Mars
Etc.
(1} N<* attribué à la Revue dans ce registre.
(2) Indication qui peut être remplacée par: 2« portion de Vart. !•' n« , ou par :
Abonntmtnt grutuit payé pût le ministère,
(3) Indication de la page de ce registre, reportée sur une table placée à la fin.
§ m. Beg^istre de prêts.
Pour qu'une bibliothèque publique puisse rendre tous Iqs services qu'on peut en attendre, il ne faut pas seulement que
ToD puisse facilement consulter les ouvrages sur place, mais il est bon qu'on puisse en emporter chez soi certains volumes, pour les étudier plus k loisir. C'est pourquoi les règlements de la plupart des bibliothèques autorisent l'emprunt des livres sous certaines conditions.
Nous n'avons pas a examiner ici quelles sont les conditions qui peuvent être imposées pour le prêt des livres. Nous observerons seulement qu'il serait désirable que les prêts au dehors fussent restreints le plus possible, dans l'intérêt même des travailleurs.
* Car tandis que telle personne détient chez elle un ouvrage qu'elle consulte et étudie k loisir, vingt autres pourront venir a la bibliothèque pour consulter le même ouvrage. On pourra dire qu'après un certain délai, il sera loisible au bibliothécaire de faire réintégrer immédiatement le livre. Mais quelque activité qu'y mette le bibliothécaire et quelque bonne volonté que montre l'emprunteur, le livre ne pourra guère être rentré que le lendemain ou le surlendemain, et celui qui en avait besoin ne pourra peut-être pas revenir. C'est pour cela que, comme nous l'avons remarqué plus haut (1), en tête de la liste des ouvrages a excepter du prêt, on porte les ouvrages demandés fréquemment. Or, ceci est affaire d'appréciation, et c'est le bibliothécaire qui est le meilleur juge. Il faut donc lui laisser une grande liberté d'action à cet égard. En tout cas, si ses jugements pouvaient paraître abusifs, la commission de surveillance de la bibliothèque, et au besoin le recteur, en un mot, l'autorité supérieure, suivant la nature de la bibliothèque, pourrait les rectifier. Ajoutez que le prêt expose davantage aux pertes et aux détériorations.
Quoi qu'il en soit, si le prêt des livres au dehors peut avoir des inconvénients, il a aussi des avantages incontestables. Il permet k certains savants des travaux plus féconds et plus sévères, qui ne se font bien que, dans la solitude du cabinet. Il favorise l'étude de beaucoup de personnes, auxquelles leurs occupations ordinaires ne laissent pas la liberté nécessaire pendant les heures de séances de la bibliothèque. Il donne enfin la facilité d'achever et de coordonner chez soi des étu-
(1) Voy, supra, 2e partie, p. 173, note 1.
des qu*on n*9 pu qu^imparfaitement commencer ailleurs. Après tout, le principe est admis : nous n'avons plus a en discuter le pour et le contre ; il nous reste a le mettre en pratique.
Mais cette partie du service nécessite la tenue d'une comptabilité particulière, qui permette de constater k chaque instant la position de chaque emprunteur vis-à-vis de la bibliothèque, en même temps qu'elle aidera à retrouver immédiatement la situation d un volume qui ne se trouve pas k sa place sur les rayons. Il faudra donc, avant tout, tenir un registre de prêts constamment k jour. Puis, comme contre-partie de ce registre^ il sera indispensable d'adopter, surtout si la biblio-' thèque doit avoir un mouvement de prêts de livres tant soit peu considérable, un système de repérage k la fois' simple et rapide.
• En ce qui concerne le registre de prêt, il devra être disposé en un certain nombre de colonnes indiquant : — les titres sommaires des ouvrages prêtés, — le nombre de volumes sortis, — les numéros, — la date de la sortie et celle de la rentrée. Il sera bon de noter aussi, dans une colonne spéciale, la durée du prêt. Toutes ces indications seront complétées par la signature de l'emprunteur, ce qui sera une garantie que l'inscription a été faite régulièrement et une reconnaissance de l'emprunteur qu'il se tient pour obligé envers la bibliothèque. Voici, dès lors, le modèle que nous croyons devoir proposer, d'après l'instruction du 4 mai 1878 :
SIONATURB
de l'emprunteur.
TITRES SOMMAIRES
des ouvrages
Volumes
DATES
de sortie.
DATES
de rentrée.
DURÉE
du prêt
Noia. — On pourrait ajouter à ce tracé une colonne destinée k indiquer l'état des volumes prêtés. Mais, comme on ne prêtera, en général^ que des volumes en bon état, cette colonne sera le plus souvent inutile.
Le registre étant disposé comme ci-dessus, on attribuera k chaque emprunteur une page spéciale, en tête de laquelle on inscrira son nom, sa qualité et son adresse. Puis, a la fin du registre (ou au commencement si Ton veut), ou dressera une liste, par ordre alphabétique, des noms des emprunteurs, avec renvois aux pages ou se trouve le détail de leurs comptes respectifs.
Cette manière de procéder nous parait la plus simple, et l'adresse de l'emprunteur étant donnée une fois pour toutes en tête de la page qui lui est affectée, celui-ci n'a plus k la répéter k chaque fois qu'il signe un prêt.
Les indications des diverses colonnes dont on vient de parler sont toutes écrites par le bibliothécaire lui-même, k l'exception de celles de la première (cela va sans dire) et de la dernière, qui sont écrites par l'emprunteur sous les yeux du bibliothécaire, pour éviter toute contestation.
Le registre de prêt tenu dans ces conditions nous permettra d*atteindre le premier but, dont nous avons parlé plus haut, k savoir de révéler du premier coup d'œil la position particulière de tout emprunteur vis-a-vis de la bibliothèque. Mais on peut désirer encore autre chose : c'est un moyen facile et rapide de suivre, k un moment donné, la trace d'un volume absent de sa place. Ce point se rattache naturellement k celui dont nous nous occupons en ce moment. C'est pourquoi nous ne croyons pas devoir l'en séparer.
On comprend qu'un volume ne se trouvant pas k sa place, ou bien parce qu'il aura été prêté, ou bien encore parce qu'il aura été envoyé k la reliure, ce serait une perte de temps considérable, si ce volume est demandé, que de parcourir le registre de prêt et celui des ouvrages k la reliure, pour le découvrir. Si le mouvement des prêts n'était pas très grand, cette recherche pourrait n'être pas absolument impraticable ; mais pour peu que les livres prêtés deviennent assez nombreux, force sera bien d'y renoncer. Il fallait trouver quelque moyen de tourner la difficulté. Voici comment on y est arrivé.
DE lA COMPTABILITÉ 203
 la place du volume absent, on est convenu de mettre une planchette, de la grandeur a peu près du volume, et pouvant entrer dans le rayon et prendre place au^ milieu des autres volumes. Une étiquette, collée sur Tépaisseur de la planchette, reproduit le numéro du livre, et une carte placée sur le plat reproduit le nom de l'emprunteur et le titre sommaire de l'ouvrage. Voilà dès lors la trace du livre retrouvée, et si l'on a besoin de plus d'éclaircissements, on se reporte au registre de prêt lui-même.
Ce système de planchettes indicatrices, on le voit, est très simple. Pour en rendre l'usage plus simple encore, si c'est possible, voici comment on pourrait procéder. Il ne faut pas oublier, d'ailleurs, que la planchette n'a d'autre but que de mettre sur la trace du livre absent.
On pourrait donc, tout le tour de la planchette et vers le milieu de sa hauteur, coller une bande de papier ordinaire, plutôt mince qu'épais, de 8 à 10 centimètres de largeur. Sur l'épaisseur de la planchette (qui représente pour nous le dos du volume), on écrira au crayon, sur le papier collé, le n** de l'ouvrage, avec l'indication du volume, si l'ouvrage en compte plusieurs. Sur le plat, et toujours sur le papier, on inscrit, également, au crayon, le nom de l'emprunteur. On peut même, comme supplément d'information, y ajouter la date du prêt. A la rentrée du volume, on efface k la gomme les inscriptions portées sur la planchette, et l'on réunit celle-ci aux planchettes disponibles.
Cette manière' de procéder nous semble avoir plusieurs avantages. D'abord Tinscription est très facile. On n'a point à recourir k chaque instant k sa boîte d'étiquettes, qu'il faut coller une k une, pour s'en servir. On n'a point k recourir k sa collection de cartes, qu'il faut remplir séparément, puis glisser dans un gousset ménagé d'avance sut le plat de la planchette. Notez d'ailleurs que ces cartes, qui nécessairement ne seront que faiblement retenues dans leurs goussets, seront exposées k s'en échapper, et alors la planchette ne remplira plus son but. Cet inconvénient, il est vrai, se présentera rarement ; mais il suffit qu'il puisse se présenter. Au lieu de cela, la planchette est toujours prête k recevoir les indications voulues. En outre, les inscriptions étant faites au crayon (lequel sera autant que
possible, un peu tendre), il suffira, k la rentrée du volume, d'y passer la gommme pour que la planchette redevienne disponible : il ne sera pas nécessaire, en particulier, de mouiller l'étiquette du dos et d'attendre qu'elle soit complètement humectée pour Tenlever. On pourrait, il est vrai, coller une nouvelle étiquette sur Tancienne. Mais après qu'on aura ainsi collé un certain nombre d étiquettes Tune sur l'autre, il faudra bien en venir a enlever cette trop grande épaisseur. Enfin notre système n'occasionne, pour ainsi dire, aucuns frais, tandis que le système d'étiquettes et de cartes ne laisse pas que de nécessiter k la fin une certaine dépense (1).
§ IT. — Begristre des oa^ragres envoyés à la reliare.
En parcourant le paragraphe 2 de la section P^, nous avons parlé des frais de reliure et de la manière dont le bibliothécaire devrait tenir son registre pour connaître constamment sa situation financière relativement k cet objet. Dans le présent paragraphe, nous n'avons pas a nous occuper du côté financier : il nous suffit d'être en état de répondre a tout instant, au sujet des livres envoyés k la reliure, quels sont ces livres et depuis quand ils sont sortis, et aussi k quel relieur ils ont été confiés. Or, ces indications sont les mêmes que celles nécessaires au point de vue financier : seul, le prix du travail ne nous intéresse pas. C'est pourquoi nous ne croyons pas qu'un registre spécial soit nécessaire : celui mentionné k la section P® suffira amplement, et l'on pourra toujours s'y reporter au besoin. Nous devons tendre constamment, en effet, k la simplification des écritures.
(1) Nous devons mentionner à ce propos une disposition du règlement du 22 avril 1880, de la bibliothèque de la faculté de droit de Paiis. D'après ce règlement, (art. 18), la fiche ou carte qui se joint à la planchette indicatrice, doit porter la signature de l'emprunteur, et cette fiche lui est remise lors de la rentrée de l'ouvrage à la bibliothèque. Ce sont là des surcroîts de précaution très propres à prévenir toute contestation. Mais n'est-ce pas aller un peu plus loin dans la voie des formalités ? Et le registre de prêt, disposé comme il a été dit plus haut, ne donne-t-il pas toute satisfaction pour la décharge du bibliothécaire livrant le livre, et pour celle de l'emprunteur le réintégrant ?
Toutefois, ce que nous avons dit plus haut au sujet des planchettes indicatrices nous servira encore ici. Le volume donné a la reliure, se trouvant absent sur les rayons, sera remplacé par une planchette semblable, absolument comme s'il était entre les mains d'un emprunteur. Seulement, le nom de Temprunteur sera remplacé sur le plat de la planchette par la mention \ ^Ala reliure. »
Nous profitons de cette circonstance pour montrer combien le rôle des planchettes indicatrices peut être utile. Il est possible, en effet, qu'un volume soit transporté de la place qu'il devrait occuper dans l'ordre numérique a un autre endroit de la bibliothèque. Ce peut être un dictionnaire ou un recueil encyclopédique placé dans la salle de lecture pour être consulté plus facilement par les travailleurs. Ce peut être également un atlas numéroté naturellement avec les volumes de texte explicatif, et que son format empêche de placer sur le même rayon. Dans ces cas, on remplacera les volumes ou atlas absents par une planchette portant sur le plat l'indication du lieu où ils se trouvent. Ainsi, jamais la moindre hésitation possible. De quelque manière qu'un ouvrage ait quitté sa véritable place, il y laisse sa nouvelle adresse, et l'on peut toujours arriver jusqu'à lui.
§ V. Begrifittre deii proeèii-Terliaom de réeolemettt, et regrifittre de« ovTragrefii difipara».
Nous devons joindre ensemble ces deux points, parce qu'ils traitent en réalité d'une même matière, et qu'il n'est, pas possible'de les séparer sans briser Fenchainement qui les unit.
Dans une maison de commerce bien tenue, il est d'usage de faire chaque année l'inventaire, et d'établir avec soin la balance de l'actif et du passif. Une bibliothèque peut être, sous un certain rapport, comparée a une maison de commerce. Pour peu qu'elle ait quelque importance et un mouvement de lecteurs et d'emprunteurs assez considérable^ il faut, a certains intervalles (et une fois par année, ce n'est que raisonnable), faire l'inventaire de ce qu'elle possède et vérifier si elle n'a subi ai^cune déperdition.
En ce qui coiieerne les bibliothèques universitaires en par-
ticulier, les règlements imposent un récolement par année, k l'ouverture des vacances (1). Nous n'avons qu'a exposer ici, d'après l'instruction du 4 mai 1878, comment on doit procéder à ce récolement : nous connaîtrons en même temps les registres qu'il exige et l'usage qu'il faut en faire.
Au mois de juillet, deux membres de la commission de surveillance de la bibliothèque, assistés du bibliothécaire et d'un délégué spécial du recteur,' se réuniront (2). Le ministre appréciera s'il convient, en outre, de réclamer le concours d'un représentant du domaine. Un des visiteurs fera l'appel des numéros inscrits au catalogue numérique ou registre d'entréeinventaire, tandis que l'autre reconnaîtra ces mêmes numéros sur les rayons en prenant soin de constater l'identité de l'ouvrage et son état. En cas d'absence non motivée du livre appelé, trois formalités seront observées séance tenante.
l"" On portera sur l'état de récolement, en regard de l'ouvrage, la lettre A. On se -rappelle, en effet, qu'au registre d'entrée-inventaire, une série de colonnes étroites a été ménagée pour l'inscription des absents aux récolements annuels. C'est dans la colonne réservée a l'année courante que se porte cette lettre A, dont il est ici question.
2' On intercalera sur les rayons, a la place du livre manquant, une planchette indicatrice, reproduisant au dos le numéro attribué précédemment à l'ouvrage, et portant sur un de ses plats l'indication du titre du livre avec la date de la constatation d'absence.
3o Les inscriptions portées sur cette planchette (numéro, titre et date) devront être, en outre, reproduites sur un registre spécial avant pour titre : Etat des mwrages disparus. En cas
(1) Règlement du 23 août 1879, art. 33. Ce n'est là, d'ailleurs, que Tapplication du règlement général de la comptabilité, dont les dispositions soiit obligatoires pour tous les services publics. On peut se reporter, sur ce point, à la circulaire ministérielle du 9 novembre 1880, que nous reproduisons plus loin dans l'appendice, et à sa date. — - Outre ce récolement annuel, uû récolement spécial doit encore être fait à chaque mutation du fonctionnaire responsable.
(2) En ce qui concerne les bibliothèques municipales et celles de certaines corporations, il y aurait lieu d'adopter des dispositions analogues, et le récolement annuel pourrait être fait par deux membres de la commission de surveillance assistés d'un membre étranger.
de réinté^ation ultérieure, la constatation sera faite dans une colonne spéciale du même état avec la date de la réintégration. Ces substitutions seront nécessairement signalées k la commission des visiteurs au récolement de Tannée suivante.
Quand le récolement est achevé, chacun des membres de la commission en signe le procès-verbal, où doivent être consignées sans omission les diverses opérations qui précèdent, ainsi que leur résultat.
Ainsi, d'après ce que nous venons de voir, pour le récolement annuel, il est d^abord fait usage de la dernière portion des pages du registre d'entrée-inventaire : nous comprenons maintenant dans quel buta été ménagée cette série de petites colonnes, dont une est réservée pour chaque année. Chaque numéro est pointé, k la colonne de Tannée, a mesure de Tappel, a moins que Tabsence du livre ne nécessite Tinscription delà lettre A, comme il a été dit plus haut. Ces quelques mots suffisent sur ce point.
Nous n'avons pas a nous arrêter non plus au rôle de la plan-^ chette indicatrice : on le connaît amplement. Mais nous avons a examiner quelle forme il y aura lieu de donner et au registre des ouvrages disparus et à celui des procès-verbaux de récolement.
Nous devons remarquer d'abord qu'il serait a désirer qu'il ne fût jamais fait usage de Tétat des ouvrages disparus. Pourtant on ne peut jamais répondre de l'avenir, et malgré tout le soin et tout le zèle du bibliothécaire et de ses collaborateurs, il peut arriver que tel ou tel livre ne puisse être représenté au récolement^ et qu'il soit impossible de dire ce qu'il est devenu. Il est donc nécessaire de le noter sur un registre spécial, ce qui achèvera de constater qu'il est toujours censé être la propriété de la bibliothèque. Toutefois, comme on ne peut pas supposer que le nombre des ouvrages de cette catégorie sera bien grand, il suflBra de quelques pages pour les inscrire.
En ce qui concerne -les procès- verbaux de récolement, il devra y en avoir nécessairement un par année, et de plus, d'après les règlements, un autre spécial k chaque mutation du fonctionnaire responsable. Il faudra donc que le registre contienne un nombre de pages suffisant pour qu'il puisse durer un certain laps de temps.
Voici dès lors ce que nous proposerions volontiers. Sur un registre spécial, on ménagerait, au commencement, quelques pages pour Tétat des ouvrages disparus, et le reste du registre serait réservé aux procès-verbaux de récolement.
L'état des ouvrages disparus pourrait être, suivant Tinstruction de 4 mai 1878, disposé de la manière suivante :
