LANGAGE DE LA COMPTABILITE

une somme de 1 000 fr., qu’il n’a pas reçue, de manière que le résultat on solde du compte soit conforme à la vérité. En ce cas, j’ai placé au débit du compte un article destiné à compenser et annuler une erreur commise au crédit, à solder l’erreur commise. — Si j’avais inscrit 4 000 fr. tandis que N. aurait en réalité versé 5000 fr., je rectifierais l’erreur en inscrivant à son crédit un article nouveau de 1 000 fr. Cet article serait un redressement, mais il ne serait pas un contrepassement. Tout contrepassement est un redressement, mais tout redressement n’est pas un contrepassement; il n’y a contrepassement que lorsque l’article rectificatif d’une erreur commise au crédit se trouve au débit ou est inscrit au crédit pour rectifier une erreur commise au débit. Contrepasser, c'est faire un contrepassement; on désigne aussi cet acte par le mot contrepassation.

Faire inventaire, c’est rechercher la somme des capitaux, des créances et des dettes de la maison dont on s’occupe. La somme des capitaux et créances qu’une maison possède constitue son actif brut; la somme de ses dettes constitue son passif; la différence qui reste lorsqu’on a déduit la seconde somme de la première constitue Vactif net ou liquide. Si le passif dépassait 1 actif, la maison se trouverait au-dessous de ses affaires.

Le bilan d’une maison est une note sommaire des capitaux et créances qu’elle possède et des dettes qu’elle a. Le bilan est le dernier résultat, le résumé de l’inventaire.

Il importe de distinguer l'inventaire réel, que nous venons de définir, de l’inventaire des livres. L’inventaire des livres ne contient que le relevé de l’état des comptes inscrits sur les livres, des soldes débiteurs ou créditeurs. Si les comptes sont complets, s’ils constatent toutes les entrées, toutes les sorties, toutes les transformations ou transmissions de capitaux, l’inventaire des livres représente la situation de la maison. L’inventaire réel le complète par un récolement destiné à constater que les existences de capitaux sont conformes aux écritures, c’est-à-dire que toutes les modifications qu’ils ont subies ont été exactement inscrites.

Les teneurs de livres se servent pour leurs écritures de fiches, de feuillets, de feuilles, de livrets et de livres. — La fiche est un petit morceau de papier ou de carton, carré ou oblong, sur lequel

011 inscrit une annolation simple et qui est destiné tantôt à être classé dans une boîte avec d’autres fiches pour les renseignements, tantôt à être attaché avec une épingle à un document commercial. — Le feuillet est une demi-feuille de papier, qui a deux pages, l’une au recto, l’autre au verso. — Lu feuille a quatre pages et se plie en deux. On l’appelle quelquefois folio. On donne le même nom aux deux pages d’un livre placées rime en face de l’autre, portant le même numéro d’ordre et destinées à recevoir, celle de gauche les articles du débit et celle de droite les articles du crédit d’un même compte. — Folioter, c’est inscrire les numéros d’ordre d’un livre de façon que deux pages placées en regard l’une de l’autre portent le même. — Paginer, c’est inscrire les numéros d’ordre à la suite les uns des autres, page par page. — Piégler une feuille, un feuillet ou un livre, c’est y tracer des raies verticales à l’encre ou au crayon, qui forment un certain nombre de colonnes et constituent la régliire de la feuille ou du livre. — La réglure de la plupart des livres se compose de colonnes de dates, de colonnes de références et de colonnes de caisse. La colonne de dates est double: son premier compartiment à gauche contient un espace suffisant pour inscrire l’année et le mois; le second compartiment, plus petit, reçoit l’inscription du quantième du mois. La colonne de références est simple; on l’affecte à l’inscription de chiffres qui indiquent la page ou le folio d’un autre livre .ou le numéro d’ordre d’un article ou d’un document. La colonne de caisse est double ; son premier compartiment, assez grand pour recevoir un nombre de sept chiffres, est affecté à l’inscription des francs ; le second, plus petit, est affecté à l’inscription des centimes. — En Angleterre, la colonne de caisse est triple, parce que les sommes se composent habituellement de livres, de shillings et de pence.

m. — Documents et livres.

Documents. — Nous n’avons pas la prétention de décrire ni même d’énumérer les documents de toute sorte dont se sert le commerce et qui sont le point de départ des écritures de la comptabilité. Ces documents peuvent être divisés en deux classes : dans la première se trouvent ceux qui constatent une opération

d’achat, de vente ou de transport de marchandises ; dans la seconde, ceux auxquels donne lieu la liquidation des opérations par payement, cession de droits, etc.

Entre les documents de la première classe, nous pouvons mentionner les plus généralement usités, qui sont la note de commission, la facture, le compte d’achat ou de vente, la lettre de voiture et le connaissement.

La note de commission est destinée à faire foi des ordres donnés et acceptés. Elle porte le nom du commettant, le détail et les conditions de la commission et est ordinairement datée et signée. — La facture fait foi d’une vente de marchandises ; elle énonce le nom du vendeur, celui de l’acheteur, la date, l’indication détaillée des marchandises vendues et le plus souvent les conditions de la vente. — Le compte d'achat ou de vente énonce l’achat ou la vente effectuée par un tiers, un courtier par exemple. Ce compte porte le nom de celui qui a fait l’opération, celui de la personne au compte de laquelle l’opération a été faite, le détail et le prix des marchandises achetées ou vendues, enfin les frais de toute sorte auxquels fâchât ou la vente ont donné lieu. — Les notes de commission, les factures, les comptes d’achat et de vente sont ordinairement transcrits sur un livre spécial, au moyeu de^la presse à copier, par la maison qui les délivre. Ces documents sont recueillis, classés et conservés avec soin par la maison qui les reçoit. — Ils se trouvent fréquemment contenus dans la correspondance générale, dont nous allons bientôt parler.

Mentionnons auparavant h lettre de voiture, adressée par f expéditeur au destinataire d’une quantité de marchandises envoyée d’un lieu à un autre. Cette lettre, remise à l’agent chargé du transport, tel que messager, roulier, compagnie de chemin de fer, etc., énonce le nombre, la marque, le poids des colis expédiés, le délai d expédition, le prix du transport et les conditions particulières qui peuvent avoir été convenues. — Le connaissement, délivré par un capitaine de navire, est la reconnaissance qu’un certain nombre de colis, désignés par leur marque, leur poids ou leur volume, ont été chargés à bord du naviré pour être transportés à tel port et à l’adresse de telle personne.

Les documents de liquidation, moins nombreux et plus uni-

: | formes que les autres, sont : la facture acquittée, la lettre de

. change, le billet à ordre ou de banque et le chèque,

f La facture acquittée est considérée simplement comme un

Qi'dre de payer au porteur la somme y ex})rimée.

La lettre de change est un ordre de payer à une personne dé- I terminée ou à l’ordre de cette personne, une certaine somme,

ï quand cet ordre est donné d’une place à une autre. — A, mar-

] chaud au Havre, a vendu 1 000 kilogrammes de café à f‘^^,75 le

kilogramme, payables à trois mois à B, de Paris, le janvier : .? il pourra tirer sur B une lettre de change ainsi conçue :

B. P. fr. 1750.

Au 31 7)iars pi'ochain, veuillez patjer à M. C, banquier au Havre, ou à son oi'dre, la somme de mille sept cent cinquante francs, valeur en maixhatidises, suivant avis de...

A M. B, marchand à Paris.

Signe : A.

La propriété de cette lettre, qui exprime une créance liquide à échéance fixe et acquise à C, peut être transmise à un tiers par un ordre écrit au dos de la lettre et qui, pour ce motif, se nomme endossement.

Le billet à ordre est une promesse de payer souscrite par un débiteur à son créancier. Ce document peut, comme la lettre de change, être transmis par endossement.

Ce n’est pas ici le lieu d’indiquer en détail toutes les conditions du contrat, fort simple et très-énergique, qui lie les personnes qui figurent comme tireur, comme tiré, accepteur, ou souscripteur, ou à titre d’endosseur, sur une lettre de change ou un billet à ordre.

Le billet de banque, payable à vue et au porteur, se transmet par simple tradition et est généralement considéré comme monnaie. H en est de même du chèque, souscrit sous forme de reçu simple ou comme ordre de payer à une personne y nommée une somme à prendre sur des fonds déposés dans une banque.

Il importe toutefois de remarquer que les lettres de change et billets à ordre , étant transmissibles par endossement, doivent

acquittés aux mains d’un créancier indéterminé ; celui qui doit les payer ne sait pas à quelle personne il doit, et celui qui les possède ne sait pas habituellement s’il les recouvrera luimême ou s’il les négociera avant l’échéance. H résulte de cette circonstance que les lettres de change et billets à ordre, auxquels on donne le nom commun û'effets de commerce, font l’objet de comptes particuliers; les dettes et créances qu’ils expriment ne sont pas inscrites, comme les autres, sous le nom des créanciers ou des débiteurs. On suppose qu’une créance, réglée par la souscription d’un billet à ordre ou par l’acceptation tacite ou expresse d’une lettre de change, est éteinte ou plutôt transférée. En effet, le débiteur ne doit plus au créancier primitif; il doit au porteur de l’effet de commerce, et le créancier primitif n’a plus rien à lui réclamer à un autre litre que comme propriétaire de l’effet de commerce. — 11 en est de même des billets et obligations au porteur.

Livres. — Venons maintenant aux livres et commençons par indiquer quelques-uns de ceux qui ont une importance secondaire, des auxiliaires, comme les appellent les comptables.

Nous avons déjà dit comment se formaient, par un simple décalque, les livres de commission et de factures. On inscrit, pour la facilité des références et des recherches, un numéro d’ordre à chaque commission et à chaque facture. On joint à chacun d’eux une table des matières où les noms des personnes qui ont donné l’ordre ou reçu la facture sont inscrits par ordre alphabétique et à la suite de chacun de ces noms se trouvent les numéros des commissions ou des factures qui le concernent.

Les livres d’achats sont la copie des factures reçues de ceux auxquels on a acheté. La plupart des maisons se contentent de recueillir ces factures avec soin, de les numéroter et de les inscrire sur une table des matières ou index établi à cet effet, ou à les classer par ordre alphabétique dans des casiers.

Les livres auxiliaires les plus importants sont, sans contredit, ceux qui sont destinés à conserver la correspondance. Ce sont les seuls dont la loi prescrive la tenue aux commerçants. « Tout commerçant, dit l’article 8 du code de commerce, est tenu de mettre en liasse les lettres missives qu’il reçoit et de copier sur un registre celles qu’il envoie. » En effet, c’est par un échange de kt-

Ti

fi

très que se proposent, se discutent , se forment et se résolvent la plupart des engagements commerciaux, non-seulement d’un lieu à un autre, mais même sur place, depuis que la plupart des çommerçants ont pris l’habitude excellente d’écrire et de confirmèr, par un échange de lettres, même leurs engagements verbaux. C’est donc dans la correspondance que se trouvent la plupart des données premières de la comptabilité, en même temps que la preuve des engagements actifs et passifs résultant des opérations de chaque jour.

La correspondance commerciale e.\ige un style simple, clair et concis, sans ornements d’aucune sorte. Les lettres échangées entre deux commerçants sont ordinairement rattachées les unes aux autres ou par la mention que, depuis la dernière lettre qu’on a écrite, on n’en a reçu aucune, ou, ce ([ui équivaut, par la confirmation de la dernière qu’on a écrite. Ces formules, qui étonnent quelquefois les personnes étrangères au commerce, ont pour objet de faire des lettres échangées entre deux maisons de commerce une sorte de livre sans blancs ni lacunes, où se trouve inscrite l’histoire complète des relations (jui ont eu lieu entre ces maisons.

Le livre sur lequel le commerçant transcrit les lettres qu’il adresse à ses correspondants s’appelle livre-copie dé lettres, ou, par abréviation, le copie de lettres. C’est un registre de la grandeur du papier à lettres dont se sert habituellement le commerce, sur lequel on décalque chaque jour, au moyen de la presse à copier, les lettres qui vont être pliées et expédiées par le courrier. Chaque lettre se trouve ainsi reproduite exactement, page palpage; au moment delà copier, on l’annote d’un numéro d’ordre et on la mentionne sur un index ou répertoire.

Le re'pertoire du copie de lettres est un livret dont une page au moins se trouve consacrée à chacune des lettres de l’alphabet, qui ressort à la tranche au moyen d’un onglet. Le nom du destinataire de chaque lettre envoyée se trouve inscrit à la page affectée à la lettre de l’alphabet par laquelle commence son nom. A la suite de son nom on inscrit habituellement sa demeure; puis, à la suite, le numéro d’ordre de chacune des lettres qu’on lui écrit. — Gomme le copie de lettres remplit presque toujours plusieurs volumes, on a soin d’indiquer sur une fiche collée au dos

et sur la reliure de chaque volume le numéro d’ordre de la première et celui de la dernière des lettres qui y sont décalquées. Alors les recherches sont faciles.

Ainsi, j’ai besoin de revoir une lettre écrite à Charles. Je cherche ce nom au répertoire et à la lettre C, et j’y trouve mentionnés les numéros 37, 115, 190. Je cherche au copie de lettres le numéro d’ordre 190; puis, s’il y a lieu, le numéro 115, et enfin le numéro 57. Quelquefois, au lieu de mentionner le numéro d’ordre au répertoire, on mentionne le tome et la page du copie de lettres.

Les lettres reçues sont classées quelquefois en liasses, comme dit le code de commerce, d’après une ancienne coutume, quelquefois dans des cartons ou casiers en bois et quelquefois aussi dans des reliures mobiles. En tout cas, on les annote par un numéro d’ordre à l’arrivée, et, si elles sont placées en liasses, dans des cartons ou dans des casiers, elles sont classées sous la lettre de l’alphabet par laquelle commence le nom du signataire. Celles qu’on réunit dans une reliure mobile forment des registres semblables en tout à ceux du copie de lettres, et, dans tous les cas, le répertoire ou index des lettres reçues est tenu comme celui des lettres envoyées.

La plupart des factures, ordres donnés ou reçus, etc., se trouvent mentionnés par la correspondance, de telle sorte qu’avec des livres de correspondance tenus avec soin, on peut se passer des livres spéciaux pour les factures envoyées ou reçues, pour les ordres reçus ou donnés. Dans les maisons où, pour la commodité des écritures, on établit ces derniers livres, ils ne sont en réalité que des démembrements de la correspondance générale.

Après les livres de correspondance, les livres auxiliaires les plus important? et les plus généralement employés sont ceux destinés à constater les engagements actifs ou passifs par lettres de change et billets, les mouvements d’espèces et les mouvements de marchandises. Ce sont les seuls dont nous ayons à nous occuper.

Le livre de portefeuille reçoit la copie analytique des effets de commerce, lettres de change ou billets à ordre qui entrent au pouvoir d’un commerçant, de manière fournir les indications nécessaires pour les recherches ou réclamations en cas de perte. Ce livre est folioté de telle manière que les deux pages placées en regard l’une de l’autre sont considérées comme une

page; il est ordinairement réglé sur seize ou dix-sept colonnes, dont chacune porte en tête l’indication de l’usage auquel elle est destinee. L inscription de chaque effet occupe une ligne.

Toute description de ce livre serait compliquée et obscure, • tandis qu’il est très-facile d’en comprendre la tenue et l’usage en le voyant. Essayons d’en présenter un modèle au lecteur.

Chaque effet de commerce, lettre ou billet, est marqué d’un numéro d’ordre au moment même où il est reçu, et ce numéro est inscrit sur le livre de portefeuille au commencement de la ligne destinée à 1 analyse de 1 effet. Voilà pourquoi les banquiers donnent souvent à ce livre le nom de livre de numéros.

Supposons que la maison à laquelle appartient le livre, établie à Paris, reçoit : 1« le 25 mai, de Pierre, d’Orléans, un règlement ou billet à ordre de 1 500 fr., payables par lui-même au 20 août; 2" le 27 mai, une lettre de change de 2 500 fr. tirée par Jean' de Lyon, sur Paul, de Paris, au septembre; 5“ le 29 mai, de Léon, de Bordeaux, une lettre de change de 1 200 fr., tirée par Albert, de Montpellier, sur Jac|ues, de Toulouse, à l’ordre de Joseph, de Bayonne, payable au 15 juin; 4" le 31 mai, une lettre de change de 1 700 fr. tirée par la maison elle-même sur Charles, du Mans, ])ayable au 51 août. Le 5 juin, la maison négocie à son banquier, Thomas, les effets payables hors Paris et encaisse au l®** septembre la lettre payable à Paris. Ces diverses transactions seront mentionnées brièvement en quatre lignes du livre de portefeuille.

CS

iS

DATE

d’entrée.

CS b.

CÉDANTS.

demeure.

Mai 18.

billet

Pierre.

Orléans.

lettre

Jean.