INSTRUCTIONS, CIRCULAMES ET ARRÊTÉS

9. — Droits d'expédition des anciens titres et des actes des autorités administratives.

(liXTBAITS.)

U|.luviô>eao IX (3 février 1801)

(Aux préfets.)

Plusieurs préfets m'ont demandé l'autorisation de faire payer, aux parties intéressées qui les réclament, les frais d'expédition des titres et papiers qui sont déposés aux archives des départements, et qui ont appartenu aux anciennes corporations, aux émigrés , ou aux anciennes administrations.

Quelques-uns ont pensé aussi qu'il était juste d'accorder un droit de recherche, lorsqu'on était obligé d'en faire dans les pièces de plusieurs années.

L'article 37 de la loi du 7 messidor an II (*25 juin 1791) permet la perception de 75 centimes pour ch ique rôle d'expéJilion de ces actes ; mais il ordonne que la communication simple sera donnée gratuitement cl sans déplacement : il s'ensuit que le droit de recherche ne peut être exigé.

Veuillez, d'après les dispositions de celte loi, charger le secrétaire général de la préfecture de la perception du droit d'expédition : vous lui prescrirez de vous eu rendre coin: te.

4 nui 1803.

L'article 37 de la loi du 7 messidor an II (2o juin 179V) autorise la perception d'un droit de 75 centimes par rôle de toutes les expéditions ou extraits de pièces et titres qui seront demandés par les parties, dans tous les dépôts d'admiu-sirations publique*-.

Un axis du conseil d'Etal, sous la date du 18 août 18J7, donne à ce sujet les explica-

tions suivantes : Toutes les premières expéditions des décisions (des préfectures, souspréfectures et municipalités) doivent être délivrées gratuitement.

Les secondes ou ultérieures expéditions dcsdiles décisions , ou les expéditions de titres, pièces et renseignements déposés dans les bureaux des administrations , doivent être payées au taux fixé par l'arlice 37 de la loi citée.

Ainsi, 1* toute première expédition d'une décision doit être délivrée gratis à celui qu'elle concerne ou intéresse ;

2* S'il y a lieu à en délivrer des doubles, des triples, etc., le droit est dû;

3" Ce droit est toujours dû ponr chacune des expéditions quelconques des titres et pièces en dépôt, que peuvent demander les administrés

10. — Remise des papiers des ponts et chaus sées aux archives des départements, (extrait.)

10 novembre 1808.

(Le directeur général des ponts et chaussées aux ingénieurs en chef.)

Je vous invite a ne rester dépositaire des pièces qui constituent les projets approuvés des travaux dont vous ôtes caargé que pendant la durée de leur exécution, et à vouloir bien , immédiatement après l'achèvement de ces travaux cl leur réception définitive, en déposer les projets aux archives de la préfecture.

Cet ordre de choses est nécessaire pour faire cesser les craintes manifestées par plusieurs préfets, relativement à ces projets

fiTâ APPENDICE.- RAPPORT SUR LES

approuvés et qui, lors «1rs décès ou des mutations (1rs ingénieurs dépositaires, se trouvaient adirés, malgré les précautions indiquées |-ar l'arUrlc 77 du décret sur l'organisation.du 7 fructidor an XII (25 août 180»).

11. — Demandes de rctisciijnemcnts sur ta situation des archiva, (extraits.) Septembre IM»7.

Celte circulaire t s» In première qui soit émanée du ministère de l'intérieur, au sujet d« s archives. Les prcfeU étaient invité* à répondre aux question* ci- après :

« 1* Dans <)ucl local se trouvent <c< archives déparlementah-N? Ce local est-il convi'tiahle ou non, sous les diffèrcnls rapports de l'espace, de la consertation des papiers, de la proximité des administrations?

« 2* Quelles sont les personnes qui eu prennent soin? Rappeler leurs services passés, parler de leurs connaissances, de leur assiduité et de leurs autres qualités.

m 3* De quelles collci lions se composent ces archives? Indiquer sépaiémenl ce qui provient des corps cl communautés ecclésiastiques, des parlements, chambres des comptes, cours des aides, intendances, bureaux des finances, états ou assemblées provinciales, elc.

r k" Existc-t-il un répertoire général ou au moins des répertoires particuliers pour chaque genre de pièces?-»

ïi septembre I8U.

Cette circulaire avait pour objet une enquête plus complète dans tous les départements sans distinction , faisant alors partie de l'empire Ir-inç.is. Les quarante-trois réponses mentionnées au texte du rapport sont uniquement relatives au territoire actuel du royaume. Les questions à résoudre étaient* les suivantes :

a 1° Combien existe-t-il de dépôts d'archives dans le rhct-li u de voire département? Combien eu chaque chef-lieu d'arrondissement ? ,

• 2" Quel local occupe chacun de-ces dépôts ?

« 3° Quel esl le nombre approximatif de liasses, cartons, portefeuilles, registres ou volumes que chaque dépôt renferme?

« 5r De quel genre de papiers chaque dépôt csl-il principalement composé?

a 5" Quelle esl la date des plus anciennes chartes ou autres pièces que l'on y conserve?

« 6* Quels papiers se trouvent aujourd'hui dans les greffe» des cours ou des I ri— hoiioux?

« 7° Existc-l-il des archives notariales dans voirr département? Les notaires ontils auirefois déposé leurs actes en dos archives communes?

€ 8M Existe- l-il des inventaires détaillés ou sommaires de tous ces dépôts ou do quelques-uns, et desquels ?

« 9" Quelles sont les divisions et subdivisions établies dans ces inventaire»?

« 10" Depuis 1793, a-l-il clé lait quelque ludrc ou quelque examen des papiers con-

Dictionn. du Diplomatique.

archives n: partkmextai.es. m

tenus en chaque dépôt ? Quels ont été 1rs résultats des travaux entrepris ou acheté* sur cet objet?

« 11* A-l-on réuni, trié, inventorié les papiers provenus des établissement* monastiques, ecclésiastiques ou cni's supprimés?

« 12" Avanl la réunion du territoire d<? votre déparlement à l'empire français, u'avail-on pas exploité certaines parties d'archives? Ont-elles élé restituées? Si edes no le sonl pas, où présume- l-on qu'elles existent?

« 13# A-l-on connaissance que certaines archives soient restées entre les mains d'anciens fonctionnaires publics, et qu'elles aient élé conservées dans les familles de ces fonctionnaires?

« 14* Quel est aujourd'hui le nombre des personnes employées à la conservation de chaque dépôt d'archives dans votre département? Quels sont les noms des piiucipaux conservateurs ou archiviste*?

« 15* A quelle dépense anuucllc chacun do ces dépôts donne-l-il lieu?

c 10* Enfin quelle recelte annuelle produisent les expéditions qui s'y délivrent?»

fflaml 1817.

Dans cette circulaire en partie relative à l'ordonnance du 9 avril, portant suppression des secrétaires généraux , on remarque les passages ci-après concernant les archives :

a Les archives des préfectures sonl en général mal tenues, el dans quelques déparlements elles sont dans un délaissement et un désordre qui ne peuvent s'excuser que par les révolutions diverses qui oui agile la France, el qui n'ont pas permis de donner, à cette partie si essentielle de l'administra* lion , les soins conservateurs qui doivent lui éirc accordés.

« En choisissant dans les conseils de préfet ture les gardiens des traditions administratives des départements, Sa Majesté a donné à ces conseils une nouvelle marque de confiance qu'ils devront ambitionner de justifier ; mais je ne me dissimule pas que leurs efforts, pour être plus efficaces que ceux des secrétaires généraux, oui besoin d'être «ff ce incluent secondés par MM- les préfets. Je crois devoir a ce sujet donner quelques indications à voire zèle, et entrer même dans tous hs détails que cet objet me parait exiger.

« Le local de la prélecture assigné aux arrhives doit être suffisant el convenablement disposé: il doit èlre aéré et à l'abri de loule humidité ; afin de le préserver le p u* possible du danger des incendies, il esl à désirer qu'il soit carrelé et plafonné.

« Ce hu ai do t être disposé de manière, qu on puisse classer distinctement les archives des quatre époques principales rin l'administration publique en France : 1* 'es archives dont parle la proclamation du roi du 20 avril 1790; 2» celles des administrations de dépanement jusqu'à l'établisse n< ut des préfets; 3' celles des préfets jusqu'à II Restauration . en 1814 ; et r*m enfin ce.. S des préfets depuis le gouvernement du rut.

SîS DICTIONNAIRE DE Diri

« Ces dispositions doivent avoir aussi pour objet toul ce qui est nécessaire pour cotiser* ver les papiers non relié* el 1rs séries diverses de registres, dont il impôt le surtout de rechercher el de soigner les collections.

« Il ne suffit pas qu'il soil ainsi pourvu a l.i conservation des archives de votre département t il est encore nécessaire qu'elles soient hien tenues cl poissent offrir, dans tous le* temps et avec faihilé, (ous les avantages qui doiveul être attaches à des dépôts de ce genre.

« Les frais d'administration , tels qu'ils sont abonnés, sont au moins sutfisanls; mais cet abonnement remplirait mal sa primitive destination , si les préfets n'en consacraient pas une partie à toutes les dépenses qu'exige ta bonne tenue des archives. Je désire qu'à partir du 1" mai prochain, vous affectiez ii ee service essentiel, sur le prix de votre abonnement, la somme nécessaire pour salarier convenablement : I" un commis aux archives, qui, par sa mora iié, méritera qu'un dépôl de ce geure lui soil confié. Ce commis devra élre versé dans la connaissance des chartes, litres el papiors .de l'administration, el sera charge, sous votre autorité el la direction el surveillance du conseiller do préfecture secrétaire général, de l'enregistrement, du classement cl de la communication des actes déposés aux archives ; 2* un ou deux autres employés, suivant limportance des archives, pour travailler avec le commis principal au classement des papiers el à la formation des répertoires , el pour faire en outre les expéditions des actes qui seront nécessaires.

* Enlin, M. le préfet, ne négligez aucune mesure pour assurer la conservation des archives, et faciliter la recherche de toutes les pièces qui y seront déposées.

• Vous remettrez un exemplaire de celte circulaire au conseiller de préfecture secrétaire général, qui, le 1" juillet prochain, devra rédiger un rapport sur la situation -générale des archives de voire département, où il présentera ses vues pour l'amélioration de ce service. »

t" mai el 1 1 décembre 18*0.

La première de ces circulaires avait pour unique objet de reproduire lc< demandes de rftnscigncm nts el lis questions contenues dans la circulaire du 22 septembre 1812.

La deuxième, retraçant les obligations des secrétaire* généraux à l'égard du service des archives, s'exprimait eu ces termes :

« Le secré'aire général doil se faire rendre compte de la situation actuelle des archives, dont il est devenu responsable, reprendre les inventaires, les vérifier, mettre l'ordre dans les papiers, s'il n'y existe pris, le conserver s'il existe, enfin faire toutes les dispositions nécessaires pour faciliter la ledierchc des pièces qui y sent déposées , et 4>oui procurer, tant à luduiinisUa.ii n <iu aux

)MATIQl'E CI. RETIENNE. Î7C

particuliers, lous les avantages qui peuvent résulter d'un dépôl de ce genre. A cet effel, M. le secrétaire général devra prendre connaissance de la circulaire du 28 avril 1817, dont un exemplaire a dû être déposé aux archives. Jl aura soin de térifier si I s dspotutions recommandées par le minisire ont clé exactement suivies, cl il fera ctécuter, sous votre direction, celles qui ne l'auraient pas été. Vous n'oublierez pas que vous avci été spécialement chargé d'affecter au service des archives, sur le prix de votre abonnement, le traitement d'un commis principal et d'un ou deux autres employés , suivant J'importance de cel établissement. »

17 juillet 1813.

Les questions suivantes étaient adressées aux préfets :

« 1" Quels dépôts d'archives existent , soil au chef-lieu de votre département, soil d us les arrondissements?

« 2" Quels sont ceux de ces dépôts qui dépendent de la préfecture ou des sous-prefeelures? Quels sont ceux qui dépendent des villes et communes T

« 3* A quelle époque tes uns et les aaln-s ont-ils été foncés ?

« k" D'où proviennent les pièces qu'ils renferment, soil de dons, soil d'acquisition- , soil des corps cl communautés, cours d. s comptes, des aides, intendances, etc.?

« 5* Quel mode a élé adopté pour le catalogue ou répertoire qui a dû élre dressé?

« 6" Quelle importance peuvent avoir quelques-uns des documents de ces dépôts, pour les sciences, l'hisloirc, l'Etal, les localités et les particuliers ?

« 7* Quels en ont élé les gardiens cl quel •en est aujourd'hui le titulaire?

• 8*Quel travail ou quel ouvrage peut avoir fait ou publié l'archiviste actuel?

«9° Quel fonds est alloué au dépôt, soit pour le matériel, soil pour traitements?

c 10' Quelle est la situation de ce service enfin, el quelle amélioration pourrait y élre apportée? »

12. — Affectation à donner au produit des ventes de vieux papiers.

9 novembre 1833.

Monsieur le préfet, des difficultés se sont élevées dans quelques départements relativement à l'alTci talion des fonds provenant de la vente des rôles , registres cl autres vieux papiers déposés dans les archives des préfectures. Une correspondance s'est ouverte à cel égarJ enlre les ministres de l'intérieur et des finances, et les dispositions suivant; s onl été arrêtées de concert entre les deux ministres :

1" Le produit de la vente des vieux papiers, registres, etc., déposés par les agents des finances dans les archives des pref« c - I ures et sous-prélecture* appartiendra à l'Etal. Il eu sera de même pour les papiers hors de service dont l'origine serait antérieure à la division de la France en départements ;

APPENDICE. - RAÏTORT SUR LES ARCHIVES DEPARTEMENTAL! S.

2* Le produit d.; la rente de loti* les papiers inutiles, non compris dans l'article cidessus , appartiendra aux départements, el sera versé à la cais»c du receveur général , sons 1 • litre de Ressources éventuelles ;

3* L( s ventes qui auraient é:é faites antérieurement à la présente décision , soit an profit des départements, soit au profit de I Etal, contrairement à la distinction ci-dessus, ne donneront réciproquement lieu à aucune répétition ;

k* Aucune Tente de papiers déposés dans les archives des préfeetun s ne pourra avoir lieu, san« qu'au préalable l'inventaire de ces papiers ail été adressé par le préfet au mioiiire de l'intérieur , el la vente autorisée p.ir ee ministre ;

5* Ne pourront être vendus à aucune époque, el sous quelque préteste que ce soit, les papiers relatifs aux affaires contentieuses jugées par les conseils de préfecture , ceux concernant les adjudications de biens domaniaui, les baux des mêmes biens, ni enûn aucun des actes qui seraient de quelque intérêt ou pourraient faire litre pour l'Etat ou pour les tiers.

Je vous invite, monsieur le préfet, à vous conformer exactement à celle décision , el à m'accuser réception de la présente circulaire.

13. Instruction du 8 août 1339, pour la garde et la conservation des archives départementales.

Monsieur le préfet, l'état des archives départementales a souvent excité l'attention de l'administration supérieure, el des instructions ont été adressées, à diverses reprises, aux préfets, pour les inviter à introduire dans ces dépois les mesures d'ordre sans lesquelles ils ne peuvent répoudre à leur destination.

L'exécution de ces instructions a rencontré divers obstacles , dont le principal consistait dans ce que le fonds d'abonnement no permettait pas aux préfets d'instituer pour la conservation des archives un employé spécial. Cet obstacle a disparu depuis que la loi du tO mai 1838 (article 12, n* 19) a rangé parmi les dépenses ordinaires des départemonts les dépenses de garde et de conservation d* s archives départementales.

Dès lors j'ai dû rechercher quelles mesures il convenait de prendre, dans l'état «cluel de ces archives, pour qu'elles puissent élrc vraiment utiles à l'administration , aux familles el à la science. Voici celles que j'ai cru devoir adopter quant à présent.

Pièces el documents qui doivent être conservés aux archives

Avant (oui, il faut déterminer quels objets peuvent el doivent être conservé* dans les «rrliives.

Chaque préfecture el sous-préfecture a des M'iers et registres qui sont les matériaux u travail courant, ou qui se rattachent a ^opérations assez récentes pour qu'il soit Woesiaire de les avoir toujours sous la uiaiu ;

ils doivent rester dans les bureaux j s tu'a ce qu'ils aient cessé d'avoir ce genre d'utilité. Alors ils doivent passer dans les archives départementales, s'ils offrent quelque intérêt pour les recherches historiques, pour les services publics, qui exigent quelquefois qu'on remonte aux actes anciens, et mémo pour les familles qui, dans certains ras, trouvent la preuve de droits importants dans les pièces qui constatent les opérations administratives. Si les papiers el registres ne se recommandent par aucun mérite de eu genre, ils doivent cire supprimés, j our prévenir l'encombrement d -s bureaux i t des archives.

D'après cela , les archives départementales sont susceptibles de renfermor des pièces d documents de deux sortes : les uns , antérieurs à 1789, qui n - présentent guèru qu'un intérêt hi-loriqueou paléographique; les autres, extraits des carions de l'administration depuis 1789. et qui peuvent, à l'intérêt historique, joindre éventuellement un intérêt particulier pour les familles, ou administratif pour l'autorité.

Chois des archivistes.

La garde el la conservation oes archives qui ne contiennent que des pièces et docuimn's de la seconde espèce, ou qui nen contiennent de la première qu'un nombre sans importance, peuvent être confiés a on employé qui joigneà une certaine instruction des matières administratives l'apliiude aux travaux et aux soins qu'exigent les dépôts de ce genre. Vous ne devex pas éprouver de difficulté pour vous procurer cel employé.

Quant aux archives qui possèdent un grand nombre de papiers el de litres anciens, des documents de différents âges, elles ont besoin, pour mettre dans leur véritable jour les richesses qu'elles renferment, d'un homme versé dans l'étude des chartes et des anc eus monuments ; il leur faut un archiviste paléographe. Ici vous pouvez rencontrer des difficultés pour faire un choix convenable. S'il en est ainsi, je vous invite à m'en référer ; l'école des chartes, établie près de la Bibliothèque myalo à Paris, el les comités historiques institués près du ministère do l'instruction putdique, sont des pépinières où nous sommes certains de trouver des candidats offrant toutes les garanties désirables.

Dans tous le* cas, je me réserve, monsieur le piéfet, d'approuver In choix que vous aurez fait d'un archiviste pour voire déparlement.

T.aitrment des archiviste*.

Du reste, vous comprendrez que la première condition pour pouvoir faire un hou choix, c'est d'assurer à l'archiviste des nvan. lag s suffisants pour l'attacher à ses fouc* lions. C'« si pour cela que le législateur i rangé les frais de la garde et de la conservation des archives dans la première section des dépenses départementales. Vous aur z donc soin de porter au budget de 18V0 I » somme nécessaire pour que Parchivisle soit

*?9 IJlCTiO.NNURK DE (>!PI.(

-rétribué d'une manière convenable, selon la nature cl l'impo. tance îles archives. Vous ■vous gui lercz , à cet égard, d'après le» *>b— «ervntion* et les distinctions qui ont clé établies ri dessus. Vous examinerez aussi s'il *st besoin d'auxiliaires pour l'aichivUte titulaire, et quelles dépenses exige h* matériel de l'établissement. Vous trouverez cer- 1 uni ment !e conseil général tout dispose à favoriser l'organisation d'un service si éminemment utile, et qu'on a souvent reproché •à l adotiiiisiralion d'avoir trop négligé.

tV l'u'lniission ilps cmplov.'s dos aniiivrs d •(•artemf>nl:il.-> au\ i-lur^r-, ci t».'\iélici!« des caisses de retraite

Sur la demande qui m'en a élé f.iîic par les préfets, j'ai décide que les employés îles archives départementales pourraient être admis à participer aux charges et bénéfices des caisses de rclraile établies dans les préfectures pour les employés qui sont rétribués sur le fonds d'abonnement fourni par le trésor. Cette décision vous a été notifiée récemment par la circulaire u" k9.

i'J:ù\ ihi local afleclé a:u archives.

Le choix du local affecté aux archives n'est guère moins essentiel que celui de l'archiviste. Il faut que ce local puisse être 4enu à l'ah.i de l'humiilité sans employer le •chauffage; il faut aussi que la propreté puisse j être facilement entretenue, et enfin qu'il «oit dans des conditions d'isolement qni écartent toute crainte d'un danger d incendie. Vous examinerez, monsieur le préfet, quelles propositions il conviendrait de faire «iti conseil général de votre département pour approprier à sa destination le local «iïerlé aux archives : plusieurs conseils généraux ont déjà pris sur ce poiol une louable initiative.

Après m'èlre occupé du ch »ix de I archiviste et du local destiné aux archives, j'ai pensé qu'il convenait de tracer les régies les p'us importantes pour h bonne l- nue de ces établissements.

Rédaction «l'un iiiveulnirc, |»»r l'.irrliUi>|i!.--Kuvo: d'une. •e«l>ie >lc ecl inventaire l'uur l<-s «rcliivcs générales du royaume.

Comme il ne peut vraiment exister d'ordre durable dans les dépôts publics sans inventaire, tout archiviste devra rédiger un inven- 4airc des papiers cl registres déposés dans «es archives. Il serait sans doute dilficile de prescrire un muilc uniforme pour la rédaction de ces inventaires; toutefois, il est certaines règles de classement qui peuvent être à peu près généralement suivies.' Je m'occupe de les faire recueillir par des personnes compétentes; elles feront l'objet d'instructions ultérieures. L'original de l'inventaire restera dans les archives, dont il sera une partie essentielle, et il devra être tenu constamment a jour. Une copie me sera adressé * pour être placée aux Archives générales dj royaume. J'ai pensé qu'il Convenait de former ainO d tns noire grand dépôt national tào vûkle uiVMilaue de loults les sources

matiqi:e ciirktif.nne. m

où l'érudition pourrait puiser. J'espère que la science donnera son as>« nlimcitt à ce te idée, qui, tout en oftrant des ressource nouvelles pour les 'travaux entrepris dans la capitale, permet de laisser aux départements les pièces et documents se rapportant à l'histoire et à l'administration des localités comprises dans leurs circonspections.

Visite annuelle des archives, et rapport vir leur situation par des menilires du coi&cil général.

Les archives, faisant partie de la richesse mobilière des départements, m'ont semblé devoir être soumises à des mesures analogues à celles qui sont prescrites pour garaittir aux départcm n's la conservation du mobilier départemental. Je désire donc que chaque année les archives soient visiiees par un ou plusieurs membres du conseil général délégués à cet effet par le conseil, et qui lui feront un rapport sur la situation de l'établissement. Ils indiqueront tes abus qu'ils aura eut pu remarquer et les améliorations qu'ils croiraient utile d'introduire.

Rapport annuel du préfet.

Ce rapport, monsieur le préfet, ne vous dispensera p as de faire au conseil général toutes les communications que vou> croiriez nécessaires conci ruant les arrime*; enfin, monsieur le préfet, vous devrez aus>i rn'adresser, chaque année, d ins l'intervalle de la session du conseil général au 1" janvier, un rapport pour me faire connaître l.i situation de vos archives. Il est n cessaire que je sache si les travaux exécuté* pour le classement et la conservation des documents qu'edes renferment répondent aux sa<rific<-'S imposés à votre départent. -ni.

Formalités pour la vent'- il-s |i'j»i;»rs et rc^Ulres provenant dis arcm es.

Enfin, monsieur le préfe', il est un dernier point sur lequel j'appelle toute votre al:< nlion : c'i si la vente des pièces juge» s inutiles.

On a maintes fois reproché au* administrations locales d'avoir t'ait détruire ou vendre «les papiers qu'elles considérai ul comme inutiles, et qui ont été reconnus j.Ius lard avoir un prix réel pour la science, l'Administration et les f ;mil es. Tour prévenir ces reproches , radmiui>lralinit supérieure a déjà pris des mesures d ni cil' a lieu île s'appiaudir : telles son", par cxempK celles qui sont prescrites par ma circulaire du 9 novembre 183 >, n " VN. Toutefois, j'ai voulu compléter ces garanties. J'ai donc décidé qu'aucuns papiers ou registres provenant soit des bureaux, soil des archives, ne pourraient être supprimés ou mis en vente qu'après mon autorisation , et que celte autorisation ne serait donnée que sur un inventaire explicatif de la nature des pièces dont la suppression ou la tente sérail proposée, et d'après l'avis d'une commission locale. J'ai dû laisser aux préfets la nomination »les membres de celle commission . 'fi sera composée de trois à cinq personne*, choisies p trini celles qui pourront vérifier