CHAP. VII. — ARCHIVES DES COMMUNES

87. Le décret du 21 mars 1884, qui a rattaché au ministère de l’instruction publique les archives départementales, y a rattaché également les archives communales, ainsi que les archives hospitalières dont il sera parlé plus loin.

Sect. 1. — Responsabilité des maires.

88. La conservation des archives des communes est au nombre des devoirs les plus essentiels de l’autorité municipale. Les titres et papiers composant ces archives sont entre les mains du maire ; mais il n’en est que simple dépositaire à raison de ses fonctions. 11 suit de là que les archives doivent être transmises exactement par ce fonctionnaire à son successeur toutes les fois qu’il s’opère des mutations dans le personnel municipal.

89. Les maires ne doivent pas perdre de vue que leur responsabilité, sous ce rapport, est très grave, puisque non seulement ils peuvent être tenus à rétablir à leurs frais tous les objets susceptibles d’être remplacés, mais encore devenir passibles, dans certains cas, des peines portées par les art. 173 et 254 du Code pénal.

En cas de décès d’un maire, ses héritiers ont à rendre compte des objets dont il était dépositaire.

Sect. 2. — Surveillance des sous-préfets.

90. La surveillance des arcliives communales est au nombre des obligations des sous-préfets. Ils les inspectent dans leurs tournées, dressent, s’il y a lieu, procès-verbal de l’état dans lequel ils les trouvent, et rendent compte au préfet des actions en responsabilité à diriger contre les dépositaires qui, par leur négligence, auraient occasionné la perte de documents administratifs ou d’objets mobiliers. [Cire. 16 juin 1842.)

Sect. 3. — Récolement obligatoire.

91. Un arrêté du Gouvernement, du 19 floréal an YIII, prescrit au maire qui cesse ses fonctions de faire, de concert avec son successeur, un récolement de tous les papiers, registres et objets mobiliers appartenant à la commune. Cette opération doit être constatée par un procès-verbal en double expédition : l’une est remise au fonctionnaire sortant pour lui servir de décharge, l’autre reste déposée à la mairie pour établir la responsabilité du nouveau titulaire.

92. Une circulaire du 20 octobre 1850, complétant les dispositions de l’arrêté du 19 floréal an VIII, recommande aux préfets d’exiger rigoureusement que le récolement des archives communales soit fait à chaque mutation de maire qui pourrait avoir lieu par suite de révocations, de démissions, de décès ou de nominations générales. Elle leur prescrit de se faire envoyer la copie du procès-verbal de cette opération en même temps que celle du procès-verbal de l’installation des magistrats municipaux.

93. Pour que le récolement se fasse avec toute l'exactitude désirable, les préfets délèguent ou font déléguer par les sous-préfets un habitant notable de la commune, autant que possible membre du conseil municipal, qui est chargé d’assister, dans cette opération, l’ancien et le nouveau maire et a

le droit de mentionner ses observations sur le procès-verbal.

94. Si un maire sortant, ou nouvellement nommé, ou maintenu dans ses fonctions, se refusait à procéder au récolement, sur la preuve de ce refus, le préfet nommerait ou ferait nommer par les sous-préfets, en vertu de Tart. 85 de la loi du 5 avril 1884, — lequel ne fait que reproduire l’art. 15 de la loi du 18 juillet 1837, — un commissaire chargé de procéder, sans frais, à cette formalité, contradictoirement avec le nouveau ou l’ancien titulaire, selon le cas. Cette nomination ne préjudicierait pas à celle du délégué. Le maire maintenu dans ses fonctions ou le commissaire chargé de le substituer procède à l’opération contradictoirement avec le délégué.

95. Le maire récalcitrant doit être régulièrement invité à y prendre part, ainsi qu’à signer le procès-verbal, et mention est faite, dans cet acte, de son refus et des motifs de ce refus. Lorsque la copie du procès-verbal est parvenue à la préfecture, le préfet prend, selon les circonstances, les mesures que lui paraissent exiger les intérêts de la commune.

Sect. 4. — Conservation matérielle.

96. Le maire doit, avant tout, mettre les papiers de la commune à l’abri de l’humidité, de l’incendie et de toutes les autres causes d’altération et de destruction. Il fait prendre aussi les précautions nécessaires pour que ces papiers soient placés hors de la portée de toute main étrangère et ne puissent être soustraits ou égarés.

97. Dans les communes qui ont un hôtel de ville, il est toujours possible d’affecter aux archives une salle ou un cabinet pourvu de tablettes, de casiers, de cartons, et fennant à clef.

Quand le local de la mairie ne se compose que d’une seule salle consacrée à la fois au greffe et aux séances du conseil municipal, il peut être établi une armoire suffisamment profonde , garnie de rayons et pourvue de cartons. Elle doit, autant que possible, être divisée en deux parties ; l’une destinée à recevoir les pièces les plus anciennes et les plus précieuses qu’on ne consulte que rarement, et habituellement fermée; l’autre les papiers et registres relatifs aux affaires courantes.

98. Dans les communes où, à défaut d’un local spécial pour la mairie, l’habitation personnelle du maire doit recevoir le dépôt des archives, il est encore nécessaire qu’un meuble spécial les renferme, sous la garde constante de ce fonctionnaire. Un coffre paraît être alors plus convenable qu'une armoire, comme pouvant être tran.sporté, dans les cas de mutations des officiers municipaux, sans déplacement des archives qui y sont déposées.

Le timbre de la mairie doit être appliqué sur tous les papiers et documents appartenant à la commune.

99. Par l’art. 136 de la loi du 5 avril 1884, les frais de conservation des archives communales, qui avaient été longtemps facultatifs, ont été compris dans les dépenses obligatoires des communes.

Sect. 5. — CommuDications et expéditions.

100. Les maires étant responsables de la conservation des archives, certaines règles et précautions doivent être adoptées pour la communication des pièces aux particuliers.

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Les communications ne peuvent être faites que lorsqu’elles n’offrent pas d’inconvénient ; elles ont lieu sans frais et sans déplacement, sous une surveillance sûre, de telle sorte qu’aucune soustraction ou altération ne puisse être commise.

101. Les pièces cadastrales ne doivent pas être déplacées, hormis les cas où il serait donné ordre au préfet par le ministre compétent d’en autoriser le déplacement dans l’intérêt d’un service public. Les maires devront alors exiger un récépissé du fonctionnaire auquel ils en auront fait la remise. Dans tous autres cas, et surtout quand il s’agit de satisfaire seulement à des intérêts privés, ces fonctionnaires doivent se refuser d’une manière absolue à tous déplacements. Il est, pour les communes, d’autant plus nécessaire de veiller soigneusement à la conservation de ces documents, que, s’il y avait lieu de les refaire, la dépense serait à leur charge. [Cire. IG juin 1842.)