouterons rien de plus à ces observations qui nous paraissent suffisamment longues ; seulement pourrarticle7(â;r«urâ/tcel il est utile que le bibliothécaire prenne bien ses mesures afin que le traité avec une compagnie présente toutes les garanties de valabilité et de sécurité. Au moment de l'exécution du contrat, il spécifiera soigneusement le nombre de volumes par formats ; il adoptera un prix moyen pour chacun d*eux sans tenir compte de leur valeur bibliographique et de leur rareté qui n'entre nullement en ligne de compte ici. 11 s*agit d'assurer la plus grande quantité de livres intrinsèquement et non à leur valeur de rareté.

Pour les règlements de compte, il serait bon que le bibliothécaire les fit touslestroismois, mars, juin, septembre, décembreafindes'éviter un excès de travail à la lin de Tannée.

Il ne nous paraît pas opportun de donner une règle de conduite pour la comptabilité à tenir dans une bibliothèque. Il faut en cela laisser toute initiative au bibliothécaire qui s'organisera selon sa manière de voir. Une tenue de livres disposée dans un ordre systématique présente toujours des inconvénients ; en cela le système proposé par M. Cousin nous paraît défectueux ; il suffit de tenir à jour les registres inventaires, d'en avoir un pour le mobilier qu'on diviserait en 4 ou 5 séries selon la nécessité de la bibliothèque. Ainsi la première partie comprendrait les rayonnages et le gros mobilier : tables, chaises, bureaux, meubles et comptoirs ; la partie suivanteserait consacrée au mobilier de petite dimension et aux objets fongibles : cartons, reliures mobiles, planchettes indicatrices, appui-livres, encriers. La troisième série comprendrait exclusivement les registres et la dernière la papeterie : grattoir, gomme, règle, coupe-papier, porte-plumes, etc.

C'est pourquoi le système des factures provisoires est bon ; il

dKRVICK INTKIIIKI'H. miKlKT KT OtMI'TAHlLITK. BAII^.UKK 'ilM)

permel de se rendre complc de l'étal des dt'pen«es el évite la Iraiiscriplioii sur un repsirc particulier des arlictes t^ardés et reçus sans factures. Nous citeroiiii encore une fois M. Prieur qui a résume dans les noies suivantes, d'une manière si claire, le fonctionnement de la comptabilité de la bibliothèque universitaire :

« Avec chaque livraison, une facture (facture provisoire).

'c Conserver toutes ces factures, groupées par fournisseur el pour chaque fournisseur par ordre de dates, dans un classeur (Jusqu'au moment oij le mandat qui sera établi d'après elles sera délivré) ;

'■ Conserver une expédition de chaque mémoire rcKlo ;

'I Afeltrc dans une chemise de papier bulle tous les mémoires relatifs à un même exercice, classés : 1" par article du budget ; 2" par fournisseur dans chaque article, par date pour chaque fournisseur.

Tenir, pour chaque exercice, un petit carnet de comptabilité. Porter sur la première pa^'e le budget de Tannée, les neuf pages suivantes seront consacrées chacune h un article du budget où l'on inscrira, chaque fois qu'un mandat sera délivré, la date, le chiirre total du mandat, le nom du fournisseur.

<t Chacunedespages qui suivra stra consacrée à un fournisseur; o» y inscrira : 1" le montant de chaque facture provisoire avec date ; 2° le montant de chaque mandat chaque fois qu'il en sera délivré un k ce fournisseur, avec le numéro du mandat. Barrer d'un trait léger ce qui est relatifs chaque facture provisoire chaque fois que le mandat établi d'après elle aura été délivré.

« Enlin sur les pages qui suivront, on pourra inscrire les menues dépenses qui rentrent dans les frais imprévus, dont l'avance est ordinairement faite par le bibliothécaire et dont il devra se faire rembourser (en produisant des états comme un founiisscur ordinaire)... >y

On pourra consacrer les dernières pages du carnet au\ renseignements qui serviront à dresser les étals trimestriels qui, au commencement de janvier, avril, juillet, octobre, doivent être envoyés au recteur, en double expédition sur des imprimés officiels.

Dans le courant du mois de mars, le bibliothécaire est tenu de

270 8KRV1CE IXTKRIKrR. — SrKGKT ET COMITABIMTK. — BAREMES

IranHmeilre au ministre, le comple d^administration de la bibliothèque, qui comprend Tétai exact des dépenses de la bibliothèque. Ces dépenses doivent balancer exactement avec le crédit accordé pour chacun des chapitres du budget général, et dans le cas où il y aurait un reliquat, fut-ce de 0 fr. 05, on est tenu de le reporter dans la colonne affectée à cet usage.

Ici s^arréte ce que nous avions à dire touchant la comptabilité -des bibliothèques universitaires. Les bibliothèques municipales ont une gestion qui peut varier pour la forme,maisqui se trouve toujours la même quant au fond.

BARÈMES DU BIBUOTHÉCAIRE

Nous terminons ce chapitre par quelques tableaux indiquant les prix de fournitures de papiers, de reliures et de constructions de rayonnages. L'embarras dans lequel on peut se trouver au moment <de la rédaction d'un rapport nous a engagé à ajouter ces notes qui peuvent avoir leur utilité dans un manuel. Ces tableaux sont assez, sommaires et ne renferment bien entendu que ce qui est absolument nécessaire. Ils sont basés sur les prix de Paris, d'après des données •absolument ofiicielles, aussi peut-on les considérer comme exactes.

PRIX DES RAYONNAGES DE BIBUOTHKQUE

Le mètre carré.

Bibliothèque tout sapin h tablettes fixes sur tasseaux 18 »

— — à tablettes sur crémaillère 23 »

— — à tablettes sur clavettes 30 »

Bibliothèque tout chêne à tablettes fixes 35 75

— — à crémaillères 42 »

— — à clavettes 54 50

Bibliothèque faces en chêne abaissé, surplus en sapin.

A Ublettesfixes : 28 60

— sur crémaillères 32 80

— sur clavettes 43 25

Le mètre coaraoL

Plinthe en chêne 1 53

— en sapin 0 78

SEBVICE INTÉRIEUR. BL'DGET ET COMPTABILITE. BARÈMES 271

Corniche en chêne 2 48

— en sapin , 1 31

Tasseaux sapin 0 35

— chêne 0 57

Crémaillères chêne 1 05

Moulures sapin sur arête 0 62

— chêne — 1 15

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SEBVICK INTÉRIEUR. BUDGET ET COMPTABILITE. BAREMES 273

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