Comptabilité des ordonnateurs

Aucune dépense faite pour le compte de l'État ne peut être acquittée si elle n'a été préalablement ordonnancée directement par le ministre ou mandatée par les ordonnateurs secondaires {art. 82).

Toute ordonnance, pour être admise par le ministre des finances, doit porter sur un crédit régulièrement ouvert et se renfermer dans les limites des distributions mensuelles de fonds (art. 83). (F. Distribution mensuelle de fonds.)

A cet effet, dans chaque ministère, une comptabilité centralise toutes les opérations de liquidation, d'ordonnancement et de paiement ; un journal général, un grand-livre en partie double et un certain nombre de livres auxiliaires sont établis, où toutes les opérations sont consignées à leur date. Cette comptabilité sert de base à l'établissement des comptes généraux des finances et aux règlements définitifs des budgets.

Au fur et à mesure de l'exigibilité des créances, les fonctionnaires et agents administratifs chargés des services de dépense réunissent les titres constatant les droits des créanciers, dressent les états des sommes à ordonnancer directement par le ministre, ainsi que le relevé des sommes à mettre à la disposition des ordonnateurs secondaires. Le bureau chargé de l'ordonnancement dans chaque ministère examine les pièces ju.stificativcs, et, d'après les résultats de cette vérification, prépare les ordonnances ou rejette les dépenses en renvoyant les pièces accompagnées de notes énonçant les motifs de l'ajournement. Les ordonnances sont présentées à la signature du ministre et datées du jour de la signature.

On en délivre alors des extraits ou lettres d'avis qui sont destinés à accréditer les titulaires auprès des comptables du Trésor, en ce qui concerne les ordonnances de paiement, et à faire connaître aux ordonnateurs secondaires les crédits mis à leur disposition en ce qui concerne les ordonnances de délégation.

La remise des lettres d'avis aux titulaires s'o-

ORDONNANCEMENT

père sous l'entière rcspousabilité des orilonnateurs [art. SG). Elles ne sont délivrées aux ayants droit que sur la jnstiUeation de leur imlividnalito, ou à leurs représentants que sur la production de litres ou pouvoirs réguliers. A Paris et pour le ilèpartement de la Seine, les bureaux d'ordonnancement des ministères tiennent un registre sur lequel les lettres il'avis sont enregistrées et ([ui doit être émarge par le titulaire au moment du retrait -de cette pièce. Uaus les dé|)artenionts, les lettres d'avis sout transmises aux autorités administratives ou aux chefs de sen'ice, qui retirent des parties prenantes un récépissé des pièces qu'ils leur remiittrut. C'est sur cette lettre d'avis que doit être dounee la quittance au moment du paiement.

Les ordonnances revêtues de la signature du ministre sont remises chaque jour i)ar le bureau d'ordonnancement de chaque ministère à la Direction du mouvement général des fonds au ministère des linances. Cette direction s'assure que les ordonnancements ne dépassent pas les crédits régulièrement ouverts, prend les mesures nécessaires pour eu assurer le paiement dans les lieux où il est assigné, tlle transmet tous les dix jours aux trésoriers-payeurs généraux des extraits des ordonnances de paiement et de délégation délivrés sur leurs caisses et y joint, pour les ordonnances directes, les pièces justificatives.

Les ordonnances payables à Paris sont remises tous les jours, accompagnées des pièces, au caissierpayeur central.

Les ordonnances de paiement doivent désigner le titulaire de la créance par son nom, et au besoin par ses prénoms, si sa qualité, qui doit aussi être énoncée, ne sufQt pas pour faire reconnaître l'individualité. (Réf/l. fin., art. 95.)

Les ordonnances de paiement sont individuelles ou collectives. Quand le nombre des créanciers au profit desquels une ordonnance doit être délivrée ne permet pas que le nom de chacun d'eux soit indiqué dans le corps même de l'ordonnance, il y est suppléé au moyen d'un bordereau nominatif dûment arrêté par le liquidateur de la dépense. La date et le montant de ce bordereau sont énoncés dans l'ordonnance à laquelle il se rapporte.

Toutes les dépenses d'un exercice doivent être ordonnancées dans les trois mois qui suivent l'expiration de l'année de cet exercice. (Art. 116 (hc D. Z\ mai 1«C2, modifié par la loi du 2b janvier 1S89.)

Toute ordonnance doit, pour être payée à l'une des caisses du Trésor public, être appuyée des pièces qui constatent rjuc son ellet est d'acquitter intégralement ou partiellement une dette de l'État régulièrement justidée (b. 31 mai 1862, art. 87.)

Les pièces justificatives des dépenses ordonnancées directement par le ministre sont jointes aux ordonnances mêmes, et celles qui, par l'elfet d'une cause quelconque, n'ont pu être l'objet d'une ordonnance dans le délai fixé par l'article 116, sont consenées par les bureaux d'ordonnancement pour 'être annexées ultérieurement aux ordonnances délivrées au titre des exercices clos.

Le nombre et la nature des pièces produites doivent être mentionnés tant sur l'ordonnance que sur la lettre d'avis. Quand il est produit plusieurs pièces, elles doivent être énumérées dans un bordereau récapitulatif, à moins que ces pièces ne soient énoncées dans l'ordonnance môme. Elles doivent être signées toutes par le chef de service

ORDONNANCEMENT

chargé de la liquidation; toutefois il est admis que la signature apposée par lui sur le bordereau récapitulatif dispense du visa administratif.

Aucune pièce produite à l'appui d'une ordonnance ne doit être grattée ni surchargée. Lorsqu'il y a lieu d'y opérer une rectilicatiou, la partie à corriger est bill'èe et remplacée par l'énonciation exacte qui doit lui èlre substituée. La rectilicatiou doit être approuvée par une signature ou un paral'c du liquidateur.

Les pièces justificatives des dépenses sont arrêtées d'après les bases suivantes :

Pour les dépenses du personnel.

États d'effectif, ou état nominatif, ou dùcoinptos do liquidation énoïK^aiit :

Le grado ou l'emploi:

I,a position de présence ou d'aljsence ;

Le service fait;

La durée du service;

La somme due eu vertu dos lois, règlements et décisions.

Traitomnnts, supplémentsdo traitements, remises et taxations, vacations, salaires, indemnités et secours.

Pour les dépenses du malérlel

Achats et loyers d'immeubles et d'oU'ets mobiliers.

Achats de denrées et matières.

Travau.v de construction, d'cntrolien, de réparation, do bâtiments, routes, ponts, fossés, etc.

Travaux de confection d'entretien et de réparation d'ell'ets mobiliers.

lo Copio ou extrait dûment certifie des décrets ou décisions ministérielles, des contrats de vente, des soumissions, procès-verbaux d'adjudication , des baux, conventions ou marchés.

2" Décompte do livraison, do règlement et de liquidation énonçant le service fait et la somme due pour acompte ou pour solde.

L'ordonnance est toujours établie pour le montant brut de la créance, et le montant des retenues dévolues au Trésor doit y être présenté d'une façon distincte. {U. 31 mai 1862, art. 63.)

De plus, l'ordonnance doit être libellée de manière à donner aux comptables les moyens d'apprécier sous tous les rapports la position de la partie prenante en ce qui concerne les dispositions des lois, décrets et règlements relatifs au cumul. Dans ce but, tout fonctionnaire ou employé qui jouit de plusieurs traitements est tenu d'en faire la déclaration aux ordonnateurs.

La lettre d'avis d'ordonnance doit en outre porter une déclaration indiquant la situation du fonctionnaire au point de vue du cumul.

Les ordonnances, soit directes, soit de délégation, ne donnent lieu qu'à une série unique de numéros.

L'ordoimance, ainsi que la lettre d'avis, doit énoncer l'exercice, le crédit, la section et le chapitre du budget aux(iuels la dépense s'applique, et, s'il y a lieu, mention doit être faite des articles et paragraphes.

Les ordonnances de paiement ne peuvent comprendre que des dépenses d'un même chapitre, mais peuvent être payables dans plusieurs départements, pourvu toutefois qu'aucune de ces dépenses ne soit assignée dans la Seine.

Plusieurs chapitres peuvent être embrassés dans la même ordonnance de délégation, mais avec division distincte par chapitre. Kn outre de l'extrait destiné à l'ordonnateur secondaire, l'ordonnance de délégation est elle-même accompagnée d'un avis spécial qui doit être transmis au trésorier-payeur général sur la caisse duquel les mandats qui en résulteront sont payables.

ORDONNA^sXEMENT

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