Juin. 1“ Cuivre s. 10O k
On fait le magasin, comme on fait la caisse, en vérifiant si les existences effectives sont conformes aux écritures. Mais cette opération, habituellement longue et coûteuse, n’est guère pratiquée qu a 1 epoque des inventaires et même habituellement qu’une fois par an.
Les livrets affectés aux diverses marchandises peuvent être réunis en un ou deux registres de moyenne grandeur, un peu gros, dans lesquels on affecte à chaque marchandise un certain nombre de pages, désignées parmi index ou par des onglets à la tranche.
Les grands établissements qui ont des matières et des marchandises de diverses sortes, confiées cà la garde d’employés différents, préfèrent naturellement les livrets. Les maisons de commerce, opérant sur un petit nombre de marchandises confiées à
un même garde-magasin, prêtèrent avec non moins de raison le registre unique.
Venons maintenant aux livres sur lesquels sont consignées les écritures qui constituent, à parler proprement, la comptabilité.
Le premier, affecté aux écritures préparatoires, est la ynain courante, désignée quelquefois par les noms de hrouillard ou (\cmemorioL C’est un registre de moyenne grandeur, surleiuel
I chaque opération est mentionnée, au moment même où elle est effectuée ou connue, sans blancs ni rature d’aucune sorte, mais sans aucun ordre autre que celui qui résulte de la succession des temps. Ce registre est paginé.
■ Il y a plusieurs manières de régler et de tenir la main cou-
Irante, comme il y a plusieurs arrangements généraux de comptes et de livres. Ainsi il y a des maisons qui ont et d’autres qui n’ont pas de livres de factures ou de livre d’effets à recevoir. Celles qui i ont ces livres ne portent à la main courante ni le détail des factures, ni la description des effets entrés et sortis; elles ont seulement sur ce livre une colonne verticale de référence, dans laquelle elles inscrivent le numéro de la facture ou de l’effet qui • forment la matière de l’opération. Les maisons qui n’ont pas de livre de factures ou de livre d’effets à recevoir inscrivent tout au long sur la main courante le détail des factures et la description des effets, et n’ont pas besoin de la colonne de référence dont nous venons de pailei’.
Comme la main courante est le point de départ et en quelque sorte la première rédaction du journal, elle porte toujours une colonne de référence affectée à l’inscription de la page du journal ou du numéro de l’article où chaque opération se ù trouve reportée au journal.
La réglure ordinaire de la main courante porte à gauche une ou deux colonnes de référence dont nous venons d’indiquer la destination. A droite de la page, se trouvent deux colonnes de caisse affectées, la première à rinscription des chiffres relatifs au détail des opérations, la seconde aux chiffres qui expriment le résultat net, somme ou reste, de chaque opération. L'espace qui reste entre les colonnes de référence et les colonnes de caisse est destiné à l’inscription du libellé des opérations, de la rédaction des articles.
La date de chaque article est inscrite au milieu d’une ligne dont les deux extrémités sont remplies par des traits horizontaux y dans la forme suivante :
—« ' ' Du !«'■ juillet 18.. n , .m —
i Chaque article se trouve ainsi nettement séparé et distinct de
celui qui précède et de celui qui suit. ;
JL
On n’inscrit le nom du mcis et de l’année qu’au premier article du mois ou de l’année. Pour les suivants on se contente d’indiquer le chiffre du quantième on d’inscrire un idem, s’ils sont de la même date que les précédents. — Quelques comptables inscrivent au premier article de chaque page l’indication du mois et de l’année, ce qui facilite les recherches.
Lorsque l’inscription d’un article est complète à la fin de la page, on fait suivre cette inscription d’un trait qui remplit la dernière ligne. Lorsque l’inscription de l’article doit se continuer sur la page suivante, on laisse la première ouverte, c’est-à-dire qu’on ne la ferme pas par un trait.
La rédaction des articles de main courante doit être simple, claire, concise et ne contenir rien d’inutile. Elle indique d’abord la nature de l’opération, puis la personne avec laquelle elle a été faite, puis le détail et le décompte.
La nature de l’opération est indiquée par un simple participe passé : vendu, acheté, négocié, selon ipi’il s’agit d’une vente, d’un achat ou d’une négociation; vendu, acheté ou négocié s’il s’agit d’une opération faite pour compte d’autrui; vendu, acheté ou négocié par, si l’opération a été faite par un tiers pour le compte de la maison. Puis vient l’indication de la personne avec Lujuelle l’opération a été faite et enfin le détail, les conditions et le décompte de l’opération.
Essayons d’éclaircir cette description par un exemple.
Le 1^‘‘ juillel, un marcliand de vins et eaux-de-vie a acheté de A, de Bordeaux, vingt pièces de vin coûtant ensemble A 000 fr., payables à trois mois. Cette opération s’inscrira dans la forme suivante :
■III Du juillet 18.. — —
Acheté d’A, de Bordeaux, 20 pièces de vin, à 3 mois, suivant facture n“ '
Supposons que ces vingt pièces de vin arrivent le 7 juillet, et que la maison paye les frais de transport, les droits, etc., s’élevant en tout à 1 500 fr. Un écrira à la main courante :
Du 7 juillet 18. .
Payé pour port et entrée des 20 pièces de vin de la facture n°
Le 10 juillet, vente à D, de Versailles, de cinq pièces devin à 525 fr. payables à quatre mois. On écrira :
Du 10 juillet 18.. ’
Vendu à D, de Versailles, 5 pièces de vin à fr. 325 et à 4 1 625 »
Le 20 juillet, D envoie, en règlement de sa facture, un billet payable le 10 novembre, de fr. 1 025, une lettre de change de fr. 500, tirée à son ordre par B, de Rouen, sur E, de Paris, payable le 10 décembre et dûment endossée par lui, et fr. 100
espèces. On écrira ;
- Du 20 juillet 18.. ■
Reçu de D, de Versailles, savoir :
Son billet au 10 novembre ^ 025 j
Une 1/ sur E, de Paris, 10 décembre 500 | 1 025 »
Espèces ^60 )
Le même jour, on règle la facture de A par 1 envoi d une lettre de change de fr. 5000, payable a Bordeaux le 1®'' septembre, et par un envoi d’espèces. Comme la facture était escomptable à raison de 6 p. 0/0 par an, on déduit un mois d’escompte sur la lettre de fr. 5 000 et soixante-dix jours sur l’envoi d’espèces, soit en tout, fr. 27,50. On envoie donc fr. 972,50 et on écrit:
Payé à A, de Bordeaux, fr. 4 000, savoir :
Remise de la 1/ û- ^ 660 » j
Espèces 972 oO W 000 »
Escomple 27 oO )
Le 25 juillet, on escompte chez F, banquier, le billet et la lettre remis, le 20, par D. On reçoit en espèces fr. 1 494, 80 et on écrit ;
-- Du 25 juillet 18.. i
Négocié chez F, banquier, la lettre n®... et le
billet n®..., ayant produit net fr. 1 494 80 | | ^25 »
Escompte et frais 30 20 j
îf.i
2i TRAITÉ ÉLÉMENTAIRE DE COMPTARILITÉ.
A cette date, les opérations que nous venons de mentionner se présenteront à la main courante sous l’aspect suivant :
Du l" juillet 18. . — — —
Achclé d’A, de Bordeaux, 20 pièces vin
rouge à 5 mois, suiv/ fiicture n®.. . .
1 ii
lUï.
Payé pour port et entrée des 20 pièces
de la facture n®
Du 10 id- — =~
Vendu à D, de Versailles, 5 pièces de
vin à 525 fr. et à 4 mois
Du 20 id.
Reçu de D, de Versailles, savoir :
S/ hl au 10 novembre, fr
li 025
Une 1/ sur E,de Paris, au 10 décembre.
fi '
Espèces
^ If
Payé à A, de Bordeaux, savoir :
Remise de la lettre n“
lu
Espèces
Escompte.
Négocié chez F, banquier, la lettre n®...
ctleb/n“... Espèces
Escompte
La main courante contient, comme on le voit au premier coup d’œil, une histoire simple et détaillée des opérations de la maison qui s’en sert, sans autre ordre d’inscription que l’ordre de succession, de telle sorte que les opérations de toute espèce et avec toutes personnes s’y trouvent mêlées et confondues en quelque sorte, sans indication précise pour la personne chargée de les reporter sur les livres qui constituent la comptabilité proprement dite. Lu cerlain nombre de maisons tiennent leur main courante dans line autre forme et en rédigent les articles comme ceux d’un journal, afin de fournir une indication apparente à celui qui tient ce dernier livre. Un certain nombre de ces maisons n’ont pas d’autre journal que la main courante ; les autres n’ont un journal
que pour y relever les articles en sommes par semaine ou même par mois, de telle sorte que la main courante leur sert pour toutes les recherches et vérifications que le mouvement des affaires amène chaque jour.
En tout cas, et quelle que soit la forme de la rédaction des articles, il est évident que la main courante étant le point de départ de toute la comptabilité, est, de tous les livres de commerce, celui dont la tenue à jour est le plus indispensablement nécessaire et ne peut être négligée un seul jour sans péril . C’est aussi celui dont il importe le plus que la rédaction soit claire.
Les maisons, en trop grand nombre, qui n’ont pas une comptabilité régulière, conforme aux prescriptions du code de commerce, ont cependant une main courante, sur laquelle, si elle est bien tenue, il est facile d’établir des livres en forme, qui
sont: un journal et un grand-livre.
Le journal, comme son nom l’indique, est destiné à l’inscription des opérations par jour, dans leur ordre de succession, toutes à la suite les unes des autres, sans autre distinction que celle qui résulte de la rédaction même de chaque article.
Le journal est réglé comme la main courante, mais sa rédaction diffère de celle que nous venons d’indiquer en ceci : que toutes les opérations y sont ramenées à la forme invariable de dettes ou de créances, c’est-à-dire à leur résultat dernier. Ainsi l’achat de vingt pièces de vin, au prix de 4 000 fr . , constitue, pour la maison qui l’a fait, une dette de 4 000 fr. envers le vendeur, et c’est ainsi qu’elle est inscrite au journal. Le payement de ces 4 000 fr. constitue une créance de celui qui les lournit sur celui qui les reçoit, et c’est en cette forme qu’il est inscrit au journal.
Les gens peu huniliarisés avec les formes commerciales admettent bien que l’achat à terme de 4 000 fr. de marchandises constitue une dette de 4 000 fr.; mais il leur répugne de considérer le payement des 4 000 fr. comme une créance de celui qui paye sur celui qui reçoit. Cependant il est clair que, si celui-ci n’avait pas fourni 4 000 fr. auparavant, il les devrait pour les avoir reçus, et l’opération faite quand il a vendu la marchandise ne saurait altérer le caractère de celle par laquelle on le paye. Tout payement est, en réalité, une créance qui compense une créance antérieure, et toute la suite des opérations commerciales
■ ‘-it
constitue une suite de créances destinées à se compenser incessamment.
On écrira donc au journal l’opération que nous avons inscrite à la main courante à la date du juillet dans la forme suivante:
Du 1" juillet 18. . ^i~-. .-r. - n .
Avoir A, de Bordeaux, fr. 4 000 pour vente de 20 pièces de vin, facture n®
Le mot avoir placé en tête de l’article est un terme convenu pour indiquer une créance de la personne désignée dans l’article contre la maison à laquelle le livre appartient. La créance en faveur de la maison et contre la personne désignée dans l’article est indiquée par le terme doit. Ainsi, lorsque, le 20 juillet, la maison paye A, on écrit au journal :
Du 20 juillet 18.
Doit A, de Bordeaux, fr. 4 000, savoir :
Remise de la 1/ n°
Espèces
Escompte.
fr. 5 000 » )
Les comptables distinguent sans peine la personne qui c.-t créancière de celle qui est débitrice par une règle uniforme, invariable et sans exception, qui se formule dans les mots suivants : (( Qui reçoit doit; qui fournit ou paye a. » En d’autres termes, celui qui reçoit une marchandise, valeur, titre ou créance quelconque en est débiteur, tandis que celui qui la fournit en est créancier.
Toutes les opérations d’une entreprise ou maison de commerce quelconque doivent être inscrites sur son journal. Elles doivent aussi être toutes inscrites au grand-livre, mais dans un ordre un peu différent et sous une autre forme.
Le grand-livre est une copie du journal dans laquelle les articles, au lieu d’être inscrits pêle-mêle et simplement dans l’ordre chronologique, sont classés par personnes ou comptes, de manière à faciliter les recherches et à indiquer la situation de l’entreprise envers les diverses personnes avec lesquelles elle a fait des opérations.
Le grand-livre est réglé sur deux pages placées en face l’une de l’autre et formant un folio ou sur une page partagée au milieu par une grosse ligne verticale. Chaque page, dans le premier cas, et chaque demi-page, dans le second, est réglée par une colonne de caisse à droite, précédée d’une colonne de références pour l’inscription du numéro de l’article ou de la page du journal. A l’extrémité gauche se trouve une colonne de dates ; l’espace qui s’étend entre cette colonne et celle de rélérences est affecté au libellé des articles. Le nom de chaque personne ayant un compte est écrit en grosses lettres au milieu de la page ou du folio, au sommet desquels sont inscrits habituellement les mots doit à gauche et avoir à droite. Tous les articles qui constituent l’ayant-compte débiteur sont inscrits à gauche et tous ceux qui le constituent créancier sont inscrits à droite.
Ainsi, en supposant que l’achat de 20 pièces de vin dont nous avons parlé se trouve mentionné à la première page du journal et le payement à la page 5, les deux articles seront portés au grand livre dans la forme suivante :
Doit.
M. A, négociant à Bordeaux.
Avoir.
... K-JT-rr't ■ 1... .k. ' . -
1 Juillet
Notre règlement.
Juillet
Adi/de20 p/ vin.
En cet état, le compte sera soldé ou balancé, c’est-à-dire qu’une créance compensera l’autre exactement. H en serait autrement si on n’avait remis à A que la lettre de 5000 fr., puisqu’il y aurait 4000 fr. à son crédit et 3000 fr. seulement à son débit ; si on relevait sa situation au grand-livre, on dirait qu’il a un solde créditeur de 1 000 fr.
Ouvrir un compte à quelqu’un, c’est inscrire à part et sous le nom de ce quelqu’un, au journal, les articles qui le concernent et en faire, au grand-livre, l’objet d’un compte spécial.
On peut mentionner les opérations faites avec une personne sans lui ouvrir un compte particulier. C’est ce qui arrive lorsqu’on inscrit les opérations faites en passant avec un certain nombre de personnes à un seul compte collectif que l’on intitule Divers. On achète, par exemple, un mobilier de bureau qui n’est
pas payé comptant; on ne veut pas ouvrir un compte au marchand de meubles, avec lequel il est probable qu’on ne fera aucune autre opération. On pourra écrire :
■ Il Du !«'■ juillet 18. . ■
Avoir Divers, pour mobilier de bureau acli. à M, X, marcb/ 1
de meubles | 1 500
Pour faciliter les recherches que l’on a besoin de faire chaque jour, on dresse une table alphabétique des comptes ouverts au grand-livre, avec l’indication du folio ou de la page où chaque compte se trouve inscrit. Cette sorte d’index ou de table des matières s’écrit ordinairement sur un registre de grandeur moyenne et d’un petit nombre de pages, que l’on appelle répertoire. Chaque lettre de l’alphabet y occupe une ou plusieurs pages et ressort à la tranche au moyen d’un onglet.
Les recherches sont faciles et promptes dans des livres bien tenus. Veut-on connaître l’état d’un compte ou chercher un détail relatif à quelque article de ce compte, on ouvre le répertoire à la page destinée à la lettre initiale du compte et l’on trouve la page du grand-livre où il est inscrit. S’il s’agit de l’élat du compte, on le constate par deux additions et une soustraction. S’il s’agit de connaître les détails de tel ou tel article, on voit à la colonne des références la page du journal où cet article est inscrit, et si le journal ne contient pas assez de détails, on y trouve, à la colonne des références, la page de la main courante où on doit les rencontrer ; ou, s’il s’agit d’une facture, on trouve dans la rédaction même de l’article le numéro qu’elle poi te.
