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Nettoyage de la bibliothèque et battage des volumes. — Malgré les soins de propreté et d'hygiène qui sont accomplis tous les jours dans l'intérieur de la bibliothèque, il arrive une période où le nettoyage doit être encore plus complet, où les livres doivent être nettoyés et battus avec beaucoup plus de soins afin d'en éliminer la poussière et les insectes. Pour procéder à ces opérations, on choisi I généralement l'époque des vacances c'est-à-dire les mois d'août et de septembre. A la Bibliothèque Nationale, ces soins de propreté ont lieu dans la semaine qui précède Pâques et dans celle qui suit celle fête. Dans les bibliothèques universitaires, c'est pendant les vacances que ces opérations se l'ont.
Nous répéterons, sur la manière d'opérer, ce qu'on a déjà dit avant nous. Les fenêtres des salles étant ouvertes, les livres doivent rire retirés des rayons, battus les uns contre les autres, afin d'en chasser la plus grosse poussière, puis frottés sur les tranches et sur les plats et le dos des reliures avec un chiffon très légèrement humide afin que les dernières poussières soient bien enlevées. Les rayonnages intérieurs des montants, les tablettes, les bordures seront aussi essuyés au chillon, puis les livres seront replacés sur les tablettes dans l'ordre voulu. Pendant toutes ces opérations, il sera nécessaire d'établir des courants d'air afin que la poussière soif plus vite chassée au dehors. Les parquets des salles devront être lavés à fond ainsi que lesfenêtres et les portes.
Il nous paraît inutile de revenir ici sur les soins à prendre pour la préservation des livres contre les insectes et les accidents de toute sorte ; on n'a qu'à se référer au chapitre IV, p. 90 et suiv.
Gomme conclusion, nous insistons sur la nécessité pour le bibliothécaire de s'assurer après chaque séance que les différents services sont en ordre, que tous les registres sont mis à leur place, que les portes communiquant avec des services indépendants de la bibliothèque sont fermées, et que, pendant les séances d'hiver, tout risque d'incendie est écarté, soit par l'extinction des feux, soit par la fermeture des bouches de chaleur, et enfin que les becs de gaz. sont également fermés ainsi que le compteur.
Calendrier du bibliothécaire universitaire. — Il nous paraît utile de dire un mot de ce qu'on peut appeler les Ephèmérides du bibliothécaire universitaire, si nous pouvons ainsi nous exprimer. Il s'agit, comme on Ta déjà deviné, des divers états et rapports que ce fonctionnaire est tenu de fournir périodiquement, soit au ministère, soit à l'inspecteur général du service des échanges universitaires, soit au recteur, concernant le mouvement de la bibliothèque, l'entreprise de certains grands travaux qui doivent être exécutés ou la préparation de son budget :
Janvier. — Du /er au 5 : envoi de l'état trimestriel. — Préparation des factures en vue du règlement définitif de fin d'année pour tous les fournisseurs.
Février. — Réception des échanges universitaires.
Mars. —
Avuie. — - Du /ei au 5 : envoi de Vétat trimestriel . — Faire préparer par les fournisseurs leurs différents relevés afin d'effectuer le premier paiement sur V exercice couran t.
Mai. — Du /er au 15 : Envoi à V inspecteur des échanges universitaires de l'accusé de réception, de ce qu'il lui a été transmis (modèle n° 3).
Juin. —
Juillet. — Du ter au 5 : Envoi de Vétat trimestriel. — Du 15 au 20 fixation des affichages des vacances. — Dans les derniers jours r rècolement des ouvrages de la bibliothèque. — Deuxième règlement de compte des fournisseurs.
Août. — Envoi h V inspecteur des échanges, avant le 20, du catalogue des thèses soutenues dans le ressort de l'Académie, et des écrits académiques. — Vacances.
Septembre. — Vacances.
Octobre. — Fin octobre, ouverture de la bibliothèque ; au préalable, nettoyage général. — Troisième règlement de compte des fournisseurs.
Novembre. — Le bibliothécaire peut entamer le quart du crédit réservé à V origine. — Préparation des propositions du budget pour l'année suivante.
Décembre. —
Si nous indiquons ici ce qui incombe au bibliothécaire universitaire, nous n'entendons pas passer sous silence ce qui concerne les autres bibliothèques. Mais comme les rapports que les fonctionnaires de ces dépôts ont à fournir ne sont pas toujours envoyés régulièrement, nous ne pouvons les signaler. De plus la préparation du budget et la disposition des dépenses peuvent aussi varier selon les exigences de l'administration municipale ou des commissions de direction et de surveillance de la bibliothèque ; il est donc plus prudent de n'en pas parler.
LE BUDGET, LA COMPTABILITÉ
La vitalité et la richesse d'une bibliothèque sont en raison directe de l'importance du budget qui lui est affecté et de la bonne gestion de ce budget, c'est-à-dire de sa dépense proportionnée, normale et dans des conditions utiles.
On constate qu'en général les bibliothèques de France ont un budget de beaucoup inférieur à celui des autres pays. Ainsi, à l'exception de quelques grands centres, les municipalités de France n'inscrivent à leur budget qu'une somme modique à l'usage de la bibliothèque, somme à peine nécessaire souvent à payer faiblement le personnel et à assurer la garde des collections. Aussi l'accroissement est lent, et sans les envois du bureau des souscriptions du ministère de l'Instruction publique, ces bibliothèques resteraient dans un état réel d'infériorité.
Il est vrai que l'Etat porte annuellement à son budget une cer-
taine somme destinée aux bibliothèques municipales et autres, mais ces subventions leur parviennent sous forme de livres ; si elles sont permanentes, elles varient généralement. Tantôt les bibliothécaires adressent des lisles de desiderata, tantôt ils choisissent un nombre déterminé d'ouvrages sur des lisles dressées par les soins du ministère, enfin aussi ils reçoivent d'office et sans autre avis des ouvrages qui leur sont attribués.
Les Irais d'entretien, de chauffage, d'assurance et les appointements du personnel se trouvent entièrement à la charge des communes, d'où il résulte que sur le budget communal figure un crédit affecté exclusivement à la bibliothèque.
Toutes les dépenses sont faites par le bibliothécaire après les avoir proposées au Comité de surveillance où à la Commission d'achat de la bibliothèque. Dans ces dépenses entrent en ligne de compte : 1° les appointements du conservateur et du personnel ; !2° l'achat des livres ; 3° l'abonnement aux revues ; 4° la reliure ; 5° les frais de chauffage, d'éclairage et de bureau.
L'entretien du matériel, du bâtiment et du mobilier, l'assurance des livres et du mobilier contre les risques d'incendie devraient être portés sur le chapitre spécial de l'entretien du mobilier municipal et par conséquent être exécutés sous la direction de l'architecte municipal.
Les bibliothèques de Paris, autres que celles de l'Université, ainsi que la Bibliothèque nationale d'Alger, dépendant directement du Ministère de l'Instruction publique, ont un budget spécial inscrit à l'un des chapitres du budget général. Le contrôle des dépenses doit en être fait par le 4e bureau (Secrétariat et Comptabilité).
Un agent comptable est attaché à chaque bibliothèque de Paris, lequel a la charge et la responsabilité des fonds. A Alger, c'est à la préfecture que doit probablement se centraliser le budget de la bibliothèque, au même titre que celui des Archives qui dépendent des mêmes bureaux.
Toutes les pièces de comptabilité des bibliothèques municipales sont visées par le Maire qui les approuve lorsque le bibliothécaire a pris en charge les objets détaillés sur ces factures ; elles sont ensuite payées aux parties par le receveur municipal.
Toutes les factures, de quelque matière et objet que ce soit, doivent être faite au moins en triple expédition dont une sur papier
timbré de 0 fr. 60 c. et au-delà, si le détail des objets l'exige, pour toute fourniture supérieure à 9 fr. 99 c, c'est-à-dire à partir de 10 francs juste. Les factures ne peuvent pas mentionner de fournitures ou de travaux pour une somme supérieure à 1.500 francs'.
L'expédition sur papier timbré est destinée à la Gourdes comptes; la seconde reste dans les bureaux de la mairie, le troisième enfin demeure entre les mains du bibliothécaire et doit rester dans ses cartons.
Nous insistons particulièrement sur Futilité qu'il y a pour le bibliothécaire à posséder un duplicata des factures qu'il fait établir à ses fournisseurs. A la moindre contestation, il peut montrer la pièce de comptabilité en litige ; il s'évitera des ennuis et des embarras. Sur le haut de celte pièce, dans la marge, il pourra inscrire à l'encre rouge la date de l'ordonnancement et celle de la délivrance du mandat au fournisseur; de la sorte sa responsabilité sera toujours à couvert.
L'établissement des factures doit se faire de la manière suivante: 1° n'y faire figurer que les articles fournis pendant l'exercice courant, c'est-à-dire livrés entre les 1er janvier et 31 décembre de la même aimée; 2° ne faire mention que des objets, des livres fournis, des réparations réellement effectuées et non à faire ou à fournir.
Le fournisseur fera ces factures entièrement de sa main en mettant en tête la date de leur confection ; dans la première colonne gauche seront portées les dates de fourniture, dans la suivante les numéros du registre-inventaire ou de l'inventaire, selon qu'il s'agit de livres, de reliures, d'objets fongibles ou de mobilier. Pour les objets fongibles on se contentera de donner le numéro de celui qui est remplacé, tel un registre, des cartons, des plumeaux, etc., tandis que toute pièce de meuble devra porter un numéro nouveau, mais dans une série déterminée.
A la fin de la facture, le fournisseur établira qu'elle est sincère, par cette formule :
L. Toute fourniture ou travaux supérieurs à celte somme ne peut s'accorder de gré à gré, niais seulement par voie d'adjudication. Dans une l>il>li<>thèque, la fourniture des livres et delà papeterie, bien que portant sur un budget supérieur à 1,500 francs ne rentre pas dans la catégorie désignée cidessus, en raison de la variété d'ouvrages publiés chez divers éditeurs.
Certifié sincère et véritable le présent mémoire s élevant à la
.somme de
puis il date cl signe; le bibliothécaire est tenu de prendre en charge les objets détaillés de la manière suivante :
Pris en charge et inscrit au registre d entrée-inventaire — ou à V inventaire — sous les numéros portés en marge.
Le visa du maire ou du chef hiérarchique — le recteur, s'il y a lieu — est enfin mis, puis ces factures sont livrées dans les bureaux de la comptabilité où les mandats sont établis. Voici dans sa forme la plus simple, l'établissement d'une facture :
Paris, le 29 décembre 1894.
Prix fort.
Prix net.
8 décembre
Reichhart.— Beitr'àge zur Inkunabelkunde.
15 fr.
Table générale de l'Intermédiaire. —
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Pictet. — Matériaux pour la paléontolo-
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Marey. — Travaux du laboratoire de phy-
12 décem-
Cosson et G. de Saint-Pierre. — Atlas de
bre
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Total
Certifié sincère et véritable le présent mémoire s'élevant à la somme de huit cent treize francs trente-cinq centimes. Paris, le 30 décembre 1894.
Signature du fournisseur,
Pris en charge et inscrit sur le registre inventaire sous les numéros portés en marge.
Le Bibliothécaire.
Vu et approuvé :
Le Recteur, Président du Conseil général des Facultés,
C'est ainsi que sont établies les factures pour tous les établissements de l'Etat et pour les bibliothèques universitaires par conséquent.
Actuellement le budget de ces bibliothèques comprend deux grandes sections : 1° le personnel ; *2° le matériel. En ce qui touche le personnel, il est totalement en dehors du budget général des facultés, et relève directement du ministère. Le matériel au contraire qui comprend neuf articles, dépend, en vertu des décrets du 10 août 1893, du service commun à plusieurs Facultés et relève du Conseil général des Facultés (art. 4)1.
C'est dans le Conseil général, sur la présentation des propositions faites par le bibliothécaire, que le budget est arrêté et discuté; le Conseil l'augmente ou le réduit, approuve et vise les comptes de dépenses sans l'obligation pour le bibliothécaire de passer par la voie ministérielle.
D'une manière absolue, le bibliothécaire ne doit jamais faire de dépenses au delà du chiffre du budget qui lui est assigné ; ensuite il doit le dépenser intégralement dans le courant de l'année financière, c'est-à-dire de janvier à décembre mais en ayant la latitude d'exiger des fournisseurs les factures jusqu'au mois de février afin qu'ils puissent être payés pour la lin de mars, dernier délai accordé ; il ne peut, de son propre gré, reporter une somme disponible sur un exercice suivant.
On ne peut dans aucun cas payer une dépense d'un chapitre avec l'argent d'un autre chapitre.
Toute somme d'un chapitre déterminé qui n'aurait pas été employée, peut être reversée sur un autre chapitre dont le chiffre est trop faible pour en couvrir la dépense, après une demande de virement adressée au Ministre.
Voici la division du budget, pour le matériel, dans les bibliothèques universitaires :
/ . . [chat de livres ; — 2. Abonnement aux Journaux et Bévues ; — 3. liêserve (le quart)] — 4. Frais de reliure ; — 5. Chauffage] — 6". Eclairage; — 7. Entretien du mobilier; assurance. — 8. Frais de bureau; papeterie; impression ; — 9. Dépenses imprévues.
1. <( Dépenses : En principe, les dépenses ordinaires sont afférentes, saut' les exceptions ei-dessus indiquées, aux services communs à plusieurs facultés.
Elles comprennent i" les dépenses du
matériel de la bibliothèque universitaire, précédemment rattachée au budget de telle ou telle l'acuité déterminée annuellement. »
(Circulaire ministérielle du 22 novembre 1893.)
Gomme on le voit, l'article Ier est le plus important de tous, aussi doit-il être scrupuleusement observé dans toutes les formes par le bibliothécaire. Avec l'abonnement aux revues et le quart réservé, c'est en somme l'ensemble du budget (rachat pour le développement des collections. L'article Ier venant à être épuisé trop rapidement, le bibliothécaire ne doit sous aucun prétexte céder aux professeurs ; le quart du crédit réservé ne doit être entamé qu'à partir de la fin du mois d'octobre, c'est-à-dire dans les trois mois qui suivent la rentrée.
Nous n'ajouterons rien de plus à ces observations qui nous paraissent su ffisamment longues ; seulement pour l'article7(a,s\s tz/vmce) il est utile que le bibliothécaire prenne bien ses mesures afin que le traité avec une compagnie présente toutes les garanties de valabilité et de sécurité. Au moment de l'exécution du contrat, il spécifiera soigneusement le nombre de volumes par formats ; il adoptera un prix moyen pour chacun d'eux sans tenir compte de leur valeur bibliographique et de leur rareté qui n'entre nullement en ligne de compte ici. Il s'agit d'assurer la plus grande quantité de livres intrinsèquement et non à leur valeur de rareté.
Pour les règlements de compte, il serait bon que le bibliothécaire les fit. tous les trois mois, mars, juin, septembre, décembre afin de s'éviter un excès de travail à la fin de l'année.
Il ne nous paraît pas opportun de donner une règle de conduite pour la comptabilité à tenir dans une bibliothèque. 11 faut en cela laisser toute initiative au bibliothécaire qui s'organisera selon sa manière de voir. Une tenue de livres disposée dans un ordre systématique présente toujours des inconvénients ; en cela le système proposé par M. Cousin nous paraît défectueux ; il suffit de tenir à jour les registres inventaires, d'en avoir un pour le mobilier qu'on diviserait en 4 ou 5 séries selon la nécessité de la bibliothèque. Ainsi la première partie comprendrait les rayonnages et le gros mobilier : tables, chaises, bureaux, meubles et comptoirs ; la partie suivante serait consacrée au mobilier de petite dimension et aux objets fongibles : cartons, reliures mobiles, planchettes indicatrices, appui-livres, encriers. La troisième série comprendrait exclusivement les registres et la dernière la papeterie : grattoir, gomme, règle, coupe-papier, porte-plumes, etc.
C'est pourquoi le système des factures provisoires est bon ; il
SERVICE INTÉRIEUR
BUDGET ET COMPTABILITE
BAREMES
permet de se rendre compte de l'état des dépenses et évite la transcription sur un registre particulier des articles gardés et reçus sans factures. Nous citerons encore une fois M. Prieur qui a résumé dans les notes suivantes, d'une manière si claire, le fonctionnement de la comptabilité de la bibliothèque universitaire :
