PRECEDENTES

371. On ne doit pas porter sous la lettre A le Moniteur des communes ni les ouvrages de droit qui contiennent des textes de lois; ils rentrent dans la série C. — Les registres de l'état civil antérieurs à 1790 ne peuvent être classés dans la série E que par exception et pour les communes qui ne possèdent absolument aucun autre acte antérieur à 1790; s'il y a lieu de faire un inventaire des documents anciens, les registres de l'état civil reprennent leur place régulière dans la série CG. H est arrivé que, dans une municipalité importante, tous les registres anciens et modernes étaient réunis dans le bureau de l'état civil et confiés à la garde d'un employé chargé de ce service. Dans ce cas, les registres antérieurs à 1790 doivent être inventoriés à la série CC, cotés visiblement, mais néanmoins laissés dans le bureau de l'état civil, à cause des besoins du service ; les registres modernes portent la lettre de série Ë. — Aucune des séries modernes ne doit renfermer de documents antérieurs à 1790. Dans le cas où un document de cette catégorie intéresse un dossier pl^cé dans le cadre des archives postérieures, il suffit de mettre dans chaque dossier une fiche portant l'indication de la date de la pièce, le résumé" de son contenu et le numéro du dossier dans lequel elle se trouve.

372. Lorsqu'il y a plusieurs affaires, et par conséquent plusieurs dossiers relatifs, soit à un même établissement, soit à

un même ordre de (bnetioiiiiaires, en on mot, à une même matière, on les réunit dans un même carton, ou, à défaat de earton, en une même liasse. Ainsi, en ce qui concerné les aflbuages, on forme un dossier distinet pour ie balivage, un antre pour l'ei^loilation des coupes, un troisième pour le partage entre les habitants, etc. : la réunion de ces dossiers constitue le carton ou la liasse des affouages. Si les dossiers sont trop Tolumineux pour être contenus dans un seul carton ou pour ne former qu'une liasse, on les dirise en autant de cartons ou de liasses qu*il est nécessaire.

373. Chaque division, conune on l'a yu, a pour signe caractéristique une lettre de l'alphabet; elle comprend une série particulière de numéros correspondant aux articles qui s'y trouvent portés. Chaque article, indépendamment du numéro qui lui est propre, porte la lettre de la division dont il fait partie. Exemf^e: dans la division, consacrée aux contributions, qui a pour signe la lettre G, l'atlas cadastral porte pour désignation G 1, puis la matrice cadastrale G 2, les états de section G 3 et ainsi de suite.

{ 6. Inventaire.

374. Après le classement et le numérotage des pièces, où procède à l'inventaire sommaire. Conçu, pour les archives historiques des communes, d'après la méthode appliquée aox archives départementales, il doit indiquer :

i^ La lettre de sérié et le numéro d'ordre des articles, avec leur désignation (carton^ liasse, registre, etc.) ;

^ La place qu'ils occupent dans le local du dépôt ;

30 L'analyse sonunaire des pièces contenues dans chaqae article, avec la mention des personnes ou des lieux auxquels les dossiers se rapportent principalement ;

4® Les dates extrêmes des actes contenus dans chaque article, quand il est possible de les préciser : dans le cas contraire, l'indication par siècle du temps qu'elles embrassent ;

50 Le nombre des pièces dans les cartons ou des feuillets dans les registres, avec la constatation de leur état matériel et la mention des sceaux. Il faut aussi spécifier le nombre exact des pièces manuscrites et celui des papiers imprimés ;

6* L'indication des inventaires détaillés déjà existants et la cote sous laquelle ils sont inscrits.

375. Le format du papier est celui adopté pour les inventaires des archives départementales ; la disposition en six colonnes est aussi la même (voir n?* 283 et suiv.)-

376. En mentionnant dans l'inventaire les localités, les personnes, les matières que concernent principalement les dossiers, on a préparé les éléments d'une table générale comprenant trois divisions :

1<* Table des noms de lieux.

2® Table des noms de personnes.

3° Table des matières.

Ces tables sont tenues à jour sur bulletins détachés, au fur et à mesure de l'exécution de Tinventaire. L'archiviste communal en transmet à la préfecture un double très exact, par cahier de six feuilles dont le préfet envoie immédiatement une copie au ministre de l'intérieur qui peut signaler ainsi les modifications à introduire avant que le développement du travail ne nécessite un remaniement considérable. Les tables sont relevées et envoyées de même après l'achèvement de l'inventaire.

377. Pour les archives modernes, il suffit que l'inventaire soit dressé sur un registre ou cahier coté et paraphé par le sous-préfet. Une ou plusieurs pages blanches, selon la quantité des titres, sont consacrées à chaque division et on laisse des pages blanches à la suite pour y noter les additions ultérieures sous forme de suppléments qui sont ensuite certifiés et signés. La lettre qui caractérise chaque division des archives est inscrite en tête de la page qui lui est consacrée, et le numéro de chaque article placé en regard de l'indication de son contenu.

378. Tous les ans, dans la session où le conseil municipal établit le budget, le maire lui communique l'inventaire ; préalablement il prend soin de le tenir à jour et de le compléter à Tafde des suppléments partiels portés à la suite de chaque division.

379. A la Hn de Tannée, il importe de faire relier ou au moins brocher les numéros du Bulletin des lois et du Recueil des actes administratifs qui appartiennent à l'année.

380. La rédaction des inventaires des archives municipales est obligatoire pour les communes (1). L'archiviste départemental surveille l'exécution du travail qui doit être également soumis à la commission locale du département et à l'examen des inspecteurs généraux en tournée (2).

381. Pour ce qui concerne l'envoi des inventaires au ministère de l'intérieur, il ne faut l'entendre que des archives antérieures à 1790. Le décret de décentralisation du 13 avril 1861 a dispensé les préfets de transmettre les inventaires des archives modernes, mais non pas d'en exiger la rédaction et l'envoi à la préfecture (3).

i 7. Communications et expéditions.

382. Les communications ne peuvent être données que lorsqu'elhs n'offrent pas d mconvénient : en ce cas, elles ont lieu sans frais et sans déplacement, sous une surveillance sûre, de telle sorte qu'aucune soustraction ou altération ne puisse être commise.

383. Tout habitant ou contribuable d'une commune a droit de demander communication, sans déplacement^ et de prendre copie des délibérations du conseil municipal de la commune(4).

384. Les pièces cadastrales surtout ne doivent pas être déplacées, hormis les cas où il est donné ordre par le ministre compétent d'en autoriser le déplacement, dans l'intérêt d'un service public : les maires doivent alors exiger un récépissé du fonctionnaire auquel ils en ont fait la remise. Dans tous autres cas, et particulièrement, quand il s'agit de satisfaire seulement à des intérêts privés, ces magistrats doivent se refuser d'une manière absolue à tous déplacements. Il est pour les communes d'autant plus nécessaire de veiller soigneusement à la conservation de ces documents que, s'il y

(i) Arr. cens, du 19 floréal an viii, (9 mai ISOO).— Cf. 0. du 14 septembre 1822. du 22 février 1839 ; O. du 22 décembre 1855. — Cire, du 16 juin 1842 et du 1«' mai 1861.

(2) Cire, du 25 août 1857. —Dec. min. du 7 décembre l&È , Pyrénées- Orientales,

(3) Cire, du 1" mai 1861.

(«) L. du 5 mai 1855, art. 22.

ayait lieu de les refaire, la dépense serait à leur charge (1).

385. Les maires du adjoints ont seuls qualité pour délivrer les expéditions ou extraits dos actes déposés à la mairie ; les secrétaires de mairie n'ont aucun caractère public. Ce qui constitue la délivrance, c'est seulement la signature de Toffîcier municipal apposée au bas de la copie qui d'ailleurs est presque toujours Tœuvre matérielle du secrétaire. Le produit des dbroits est versé dans la caisse municipale. Ces droits sont perçus, pour les actes ordinaires, en vertu de Tarticle 37 de la loi du 7 messidor an ii, conformément aux règles établies par l'avis du Conseil d'État du 4 août 1807, approuvé le 18 du même mois (voir u? 310).

386. La délivrance des extraits d'actes de Tétat civil a fait l'objet de dispositions spéciales : « Toute personne, dit Farticle 45 du Gode civil, peut se faire délivrer par les dépositaires des registres des extraits de ces registres » c'e^t-à-dire non pas des extraits d'actes , mais des expéditions ou copies littérales et entières de chaque acte réclamé. Il n'appartient pas aux dépositaires de se faire juges de l'intérêt du requérant (2). Ceux qui refuseraient la délivrance d'une expédition demandée pourraient y être contraints par toutes les voies de droit (3). Mais ils ne sont pas tenus de communiquer aux particuliers les registres mêmes de l'état civil. Ils n'en doivent communication qu'aux procureurs de la République, aux employés de l'enregistrement , sans déplacement, et aussi sans déplacement, aux préfets, afin de faciliter la rédaction de la statistique générale de leur département (4).

387. Comme les registres de l'état civil sont rédigés en double original et qu'un double est déposé au greffe du tribunal de l'arrondissement, les dispositions qui précèdent s'appliquent également aux officiers de l'étfft civil et aux greffiers des tribunaux.

(1) Cire, du 16 juin 1843.

(i)Mer8ier, Traité dfi actes de Vétat civil, p. 36-37, 70, etc.

(3) G. civ., art. 2060 et G. pr. civ., 839, 840, 873.— Les dépositaires ne doivent pas délivrer d'expéditions des actes inscrits sur les registres de Paris par des agents de la Commune en 1871. Ces actes, nuls par euxmêmes, ont été b&tonnés en vertu de la loi du 19 juillet 1871, art. l«r»

(4) Cire, du 39 mars 1806.

388. Le décret du 4fl juillet 1807 a fixé ainsi les droits à percevoir pour ces expéditions (1).

10 Dans les communes au-dessous de 50,000 habitants, pour chaque expédition d'un actp de naissance, de décès ou de publication de mariage, 30 centimes; pour celles des actes de mariage, d'adoption et de divorce, 60 centimes ;

2^ Dans chaque ville de 50,000 âmes et au-dessus, pour chaque expédition d'actes de naissance et de publication de mariage, 50 centimes ; pour celles des actes de mariage, d'adoption et de divorce, 1 franc ;

3® A Paris, 75 centimes pour la première catégorie d'actes et 1 fr. 50 c. pour la seconde.

Les expéditions sont délivrées sur papier timbré de 1 fr. 80 c. et ne sont assujetties à aucun droit d'enregistrement (2).

On ne considère pas comme expéditions les certificats et aflichos de put)lication de mariage, les certificats de non-opposition, ceux de mariage civil nécessaires pour la célébration du mariage religieux, ceux enfin destinés à constater soit la non-inscription d'un acte sur les registres, soit l'absence môme de certains registres. U suffit de les inscrire sur papier timbré de 60 centimes et ils sont dispensés de Tem'egistrement (3).

389. Les extraits des registres de l'état civil doivent être revêtus de la légalisation du président du tribunal civil de l'arrondissement, ou du juge qui le remplace ou même du juge de paix du canton (4). La légalisation d'une pièce ou, ce qui est la même chose, de la signature apposée au bas, a pour but de certifier la vânié de la signature et parfois aussi la qualité du signataire. Elle n'est pas assuyettie à l'enregistrement, mais donne lieu à un droit fixe de 0 fir. 25 c, au profit du greffier (5). •

(i) Ce décret doit être affiché, en gros caractères, dans chacun des bureaux et lieux où sont reçues les déclarations relatives à l'état civil et dans tous les dépôts de registres.

(9). L. du 13 brumaire an vu (art. 8, i*)> du 22 rrimaire an vii (art. 70), du S8 avril 1816 (art. 62 et 63), du 2 juillet I86i (art. 17). — D. du ^ juillet 18Ô2 et L. du 23 auut 1871 (art. 2).

(3) D. du 9 décembre 1810. — Uéc. min. du 23 juin 1823.

(4) G. c, art. 43.— L. du 2 mai 1861, art. 1 et 3.

. (S) L. du 22 frimaire an vu (art. 70), du 21 ventôse an vu (art. 4). -• D. du 24 mai 1854 (art. !•', n* 10). — L. du 2 mai 1861 (art. 3).

à 90. Les actes nécessaires aux indigents pour la célébration de leur mariage, pour la légitimation de leurs enfants ou pour le retrait des enfants déposés dans les hospices sont visés pour timbre gratis. Le coût de ces expéditions est ainsi réduit à un maximum de 30 centimes quand il n'y a pas lieu à légalisation et de 50 centimes lorsque cette formalité est exigée. Les actes ainsi délivrés mentionnent expressément leur destination : ils ne peuvent servir à autres fins, sous peine de 25 francs d'amende outre le payement des droits, contre ceux qui en auront fait usage, ou qui les auront indûment délivrés ou reçus (i).

Les expéditions dont ont besoin les indigents qui ont obtenu l'assistance judiciaire ne sont soumises à aucune taxe, et sont délivrées gratuitement, mais seulement sur une ordonnance du juge de paix ou du président du tribunal civil (SI).

En cas de condamnation aux dépens prononcée contre F adversaire de l'assisté, la taxe comprend tous les droits et frais auxquels l'assisté aurait été tenu, s'il n'y avait pas eu assistance judiciaire.

391. Enfin, aux termes de l'article 11 de la loi du 18 juin 1850 sur la caisse des retraites pour la vieillesse, les extraits nécessaires pour l'exécution de cette loi jouissent des mêmes privilèges et sont dispensés des droits d'expédition, de timbre et d'enregistrement (3).

(1) L. da 10 décembre 1850, art. 1, 4, 5 et 7.

(2) L. du M janvier 1851, art. 14, 16 et 17.

(3) Différentes décisions du ministre des finances , interprétatives des lois sur la ipatiëre, permettent de délivrer sur papier libre les expéditions d'actes de naissance, de mariage et de décès que doivent produire les veuves et enfants de militaires pour obtenir des pensions ou des secours du gouvernement (déc. du 37 octobre 1807), — les expéditions d'actes de déoôs produites pour recevoir les arrérages échus lors de la mort d'un militaire pensionné, — les extraits ou certificats nécessaires pour les enrôlements volontaires (déc. du 6 août 1818), — les extraits délivrés aux gendarmes pour être admis au serment, ou à des militaires qui demandent à entrer dans la gendarmerie (déc. du 8 mars 1836), — OQ aux ouvriers qui émigrent dans les colonies françaises (déc. du 37 mai 1850), — et les expéditions des actes de naissance et de mariage concernant les membres des .«ociétés de secours mutuels, et dont les présidents peuvent avoir besoin, dans Tintérèt des associations. Dans luus ces cas, l'extrait ou le certificat doit contenir la mention expresse de sa destination spéciale. >- Il a été décidé de mfime que les expéditions

2 8. Vente des papiers inutiles.

392. Les formalités relatives à la suppression et la vente ^ des papiers inutiles des communes sont exactement les mêmes

que celles applicables aux papiers inutiles des préfectares et des sous-préfectures, sauf en ce qui concerne le produit de la vente, lequel appartient de droit à la municipalité (voir n»» 317 et suiv.).

fi 9. Comptabilité.

393. Il n'existe pas de loi qui impose aux municipalités les frais d^entretien des archives communales. Ajoutons cependant que la plupart des conseils municipaux ont compris la nécessité d'y pourvoir, dans les dépôts de quelque importance.

394. Les recettes des archives communales consistent dans le produit des expéditions des actes administratifs et des actes de Pétat civil. En établissant le budget, on y fait figurer ce produit, du moins par approximation (1). Tous les droits perçus de ce chef, quelle que soit la nature des expéditions, appartiennent aux communes et, aux termes de Tarticle 928 de Tinstruction générale du 20 juin 1859, le produit en doit être versé, à la diligence des maires, dans les caisses municipales, à l'expiration de chaque trimestre.

Cette règle ne souffre pas d'exception : elle est môme applicable aux travaux d'expédition exécutés en dehors des heures réglementaires de bureau « parce que les employés ne doivent tenir leurs salaires ou gratifications que de l'autorité supérieure et jamais des administrés (2). » Mais l'administration peut

des actes de l'état civil réclamées par la commission chargée de reconstituer les actes de Tétat civil de la ville de Paris, dans les mairies des départements, en vue de son travail, devaient ôtre délivrées sur papier libre et sans frais. (Dec. min. Intér. dn 7 mai 1873. — L. du 12 février 187S, art. 9 et 16). — Les expéditions d*actes de l'autorité publique, notamment des actes de l'état civil délivrées au trésorier d'un conseil de fabrique, ne sont pas exemptées de la formalité du timbre, le trésorier d'une fabrique ne pouvant être assimilé à un fonctionnaire public. — Gass., 6 novembre 1832^ S., 32, I, 808.

(1) Cire, des 26 mai 1808 et 16 août 1880.

(3) Les secrétaires-greffiers des conseils de préfecture ne peuvent pré-

jager qu'il y a iiea d'attribuer aux expéditionnaires, pour leur travail, le tout ou partie des droits perçus ; cette somme est alors portée, en états particuliers, comme dépense au compte de la commune et elle est ordonnancée sur un crédit spécialement ouvert à cet effet au budget de Texercice, de môme sorte que les autres dépenses communales (i). «

395. Le règlement général sur la comptabilité publique, du 31 mai 1862, ne porte comme charges obligatoires que Tabonnement au Bulletin des lois ou au Moniteur des communes et les frajs des registres de Tétat civil. Cette prescription est renouvelée de la loi du 18 juillet 1837 (art. 30J. En conséquence, les préfets sont autorisés à imputer sur les fonds des cotisations municipales le prix des registres et du papier destinés aux archives des communes (2). Les frais de reliure du Bulletin et des registres de l'état civil, ayant pour objet de les préserver de la destruction, doivent aussi être consi- . dérés comme une dépense obligatoire et peuvent justifier le recours à des mesures coercitives.

396. — Toutes autres dépenses sont facultatives. Il en résulte que le fonds commun des cotisations municijpales, qui est destiné à subvenir à des dépenses obligatoires ne peut être détourné de cet usage dans le but d'allouer une indemnité pour frais d'inspection des archives communales aux archivistes chargés de cette mission (3).

397. Quand un archiviste a classé des titres anciens appartenant à une commune, cette dépense ne peut être imputée sur les fonds du budget départemental ; c'est une dépense communale. Dans le cas même où on la considérerait comme départementale, elle serait facultative et nécessiterait un vote

tendre à percevoir pour eux-mêmes un droit d*expédition sur les expéditions des arrêtés de ces conseils; ils ne peuvent invoquer Texemple des greffiers des cours et tribunaux. « Leur situation est toute différente. Ils ne sont pas des officiers publics, mais de simples employés de préfecture rétribués sur le fonds d'abonnement et chargés par le préfet d'un travail spécial. »— Dec. min. Intér. du iO septembre 1873. — Cf. L. du 3t juin 186S, art. 7.

(i) Cire, du préfet de la Seine, du 28 décembre 1880.

(2) Cire, du 16 juin 18iS. — Dec. min. du 34 septembre 1849, Sarthe.

(3) Dec. min. du 5 décembre 18.^0.

spécial da eonseâ fënêral (1). S'il 8*agit d'Hne portion des archires coimnnnales déposée i la préfecture, le classement de ces papiers rentre dans les fonctions ordinaires de Tarchiriste et le préfet n'a droit de réclamer des communes aucune mdemnité pour ce fonctionnaire, i raison de ce • senrice.

398. Un marché qui a pour objet le classement et la reliure des archires d'une commune ne rentre pas dans la compétence attribuée aux conseils de préfecture par Tarticle 4 de la loi du 28 pluriôse an Tin. Ce marché ne s^applique qu'à des fournitures : or aucune disposition législative n*a réservé à Tantorité administrative la connaissance des contestations relatives aux marchés de fournitures passés avec les communes (2).

SECTION m.

ABCHIVES BOSnTALIÈRES.

399. La charité officielle ou privée avait multiplié sous l'ancienne monarchie les établissements de bienfaisance. D'innombrables donations, consignées dans des chartes authentiques accroissaient leurs ressources et leurs moyens d'action, selon les nécessités des temps. Ces établissements avaient le plus haut intérêt à conserver soigneusement leurs titres de propriété, qui, pour être généralement moins anciens que ceux des communes, remontent néanmoins aux xiv*, xni^ et même jusqu'au xii^ siècle, d'autant que la majeure partie de leurs revenus était attachée à des propriétés et à des rentes foncières. Les archives hospitalières étaient parfaite-

(l)Dée. min. da 2l août ISii, Yër.

(i) Cons. d*Ét., 10 Janvier 1861. a Considérant que le marché dont le siear L. réclamait Texécntion devant le conseil de préfecture avait pour objet le classement et la reliure des archives de la commune de Plagne et la fourniture de divers registres et de tous les numéros manquant à la coUeotion du BulUtiu des hit et du Recueil des acte* administratifs; qoe ce marché n*a pas pour objet nue entreprise de travaux publics dont il appartienne au conseil de préfecture de connaître, en vertu de rarticleé de la loi do 18 pluviOse an viii, et qu'il ne s'applique qu*à des fournitures... * Conflit annulé.

ment classées en 1790. Elles ont été relativement «épargnées par la tourmente révolutionnaire. Elles durent alors être versées dans les archives des départements, mais la mesure ne Teçut qu'une exécution partielle, puisqu'aujourd'hui trentequatre de ces dépôts ne renferment aucun fonds analogue et que les mieux partagés n^en contiennent qu'un nombre trèsinférieur à celui des hospices ou hôpitaux existant en 1790 dans leurs départements respectifs.

La plupart des établissements de bienfaisance sont donc restés en possession de leurs archives dont certains inventaires déjà publiés attestent la richesse. Malheureusement rindififérence des commissions administratives des hospices et rincurie de leurs secrétaires, chargés de la garde des archives, ont laissé peu à peu le désordre s^introduire dans ces dépôts, et là, comme dans les mairies, l'humidité a détruit bien des pièces. La commission des archives départementales a plusieurs fois signalé cet état de choses àTattention du ministre de Tintérieur.Dans sa séance du 1 1 novembre 1851, elle délégua à l'un de ses membres, M. Henri Bordier, la mission d'élaborer un projet de cadre de classement. Le cadre proposé par M. Bordier dans la séance du 17 mars suivant et discuté par la commission, avait, à côté d'avantages réels, l'inconvénient d'être trop compliqué : il admettait, par exemple, une double cote dans chaque série, l'une pour les registres et volumes, Tautre pour les liasses ; les subdivisions des séries devaient être cotées d'après le même système que les fonds d'une série dans les archives départementales (1 hh, 2hh,3 hh, 4 hh auraient désigné les liasses relatives aux matières ecclésiastiques en général, à la chapelle de l'hospice, àl'aumônerie, aux cimetières) ; chaque pièce eût été cotée -j- ; —g- , etc.

400. La question n'avait pas été résolue quand la nouvelle commission fut réorganisée : elle fut remise à l'étude et l'on adopta un autre système de classement qui fit l'objet de la circulaire du 10 juin 1854. Ce cadre, applicable aux anciennes archives qui occupent de vastes salles comme à celles qui se réduisent à deux ou trois cartons placés dans une armoire, comprend les huit divisions suivantes :

Aclos de fondation de rétablissement. — Diplômes et privilèges émanés des papes, rois, évèques, seigneurs.

— Cartalaires. — Ordonnances, décisions et autres actes relatifs à Téublissement (1), émanés des diverses autorités.

Titres de propriété : donations, échanges, acquisitions.

— Terres, maisons, cens, rentes. — Registre coucer- B. l nant les biens, les revenus, les droits utiles de Féu-

blissement, baux (2). — Pièces de procédures, mémoires, etc*

j Matières ecclésiastiques en général. — Chapelle, aumô- ( nerie, cimetière, nécrologes, obituaires, etc. (3).

Inventaires généraux et partiels. — Instructions, lettres, récépissés et autres pièces relatives au dépôt même oa au service du dépôt des archives. — Catalogue de h bibliothèque .

Adminiitration de rétablissement. — Délibérations, nominations, règlements. — Budgets et comptes, états des recettes et dépenses. — Économat, fournitures, entretien des bâtiments. — Inventaire de mobiliers, livres de caisse, etc.

Registres d'entrée et de sortie des personnes admises dans rétablissement. — Religieux et religieuses. — Service intérieur. — Domestiques. — Service médical. " Infirmiers. — Demandes d'emploi et d'admission.

Papiers et registres des institutions succursales de l'établissement. — Ancien bureau des pauvres; mendicité, tutelle des enfants trouvés et orphelins ; écoles, salles d'asile ; sages-femmes, vaccine, etc.

Papiers et correspondances diverses ne rentrant pas dans les séries précédentes.

(1) C'est-à-dire à la fondation de rétablissement; les actes administratifs, jadiciaires, de comptabilté, etc., oat en effet leur série spéciale.

(2) Dans cette catégorie sont rangés les terriers, censiers contenant le dénombrement général ou partiel des biens, revenus et droits divers de rbospice.

(3) Les registres de l'état civil, qaand il y en a, rentrent dans cette série, puisqu'avant 1790 ils étaient tenus par le clergé. Il en est de même des actes de fondation, des privilèges accordés spécialement à la chapelle, des pouillés, etc.

401. L*objet principal du travail de classement consiste à répartir tous les documents entre les huit séries du cadre ; à réunir ensuite en dossiers les pièces relatives à une mémo affaire, à grouper les dossiers de même nature en articles , c'est-à-dire à en former des liasses, si Ton ne peut les renfermer dans des cartons ou des portefeuilles. Les registres forment articles par eux-mêmes ; ils doivent, autant que pos*^ sible, être placés ensemble dans chaque série.

Néanmoins, dans les archives déjà mises en ordre, l*unitô et la disposition des articles et dossiers déjà existants doit, autant que possible, être maintenue ; et lorsque les pièces sont déjà classées avec un répertoire qui rend les recherches faciles, il faut scrupuleusement respecter ce classement, lors môme qu'il serait en opposition avec celui du cadre prescrit.

402. Cette observation s'applique au cas suivant, qui doil faire l'objet d'une réserve importante :

Un grand nombre d'établissements de bienfaisance sont les successeurs d'établissements plus anciens, soit d'hôpitaux, soit mêm'e de monastères , dont ils possèdent aujourd'hui les papiers. Leurs archives renferment ainsi des fonds différents, c'est-à-dire des^itres provenant de sources diverses, et qui sont presque toujours restés à des places distinctes dans les hospices où ils existent. La personne chargée du classement ne doit pas comprendre le cadre en ce sens qu'il faille démembrer ces anciens fonds pour mettre ensemble tous les titres de propriété, toutes les pièces de comptabilité, quelle qu'en soil la source. Elle doit appliquer à chaque fonds désigné dans l'inventaire par un numéro d'ordre en chiffres romains, surmonté du titre même de l'établissement dont ce fonds provient, la classification indiquée par le cadre, s'il n'en existe paV antérieurement une autre utile à conserver.

403. Quant au classement des dossiers entre eux et des pièces entre elles,' il diffère selon leur nature.

Ainsi les titres de propriété doivent être rangés selon Tordre alphabétique des noms des localités où sont situés les biens ; ou, s'il s'agit de rentes purement pécuniaires, de donations, de legs en argent, les titres sont classés suivant l'ordre alphabétique des noms des débiteurs, donateurs et testateurs. Pour tous les autres titres, on adopte, soit l'ordre

chronologique, soit Tordre alphabéciqae des noofs de lieox oa de personnes, mais en respecUnI toujours rnnité da dossier pojr une ni6me affaire.

S*il arrive qu'une ou plusieurs séries manquent dans un dépôt, on conserve néanmoins aux autres séries les lettres distinctives indiquées parle cadre. Les lettres des séries absentes figurent pour mémoire i Tinventaire.

404. Une fois le classement terminé, que dans chaque série on ait adopté Tordre alphabétique, Tordre chronologique ou tout autre, on numérote sans exception chaque article au moyen d'un chiffre arabe mis après la lettre de série. Lettre et numéro sont uniformément placés au dos de chaque article et très visiblement : A. 1, A. 2, etc.

Les numéros se suivent sans interruption dans chaque série, de 1 à 100, si la série comprend cent articles. Les sousnuméros bis et teTf etc., ne s'emploient qu'en cas de nécessité très absolue, d'intercalation ultérieure, par exemple ; alors on les dispose ainsi : A. 1^, A, i^.

405. Toutes les pièces doivent être numérotées et estampillées et les registres paginés. Lorsqu'il y a lieu de retirer une pièce d'un article pour la communiquer, on a soin de l'estampiller, si elle ne Test pas encore, et d'ajouter à sa cote spéciale la cote même du carton, portefeuille ou liasse d'où elle a été extraite. On remplace la pièce dans son dossier par une fiche qui indique, outre sa nature, la date de sa sortie et le nom de la personne à laquelle elle a été remise.

406. Le classement et le numérotage étant établis, on commence à rédiger l'inventaire que Ton divise en deux parties : la première comprend toutes les archives antérieures A i790, la seconde les papiers modernes, et Ton termine dans chaque série l'inventaire des pièces anciennes avant de s'occuper de la seconde partie. Il faut noter que, dans le numérotage, on n*a dû établir aucune distinction entre les deux parties ; le premier article des papiers modernes d'une série doit suivre sans interruption le dernier des archives antérieures à 4790. Si, par exemple, dans la série B, le dernier procès ou mémoire ancien porte le n<» B. 230, le premier tîlre de propriécé de la partie moderae sera B. 251.

407. L'inYentaire, combiné d'après une assimilalion logique au plan adopté pour les archives départementales, rentre par, là dans l'unité du cadre général uniforme ; il comprend les six colonnes destinées aux mêmes indications (Voir n^* 284 et suiy.). On le complète également par les trois tables des noms de lieux, des noms de personnes et des matières, tenues à jour sur bulletins, au fur et à mesure de l'exécution du travail.

408. Un double très exact de la partie antérieure à 1790 doit être envoyé aux archives de la préfecture, à l'achèvement de chaque série ou par cahiers de six feuilles, ainsi qu'un double des tables mises au net, à l'achèvement de Tinventaire. A la réception de chaque travail ide ce genre, le préfet en fait établir une copie qu'il transmet au ministre de Tinteneur. — Les inspecteurs généraux des archives visitent, dans leurs tournées annuelles, les établissements de bienfaisaDce et font sur la conservation, le classement et l'inventaire de leurs papiers, un rapport spécial détaillé qu'à leur retour ils adressent au ministre.

409. Les inventaires des archives figurent au nombre des dépenses obligatoires pour les administrations des hospices, en exécution des lois de finances qui prescrivent d'inventorier les richesses mobilières et immobilières de tous les établissements publics. Les préfets doivent rappeler cette obligation aux commissions administratives : elle s^étend aux papiers modernes comme aux archives anciennes, mais avec cette restriction, qu'il est inutile d'envoyer au ministère les inventaires des papiers postérieurs à 1790 (i).

410. Au premier rang des papiers modernes se placent les registres que fait tenir la commission administrative : registre de ses délibérations, registre des copies de lettres, sommier des propriétés et des rentes qui appartiennent à l'établissement, registres matricules de la population, constatant, jour par jour, les entrées et les sorties. Ces livres et registres sont cotés et paraphés par le vice-président de la commission administrative. Us sont tenus parle secrétaire de la commission.

(i; D. du 13 avril 1361.— Cire, du 1» mai 1861.

spécialement attaché à ses trayaux, chargé de préparer la con*espondance et l'expédition des ordonnances de dépense et de surveiller les travaux des bureaux. C'est à cet employé, nommé par la commission et, sous réserve de l'approbation du préfet, révocable par elle (1), qu'est confiée la garde des archives anciennes ou modernes et il en est responsable (2). 411. Les registres clôturés sont déposés par ses soins dans les archives de la maison ; ils ne doivent jamais sortir de Thospice« à l'exception des registres de naissances, mariages et décès qui doivent être déposés aux greffes des tribunaux d*arrondissement ou remis aux communes qu'ils concernent (3). Le secrétaire est tenu de- les communiquer, sans déplacement, aux employés du timbre et de l'enregistrement (4). Tous les membres de la commission administrative ont aussi droit à la communication du registre des délibérations, sans déplacement.

41 2.. Quant aux pièces de la comptabilité, elles sont centralisées dans les mains du receveur (5), qui les envoie à la Cour des comptes, et elles figurent parmi celles des archives de cette cour qui peuvent ôtre supprimées quinze ans après le jugement définitif des comptes (6).

413. n est expressément recommandé aux conunissions administratives, en cas d'aliénation de quelque bien, de ne pas remettre à l'adjudicataire des titres, se rapportant aux propriétés aliénées, qui n'aient plus d'intérêt actuel au point de vue des droits de propriété, car ces titres peuvent être précieux pour l'histoire des localités, de la fondation des établissements, des fondateurs, etc. (7).

(1) L. dn 7 août 1851, art. 14.

(3) Cire, du 31 janvier 1840.

(3) Dec. min. du 7 septembre 1855 etda9 décembre 18OT.

(4) L. du 33 frimaire an vu (13 déc. 1798), art. 54, et D. du 4 messidor an XIII (33 jain ISOS). art. l*r.

(5) Le secrétaire de la commission administrative ne pent exercer camùlativement les fonctions de receveor et d*économe. — Déc. min. des 18.mai 1855, 11 février 1860 et 5 juillet 1862. ^ Instr. du 30 juin 1859.

' (6) Oi-du-sr ao*t'l«8t, art. !•»; et D. do 90 novembfe 1858, art. l«r, n» ♦.

(7; Cire, du 3 août 1860. :