TITRE I

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Magasins et Mouvements de Matières

Définition et Les matières de toute nature destinées soit à être transformées

olassement des pgp jg fabrication, soit à l'entretien des appareils de production, magasins. ■ ■ . *

ne sont généralement pas consommées dès leur réception à 1 usine :

elles forment donc des stocks d'importance variable. De même, les produits fabriqués (intermédiaires ou finis) constituent des stocks en attendant leur transformation ultérieure ou la vente.

Il faut que la situation de toutes ces matières soit contrôlée par la vérification des entrées, des sorties, de l'existant.

Un magasin peut être constitué par une seule espèce de matière ou par des marchandises diverses. Généralement, les matières destinées à être transformées par la fabrication et les produits résultant de cette fabrication seront représentés chacun par un compte au grand-livre ; nous citerons dans ce cas les minerais, cokes, charbons, fontes de première fusion, blooms, produits laminés.

Ces matières encombrantes ne peuvent souvent être renfermées dans des parcs fermés; elles sont prises en charge par les chefs de fabrication les utilisant ou les fabriquant. Les matières destinées à l'entretien des appareils de production seront généralement groupées dans un local sous la responsabilité d'un magasinier; les magasins de ce genre seront représentés au grand-livre par un compte collectif rappelant leur objet. Ainsi, on groupera les briques, sables, chaux, ciments, coulis, etc., sous la rubrique Matériaux réfractaires ; les huiles, graisses, essuyages, boulons, cordages, meules, etc., sous la rubrique Objets divers.

La tenue des écritures d'un magasin diffère suivant que celui ci ne renferme qu'une matière et est représenté au grand livre de la comptabilité industrielle par un compte particulier ou qu'il comprend des objets de toutes natures et est représenté au grand-livre par un compte collectif.

^ ^, Hlaijasin ne contenant que des matières de même espirr. - On ouvrira un iTgislre (modifie n" I > oont«Miant pour chaque malien* aulanl «lo colonnes qu'il y a de stocks (gcncralenicnl un par fabrication). Kxarninons le compte houille par exemple.

Nous avons d'abord la répartition »lc Icxistanl au premier jour du mois par fabrications, la total étant é^alà celui du compte houille au «:rand livre. Pendant le mois, chaque fabrication reçoit des quantités |)ntporliounées à ses besoins ; le chef de fabri calicMï les jjrend eu charj^e et sijjrue la facture du fournisseur. Lorsqu'une fabrication reçoit du combustiidc d'une autre fabricaliori. lemloyé comptable du service livrancier établit une facture quantitative (modèle n" i) et l'envoie au chef du service réceptionnaire qui laccepte et la retourne au bureau central de la comptabilité industrielle. La comptabilité, sur cette pièce, elTectue la sortie à un service et l'entrée à un autre, sur le registre modèle n" l, ce (|ui ne modilie rien au compte du grand-livre.

On totalise les entrées ; on porte en sortie les con.'^om mations figurant sur les relevés de fa!»rication, les livraisons aux autres servicei», les expéditions de produits vendus ; on établit le solde à fin de mois, qui doit concorder avec l'existant réel dans chaque fabrication, le total étant égal au solde du grand livre.

On remarquera que tous ces mouvements de matières ne portent que sur les quantités ou poids, à l'exclusion des sommes. Cette mesure sexpli(iue par la raison que I oo ne connaîtra les prix des matières et produits qu'au fur et à mesure de lét^iblisHement des prix de revient; ensuite, cette indic^ilion de sommes serait inutile puisque lex employés comptnhUn des fahrkalions se bornent a i assembler les élémenls nécessaires à l'établissement des amptcs, sans tenir ces comptes.

Sur la situation modèle n" I, on remarquera que le chitTre de fonte f)ort^ au haulfourneau sous la rubrique « réceptions usine » est celui de la production d^i mois qui vient augmenter le stock.

Le groupement des stocks d'une ménae matière en un seul compte a l'avantage de simplifier les écriluivs, puisque la tenue de chacun des magasins parlécu4i«r8 est rédiiite aux quantités, c'est-à-dire au minimum. On a ensuite un {♦rix unique de consommation pour le même produit dans toutes les fabrications, ce qui «si logique, car les variations de stock qui peuvent faire modifier les prix d« consommation sont indépendantes de chaque fabrication.

Kn outre, la balance mensuelle, qui présente les stocks d« matières, ne dimne qu'un chilïre pour chacune d'elles, ce qui est indispensable pour avoir une image exacte de leur situation.

Cette façon de tenir les comptes est liée à la centralisation de la comptabilité industrielle, telle que nous lavons préconisée dans notre préface.

Certaines usines, méconnaissant ces principes, tiennent une comptabilité distincte pour chaque fabrication. Outre le surcroît de travail que cela occasionne, sans profil pour la Société, il peut en résulter des conséquences inattendues. Exemple : dans une usine où ce système était en vigueur et où l'on pratiquait l'amortissement sur les matières, le pourcentage de cet amollissement variait suivant les fabrications. Il en résultait que le stock de houille en dépôt à la fabrication des machines agricoles se

trouvait amorti de 20 "/", f'elui des laminoirs n'était amorti que de iO "/o et celui de l'aciérie ne l'était pas du tout.

Cas parttouliert. — Quelquefois, certaines matières de même nature, que leur prix (le revient identique a fait grouper dans un même compte, affectent des formes variées. Les nécessités de la fahrication et de la vente obligent à tenir attachement des stocks pour chaque forme, ce qui nécessitera la tenue d'un livre de magasin spécial ; la tenue de ces comptes facilitera, en outre, le contrôle des existants en localisant les

vérifications.

Nous pourrons citer comme rentrant dans ce cas les aciers laminés et les limes.

Les aciers laminés sont classés en quelques groupes renfermant chacun plusieurs diujcnsions. I^ comptabilité ouvrira au grand livre un compte à chacjue classe ; mais les services techniques et commerciaux ont besoin de connaître la répartition du stock entre toutes les dimensions qui constituent chaque classe, ces renseignements étant indispensables pour les mises en fabrication et pour fixer les délais de livraison.

On ouvrira donc au magasin un registre d'entrées et sorli<'s (modèle n" 3!. Les échantillons y seront détaillés suivant cha(|ue dimension ; on inscrira au dessous de la dimension le classement de la comptabilité. Aux entrées, on portera l'existant au l-r du mois, les réceptions de produits fabri(|ués avec les dates de fabrication comme point de repère pour pouvoir remonter si besoin est ôu carnet de pesage de la fabrication. Aux sorties, on portera les livraisons aux fabrications suivantes ou à la clientèle, avec indication du numéro de commande correspondant.

A l'arrêté mensuel des écritures, le magasinier récapitulera tous les soldes suivant les classes de la comptabilité ; les totaux devrcmt concorder avec les soldes du grandlivre.

Le livre d'entrées et sorties d'un magasin de limes pourra avoir une contexture à peu près analogue (modèle n» 4). Comme dans un magasin de ce genre les entrées n'ont lieu que rarement et par grosses quantités à la fois, et que, par contre, les sorties ont lieu continuellement, souvent par petites quantités, on ouvrira un registre spécial pour les sorties ; le total seul des sorties pendant le mois sera reporté sur le livre de magasin.

Prix de oonsomnnatlon. — Le total du débit ou des entrées J un compte de magasin se compo.'^e de l'existant au 1"^ du mois à un certain prix, auquel viennent s'ajouter les réceptions du mois provenant dé l'extérieur ou des fabrications, au prix d'achat ou de revient. On totalise les quantités et sommes constituant le débit ; la division de l'un par l'autre donnera le prix moyen de l'existant en magasin, et c'est ce prix qui sera appliqué aux quantités livrées pendant le mois sous le nom de prix de consommation.

On trouvera un exemple de cette méthode dans le tableau Le omptp « Forraiiie » n- 2. Il est clair que l'existant à la fin du mois figurera également avec ce prix de consommation.

§ 2. — Magasin contenant des objets divers. — Nous prend ions comme type de démonstration le magasin contenant les matières pour le graissage et les réparations courantes du matériel. Dans les grandes usines, ce magasin a une certaine importance ; le personnel comprendra un chef magasinier, un employé comptable et quelques distributeurs et manœuvres. L'ensemble de la valeur des marchandises sera représentée au grand livre par un compte collectif que nous appellerons Objets divers.

Le contrôle des opérations de ce magasin nécessite la tenue des registres suivants :

Journal d'entrées ; Journal de sorties ; Grand-livre auxiliaire.

Enthées. — Les marchandises venant de l'extérieur ne sont reçues et prises en charge qu'avec la facture du fournisseur ; le magasinier, après vérification, accepte la facture et le comptable l'inscrit sur le journal d'entrées. Cet enregistrement peut se faire soit en recopiant les factures in extenso à la suite lune de l'autre sur le journal, soit en obligeant le fournisseur à envoyer les factures en double expédition (l'original est retourné à la comptabilité, le duplicata est conservé par le magasin) ; dans ce cas, on ne reporte sur le journal d'entrées que les totaux des factures. De ces deux procédés, le premier nous semble préférable, car il ne nous plaît pas de profiter de l'emprise (|ua un acheteur sur son fournisseur pour lui faire faire un travail supplémentaire. D'antre part, il est rare que les prix portés sur les factures représentent la valeur d'achat ; ils sont modifiés par des remises souvent assez fortes, quelquefois après application de la remise, majorés par une hausse dite provisoire. Enfin, à la valeur d'achat viennent s'ajouter des frais de transport payés à l'arrivée. Toutes ces modifications nécessitent une revision des prix facturés en vue de dégager la valeur réelle de la marchandise. Au lieu d'effectuer ces opérations sur le duplicata de la facture, il est aussi simple de reporter celle-ci intégralement sur le journal en inscrivant seulement les prix réellement payés.

Les marchandises reçues d'autres services de l'usine (généralement vieilles matières) sont prises en charge et enregistrées au journal avec une facttire du service livrancier, décomptée à l'aide des prix fixés par la comptabilité industrielle (voir « Entretien du matériel ))).

Enfin, le magasin est débité de ses dépenses en personnel employé et ouvrier dans les mêmes formes que les autres services ; ces sommes sont prises en charge au même titre que les marchandises par un compte Frais généraux magasin.

Les écritures du journal d'entrées sont reportées au grand livre auxiliaire (modèle n^o), dans lequel un compte est ouvert à chaque matière. Chaque mouvement d'entrée est défini par l'inscription au compte de la matière intéressée, du numéro d'ordre au journal, de la quantité ou poids, de la somme. Ces reports au grand-livre se font immédiatement après l'inscription de la facture au journal.

En fin de mois, on totalise les entrées, (juantités ou poids et sommes.

Sorties, — Les livraisons de marchandises ne sont faites que contre bons régu-

lièrement établis et signés par les agents autorisés ; ces bons doivent mentionner la machine ou installation auxquelles est destinée la marchandise (modèle w 6). La tâche de ces agents sera facilitée par la remise que leur fera la comptabilité industrielle d'une nomenclature du matériel, aussi détaillée et claire que possible, à chaque agent en ce qui le concerne.

On n'exigera pas des services techniques qu'ils fassent autant de bons que les matières demandées ont de destinations. Il suffît que ces services indiquent l'emploi exact de chaque matière ; le classement de ces dépenses par comptes incombe exclusivement à la comptabilité qui, seule, dispose des éléments voulus pour le faire. Le chef de comptabilité doit se pénétrer de cette idée que le classement des valeurs est la fondation de l'édifice ; si les imputations sont faites arbitrairement, les prix de revient, statistiques qui en découlent seront faussés.

Les bons de livraison sont numérotés par le magasin suivant l'ordre naturel des nombres, la série étant renouvelée chaque mois. Ils sont inscrits au jour le jour sur le journal des sorties (modèle n" 1), dont la contexture est analogue à celle du grandlivre auxiliaire. On reporte à chaque compte de matière le numéro du bon, la quantité ou poids livré. En fin de mois, les décomptes sont faits aux prix de consommation. Le tràcé du registre ne comporte pas de colonne pour l'inscription du prix unitaire, ce renseignement est rendu inutile par l'emploi de la règle à calculs qui résout automatiquement la règle de trois. Les totaux (quantités et sommes) sont faits et reportés au fur et à mesure au grand-livre auxiliaire, l'existant en magasin à fin de mois dégagé immédiatement, le prix étant celui de consommation, vérifié sans déplacer la règle à calculs.

Les sommes du journal des sorties sont reportées sur leurs bons respectifs, puis ceux-ci sont relevés sur un état comportant simplement l'inscription du numéro du bon et de son total ; l'addition est faite, qui donne le total des sorties du mois.

Vérification § 1- — Ecritures. — Chaque page du grand-livre auxiliaire de ma-

des opérations, gasin comprend un certain nombre de comptes juxtaposés (\k sur une feuille ouverte de 52 centimètres de large) ; les existants au l*""", totaux des entrées, des sorties, existants à fin de mois, sont totalisés horizontalement par feuille, la concordance assurée ; les totaux par feuille relevés sur un état modèle n» 8 ; les totaux des colonnes Entrées, Sorties de cet état doivent concorder avec les totaux des journaux d'entrée et de sortie.

On remarquera l'enchaînement des mois sur le grand-livre du magasin ainsi que sur l'état modèle n" 8 ; l'existant à fin de mois sert de point de départ pour le mois suivant, de façon à réduire les écritures au minimum. Au grand-livre, une colonne suffit pour enregistrer les mouvements d'un compte pendant tout l'exercice ; l'état modèle n" 8 sera renouvelé tous les six mois.

Cette disposition présente un avantage considérable sur le procédé, encore trop répandu, qui consiste à consacrer une page à chaque compte. Dans ce cas, au lieu de reporter sur l'état modèle n° 8 les totaux par page groupant 14 comptes, il faut

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recopier chaque compte intlividuellement, soit un travail quatorze fois plus considérable, aggravé encore par les chances d'erreur qui suivent eu progression géométrique l'augmentation des écritures. Si l'on songe que, dans une grande Société, le magasin d'objets divers est appelé à contrôler jusqu'à 2.000 comptes, on comprendra tout lintérèt qui s'attache à la simplification des écritures. Il convient d'ajouter que la tenue exacte du grand livre de magasin, comportant un compte par page, a été reconnue comme hérissée de tant de diflicultés que les sociétés où nous avons vu fonctionner ce système ont opté pour une des solutions suivantes :

!• Soit la réduction du nombre des comptes en groupant ensemble les matières portant le même nom ; par exemple, les boulons sont réunis en un seul compte, les sorties étant faites à un prix moyen unique de cousommation, ce qui donne des résultats imprévus quan<l on réfléchit à l'amplitude de la gamme des boulons. En outre, on rend impossible les vérifications entre l'existant au grand-livre et le stock, car le compte boulmis peut se trouver chargé de cinquante mille pièces. On opère la même compression sur les autres marchandises et par ce moyen on réduit le nombre des comptes à une ou deux centaines, re qui permet d'obtenir l'exactitude daus les écritures. Le seul inconvénient du systèuje, c'est que ces écritures ne représentent plus rien de réel, puisque les prix de consommation sont faux et qu'il est impossible de confronter les écritures avec les stocks ;

2" Soit le maintien de la division des comptes, mais en supprimant les balances.

On peut dire de ces deux procédés qu'ils se valent si, comme le dit Boileau, il n'est pas de degré du médiocre au pire.

§ 2. — Inventaire. — Le report au jour le jour des entrées sur le grand-livre auxiliaire de magasin et des sorties sur un registre de même contexture permet de réaliser l'invenlaire permanent du magasin. Chaque jour, on arrête au crayon la situation d'un certain nombre d'articles et on la confronte avec le stock ; ces inventaires partiels peuvent être répartis de telle sorte que chaque matière puisse être vérifiée tous les deux niois environ.

Imputations Les bons décomptés sont dépouillés dès les premiers

des sorties aux jours du mois, suivant les comptes consommateurs,

comptes consommateurs. ^^.^^^^ j^ ^^^^^^ indiquée modèle n» 9. Cet état est assez

simple pour se passer d'explications. On inscrit les consommations par nature de marchandise, chaque inscription comportant le numéro du bon suivi de la quantité de matière et de la somme mises sous forme de fraction.

Le nombre des inscriptions pouvant atteindre plusieurs milliers dans un mois, il sera nécessaire de ne pas dépouiller tous les bons sans procéder à des vérifications partielles. On y arrivera facilement en scindant les inscriptions par séries de cinq cents par exemple. Lorsqu'on aura dépouillé oOO nombres, on fera les totaux au crayon par coujpte et on vérifiera le total général avec le relevé des bons de sortie mentionné à la liu du § Sorties.

Le total des dépenses de chaque compte consommateur sera majoré d'une certaine somme (3 à 'ô»/o, par exemple) pour couvrir les frais généraux du magasin. Ces imputations seront portées aux sorties du compte frais généraux de magasin ; il se solde en fin d'exercice.

Obskrvations. — 1. 11 sera bon de faire imprimer la nomenclature des objets en magasin : on en distribuera un exemplaire aux agents chargés de faire les bons de matières, ce qui leur permettra de régler leurs demandes en conformité avet; les approvisionnements et de désigner les matières par l'appellation qui figure sur la nomenclature.

IL Pour que les factures des fournisseurs soient prises en charge le même mois par la comptabilité industrielle et le magasin, le magasinier devra indiquer sur la facture le mois de prise en charge pour que la comptabilité s'y conforme.

m. Le journal de sorties n'indique pas explicitement la destination des marchandises ; ce renseignement n'est pas nécessaire au magasin car, en dehors de quelques cas spéciaux, la répartition des marchandises ne l'intéresse pas. Il lui suffit donc de se créditer de la quantité livrée et de la somme ; le numéro du bon n'est mis que comme repère pour permettre le pointage en cas d'erreur. Si 1« magasin désire connaître la consommation d'une matière en vue de prévisions de commandes, il trouve ce renseignement au dépouillement par comptes consommateurs.

On pourra objecter que l'adjonction au journal de sorties d'une colonne à chaque compte de matière destinée à inscrire le compte consommateur en même temps que la quantité, simplifierait le dépouillement par comptes consommateurs. En fin de mois, au lieu de reprendre tous les bons pour ce dépouillement, on le ferait avec le journal de sorties. Ce dispositif présente l'inconvénient suivant : la colonne en question devrait être assez large et réduirait trop le nombre de comptes par page ; nous retomberions alors dans la fâcheuse situation indiquée plus haut (consécration d'une page à chaque compte;.

Le dépouillement par comptes consommateurs se trouvera facilité par le classe ment préalable des bons suivant ces comptes ; le bon commun à plusieurs comptes sera affecté au premier à dépouiller, puis au suivant, etc.

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