MATÉRIEL. — I. — TRAVAUX

§ 2. — Travaux exécutés sur simple mémoirey lorsque la dépense n'excède pas i,000 francs [art. 49, § H, 2* alinéa).

1* Mémoire (T) dûment arrêté, réglé (s'il y a lieu), et contenant le détail des quantités^ le prix d'unité et la somme à payer.

2** Certificat constatant Vexécution des travaux.

3° Quittance (T) de f ayant-droit.

Il paraîtrait que, nonobstant les prescriptions rappelées cidessus, des paiements auraient été effectués, sur le vu des pièces contre-signées par MM. les doyens, non pas entre les mains du créancier réel, mais entre celles d'un professeur ou

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du secrétaire de la faculté, qui, en raison de Tacquit placé au pied des factures, aurait été considéré comme ayant fait l'avance des fonds. 11 y a, dans ce mode d'opérer, une source d'abus très-graves et auxquels il importe de mettre un terme absolu. II suffira à M. le doyen de refuser son visa pour toute facture portant un acquit ; le contrôle que vous êtes appelé k eiercer, avant la présentation des pièces à Tordonnateuf, sera d'ailleurs, pour le chef de l'établissement, une précieuse garantie.

D'autre part, j'ai été à même de constater que les justifications des dépenses imputables sur un exercice ne sont pas toujours produites en temps utile, et MM. les doyens demandent, dans ce cas, le report des crédits a l'exercice suivant. L'acquiescement a leur désir aurait plusieurs inconvénients : d'abord, il y aurait irrégularité d'imputation, puisque la dépense a réellement été faite dans l'exercice clos, et qu'il deviendrait nécessaire, pour un paiement sur l'exercice suivant, de mettre sur les factures une date inexacte de livraison ; en second lieu, les crédits primitivement réservés pour l'acquit de la dépense se trouveraient perdus pour le service de l'enseignCàTient supérieur, et l'on grèverait l'avenir pour couvrir une irrégularité. Il y a donc un intérêt tout particulier a ce que MM. les chefs d'établissements ne perdent pas de vue les indications du règlement de comptabilité concernant la durée de l'exercice, et les délais déterminés pour la constation des droits des créanciers.

AnT. 10. — Sont seuls considérés comme appartenant à un exercice les services faits et les droits acquis du i^"^ janvier au 31 décembre de Vannée qui donne son nom à cet exercice.

Art. m. — La durée de la période pendant laquelle doivent se consommer tous les faits de dépense Aq chaque exercice, se prolonge :

1** Jusqu'au 1®^ février de Tannée qui suit celle de l'exercice pour achever, dans la limite des crédits ouverts, les services du matériel dont l'exécution n'aurait pu être terminée avant le 31 décembre précédent, pour des causes de force majeure ou d'intérêt public, lesquelles doivent être énoncées dans une déclaration de l'ordonnateur, jointe a l'ordonnance pu au mandat ;

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2* Jasqu au 31 août suivant, pour le paiement des ordoa* nances et des mandats.

Art. 12- — Xe» crédits ouverte pour les dépenses de ehagtêe estereke ne peuvent être employés à f acquittement des dépends d'un autre exercice.

Art. 106. -— Sont conservées au ministère de rinstmetion publique ou par les ordonnateurs secondaires les pièces justifie<Uives des créances qui, par l'effet d'une cause quelconque^ nont pu être Vobjet d'une ordonnance ou d'un mandat de paiement dans le délai fixé par l'article 134 ci^près.

Ces pièces ne sont produites aux comptables du Trésor public qu*avec les ordonnances ou mandats délivrés ultérieurement au titre des exercices clos.

Art. 145. — La clôture des paiements est fixée au .51 août de la seconde année de Texercice. En conséquence, les ordonnances du ministre et les mandats des ordonnateurs secondaires sont payables jusqu'au 51 dudit mois, par les comptables principaux sur la caisse desquels ils ont été délivrés, mais jusqu'au 20 seulement pour les comptables subordonnés ou par les comptables chargés du paiement pour le compte des trésoriers-payeurs généraux.

Art. 146. — Les ordonnances et mandats non acquittés faute de réclamation de la part des titulaires, au 31 août de la se« conde année d'un exercice, sont annulés, sans préjudice des droits des créanciers, et sauf réordonnancement jusqu'au terme de déchéance.

Art, 147. — Lors de la clôture de l'exercice, les comptables du Trésor adressent au ministre et aux ordonnateurs secondaires des bordereaux détaillés (modèles n°^ 53 et 54) des restes à payer ^ en y indiquant la nature des créances, les noms des créanciers et la somme due k chacun d'eux.

Les comptables joignent à ces bordereaux les pièces justificatives des dépenses non acquittées, k moins qu'ils n'aient lieu de les retenir pour les rattacher à des acomptes déjà payés, conformément a l'article 115 ci-dessus.

Art. 156. -^ A la fin de chaque année, les agents du Trésor adressent au ministre de l'instruction publique un bordereau nominatif, par exercice et par chapitre, des paiamOQts qu'ils

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ont effectués pendant Tannée pour les dépenses d'exercices clos dans son département.

Les comptables, en adressant à la même époque au ministre et aux ordonnateurs secondaires l'état des ordonnances et mandats d'exercices clos non acquittés^ l'accompagnent du renvoi des pièces justificatives k reproduire, s'il y a lieu, k l'appui d'un nouvel ordonnancement.

Art. 167. — Les droits acquis aux créanciers du ministère de rinstruction publique sont constatés sur le livre destiné à l'enregistrement de ces droits, aussitôt après que leur fixation est déterminée par le résultat des liquidations, et lors même que la délivrance des mandats de paiement devrait être ajournée, soit en raison de l'absence des ayants droit, soit "en cas de litige, ou pour tout autre motif.

Les ordonnateurs secondaires n'arrêtent le livre des droits constatés qu'après y avoir inscrit chaque mois, sous la date du premier jour, les droits personnels acquis pour ce même mois k tous les titulaires d'emplois de leur service.

Art. 174. — Avant d'arrêter les comptes d'un exercice, les divisions administratives du ministère et les liquidateurs et ordonnateurs secondaires des dépenses ont soin de rechercher et de reconnaître les droits qui, pouvant être acquis à des créanciers de leur service, resteraient encore k constater, et qu'il y aurait lieu de comprendre dans le compte définitif de l'exercice arrivé au terme de clôture.

J'appellerai, en terminant, votre attention sur deux questions auxquelles j'attache la plus grande importance : l'une, la centralisation de toutes les commandes au secrétariat, au moyen de bons signés par le doyen, qui a seul qualité de les délivrer, après vérification de la situation des crédits ; l'autre, des récolements d'inventaires et catalogues, conformément aux prescriptions du règlement précité.

Art. 134. — Le mobilier fourni, soit par l'État, soit par les départements, soit par les villes, k des fonctionnaires et k des établissements publics, est l'objet d'inventaires dressés en présence des agents des Domaines, qui sont déposés aux archives du ministère de l'instruction publique et du ministère

des finances, k ia cour des comptes et au secrétariat général des préfectures.

Ces inventaires doivent être recolés a la fin de chaque année et a chaque mutation de fonctionnaire responsable, par les agents de TÂdministration des Domaines et en présence d un commissaire désigné par les conseils généraux, pour le mobilier appartenant aux départements. Les accroissements et les diminutions survenus dans Tintervalle d*un récolement h l'autre, doivent y être consignés.

Je vous prie de remettre une copie de la présente instruction à chacun de MM. les doyens des facultés et directeurs d*Écoles supérieures de pharmacie du ressort académique.

Recevez, monsieur le Recteur, l'assurance de ma considération très-distinguée.

Le Ministre de llnslruction publique, des Cultes et des Beaux-Arts,

H. Wallon.

Monsieur le Préfet, j'ai été informé par MM. les inspecteurs généraux de Tinstruction publique et par plusieurs recteurs d'académie, que dans les facultés et écoles supérieures de pharmacie, le service de comptabilité des dépenses du matériel laissait quelquefois a désirer. Vous trouverez ci-joint un exemplaire de Tinstruction que j'adresse à MM. les Recteurs pour être transmise aux différents chefs d'établissement.

J'appelle particulièrement votre attention sur ce point. L'article 98 du règlement de complabilité du 16 octobre 1867 porte que : « Les ordonnances de paiement et les mandats doivent désigner le titulaire de la créance par son nom. » L'article 125 ajoute : « Aucun paiement ne peut être effectué qu'au véritable créancier justifiant de ses droits et pour l'acquittement d'un service fait. » Enfin, dans la nomenclature générale des pièces a produire (dispositions générales), il est dit, paragraphe 9 : « La partie prenante dénommée dans une ordonnance ou dans un mandat de paiement doit toujours être le créancier réel, cest-à-dire la personne qui a fait le service, effectué les fournitures ou travaux ; » et paragraphe 11 : « Toute quittance doit être datée et signée par la partie

prenante devant l'agent du Trésor au moment même du paiement.

Je vous prie de vouloir bien, en exécution de ces dispositions, ne plus délivrer de mandats qu'au nom des créanciers réels, c'est-a-dire des fournisseurs, et de refuser toute pièce de dépenses, sur laquelle vous trouveriez un acquit dont la mention ne doit être apposée qu'en présence du trésorierpayeur général.

Recevez, monsieur le Préfet, Tassurance de ma considération très distinguée.

Le Ministre de rinstrucLion publique, des Cultes et des Beaux-Arts,

H. Wallon.

Clriealalre du 90 JauTler t$$t^ relatiTe à la dlspaflltlon du buduret pour aeliats de llwres dans le» Faeultéii. mm Achats antleipés.

Monsieur le Recteur, les rapports qui me sont adressés sur les bibliothèques universitaires me prouvent que ce service fait de rapides progrès. Je crois qu'il est possible de prendre, cette année, plusieurs mesures nouvelles dont nous devons attendre de bons résultats.

J'ai décidé qu'il n'y aurait pas, en 1881, de crédits extraordinaires ; le crédit qui est inscrit au budget pour achat de livres et abonnements aux périodiques, sera distribué au début de l'exercice entre les diverses académies. Vous avez reçu avis de la somme qui est mise, pour 1881, à la disposition de la bibliothèque universitaire de votre ressort.

La. répartition de cette somme se fera de la façon suivante : chaque faculté, sous la présidence du doyen, discutera le montant de la dépense probable qu'elle croit être nécessaire. Tous les membres de la faculté, professeurs, agrégés, maîtres de conférences, chargés de coui*s et suppléants, assisteront a la réunion et présenteront leur liste d'acquisitions en faisant valoir les raisons qui la justifient. La commission de la bibliothèque vous adresserai 4^s propositions motivées pour rame-

830 APPRNDICt~ 20 JANVIER 1881

ner les dépenses totales des facultés au chiffire qui vous est alloué, et vous statuerez ensuite en conseil de perfectionDe* ment sur ces propd»ti<»Bs« Vous savez Tétat des caUeeCm&s, vous connaissez les besoins des dhrers enseigneaiients, les né^ cessités des cours et des conférences, Tusage que chaque professeur fera pour lui et ses élèves des livres qu'il sollicite ; je suis donc certain que vous n'accepterez pas de propositions qui soient contraires à l'intérêt général ; il est aussi entendu que, pour des raisons graves, il sera toujours possible de revenir sur le partage provisoire fait entre les différentes facultés.

Ma circulaire du 23 avril 1 880 vous autorise k employer un quart du crédit, sans soumettre les listes d'achat k mon approbation. Ce quart, pour Tannée 1881^ est porté a la moitié. Vous me ferez connaître, dans la dernière semaine de chaque trimestre, les 'acquisitions faites sur cette moitié du crédit total. Vous joindrez k cet état récapitulatif un rapport du bibliothécaire, accompagné de vos observations.

Pour l'autre moitié du crédit, veus m'enverrez des listes qui seront soumises k la commission centrale des bibliothèques. Vous aurez soin qu'elles m'arrivent assez tôt pour éviter les retards que nous avons regrettés l'an dernier. Les professeurs doivent se rappeler que la commission ne se réunit pas pendant les vacances.

Sur la partie du budget qui est dépensée sans autorisation, il importe de faire une réserve pour profiter des occasions de librairie ou satisfaire aux exigences imprévues, en particulier aux enseignements nouveaux qui seraient confiés dans le courant de l'année a des titulaires ou k des maîtres de conférences. Faute de prendre cette précaution, la faculté, k un moment donné, se trouverait dans l'impossibilité d'acquérir les ouvrages qui lui seraient le plus nécessaires. Elle solliciterait en vain un crédit exceptionnel que je n'aurais aucun moyen de lui accorder.

L'initiative laissée au bibliothécaire, sous votre direction, doit être étendue, autant que possible, dans l'intérêt du ser* vice. Un bibliothécaire qui aime ses fonctions, qui connaît les lacunes des collections, qui s'applique k les combler^ qui sait quelles séries sont complètes et quelles séries ne le sont

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pas, w s'inspirant des vues et dQ$ bosoing de la faculté, peut rendre de très grands services^ s'il lui est assuré une liberté suffisante. Vous vous entendrez a cet égard avec MM, les doyens et les membres de la commission de la bibliothèque.

Vous ferez connaître Tensemble de ces dispositions aux professeurs^ aux agrégés et aux maîtres de conférences ; vous leur montrerez que, bien appliquées, elles doivent faire disparaître la plupart des abus dont ils se sont plaints, et, qu'on somme, la bonne administration de la bibliothèque dépend, désormais, en grande partie d'eux-mêmes.

Dans la manière dont ce service va être organisé, vous verrez une nouvelle preuve de mon désir d'assurer aux facultés une plus grande part d'initiative et de responsabilité, de rap* prêcher aussi les membres des diverses facultés pour qu'ils discutent et règlent ensemble des questions qui leur sont communes. Si vous constatez au début quelque incertitude, quelque défaut d'entente, tout le monde comprendra que l'in-* térêt des professeurs est d'assurer l'exercice facile de cette nouvelle organisation, de manière à ne nécessiter que dans des cas qui, je l'espère, deviendront de Jour en jour plus rares, l'intervention ministérielle.

Recevez, monsieur le recteur, l'assurance de ma considération très distinguée.

Le président du ConseU, ministre de rina»tpuction publique et des beaux -arta,

• Jules Ferry.

Au cours de l'impression de cet ouvrage, de nouvelles instructions ministérielles ont chargé les bibliothécaires des bibliothèques universitaires, d'abord du service des échanges internationaux, et ensuite du service des échanges des thèses entre les facultés françt^ises.

Ce dév^loppeipent du service des bil^liothèques universi*

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taires nous semblait très naturel et susceptible de porter les plus grands fruits dans Tintérêt de la science. Il ne peut qu'être très avantageux, en effet, que le public des bibliothèques des facultés, puisse se tenir facilement au courant des questions importantes qui s^agitent autour de nous, dans le domaine des lettres et des sciences. Mais acquérir a prix d'argent les écrits qui les contiennent deviendrait onéreux. D'autre part, si Ton considère que les étrangers ont le même intérêt et un non moins grand désir de suivre nos progrès scientifiques, on comprendra qu'on ne pouvait tarder a établir cette réciprocité d'envois. Ce point admis, il ne restait plus qu'a régler le service. L'organisation récente des bibliothèques universitaires venait offrir au ministre le personnel qui semblait le plus propre a atteindre le but désiré.

En ce qui concerne réchange des thèses entre les facultés françaises, c'est un service qui existait déjà depuis longtemps. Mais les décisions ministérielles qui statuaient sur ce point étaient, ainsi que le fait remarquer M. le ministre, fort nombreuses et parfois d'une date trop ancienne, pour que leur application ne fût pas difficile. De h des hésitations, et aussi des abus. N'était-ce pas le moment, a la suite des conventions d'échange qui venaient d'être conclues avec les universités étrangères, de procéder également a une réorganisation complète du service des thèses? C'est ce que M. le ministre a parfaitement compris, et nous ne nous étonnons pas de voir ces deux service^ joints ensemble^ et confiés aux bibliothécaires des bibliothèques universitaires.

Ces récents documents officiels venant ajouter aux bibliothèques universitaires un nouvel élément de puissance, et aux bibliothécaires un développement de service et de responsabilité, il nous a semblé que notre livre serait incomplet, si nous ne les faisions au moins rentrer dans la suite de nos textes des règlements et instructions. Sans doute, ils ne s'adressent rigoureusement qu'aux bibliothécaires des bibliothèques universitaires. Mais, si quelque bibliothèque publique ou société savante voulait entrer dans cette voie si féconde en heureux résultats des échanges réciproques, elles y trouveraient toutes tracées quelques règles a la fois simples et sûres, et qu'il serait facile d'adapter aux nécessités des différentes

situations. C'est pourquoi nous n'hésitons pas a reproduire in exlensoj avec les tableaux qu'ils contiennent, les circulaires et instructions qui concernent ce double point. — J. C.

Cirealairo et instraetion ministérielles du 31 mai 18999 sur le scrTîee des échanges avee les uni- Tersités étrangères.

Monsieur le Recteur, j'ai l'honneur de vous adresser, en vous priant de vouloir bien la transmettre a MM. les bibliothéres et sous-bibliothécaires des Bibliothèques universitaires, l'instruction sur le service des échanges de thèses et publications académiques annoncée dans ma circulaire du 17 mai courant.

Si, dans le ressort de votre académie, la Bibliothèque universitaire comprend plusieurs sections, il vous appartiendra d'en désigner une où le service sera centralisé. Celle des lettres, qui se trouve toujours au chef-lieu du rectorat, me paraît devoir être choisie de préférence. Le fonctionnaire préposé a cette section de la Bibliothèque recevra et prendra en charge toutes les thèses soutenues dans le ressort de l'académie jusqu'au moment de l'envoi a l'étranger qui aura lieu par ses soins ; il présidera de même a la répartition des dissertations académiques obtenues par voie d'échange, si un partage entre les diverses sections est reconnu nécessaire. En un mot, il aura la direction et la responsabilité du service.

A Paris, les bibliothécaires désignés dans ma circulaire du 17 mai courant restent chargés de recueillir et d'envoyer les thèses de leurs facultés respectives. Ils se concerteront ensemble pour le partage des dissertations académiques venant de l'étranger, celles-ci devant être adressées en bloc à la Bibliothèque de l'Université.

Je vous prie. Monsieur le Recteur, de vouloir bien appeler toute l'attention de MM. les bibliothécaires des Bibliothèques universitaires sur la nécessité d'observer strictement les diverses prescriptions contenues dans l'instruction ci-jointe, surtout en ce qui concerne la date des envois. Le retard d'une seule bibliothèque suffirait pour compromettre la régularité du service; et s'il arrivait, par impossible, qu'une académie n'eût