Observations sur le mode d'adjudica

Mon. — Pour prévenir toute cause de contestation, il faut surtout éviter un mode d'adjudication que j'ai vu employer quelquefois au préjudice de l'exactitude des écritures et de la régularité des fournitures. Ce mode consiste à faire connaître à l'avance une évaluation totale et approximative du lot, à fixer dans un paquet cacheté un minimum de rabais de w %, et à adjuger la fourniture au soumissionnaire qui a fait le plus fort rabais ou qui a proposé le total le moins fort. Les prix de détail des denrées sont alors ou inconnus quand on n'a que le total du lot, ou inexacts quand on veut appliquer le rabais à chacune d'elles. En fixant ce prix en quelque sorte typique, on a encore l'inconvénient d'en faire, suivant le cours, le critérium de la qualité de la denrée , et c'est alors le cas de dire qu'on n'en a que pour son argent. Indiquer des échantillons, qui seuls doivent fixer le fournisseur dans la supputation des prix qu'il offre pour chaque denrée, appliquer ces prix aux quotités indiquées par le cahier des charges, et arriver à un total qui représente la valeur du lot dans ses détails et dans son ensemble ; exclure du prix de l'unité de poids ou de mesure toute fraction de centime ; enfin , adjuger la fourniture à celui qui donne à la fois le total le plus bas en même temps qu'inférieur au maximum fixé : tels sont les éléments essentiels d'une bonne adjudication garantissant tous les intérêts et tous les droits.

On ne saurait donc sans inconvénient appliquer aux fournitures la méthode suivie pour les adjudications de travaux dont le montant approximatif résulte d'un devis sur lequel l'entrepreneur a à proposer un rabais qui doit être supérieur au minimum fixé par l'administration et aux rabais présentés concurremment. Dans ce cas les conditions générales du cahier des charges correspondent aux mêmes indications spécifiées par l'ordonnance; mais pour les asiles d'aliénés, il importe d'y stipuler les mesures d'ordre propres à assurer la police des chantiers au point de vue du service de l'établissement.

Le mode de liquidation des créances est en outre stipulé par le cahier des charges, qui détermine les époques de paiement et

les formalités à remplir pour que l'administration puisse être mise en demeure de remplir ses engagements.

Aussitôt que l'adjudication a été rendue définitive par l'approbation du préfet, une expédition en forme tant du cahier des charges que du procès-verbal doit être remise au receveur, chargé de poursuivre la réalisation des cautionnements , et de se conformer, pour l'acquittement des dépenses, aux stipulations contenues dans ces actes.

I f 4. Marchés «le çré à jçré. — Si l'adjudication est la règle , les circonstances obligent quelquefois de déroger à cette règle avec l'autorisation de l'autorité compétente. L'ordonnance du 14 novembre 1837 a elle-même indiqué d'autres exceptions, qui concernent : 1° les objets dont la fabrication est exclusivement attribuée à des porteurs de brevets d'invention ou d'importation; 2° à ceux qui n'ont qu'un possesseur unique; 3° aux matières et denrées qui , à raison de leur nature particulière et de la spécialité de l'emploi auquel elles sont destinées, doivent être achetées ou choisies sur les lieux de production ou livrées sans intermédiaire par les producteurs eux-mêmes ; 4° pour les fournitures qui n'auraient été l'objet d'aucune offre aux adjudications, ou à l'égard desquelles il n'aurait été proposé que des prix inacceptables ; 5° pour les fournitures qui, vu l'urgence, ne pourraient pas subir les délais d'adjudication, sans qu'il en résultât un préjudice réel pour le service; 6° enfin, il est des cas où certaines fournitures ne pourraient être sans inconvénients livrées à la concurrence illimitée. Alors l'administration se réserve le droit de subordonner à certaines conditions l'admission des concurrents. Elle peut toujours, d'ailleurs, comme elle le fait pour les travaux de construction , stipuler dans le cahier des charges les garanties préalables de capacité et de solvabilité qu'elle exige des soumissionnaires, et exclure, avant l'ouverture des soumissions, ceux qui ne les remplissent pas. Nous avons indiqué plus haut l'opportunité d'appliquer cette réserve à toutes les adjudications de fournitures.

La dispense d'adjudication doit également s'étendre tant aux

travaux ordinaires de réparation qu'à ceux dont le montant ne dépasse pas 3,000 francs. Au-dessous de cette valeur, les frais d'adjudication dépassent la proportion généralement admise, et il en résulte des lenteurs qu'il faut éviter avec soin, surtout quand il y a urgence.

On s'est encore demandé à cette occasion si , au lieu de recourir à l'adjudication , l'administration hospitalière ne trouverait pas plus d'avantages à traiter directement avec les producteurs ou premiers détenteurs aux sources mêmes de la production : on économiserait, dit-on , le bénéfice réalisé par les intermédiaires. Il y a au premier abord quelque chose de spécieux dans cette observation ; mais il est facile de comprendre que les inconvénients font presque disparaître les avantages qu'on s'en promet. Une avance considérable de fonds , un emmagasinement dispendieux , des déchets, des frais de manutention, des démarches nombreuses, des discussions interminables, des voyages fréquents, démontrent bientôt que si, par exception, on peut recourir à ce mode , on ne saurait jamais en faire une application générale. D'ailleurs, le service d'un asile n'est jamais assez considérable pour qu'on ait à agir sur des quantités de chaque denrée assez fortes pour produire un bénéfice sensible. Pour le colnmerçant , la fourniture de l'asile est un débouché de plus qui atténue ses frais de gestion et lui permet quelquefois de se contenter du bénéfice que lui donne l'escompte. Pour l'asile, au contraire, ce système augmenterait les frais de gestion, multiplierait les chances de pertes en vue d'un bénéfice Irèsincertain. Je n'en veux pour preuve que les rabais obtenus eu égard au prix que paient les particuliers, et la nécessité où l'on est souvent de compliquer les lots pour leur donner une valeur suffisante.

Le marché de gré à gré , réservé pour les cas auxquels le procédé d'adjudication n'a pu être appliqué, n'exige pas moins qu'on se renferme dans un maximum de prix ou dans un minimum de rabais fixé d'avance. Il.se rattache, du reste, au cahier des charges, stipule spécialement les conditions de la fourni-

tnre, le mode de livraison et de paiement, et ne devient définitif qu'après avoir reçu l'approbation du préfet.

115. Acquisitions directe». — Menues dél penses. — En dehors des acquisitions effectuées par le mode ci dessus indiqué, il en est d'autres qui ne constituent pas un commerce spécial, dont le cours est trop variable, dont le prix s'accroîtrait si on recourait à un intermédiaire , ou trop encombrantes pour être livrées immédiatement. Il faut se les procurer au marché auprès du producteur lui-même : tels sont le foin, la paille, certains légumes. L'achat direct et le paiement immédiat sont alors les seuls moyens de pourvoir aux besoins du service. Mais il y aurait abus si on étendait au beurre , aux œufs , au poisson , un mode qui doit être exceptionnel.

Certains objets mobiliers, les matériaux à employer dans les ateliers de l'asile , la mercerie, ont souvent assez peu d'impor- : tance, ou sont tellement variés qu'on ne saurait les prévoir même dans un marché de gré à gré.

Enfin, il y a encore, dans un service comme celui-ci, de minutieux détails qu'on range dans la catégorie des menues dépenses, dont nous aurons occasion de parler plus loin.

En faisant ici un résumé analytique des prescriptions légales et réglementaires relatives aux approvisionnements , nous ne i prétendons pas avoir traité la question dans tous ses détails, pour (lesquels nous renvoyons à l'instruction générale du 20 juin 1859, articles 1020 et suivants.

HO. Liquidation des dépenses. — Si dans la ( comptabilité deniers la dépense consiste en la sortie des fonds ide la caisse pour un but déterminé , sous le rapport administratif elle s'entend de services faits, ou de fournitures livrées, don- ; nant droit à un paiement après l'accomplissement de forma- I lités prescrites par les règlements.

C'est pour ce motif que le directeur doit seul autoriser les achats que l'économe est chargé de faire , et qu'aucun autre employé ne peut engager l'établissement vis-à-vis des fournis-

seurs, qui ne doivent livrer leurs marchandises que d'après un bon de commande de l'économe visé par le directeur.

Ces achats ne peuvent être faits qu'auprès des fournisseurs avec lesquels l'administration a traité, ou qui, à défaut de traité, sont nominativement désignés dans le bon de commande. Aucune denrée ne doit être reçue , aucun travail ne doit être exécuté, avant que le prix en ait été préalablement établi.

L'état des consommations présumées , la fixation des sommes affectées à chaque genre de réparation , où les crédits ouverts pour travaux , servent de guide pour indiquer les limites qu'il ne faut pas dépasser, ou la nécessité de recourir à des autorisations supplémentaires.

Comprises ainsi que nous venons de l'expliquer, les dépenses sont effectuées d'une part en vertu des crédits ouverts au budget suivant le détail indiqué par le cahier d'observations , et d'autre part conformément aux règles tracées pour les approvisionnements. On ne saurait donc imputer sur un crédit une dépense pour laquelle il n'a pas été ouvert , les virements n'étant pas autorisés d'article à article.

11?. Ordonnateur. — Mandats. — C'est le directeur qui remplit les fonctions d'ordonnateur, non-seulement à l'égard des dépenses propres de l'asile, mais encore pour les dépenses à faire à titre d'avance aux pensionnaires, ou à titre d'emploi de l'avoir de ces pensionnaires.

Pour qu'une dépense soit ordonnancée, il faut d'abord qu'elle soit constatée , reconnue et liquidée après que la régularité en a été établie. Le mandat qui constate cet ordonnancement, relate le crédit sur lequel la dépense est imputée, le nom du créancier de l'établissement, la nature et le montant de la dépense. Cette dernière indication doit être énoncée en toutes lettres et en caractères bien distincts. On y indique également les pièces produites à l'appui.

Les pièces justificatives constatent que la dépense a été faite pour un service régulièrement autorisé et dans les formes prescrites par les lois, règlements et instructions. Nous renvoyons

à l'article 1542 de l'instruction générale pour leur nomenclature détaillée. Mais, en général, elles se rapportent aux indications ci-après. Des états d'émargement , appuyés des décisions fixant les traitements, justifient les mandats portant payement des émoluments du personnel. Pour les fournitures, il y a lieu de produire à l'appui du mandat le mémoire réglé du fournisseur, copie, s'il y a lieu, du procès-verbal d'adjudication ou du marché dûment approuvé, et enfin le certificat de réception, et, s'il s'agit du mobilier, du numéro du catalogue d'inventaire. S'il est question de travaux, les devis, décomptes de réception, ou les mémoires réglés par l'architecte, doivent accompagner le mandat. Il est d'autant plus urgen t de joindre aux mandats toutes les justifications exigées, que les comptables n'ont pas qualité pour apprécier le mérite des faits, et que leur responsabilité n'est couverte que par la production des pièces visées et certifiées par le directeur. Si le comptable a néanmoins des raisons de croire que le directeur a été trompé , il doit lui en référer pour vérification et rectification, dans le cas où il y aurait une erreur matérielle propre à faire rejeter la dépense des comptes du receveur.

Pour le payement des dépenses de l'exercice précédent, aucun mandat ne peut être délivré après le 15 mars. Tout mandat non payé à la clôture de l'exercice doit être annulé, sauf réori donnancement ultérieur.

Les avances aux économes sont faites en vertu d'une autorisation de l'ordonnateur. Le chiffre en est fixé par le règlement intérieur, et pour un asile de 400 malades, il ne saurait dépasser 150 fr. par mois. A la fin du mois, la justification de l'emploi est faite par bordereaux correspondant aux divers articles du budget, et appuyés autant que possible de quittances. Ces bordereaux sont joints aux mandats de l'ordonnateur, qui permettent de les passer en écriture au compte de l'asile. Aucune nouvelle avance ne doit être faite qu'après la liquidation de l'avance précédente. L'économe commettrait en outre une faute grave, s'il faisait des achats dépassant le montant des avances qui lui

ont été faites, sauf à couvrir cet excédant de dépenses par une avance ultérieure. Cette manière d'agir irait contre la lettre et l'esprit de l'instruction, qui a eu surtout pour objet de prévenir la trop grande extension des menues dépenses, mode exceptionnel de liquidation.

Quant à ce qui concerne le timbre, nous ne pouvons que renvoyer aux articles 1012 et suivants de l'instruction générale du 20 juin 1859.

118. Conclusion. — Nous venons de passer successivement en revue les principaux actes d'administration ; nous venons d'indiquer comment ils se succèdent, le contrôle auquel ils sont soumis, le mode suivant lequel ils se préparent et s'accomplissent; et, en donnant une idée exacte des procédés administratifs, nous avons réfuté bien des erreurs et bien des objections ; nous avons prémuni nos collègues contre bien des ennuis ou des hésitations, et nous avons en même temps, par la définition exacte des attributions administratives, prévenu ces regrettables conflits qui n'ont souvent leur raison d'être que parce qu'on a négligé des règles protectrices dont nous avons surtout cherché à bien faire saisir la véritable signification. Nous avons maintenant à continuer par l'examen des dépenses, tant sous le rapport administratif que sous celui de la coordination réglementaire des services. Les considérations que nous allons successivement développer formeront en même temps et le cahier d'observations à l'appui des prévisions , et les appréciations du compte moral. Pour rendre nos arguments plus précis, nous les traduirons en chiffres qui, reproduction de ceux que nous rencontrons à Dijon pendant cette année, sont moins une donnée invariable qu'une formule générale dont les éléments doivent nécessairement varier suivant les indications ou les nécessités locales. Sous le bénéfice de ces observations, l'examen des dépenses se répartira sous les titres ci -après :

Dépenses du personnel.

Frais généraux.

Dépenses individuelles.

Dépenses d'ordre. Prix de revient.

Nous passerons ensuite à l'exposé sommaire du budget des recettes.