COMPTABILITÉ DU SERVICE ACTIF

Pour éviter toute confusion, les dépenses se scindent en deux branches :

Dépenses de matières ; — dépenses de personnel.

Cette division permet de classer très-distinctement les trais de toute nature, de suivre très-rigoureusement l'application des dépenses, et d'en faire apprécier l'importance relative.

473. Dépenses de matu-i cs — Magasins. — La demande d'approvisionnements forme le point de départ de la constitution du magasin. L'agent chargé de la gestion, après s'être entendu avec le chef du dépôt ou de l'atelier qu'il doit alimenter, adresse à l'ingénieur un bulletin de demande d'approvisionnement. Ce bulletin, identique à la souche dont on le détache, porte, en tête, la désignation du magasin demandeur. Dans les colonnes, il indique :

La désignation des objets ; — le* quantités ; — le prix de la dernière fourniture ; — le nom du dernier fournisseur; — des observations, s'il y a lieu.

L'ingénieur à qui cette demande est adressée s'en sert à titre de renseignement pour les commandes à effectuer et donne les ordres nécessaires pour faire parvenir au magasin les objets demandés, en les tirant, soit directement des fournisseurs, soit d'autres magasins mieux approvisionnés.

Suivons la livraison du fournisseur, les autres ne donnant lieu qu'à un contre-passement d'écritures.

Entrées. — L'agent du magasin reçoit du fournisseur les matières annoncées, accompagnées d'une facture en double expédition. Avant de les accepter définitivement, il doit les faire examiner par les agents compétents. Dès qu'elles sont reconnues propres au service, il en passe écriture comme suit : Toute livraison d'objets de môme nature facturés au même prix est inscrite au livre d'entrée du magasin avec un numéro matricule. Si les objets livrés sous la môme dénomination comportaient des prix différents, ils seraient affectés de numéros matricules spéciaux pour chaque catégorie de prix. Ce livre est à souche. Sur la partie qui reste attachée et qui constitue le registre proprement dit, l'agent indique : en tête, le nom du magasin qui reçoit, la date et la provenance de la livraison, le numéro de la commande et le numéro d'ordre de la réception; — dans les colonnes, le folio du grand-livre : le numéro matricule, le nombre et la désignation des objets, les poids ou mesures, le prix de l'unité et le montant.

La feuille détachée et destinée à la comptabilité centrale contient, indépendamment des indications précédentes, des colonnes pour l'inscription des numéros des chapitres et articles à désigner ultérieurement par le chef de service.

Le garde-magasin ou le distributeur établit, à l'aide du livre d'entrée, le livre des numéros matricules, ou journal grandlivre, dans lequel sont inscrites, sous un seul numéro d'entrée : en tête, la date et l'indication de l'objet reçu ; et, dans les colonnes, les sorties, par dates, numéros de commande, quantités et valeurs. Rappelons à ce propos la recommandation faite (467) au sujet des déchets de magasin, l'agent préposé devant veiller à ce que le total des sorties ne dépasse jamais le montant des

I5fi GESTION DU SERVICE DE LA LOCOMOTION.

entrées, et, d'un autre côté, à ce que l'approvisionnement soit épuisé au moment où le total des sorties indiquées atteint le montant des entrées.

Ce numéro matricule est inscrit sur l'étiquette de classement d^ l'objet en magasin.

Après l'introduction au journal grand-livre matricule , les objets reçus sont inscrits au grand-livre du magasin. Dans ce grand-livre, chaque matière a son compte ouvert par nature d'objets : en tête s'inscrit la dénomination de l'objet ; dans les colonnes, on trouve, à l'entrée comme à la sortie: les dates, les numéros d'entrée ou de sortie, les numéros matricules, les quantités, la provenance ou la destination ; les poids ou mesures, le prix de l'unité, la valeur , enfin les totaux mensuels en quantités et valeurs.

Dans toute comptabilité de matières, la question dominante, c'est la poursuite de tout objet depuis son entrée au service jusqu'à sa disparition. On obtient ce résultât par l'emploi du numéro matricule. Ce numéro accompagne en effet l'objet, la matière, depuis son entrée dans le magasin jusqu'à extinction complète, se reproduisant chaque fois que le môme objet, la môme matière, d'ailleurs divisible ou non, quitte le point où son entrée a été inscrite.

SonriEs. — En parlant de la distribution des matières (466), on a reproduit les différents types de bons qui sont rerais au garde-magasin en échange des objets délivrés en détail aux mécaniciens, graisseurs, etc.

Quant aux matières destinées à l'entretien et à la réparation et qui sont fournies périodiquement par certaines quantités et autant que possible à jour fixe aux dépôts ou aux ateliers, on fait usage du bon de livraison.

Cette pièce, établie et signée par la partie prenante, porte : en tôte, sa provenance et la désignation du magasin mis en réquisition ; — dans les colonnes, l'indication de la destination des objets demandés, le numéro des commandes, les numéros matricules et la désignation des objets, les quantités, poids ou mesures, le prix et le montant.

L'agent de magasin emploie également ce modèle pour y inscrire les bons de distribution qu'il a reçus dans la journée.

Tous ces bons de livraison sont alors classés par parties prenantes, — ateliers ; — traction, —etc., et annexés à la facture de chacune de ces parties. Cette pièce se détache du livre de sortie, dont la souche et le bulletin-facture reproduisent exactement les dispositions du registre à souche pour les entrées, avec l'addition d'une colonne sur le bulletin pour indiquer la destination de l'objet livré.

De là, les écritures se reportent au compte ouvert au grandlivre.

L'agent de magasin envoie à la comptabilité centrale les bons de livraison et les factures qui concernent le service de la traction ou les services étrangers.

Les bons de livraison concernant les ateliers leur sont rendus complétés de toutes leurs écritures, de manière à éviter le travail de la copie de ces pièces en double expédition. Nous verrons l'usage qu'en font les ateliers.

Si nous récapitulons les opérations matières du magasin, nous voyons qu'il possède par ses livres d'entrée et de sortie le moyen de connaître le total des valeurs reçues, celui des valeurs distribuées, et, par conséquent, le solde total dont il est débiteur; que, par le livre des numéros matricules, il peut établir le solde de chaque objet séparé, et qu'enûn, par le grandlivre, il est facile de faire ressortir le solde des matières par nature d'objets, ou comprises sous la môme dénomination.

Ces balances s'établissent généralement à la fin du mois, sauf celle du combustible, que l'on doit arrêter plus fréquemment, tous les dix jours par exemple.

Dépôts. — La demande d'approvisionnements est soumise à l'ingénieur qui l'apprécie et l'adresse, revêtue de son visa, au magasin le mieux placé pour délivrer les objets demandés, et choisi de manière à éviter les parcours inutiles.

Le magasin expédie les objets désignés sur !a demande en les accompagnant d'une facture divisée en deux parties ; la première porte : en tête, la désignation du point de départ de

l'envoi, lo numéro d'ordre, le numéro du train et la date de l'expédition ; dans les colonnes, les numéros matricules, la désignation des objets et matières, les quantités, poids ou mesures. La seconde, qui se détache de la précédente, est un récépissé que la partie prenante doit signer pour la décharge du magasin, et qui indique le montant de la facture.

Le chef de dépôt retourne ce récépissé au magasin après en avoir reconnu l'exactitude. Les objets reçus sont classés, étiquetés avec le numéro matricule émanant du magasin, et inscrits sur la feuille du mouvement des matières. Quand les objets sont directement livrés par les fournisseurs, le magasin du dépôt donne à ces objets un numéro matricule d'une série particulière pour éviter la confusion avec les numéros matricules des magasins.

Cette feuille de mouvement des matières, qui a son analogue dans le service des magasins, porte en tête la désignation du service en cause et la date de l'arrêté de compte ; dans les colonnes s'inscrivent respectivement : du côté des entrées ou du côté des sorties , — la désignation des parties versantes ou prenantes; — les numéros matricules; — la désignation des objets reçus; — les quantités, poids ou mesures; les prix et sommes totales sont inscrits h la comptabilité centrale, où cette feuille arrive tous les dix jours.

Comme le magasin, le dépôt établit sa balance mensuelle par compte ouvert à chaque matière.

Cette pièce indique, dans les colonnes :

l^e folio du grand-livre ; — l'indication des comptes ouverts ; — les quantités, poids et valeurs restant à la date de la dernière balance ; — les quantités, poids et valeurs reçus depuis la môme date; — les totaux de ces mêmes quantités réunies;

Les quantités, poids et valeurs employés depuis la dernière balance ; — enfin, les quantités , poids et valeurs restant à la datp de la présente balance.

Ces pièces, adressées à la comptabilité centrale, permettent de contrôler le mouvement des matières et de redresser les erreurs au besoin.

Consommai ion des locomotives. — Cette partie capitale de la comptabilité des dépùts a pour objet de renseigner très-régulièrement, en même temps que les consommations, les parcours effectués par chaque machine.

Un compte est donc ouvert dans le dépôt à chaque locomotive. On y inscrit: en tête, le numéro de la machine ; — dans les colonnes : la date, le numéro du tender, les noms des mécaniciens et chauffeurs : — le numéro des trains, l'itinéraire,

— départ, arrivée, — le nombre de kilomètres parcourus par les trains suivant leur nature : voyageurs, express, omnibus, mixtes, — marchandises, ballast, machines isolées, mouvements de gare ; les heures de stationnement, de réserve, etc.;

— les charges remorquées ; les quantités de matières délivrées dans chaque dépôt : combustibles et corps gras.

Les machines sont souvent montées par différents mécaniciens et chauffeurs. Comme vérification et complément de renseignements, les décomptes de ces agents sont portés sur cette même feuille, résumés pour chacun d'eux, en ce qui concerne les parcours, charges et consommations.— Les totaux de ces diverses répartitions doivent correspondre exactement aux totaux respectifs du compte général de la machjne.

Pour éviter toute contestation, le relevé de ces documents est affiché sur la feuille d'attachements des mécaniciens et chauffeurs, ce qui permet encore à chaque intéressé de vérifier et redresser au besoin les indications qui le concernent.

Consommation des machines fixes. — Les machines qui servent à l'alimentation des réservoirs^ à la mise en mouvement des outils dans les ateliers, occasionnent des dépenses qu'il faut enregistrer. A cet effet, un compte leur est ouvert, à chacune en particulier, dans lequel on inscrit, jour par jour : les heures d'allumage et d'extinction ; — la durée de la marche; — les quantités de consommations telles que : combustibles, corps gras, matières diverses. Ce compte est arrêté chaque mois, et aux quantités on applique les prix d'unité, ce qui donne le montant des dépenses de chaque machine.

Si la machine a fait mouvoir une pompe d'alimentation, ce

décompte permet de déduire facilement le prix de revient du travail produit.

Inventaire de l'outillage. — Tous les objets quelconques affectés aux travaux du service et qui ne sont point de consommation courante, entrent sous le nom d'outillage, dans un inventaire qui porte respectivement, aux entrées et aux sorties, dans les colonnes :

La date ; — la désignation des parties versantes (ou prenantes) ;

Les quantités ; — la désignation des objets ; — les poids ou mesures ; — les prix ; —les sommes totales ; — et des observations, s'il y a lieu.

Ces inventaires se dressent par ordre alphabétique et par grandes subdivisions analogues à celles du tableau de la page 139, n° 46o.

On les établit à la lin de chaque exercice ; mais, pour éviter les oublis ou erreurs et pour faciliter les recherches, on relève, tous les trois mois : 1° un état des objets à retrancher de l'inventaire , c'est-à-dire de ceux qui ont disparu par l'usure , qui ont été détruits ou vendus et non remplacés ; 2° un état des objets à ajouter à l'inventaire, comprenant les objets qui entrent au service sans avoir pour but un simple remplacement.

Ateliers. — Un travail quelconque ne peut être entrepris sans un bon de commande signé de l'ingénieur. Cette pièce forme le point de départ de toute opération de l'atelier, — c'est le numéro de ce bon de commande qui est renseigné sur le bon de livraison rerais au magasin pour en tirer les matières nécessaires à l'exécution de la commande ; c'est ce numéro qui accompagnera la commande dans toutes ses phases, et permettra de lui imputer tous les frais qu'elle occasionnera.

Comme le magasin doit être crédité des sorties de matières, la comptabilité centrale porte au débit de l'atelier le montant des bons de livraison. Ces bons mêmes, tenant lieu de journal k ses écritures, sont copiés au grand-livre, où un compte est ouvert à chaque espèce de matières : à l'entrée, c'est la réception ; à la sortie, c'est l'inscription au prix de revient.

Pour établir chaque prix de revient, on se sert des éléments suivants : détails des opérations : — 1° matières employées: quantités, poids ou mesures, prix de l'unité et valeur, le tout fourni par les sorties de magasin ; —2° main-d'œuvre : nombre d'heures et de journées, en régie ou à la tâche, — prix et valeur,—donnés par les feuilles d'attachements. Les matières délivrées par le magasin ne sont pas toujours sorties avec chaque prix de revient. Les excédants restent en charge à l'atelier et sont mentionnés pour rappel dans des carnets tenus par les contre-maîtres, qui en demeurent comptables.

En ajoutant aux dépenses relevées la part de frais généraux imputable à chaque travail terminé , on obtient le prix de revient de l'objet fabriqué ou de la réparation effectuée.

Dans les frais généraux sont confondus : les dépenses de direction, de surveillance et d'entretien des établissements en général, d'une part, et les frais de l'atelier en particulier, d'autre part. Ces derniers englobent notamment les frais d'outillage, d'alimentation des machines motrices, l'entretien, etc., etc.

Cette partie des dépenses , qui a une très-grande influence sur les prix de revient, est souvent estimée proportionnellement à la main-d'œuvre seulement. C'est une méthode très-inexacte, et qu'il vaut mieux remplacer par une évaluation des dépenses générales, répartie proportionnellement à l'importance totale des travaux.

Ces éléments servent à établir les factures, dont le montant est imputé au débit des parties prenantes, et, par contre, au crédit de l'atelier constructeur.

Nous rappellerons ici le livre des travaux en marchandage dont l'intérêt consiste à contrôler la gestion des chef» d'atelier, par rapport aux travaux à la tâche, en faisant ressortir le taux des journées propres à la confection d'un travail à prix débattu. Le résultat déûnitif de ce renseignement est de connaître exactement le prix de revient de la main-d'œuvre et de le renfermer dans des limites justes et équitables pour tous.

Il a été dit que les attachements de la main-d'œuvre se relevaient par le pointeur , qui inscrit au compte de chaque ou- T. iv. 11

vrier le numéro de la commande et le nombre d'heures y consacrées.

Le dépouillement des feuilles d'attachements est opéré par la comptabilité centrale. Comme contrôle, l'atelier reprend également cette opération , pour faire ressortir les prix de revient, comme il a été dit plus haut.

Chaque mois, l'atelier doit établir un compte rendu de ses opérations ; ce compte rendu porte à son débit le solde débiteur des matières existant à la fin du mois précédent ; — il y ajoute toutes les entrées du mois courant, ce qui forme le mon^ tant du débit total de son compte.

Le solde créditeur est composé de tous les travaux terminés et facturés au débit des parties prenantes. La différence entre ces deux comptes constitue le solde débiteur de l'atelier.

Ce compte rendu indique également le montant des travaux en cours d'exécution, matières et main-d'œuvre.

Enfin, toutes les écritures des ateliers sont complétées par l'établissement de la balance mensuelle, analogue à celle qui a été indiquée précédemment.

474. Dépenses de peraeanei. — On distingue dans cette catégorie de dépenses , celles qui se rapportent au personnel à poste fixe, commissionné, de celles qui proviennent des frais de main-d'œuvre effectuée par le personnel variable , en régie.

Dans chaque classe, on inscrit chaque jour sur la feuille d'attachements, partagée elle-même en diverses sections par nature de fonctions, les nom et prénoms de chaque agent, le nombre d'heures de travail, la nature des travaux, le mode de travail, — en régie ou à la tâche , — et le numéro de la commande, s'il s'agit d'un travail particulier.

Pour éviter les réclamations, ces attachements sont reportés sur un état affiché chaque jour, et mis ainsi à la disposition de tout intéressé, qui peut relever immédiatement les erreurs, s'il y a lieu.

Ces attachements ainsi contrôlés servent à dresser la feuille de paye et le décompte de tous les ayants droit. Quand il s'agit d'enregistrer simplement les dépenses de

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main-d'œuvre courante, les feuilles d'attachements n'exigent pas d'autres renseignements que ceux indiqués plus haut.

Mais le personnel de conduite des machines, qui a droit à diverses primes, motive des dispositions d'attachements un peu plus compliquées.

Il est donc ouvert, pour chaque mécanicien et pour chaque chauffeur, un compte spécial. A l aide des feuilles de route et des bons délivrés par le mécanicien, on porte : le travail effectué pour chaque espèce de trains et pour chaque machine ; — les consommations ; — les allocations ; — et les différences en plus et en moins.

D'après ces documents et suivant le système de primes adopté, on établit le décompte en argent de chaque intéressé, décompte dans lequel doivent entrer : les primes de régularité do marche, d'économies diverses, les déplacements, les retenues pour amendes diverses, etc.

Quant aux comptes de primes d'entretien, ils s'arrêtent par trimestre et d'après les données indiquées précédemment : c'est-à-dire qu'un compte est ouvert à chaque machine ; on y porte l'indication des mois, le nombre de kilomètres parcourus : — 1° pendant le mois ; 2° depuis sa mise au service ; — la répartition de la prime d'entretien entre les mécaniciens et les chauffeurs.

Dans la catégorie de» dépenses de personnel entrent encore : —les états de déplacements, déjà décrits ; les états des amendes infligées;

EnGn, à l'appui de toutes les pièces, l'état de mouvement du personnel, à l'entrée et à la sortie, pendant tout le mois.