Dans la plus prochaine de celle des sessions
AricmvES, 112-iiG.
du conseil municipal où le vote du budget a lieu, le maire doit présenter l’inventaire à cette assemblée, Il le certifie au bas de chaque division et y appose sa signature.
Il fait connaître au conseil si les archives sont pourvues d’armoires, casiers, tablettes, cartons en quantité suffisante et convenablement disposés.
Il produit un état des volumes ou documents qui manquent, tels que Bulletin des lois, ouvrages administratifs, etc., et celui des dépenses à faire, soit pour l’établissement des armoires, coffres et autres objets mobiliers, soit pour l’achat des volumes manquants, soit enfin pour la reliure du Bulletin ou du Recueil des actes administratifs.
Le conseil municipal, api ès avoir procédé à une vérification approfondie, vote, s’il y a lieu, les allocations que comporte la situation des ressources de la commune.
112. L’inventaire une fois rédigé et soumis au conseil municipal, les maires doivent en transmettre à la préfecture, par l’intermédiaire du souspréfet, une copie en tous points conforme à l’original.
Si cet inventaire comprenait des titres antérieurs à 1790, présentant, au point de vue historique, un intérêt général, le préfet en adresserait une seconde copie au ministre de l’instruction publique.
113. La partie la plus précieuse des archives communales, dans le cas où la conservation n’en serait pas assurée suffisamment à la mairie, pourrait être déposée dans les archives générales du département. L’archiviste ferait l’examen de ces pièces et il en rédigerait un inventaire détaillé, dont un double resterait déposé aux archives et un autre serait envoyé dans la commune. Au moyen de cet inventaire, les officiers municipaux seraient toujours en mesure de reconnaître quels sont les litres qui peuvent concerner les affaires qu’ils ont à régler. Ils pourraient, d’ailleurs, se faire délivrer des copies authentiques de ceux qui touchent aux droits les plus importants de la commune. La conservation des titres aurait ainsi une double garantie, et des copies faites avec soin permettraient à l’administi ation locale de les consulter facilement. Enfin, dans le cas où la nécessité de maintenir les droits de la commune exigerait qu’on produisît les titres originaux, ils seraient mis à la disposition du maire sur récépissé.
114. Le consentement formel de la commune étant indispensable pour l’application de cette mesure, le conseil municipal devra prendi-e, à cet effet, une délibération dans laquelle il désignera la portion des archives communales qu’il jugera utile de faire déposer à la préfecture.
115. Les pièces appartenant à chaque commune auront dans le local des archives départementales une place entièrement distincte, de manière qu’elles ne puissent jamais être confondues ni avec les archives générales du département, ni avec les archives particulières des autres communes.
116. L’inventaire certifié par le préfet sera le titre authentique qui mettra la commune à même de reconnaître et de réclamer dans les archives générales ce qui lui appartient. Elle pourra toujours, en effet, reprendre ses archives quand elle aura un local propre à les recevoir.
AUGIIIVES, 117-121. ICT
Sect. 8. — Inspections, commissions spéciales, rapports au ministre.
117. Le ministre a plusieurs fois invité les préfets à faire visiter les archives communales par des commissaires spéciaux, et, autant que possible, par les archivistes des préfectures. Ils ont été autorisés à demander, dans ce but, des allocations au conseil général.
118. Le commissaire doit se transporter d’abord dans les communes où on a lieu de penser qu’il existe des archives importantes et notamment des titres anciens, et en faciliter, par ses conseils, le classement et l’inventaire. A son l'etour, il adresse un rapport détaillé au préfet sur la situation dans laquelle il a trouvé les divers dépôts qu’il a visités, et fait connaître son avis sur les mesures à prendre pour améliorer, s’il y a lieu, cette situation. De leur côté, les préfets doivent adresser, à la fin de chaque année, au ministre un rapport détaillé sur cette partie du service administratif.
119. Bien que les prescriptions de la circulaire du 16 juin 1842, relatives à ces commissions spéciales, n’aient pas été abrogées, en fait ces commissions ont presque partout cessé de fonctionner, et c’est l’archiviste du département qui est chargé d’inspecter les archives communales. Cette inspection a lieu aujourd’hui dans 78 départements. Il convient d’ajouter que, de leur côté, les inspecteurs généraux des archives visitent chaque année, dans leurs tournées, un certain nombre d’archives communales.
CHAP. VIII. — ARCHIVES DES MAISONS HOSPITAIIÈRES ET DES ÉTABLISSEMENTS DE BIENFAISANCE.
Sect. 1. — Aperçu général.
120. Il existe dans les établissements de bienfaisance, et surtout dans les maisons hospitalières dont la fondation remonte à une époque reculée, des archives importantes par le nombre des documents et par leur ancienneté. Il n’y a pas, en effet, d’établissements en France qui aient été plus respectés par les temps et les révolutions, la sollicitude qui les entoure leur ayant toujoui’s assuré la conservation de leurs titres de propriété.
Une partie des documents qui leur appartenaient en 1790 ont été réunis aux archives départementales; mais ces versements se sont opérés d’une manière très incomplète.
Sect. 2. — Méthode de classement.
121. Une circulaire du ministre de l’intérieur, du 10 juin 1854, a indiqué la méthode à suivre pour Id classement de ces archives. Voici le plan dont elle recommande l’adoption.
Cadre de classement pour les archives hospitalières.
A. Actes de fondation de l’établissement. — Di|dômes et privi¬
lèges émanés des papes, rois, évèqiies, seigneurs. — Cartula'ics. — Ordonnances, décisions et autres actes relatifs à l’établissement, émanés des diverses autorités.
B. Titres de propriété : donations, échanges, acquisitions. —
Terres, maisons, cens, rentes. — Registres concernant les biens, les revenus, les droits utiles de l’établissement, baux. — Pièces de procédures, mémoires, etc.
C. Matières ecclésiastiijues en général. — (ibapelle, aumôneiie,
cimetière, nécrologes, obituaires, etc.
D. Inventaires généraux et partiels. — Instructions, lettres, ré-
céjtissés et autres pièces relatives au dépôt même ou au service du dépôt d<>s archives. — Catalogue de la bibliothèque.
E. Administration de l’établissement. — Délibérations, nomi¬
nations, règlements. — Budgets et comptes, états de ro-
celtes et dépenses. — Economat, fournitures, entretien des bâtiments. — Inventaires de mobiliers, livres de caisse, etc.
F. Registres d’entrée et de sortie des personnes admises dans
l’établissement. — Religieux et religieuses. — Service intérieur. — Domestiques. — Service médical. — Infirmiers. — Demandes d’emploi et d’admission.
G. Papiers et registres des institutions succursales de l’établis¬
sement. — Ancien bureau des pauvres ; mendicité ; tutelle des enfants trouvés et orpliclins; écoles, salles d’asile; sages-femmes, vaccine, etc.
H. Papiers et coi rcspondances diverses ne rentrant pas dans
les séries précédentes.
122. Le cadre qui précède indique quelles sont les différentes divisions ou séries à établir. L’objet principal du travail de classement sera de répartir tous les documents en huit séries suivant les indications de ce cadre 5 de réunir ensuite en dossiers les pièces relatives à une même affaire, et de grouper les dossiers de même nature en articles, c’est-à-dire d’en former des liasses si l’on ne peut les renfei’mer dans des cartons ou dans des portefeuilles.
123. Les registres forment articles par euxmêmes. Ils doivent , autant que possible, être placés ensemble dans chaque série.
124. Les pièces doivent être toutes numérotées et estampillées. Cette prescription s’applique immédiatement aux documents importants.
Les registres doivent être paginés. Lorsque l’on retirera une pièce d’un article, on aura soin de l’estampiller, si elle ne l’est pas, et d’ajouter à la cote spéciale de la pièce la cote même du carton, portefeuille ou liasse d’où elle aura été extraite. On remplacera la pièce dans son dossier par une fiche indiquant la nature de ladite pièce, la date de sa sortie et le nom de la personne à laquelle elle aura été remise.
125. Les dispositions préliminaires de classement et de numérotage établies, on commencera l’inventaire, qui se divisera en deux parties.
La première comprendra toutes les archives antérieures à 1790 ; la seconde, les papiers modernes.
On terminera, dans chaque série, l’inventaire des pièces antérieures à 1790 avant de s’occuper de la seconde partie.
126. En mentionnant les noms des localités, des personnes et des matières que concernent principalement les dossiers, on aura préparé les matériaux des trois tables suivantes :
1® Table des noms de lieux 5
2" Table des noms de personnes*;
3“ Table des matières.
Ces tables devront être tenues à jour sur bulletins, au fur et à mesure de l’exécution de l’inventaire.
127. Un double très exact de la partie antérieure à 1790 de cet inventaire devra être envoyé aux archives de la préfecture à l’achèvement de chaque série, ainsi qu’un double des tables mises au net à l’achèvement de l’inventaire.
A la réception de chaque travail de ce genre, le préfet en fait dresser une copie et l’adresse au ministre de l’instruction publique.
Vingt-cinq établissements hospitaliers ont publié jusqu’à présent l’inventaire de leurs archives.
128. Cette méthode de classement n’est rigoureusement applicable qu’aux établissements dont les archives ne sont ni classées, ni inventoriées.
Quant à ceux où ce double travail aurait déjà été effectué, il suffit d’envoyer un double de l’inventaire à la préfecture.
