CHAPITRE VI

Archives.

Leur importance historique. — Leur classement; méthode à adopter à cet effet, prescrite par la circulaire ministérielle du 10 juin 1854. — Un modèle de classement d'archives hospitalières; archives de Narbonne.

La plupart des établissements hospitaliers possèdent des archives qui présentent un grand intérêt historique.

Ces documents, précieusement conservés et respectés par les mouvements révolutionnaires, comme tout ce qui est la propriété sacrée des pauvres, fournissent généralement des éléments considérables à ceux qui s'occupent de l'histoire de leur pays.

Leur classement. — Jusque vers le milieu du siècle, dans presque tous les établissements, les manuscrits formant le fonds des archives hospitalières étaient restés entassés dans le désordre et la poussière ; le ministre, dont la sollicitude fut éveillée par cet état de choses lamentable, prescrivit un classement et fournit une méthode à adopter, dans sa circulaire du 10 juin 1854, ainsi conçue :

Monsieur le préfet, il existe., dans les établissements de bienfaisance, et surtout dans les maisons hospitalières dont la fondation remonte à une époque déjà reculée, des archives importantes par le nombre des documents et par leur ancienneté.

Il n'y a pas, en effet, d'établissements en P>ance qui aient été plus respectés de tout temps; la sollicitude qui les entoure leur a toujours assuré la conservation de leurs titres de propriété.

Une partie des documents qui leur appartenaient en 1790, ont été réunis aux archives départementales, mais ces versements se sont opérés d'une manière tellement incomplète, que trente-quatre de nos archives des préfectures ne contiennent aucun fonds provenant de cette origine.

Sans doute, les papiers des établissements' de bienfaisance sont conservés en général avec soin ; cependant, ils sont restés pour la plupart inexplorés jusqu'à présent et n'ont été l'objet d'aucune mise en ordre méthodique.

Cette partie du service administratif ayant fixé mon attention, je me suis fait rendre compte de la situation véritable de ces collections ainsi que des moyens à adopter pour y apporter des améliorations.

Il résulte des indications qui m'ont été transmises, que MM. les administrateurs des établissements de bienfaisance ont compris toute l'importance du bon ordre dans les titres et papiers de ces établissements ; mais qu'ils sont très embarrassés sur le choix de la méthode à suivre pour ce classement, et qu*ils attendent l'envoi d'instructions spéciales destinées à les guider dans ce travail, les dispositions de la circulaire du 16 juin 1842 étant insuffisantes à cet effet. C'est ce qui m'a déterminé, Monsieur le préfet, à vous adresser la présente circulaire.

Méthode de classement.

J'ai reconnu que les cadres prescrits par les circulaires du 24 avril 1841 et 16 juin 1842, le premier pour le classement des archives départementales, le second pour le classement des archives communales, ne sauraient convenir aux archives hospitalières, dont la nature est toute spéciale. J'ai donc dû établir un nouveau cadre applicable aux anciennes archives qui occupent de vastes salles, aussi bien qu'à celles qui ne sont composées que de deux ou trois cartons placés dans une armoire.

Voici le plan que j'ai adopté :

Cadre de classement pour les archives hospitalières.

A. Actes de fondation de l'étabUssement. — Diplômes et privilèges

émanés des papes, rois, évoques, seigneurs. — Gartulaires. — Ordonnances, décisions et autres actes relatifs à l'établissement émanés des diverses autorités.

B. Titres de propriétés : donations, échanges, acquisitions. — Terres,

maisons, cens, rentes. — Registre concernant les biens, les revenus, les droits utiles de l'établissement, baux. — Pièces de procédure, mémoires, etc.

C. Matières ecclésiastiques en général. — Chapelle, aumôneric, cime-

tières, nécrologes, obituaires, etc.

D. Inventaires généraux et partiels. — Instructions, lettres, récépissés

et autres pièces relatives au dépôt même ou au service du dépôt des archives. — Catalogue de la bibliothèque.

E. Administration de rétablissement. — Délibérations, nominations,

règlements. — Budgets et comptes, états des recettes et dépenses.

— Economat, fournitures, entretien des bâtiments. — Inventaires de mobiliers, livres de caisse, etc.

F. Registres d'entrée et de sortie des personnes admises dans rétablis-

sement. — Religieux et religieuses. — Service intérieur. — Domestiques. — Service médical. — Infirmiers. — Demandes d'emploi et d'admission.

G. Papiers et registres des institutions, succursales de rétablissement.

— Ancien bureau des pauvres. — Mendicité. — Tutelle des enfants trouvés et orphelins. — Ecoles. — Salles d'asile. — Sagesfemmes. — Vaccine, etc.

H. Papiers et correspondances diverses ne rentrant pas dans les séries précédentes.

Le cadre qui précède indique quelles sont les différentes séries ou divisions à établir ; l'objet principal du travail de classement sera de répartir tous les documents en huit séries, suivant les indications du cadre ; de réunir ensuite en dossiers les pièces relatives à une même affaire et de grouper les dossiers de même nature en articles, c'est-à-dire d'en former des liasses si l'on ne peut les renfermer dans des cartons ou dans des portefeuilles.

Les registres forment articles par eux-mêmes. Ils doivent autant que possible être placés ensemble dans chaque série.

Néanmoins, dans les archives déjà mises en ordre, l'unité et la disposition des articles et des dossiers déjà existants doit, autant que possible, être maintenue; et lorsque les pièces sont déjà classées avec un répertoire qui rend les recherches faciles, il faut scrupuleusement respecter ce classement, lors même qu'il serait en opposition avec celui que recommande la présente circulaire.

La môme observation s'applique au cas suivant qui doit faire l'objet d'une réserve importante.

Un grand nombre d'établissements de bienfaisance sont les successeurs d'établissements plus anciens, soit d'hôpitaux, soit même de monastères, dont ils possèdent aujourd'hui les papiers. Leurs archives renferment ainsi un fonds différent, c'est-à-dire des titres provenant de sources différentes et qui sont presque toujours restés à des places distinctes dans les établissements où ils existaient. La personne chargée du classement ne doit pas com-

prendre le cadre, en ce sens qu'il faille démembrer ces anciens fonds pour mettre ensemble tous les titres de propriété, toutes les pièces de comptabilité, quelle qu'en soit la source. Elle appliquera à chaque fonds désigné à rinvenlaire, par un numéro d'ordre en chiffres romains, surmonté du titre même de l'établissement dont ce fonds provient, la classification indiquée par le cadre, s'il n'en existe pas antérieurement une autre utile à conserver (i).

Quant au classement des dossiers entre eux et des pièces entre elles, il différera selon leur nature.

Ainsi, les titres de propriété devront être rangés selon Tordre alphabétique des noms des localités où sont situés les biens; ou, s'il s'agit de rentes purement pécuniaires, de donations, de legs en argent, les titres seront classés suivant l'ordre alphabétique des noms des débiteurs, donateurs et testateurs. Pour tous les autres titres, on adoptera soit Tordre chronologique, soit Tordre alphabétique des noms de lieux ou de personnes, mais en respectant toujours l'unité du dossier pour une même affaire.

S'il arrive qu'une ou plusieurs séries manquent dans un dépôt, on conservera néanmoins aux autres séries les lettres distinctives indiquées par le cadre. Les lettres de séries absentes figureront pour mémoire.

Une fois le classement terminé, que dans chaque série on ait adopté Tordre alphabétique. Tordre chronologique ou tout autre, on devra numéroter sans exception chaque article (carton, liasse, portefeuille ou registre) au moyen d'un chiffre arabe mis après la lettre de série.

Celte lettre de série et ce numéro d'ordre seront uniformément placés au dos de chaque article, très visiblement, conformément a ce modèle : A, 1 — A, 2 — etc.

Les numéros d'ordre se suivront sans interruption dans chaque série, de i à 100, si la série comprend iOO articles.

Les sous-numéros, bis et tory etc., ne doivent être employés qu'en cas de nécessité très absolue, d'intercalation ultérieure par exemple. Us doivent être disposés ainsi : A, 1 * — A, 1^.

Les pièces devront être toutes numérotées et estampillées. Celte prescription s'applique immédiatement aux documents importants.

Les registres doivent être paginés. Lorsqu'on sortira une pièce d'un article, on aura soin de Testampiller si elle ne Test pas et d'ajouter à la cote spéciale de la pièce la cote même du carton, portefeuille ou liasse d'où elle aura été extraite. On remplacera la pièce dans son dossier par une fiche indiquant la nature de ladite pièce, la date de sa sortie et le nom de la personne à laquelle elle aura été remise.

Les dispositions préliminaires de classement et de numérotage établies, on commencera Tinventaire qui se divisera en deux parties.

(1/ Voir l'exemple indiqué au sommaire du spécimen II. A. 1.

La première comprendra toutes les archives antérieures à 1790. La seconde, les papiers modernes.

On terminera dans chaque série l'inventaire des pièces antérieures à 1790 avant de s'occuper de la seconde partie.

Combiné d*après une assimilation logique au plan récemment adopté pour les archives départementales, cet inventaire qui rentre par là dans l'unité du cadre général uniforme doit indiquer :

i<» La lettre de série et le numéro d'ordre des articles, avec leur désignation (carton, liasse ou registre) ;

2^* La place qu'ils occupent dans le local ou dans l'armoire où ils sont disposés ;

3^ La nature des pièces contenues dans chaque article, avec la mention des personnes ou des lieux auxquels les dossiers se rapportent ;

4^ Les dates extrêmes des actes contenus dans chaque article, quand il sera possible de les préciser ; dans le cas contraire, et si l'article embrasse plusieurs siècles, on pourra se borner à les mentionner;

5^ Le nombre ainsi que l'état matériel des pièces ou des feuillets et des sceaux ;

6^ La constatation des inventaires détaillés, déjà existants, et la cote sous laquelle ils sont inscrits.

Cet inventaire sera rédigé sur du papier exactement pareil au modèle prescrit par le premier spécimen ci-joint et pour le format et pour la disposition des divisions ou colonnes. Chaque série formera une feuille ou un cahier à part.

En mentionnant, ainsi qu*il a été recommandé ci-dessus, les noms des localités, des personnes et des matières que concernent principalement les dossiers, on aura préparé les matériaux d'une table comprenant, conformément au deuxième spécimen ci-joint, trois divisions :

1° Table des noms des lieux ;

2° Table des noms des personnes ;

3** Table des matières.

Cette table devra être tenue à jour sur bulletin au fur et à mesure de l'exécution de l'inventaire.

Un double très exact de la partie antérieure à 1790 de cet inventaire devra être envoyé aux archives de votre préfecture à l'achèvement de chaque série et un double des tables mises au net à l'achèvement de l'inventaire.

Vous voudrez bien. Monsieur le préfet, à la réception de chaque travail de ce genre, en faire faire une copie et me l'adresser.

La méthode de classement exposée plus haut n'est, je l'ai dit, rigoureusement applicable qu'aux établissements dont les archives ne sont encore ni classées, ni inventoriées.

Quant à ceux où ce double travail a été effectué, vous inviterez, Monsieur le préfet, MM. les administrateurs de ces établissements à envoyer un double de leur inventaire à votre préfecture.

En ce qui concerne les établissements où tout est encore à faire, sous le rapport de la mise en ordre des archives, vous recommanderez de commencer immédiatement celte opération, en se conformant à la méthode ci-dessus indiquée.

Avant l'expiration de Tannée, vous me ferez connaître, par un rapport, l'étal des inventaires qui vous seront parvenus et les motifs qui auront donné lieu à des retards dans rexécution de ces inventaires.

Les établissements de bienfaisance étant tous pourvus d'employés rétribués, j'aime à croire que vous ne rencontrerez aucune difliculté pour l'exécution d'une mesure dont Tutilité, l'urgence même, sont incontestables.

MM. les administrateurs de ces établissements sont d'abord trop éclairés, trop soucieux de donner satisfaction à tous les intérêts soumis à leur appréciation et à leur haute surveillance, pour ne pas vous accorder dans cette occasion le concours le plus complet. Je puis aussi vous donner Tassurance que vous serez activement secondé par MM. les inspecteurs généraux des archives départementales, communales et hospitalières, auxquels je vais adresser les recommandations nécessaires à cet effet, et qui devront, de leur côté, me faire connaître par des rapports spéciaux le résultat de leure iavestigations.

La garde des archives et de tous les autres documents administratifs est, aux termes de la décision ministérielle du 9 décembre 1857, confiée au secrétaire des hospices, qui ne doit jamais laisser sortir les pièces des établissements.

Telles sont les mesures d'ordre prescrites par l'administration supérieure, mais appliquées dans bien peu d'établissements.

Un modèle de classement d'archives hospitalières; archives de Marbonne. — Nous n'aurions rien à ajouter à cette intéressante partie de l'administration, si nous n'avions eu la bonne fortune de connaître et d'étudier un classement d'archives hospitalières que Ton peut à bon droit considérer comme le plus méthodique et le plus parfait qui existe en France. Cette œuvre, qui témoigne d'un travail et d'une érudition bien grands, est due à notre honorable collègue M. Hippolyte Faure, administrateur des hospices de Narbonne. De bonne heure, M. Faure a compris l'importance des archives hospitalières, surtout à Narbonne, où elles abondent en documents précieux et où elles témoignent du rôle marqué joué par les hospices, et il n'a pas hésité à publier à ses frais ces papiers qu'il exhumait de la poussière et souvent de l'oubli.

Cet important travail est divisé en trois volumes in-i**; les deux

premiers renferment le classement des archives antérieures à 1790. Le troisième volume est entièrement consacré aux papiers modernes, qui y sont classés avec une clarté et une précision remarquables.

Ces deux cadres de classement présentent un si grand intérêt, que nous croyons devoir les reproduire tels qu'ils figurent en tète des ouvrages de M. H. Faure.

Cadre de classement des archives antérieures à 1790.

Série A

Documents relatifs à rorigine des établissements. — Hôpital général (Charité). — Lettre de Louis XIV au cardinal de Bonzy, archevêque de Narbonne. — Lettres patentes de Louis XIV : 1** pour la fondation de l'Hôpital général; 2° pour Tunion de la maladrerie et de l'Hôpital Saint-Jacques à l'Hôpital général. — Hôpital Saint-Paul (Hôtel-Dieu).

Diplômes. — Privilèges émanés des rois de France et des archevêques do Narbonne. — Ordonnances, décisions et autres actes concernant les hôpitaux, émanés de diverses autorités. — Louis XIV. — MM. Louis de Vervins, Claude de Rebé, François Fouquet, le cardinal de Bonzy et Arthur-Richard Dillon, archevêques de Narbonne. — Lettre de M. de Lamoignon, chancelier de France (Versailles, 13 janvier 1756).

Pièces diverses signées par des rois ou des ministres, sur des matières étrangères aux hôpitaux : Henri IV, Louis XIII, Louis XIV, Colbert, le marquis de Louvois, le marquis de Seignelay, Louis XV.