DE L'ORGANISATION ADMINISTRATIVE

1. Les bibliothèques qui ne sont pas dotées de fonds nécessaires à leurs entretien , administration et augmentation, ne sont presque toujours que des amas de papier imprimé, particulièrement celles qui, par don ou par legs ^ tombent en partage à des établissements publics

sans être accompagnées d'une dotation proportionnée à leur nombre de volumes. Des exemples de pareils trésors sans utilité ne sont que trop frécjuents, 2:)rincipalement en province, où ils pourraient porter le plus de fruit. Quelquefois seulement, en admettant qu'on ne les relègue pas pour toujours dans un coin , se trouve un amateur qui veut bien se charger de leur arrangement et d'en dresser un catalogue. 3Iais c'est là où tout s'airête, et où aboutissent les meilleures intentions d'un donataire, faute d'un salaire convenable pour un bibliothécaire ad hoc.

Du Personnel,

1. Sous le rapport administratif, une bibliothèque publique peut être comparée à une grande maison de commerce. Il est vrai , la marchandise qui y est déposée n'est pas vendue et remplacée par d'autre ; mais ce mouvement continuel est compensé par celui du prêt au dehors et de l'usage journalier que le public en fait , ce qui nécessite un personnel en proportion des détails administratifs. Cette comparaison est applicable à tous les travaux, depuis ceux du bibliothécaire en chef jusqu'à ceux des derniers employés; car la prospérité d'une bibliothèque dépend aussi bien de son bibliothécaire que celle d'une maison de commerce de son gérant. Or, pour qu'une bibliothèque publique soit vraiment utile, il faut que l'ordre le plus sévère règne dans toutes les parties de son administration ; car rien ne rend le public plus négligent et en même temps plus exigeant que lorsqu'il reconnaît de l'indifférence dans la gestion d'un établissement.

2. L'administration d'une grande bibliothèque est , de notre temps , tellement étendue et composée de tant de parties, qu'elle nécessite un personnel plus ou moins nombreux. Il faut donc qu'il y soit attaché autant de

personnes qu'exigent son étendue et l'usage auquel elle est consacrée ; sans cela, l'ordre, l'utilité et la conservation souffrent d'une jnanière toujours croissante. La capacité et le zèle des employés diminuent, au reste, la nécessité du grand nombre; et il est ici , comme partout, qu'on trouvera toujours des personnes capables aussitôt qu'il leur est présenté une position honorable et des appointements qui les compenseront des travaux continuels et souvent arides de leurs fonctions.

3. Le personnel d'une bibliothèque est ordinairement composé :

D'un bibliothécaire ou conservateur en chef; De sous-chefs ;

D* employés pour les travaux secondaires ; De surveillants et d'hommes de peine.

4. Les devoirs d'un bibliothécaire en chef sont si multipliés, si divers, tellement subordonnés aux localités, aux règlements ou à la volonté d'une autorité supérieure, qu'il faudrait répéter tout ce qui a déjà été dit dans ces feuilles , si l'on voulait en faire ici l'énumération.

L'obhgation principale qui lui est imposée , c'est une surveillance vigilante et continue, tant sur la conservation de l'ensemble de la bibliothèque que sur la gestion des fonds et l'administration matérielle. Un coup d'œil juste et pénétrant est donc aussi nécessaire que la connaissance des plus petits détails du service.

5. Soumettre le bibliothécaire en chef, dans l'exercice de ses fonctions, à une volonté supérieure autre que celle des règlements et de ses instructions particulières, c'est lui lier les mains dans les plus petites mesures, le décourager dans son zèle pour le bien de l'établissement, et avouer tacitement que l'on se trouve dans la position de ne pouvoir faire un ciioix satisfaisant. D'un autre côté, est-il urgent que l'autorité contrôle à certaines époques tous les comptes

et actes de son administration , dont il est responsable ; et, à défaut de cette mesure, il doit, pour sa propre satisfaction et garantie, se former lui-même une espèce de conseil, choisi parmi les sous-chefs et autres experts.

6. Dans les bibliothèques particulières ou peu considérables, où l'administration et la conservation sont confiées à une seule personne, la gestion doit être soumise à une surveillance supérieure. Il existe plus d'un exemple que l'insouciance , la paresse, l'incapacité, quelquefois même l'infidélité, ont fait périr ou disparaître d'une bibliothèque des objets très-précieux ou d'une grande utilité. Là où le personnel est peu nombreux et bien organisé, il s'établit imperceptiblement, au contraire, un contrôle naturel par les travaux mêmes des divers employés.

7. Il en est des employés comme de leurs chefs ; on ne peut s'attendre, ni des uns ni des autres, à un travail tel qu'il doit être, et à un zèle continu, si l'on n'est sévère dans leur choix, si les appointements ne sont en proportion de leurs besoins, et si les travaux ne sont répartis entre eux avec discernement. Ici, comme dans toute autre administration , il importe que , dans ses parties , il Ji'y ait rien d'arriéré , et , pour arriver à ce résultat , il faut que le personnel soit en rapport avec son étendue , ou que, pour certains travaux momentanés, on ait recours ù des employés auxiliaires, dont les talents peuvent se borner à quelque intelligence, à l'exactitude dans le travail et à une bonne écriture. On épargne par ce moyen aux employés un temps précieux qu'ils peuvent consacrer à des travaux plus importants.

8. Il est bon, dans la distribution des travaux, de les laisser toujours continuer par les mêmes employés , surtout la transcription des titres et le classement du catalogue systématique, seul moyen d'établir l'unité né-

cessaire à ce travail. Au surplus, laisser aux mêmes personnes les mêmes occupations, c'est leur en donner riiabitude et, par conséquent, accélérer la besogne.

9. La bonne gestion des fonds est une des tacbes les plus délicates, et l'économie bien entendue est aussi essentielle dans l'administration d'une bibliothèque que dans celle d'un autre établissement : elle permet souvent de faire, avec des moyens très-bornés, plus que, sans elle , avec de fortes sommes. La situation est plus difficile encore, lorsque les fonds disponibles ne sont pas en jDroportion du plan sur lequel une bibliothèque est basée, et ne permettent pas de l'étendre au fur et à mesure que le demandent les nouvelles publications ou les besoins de ceux qui la fréquentent.

La quotité de la somme disponible, l'étendue et la destination d'une bibliothèque, le goût des personnes qui la consultent, les localités, etc., sont autant de causes de modifications à apporter aux mesures générales qu'il serait difficile de désigner à l'avance.

10. Abandonner le choix des nouvelles acquisitions à une seule personne , à tel titre que ce soit , est toujours préjudiciable pour une bibliothèque, à moins qu'elle n'appartienne à cette personne même ; car ce choix sera inévitablement dirigé par son goût ou par ses études. La meilleure marche à suivre à cet égard, c'est de laisser l'initiative aux bibliothécaires, qui connaissent le mieux les besoinsdu public, etqui présentent leurs propositions à la décision de la commission dont on a parlé plus haut. Cependant on doit prévoir les cas où il se présente une occasion avantageuse pour acquérir des ouvrages trèsrares ou à bon compte, mais où il faut une résolution immédiate. Si un bibliothécaire est seul chargé des acquisitions , qu'il sacrifie alors ses prédilections personnelles aux besoins de la bibliothèque qui lui est confiée,

pour remplir les lacunes , rendre chaque classe de plus en plus complète , et surtout ne pas laisser échapper les continuations des ouvrages dont les premiers volumes se trouvent déjà sur les rayons.

11. Si une bibliothèque est spéciale , c'est-à-dire si elle appartient à un établissement particulier, ou si elle est consacrée à une seule branche de littérature, le choix devient plus facile et se borne au soin de tenir le tout au plus grand complet possible; la présence d'ouvrages d'un mérite secondaire et qu'on dédaignerait même ailleurs y est permise. Telle est , par exemple , la bibliothèque d'un établissement de médecine ; la plus petite thèse ou brochure , aussi bien que l'ouvrage le plus parfait et le plus volumineux , sur la même matière , peuvent et doivent y être conservés avec une égale attention, parce que la spécialité de cette bibliothèque exige qu'elle contienne tout ce qui a été écrit sur la science de guérir ; car les opuscules , qui rarement sont conservés et qui souvent n'entrent pas dans le commerce de la librairie , y sont consultés avec empressement.

De la Comptabilité.

1. L'établissement des registres de comptabilité, bien en rapport entre eux, est un puissant moyen de régularité dans toute administration ; dans celle d'une bibliothèque, ils sont moins nombreux et plus simples, encore faut-il qu'ils soient organisés d'une manière claire et propre à présenter le contrôle facile des recettes, dépenses et travaux, et à servira l'appui de toutes les opérations du bibliothécaire.

2. Le ca/^/o^?^c forme l'inventaire des livres cjui constituent la propriété principale d'une bibliothèque ; quant à l'état des meubles et immeubles qui composent Tau-

tre partie de la propriété, il peut être porté comme pre-* mier compte dans les registres des comptes com-ants.

3. Le livre de caisse contient les recettes et dépenses sans aucune exception ; il doit être constamment à jour , et présenter avec la plus grande exactitude la situation journalière de la caisse.

4. Le liiTc des comptes courants , par Doit et Avoir , sert à connaître la position de la bibliothèque envers chaque personne avec laquelle elle est en relation.

5. Tout autre registre de comptabilité, proprement dit, est superflu, et ne sert, sans utilité, qu'à augmenter les écritures ; mais il y en a d'auxiliaires pour la commodité du service, dont les principaux sont le livre des prêts, le livre des continuations et le livre des relieurs.

6. Afin que le prêt des livres au dehors ne devienne pas destructif pour une bibliothèque, il est urgent d'enregistrer exactement la sortie et la rentrée des livres. La méthode la plus simple et la meilleure est celle indiquée sur le modèle ci-joint : les têtes de colonnes suffiront pour en reconnaître l'emploi.

7. Le contrôle des livraisons ou volumes qui proviennent d'ouvrages périodiques ou de longue haleine se fait par le registre des continuations, dans lequel on ouvre , à chaque ouvrage non terminé , un compte sur lequel on inscrit, au fur et à mesure de leur réception, les volumes, livraisons ou numéros, ayant soin d'y indiquer le nom de celui qui les fournit.

8. Quant à la reliure, on inscrit dans le livre des relieurs chaque objet que l'on confie à ces ouvriers , et on y inarque exactement ce qu'ils rendent.

Dans tous ces registres, on n'a besoin d'observer aucun ordre pour y ouvrir un compte quelconque ; un répertoire ou table, en tête de chaque registre, qui renvoie au folio dudit compte, en dispense complètement.

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