Principes généraux d'organisation

I — Organisme,

Tout organisme (établissement industriel, eommerel administratif ou scientifique) constitue une unité c nécessite, pour sari fonctionnement normal, un ceiti nombre de « documents i ou écrit» divers, sou» forme feuilles, fiches, tableaux, reliés en livres, cahiers ou c nets, nu détachés et mobile» (formules au sans gêna du mot). Il y a le plus grand intér6t à ce que tou» i ■locuments forment eux-mêmes une unité corresponds! (um'lé de l'organisme documentaire) et que, par sui de» simplification s, de» compléments, des enehaîneme v soient établi». Et l'on dira de même de l'œuvre, t'i lilut. l'établissement, te service et l'administration pu! que L'entrepr" est une oeuvre au sein de laquelle vie se man.reste par des mouvements multiples qt s'agit de suivre et de comptabiliser, si l'on veut se rertt compte de la façon dont se comporte l'organisme M il n'y a pas dan» la vie de l'entreprise que des monment» Intérieurs. Cette œuvre qui la fleure est en cont avec l'extérieur; des mouvement» d'échange existent en1 eus qu'il faut connaître de» conditions existent rral - <l-. répercussions de l'un a l'autre (E des Fa«es).

A loul organisme (Individu, admïn'stratian, firme, et correspondent quatre ordres d'unité» qui s'Interfèrent

rlINISTRAT.ONS

se combinent. I" Unité réelle (physique), 2" Unité juri clique (statut), i" Unité comptable (patrimoine). 4° Unité documentaire.

La division de tout organisme t'opère en services, départements ou section», [la comprennent la coexistence des personne», des choses, des locaux et emplacement», tout a l'état statique el à l'étal de fonctionnement dynamique, aoit le» opérations dans le temps et dan) l'espace.

2 — ■ Motion organisée.

L action organisée (le Travail) donne lieu à In mise en •mvre d'un ccttain nombre de facteur» essentiel» dont l'existence el le» rapport» réciproque» peuvent être ramenés aux douze tetmea de ta formule suivante :

■ Dan» le But (A), précisé et développé selon le Plan (R) : répartis dans le tempa suivant le Programme du Rndcei (C) en exécution drB Instructions et des Ordres (15) en se cuiifuriiinnt aux méEoodns (E), soumettre la matière et le» objets (F) à une série d'opérations (G) er. faisant intervenir les agents personnels individuel* ou collectifs (H), le» titrent* matériels (matières, forme» ou propriétés) et les machines, outil» ou instrument» (J) de manière a obtenir les produite ou Résultat» (Kl destin-, à être intentés dans 1rs ensembles (L). »

3 — Action documentée

Le fonctionnement rie toute administration doit être accompagné de documents. Il y a lieu de réaliser au cours de» opérations, un enregistrement continu de» données administratives essentielles, enregistrement opéré sur de» documents adéquats et permettant une circulation constante des données administratives néce»*»ire» aux travaux à travers tout l'organisme documentaire. La documentation, dédoublement et miroir de l'action ainsi définie intervient : I* pour chacun des douze termes envisagé* ; 2" pour chacun de leurs rapports mutuels deux a deux, ou plu» de deux à plus de deux : 3° à chacun des moments du temps de leur interaction; 4" n chacun des lieux de l'espace où elle se produit.

4 — Elément t de fa documentrtlion.

I" Les écritures qui sont simples ou rnmposée» fans lyrique» et synthétique») et tendent ver» de» rédaction' unifiées el standardisées (formule). 2° Les ensembles documentaires nu collection* de données documentées qui contiennent la écritures similaire*. ï° Le classement assigné aux écritures dan» le document et assigné aussi nux documents dans l'ensemble ou collections qu'ils constituent. 4° Le contenant ou réceptahle matériel des documents. 5° Les relevé» {statistique, comptabilité, mesures), d'après les éeriturra faite», et consistant en comptage dont le» données numériques (totaux, moyennes, rn«-ffîcîenls, indices) expriment, d'apre» le» enregistrement» administratifs, l'état global, absolu ou relatif de* données « administrées ». 6» Les rapports périodiques ayant pour objet : a) de déterminer la situation des éléments adml-

LE

ni^Wra n des dates successives (état ou bi! proposer le» objectif» prochain», orientation 7 ' Lm décisions qui sont ; a) de» ordres, i uni hiérarchique»; h) des résolutions, »' corps ou collèges ayant autorité; c) des coi accord»* s'il s'agit d'ententes intervenue» i indépendante», 8n La» données à enregistrer ti iip portée administrative, mais elles pruv différent» ordres : I. comptables. 2. juriilinii' 3 techniques.

5 — Camcréristiques dos pièces,

l.rn pièces que comprend l'unité dacumen it-nt le» espèces et caractéristiques suivante» :

imprimés, pièces manuscrites, pièces dehors : 2" celles établies s l'intérieur , J* li bnsc (pièce* mères), pièces originales et le: ru sont dérivées (réiumés, extraits, élément* d'autrei pièce!); 4" le* pièces elles-mêmes, !( ci le simple énoncé des rubriques ou des ini n leur maniement, à leur distribution et à 1er c'est-à-dire la classification.

6 — Corrélation».

La soudure doit êl*e établie entre le»

lulminislratives, la correspondance adminîslrt le* l enregistrements » d'ordre administratif i prendre place dan» des registres, des limes tohres, Une grande clarté est apportée dans 1 la documentation en posant désormais ce pi li base et la source première de toute doc un constituée par les en reniai rement* intérieur», ei comme derniers les deux autres formes (mi pondatvea» à destination connue d'une part, u * imprimé» qui ne «ont en fait que des con K destinataires impersonnels, universels, inct respondance et imprimé* peuvent, a un eefti cire en avance *ur l'enregistrement, mais il i d'y introduire leurs donnée» essentielle» de < nériil ou permanent, et cela immédistenirtil a auront été établies dans la correspondance o met. C'est ïe moyen dr disposer, pour les de iii*lrative», d'un répertoire quelque multiple er sruent les forme* et le» expression*. L totalitaire et continu qui soit pour les dor nmdinîstrations, leur» élément», leur» groupe ré percussions, l'analogue de ce que sont le rhiffre.es en argent dan» la comptabilité.

Toute* les donnée» administratives et par ton l« document» qui le* contiennent «ont raltai aux autres selon le principe de la ctassifkati svtiilirtique, procédant du généra] au pnrticu nière & passer de» Fait» et résultats générât individuel» et particulier*.

7 — Clajsîjîcafion.

L« classification détaillée de l'entité ai