LE REGISTRE D'ÉTUDE OU DES FRAIS D’ACTES

raires auxquels les actes ont donné lieu et les opérations accessoires s’y rattachant ou rentrant dans les fonctions notariales (délivrances d’expéditions ou extraits, ouvertures de testaments, déclarations de successions, renouvellements d'inscriptions, etc.). Mais les décomptes des déboursés et commissions qui se rapportent à des affaires de gestion ou autres, dont le résultat n’est pas susceptible de figurer sur les états du produit de l’étude, ne doivent pas être inscrits au registre des frais d’actes. En somme, tandis que dans le livre journal les écritures relatives à un même acte sont séparées les unes des autres, le registre d'étude détaille pour chaque acte et dans la même case les frais auxquels il a donné lieu.

D’après le modèle B, ce registre est divisé en huit colonnes, au dessus du tableau desquelles, à chaque page, doivent être inscrits, en grosse écriture, le nom du mois et le millième de l’année.

La première colonne contient le numéro d’ordre des articles. Ce numéro doit être reporté au grand livre.

Dans la seconde est mentionné le numéro du folio du grand livre, pour indiquer à quelle page de celui-ci est ouvert le compte du client.

La troisième colonne est consacrée à la date, au quantième du mois seulement puisque le mois et l’année sont énoncés en tête de chaque feuille.

La quatrième comprend les noms et demeures des clients débiteurs.

La cinquième, la nature des actes et le détail des formalités.

Dans la sixième colonne, on additionne le mon-

tant des frais et déboursés divers (timbre, enregistrement, hypothèque, poste, etc..), et dans la septième, le montant des honoraires qui peuvent être dus au notaire (minute, rôles, légalisation, répertoire, sceau, formalités hypothécaires, transport légalwetc:):

Dans la huitième enfin, on totalise les deux parties du décompte. C’est ce total qui est reporté au grand livre au compte du client débiteur.

La comptabilité des honoraires en second relève du registre d'étude.

Le notaire qui doit des honoraires de cette nature et celui auquel il en est dû, jouent le rôle de véritables clients.

c) Grand livre (art. 6 décret du 30 janv.; art. 3, arrêté du 15 février). — Le grand livre qui contient le compte de chaque client, — celui-ci n’eût-il qu’une seule et unique affaire à traiter, — résume et présente dans leur ensemble toutes les opérations, recettes et dépenses effectuées pour le client par le notaire (art. 6). Il est à la base de la comptabilité notariale. Tout se concentre en lui; il fournit à tout instant la situation de chaque client de létude. Pour le contrôle des opérations notariales, il constitue un document précieux, car « il reflète, récapitule toutes les opérations des recettes et des dépenses, ainsi que les débets concernant l’étude et la clientèle. Il permet de mettre à jour la siuation du notaire, toutes les fois qu’il lui semble utile de la connaître » (1).

(1) Defrénois. Commentaire, n° 181.

Comme le livre journal, il comporte une double division, l’une applicable aux opérations d'étude, l’autre aux opérations de dépôts ou concernant les fonds des clients. Aucune forme n’est prescrite pour son établissement : le notaire peut choisir celle qui lui convient le mieux, à la seule condition de reproduire, pour chaque caisse, les titres de colonne dont l’ensemble constitue un livre complet et conforme aux prescriptions de l'arrêté du 15 février 1890.

Nous étudierons le type de grand livre que représente le modèle C de l’arrêté(1). Chaque folio du grand livre doit porter en tête, en grosse écriture, les noms et demeure du client pour qui le compte est ouvert. L'art. 3 de l'arrêté exige qu’il soit divisé en sept colonnes ; il en faut huit en réalité si le notaire tient, disüincts l’un de l’autre, un livre journal d'étude (caisse d'étude) et un livre journal de dépôts (caisse des clients).

La première colonne a pour objet le rappel des numéros d'ordre du livre journal, — toutes les écritures de ce livre devant être relevées chronologiquement sur le grand livre.

La deuxième mentionne les numéros du registre d'étude, — tous les actes et opérations s’y rattachant qui sont relevés sur ce registre, devant figurer au

grand livre.

(1) Un autre type consiste à diviser les folios d’un registre de grand format en deux moitiés sur lesquelles sont tenues, en regard l’une de l’autre, les opérations de la caisse d'étude et celles de la caisse des clients.

Un troisième modèle présente, sur un registre ouvert, les opérations de recettes sur le verso d’une feuille et les opéra-

La troisième colonne porte la date de la recette ou de la dépense.

La quatrième est consacrée au détail des opérations (indication des causes de la recette ou de la dépense).

Dans les cinquième et sixième colonnes (caisse d’études) le notaire inserit le montant de la recette ou de la dépense motivée par les écritures du journal d'étude et du registre d’étude

Enfin, dans les colonnes 7 et 8 (caisse des clients), le notaire porte en recette et en dépense le chiffre de toute somme reçue ou payée pour le compte du client, à l’aide des fonds appartenant à ce dernier, telles que ces opérations résultent du livre journal de cette caisse.

Mais, pour que le grand livre présente une situation complète, il est bon que le notaire fasse figurer son compte particulier sur un des folios du grand livre : tout comme un autre compte. Cependant, pour assurer la discrétion spéciale dont ce compte doit être entouré, il est préférable qu’il soit tenu sur un registre personnel au notaire, ce qui ne saurait être considéré comme incorrect, puisque le notaire est autorisé à tenir les comptes du grand livre sur des fiches. Ce registre personnel — qui porte à Paris le nom de « petit registre » ou de « livre intime », — sur lequel le notaire inscrit les versements et prélèvements faits

par lui à la caisse de l'étude dans son intérêt propre,

tions de dépenses sur le recto de la feuille suivante l’une'en regard de l’autre.

Enfin un quatrième mode est celui qui résulte de l’emploi des fiches. V. le Guide pratique de la comptabilité des notaires, Paris, 1890, p. 24-25.

toutes les recettes et dépenses qui se rattachent à l’administration desa fortune personnelle,enfinles dépenses d'étude, lui indiquera l’importance de son fonds de roulement et le renseignera constamment sur sa véritable situation.

Une table alphabétique des noms des clients, renvoyant à leur compte, est un complément utile au grand livre.

D) Livre de dépôt des titres et valeurs (art. 7 décret 30 janv.; art. 4 arrêté 15 février). — Ce livre est pour les titres et valeurs ce qu'est le livre journal pour les espèces. Il doit être, comme lui, coté et paraphé par le président du tribunal. Il mentionne jour par jour, par ordre de dates, sans blancs, lacunes ni transports en marge, au nom de chaque client, les entrées et sorties des titres et valeurs au porteur ou nominatifs avec l’indication de leurs numéros et immatricules (art. 7). Toutes les valeurs remises au notaire, pour une opération quelconque, doivent donc être portées sur le registre de dépôt (1). Les termes de l’article 7 sont assez généraux pour qu’il faille admettre que, non seulement les titres de rente d'Etat et les actions et obligations des sociétés doivent être inscrits sur ce livre, mais encore les effets, billets ou reconnaissances qui seraient remis en dépôt au notaire et même les chèques qui sont des valeurs à vue recouvrables

(1) Exception faite, comme précédemment pour la caisse espèces, des valeurs appartenant personnellement au notaire ou aux personnes placées sous son administration légale, ainsi qu’à ses parents au degré prohibé par la loi notariale.

sur les banques, à moins qu’ils n’aient été adressés au notaire pour valoir comme argent comptant, auquel cas ils relèveraient des écritures de la caisse espèces.

Les valeurs qui rentrent à l’étude après la régularisation d’une opération doivent faire l’objet d’une nouvelle inscription ; la sortie sous leur première forme, constatée au registre, ayant opéré la décharge du notaire.

Le registre de dépôts doit être tenu comme un livre journal et non comme un grand livre ainsi que pourrait le faire croire, au premier abord, la mention audessus du tableau des colonnes, du nom et de la demeure du client (1). Mais le notaire peut tenir un grand livre de dépôt pour connaître, dans leur ensemble, les titres et valeurs qu’il détient pour le compte de ses clients (2).

D’après le modèle D, le livre de dépôt des titres et valeurs est divisé en quatre colonnes.

La première est destinée à la série continue des numéros d'ordre. La seconde à la mention de la date d'entrée des titres et valeurs. La troisième à leur inscription. Le nom du déposant avec profession et domicile sera écrit en gros caractères en dessus de chaque article.

(1) V. Guide pratique, p. 31.

(2) Si le livre de dépôt n’est pas accompagné d’un grand livre, un répertoire alphabétique spécial devient nécessaire. Sous le nom de chaque client sont réunis les numéros d’ordre de tous les articles du registre le concernant. Il suffit alors de rayer d’un trait les numéros des affaires terminées pour pouvoir se reporter, par une recherche rapide, à tous les dépôts de titres et valeurs en cours de régularisation.

La quatrième colonne est destinée à mentionner la sortie des titres. La mention devra énoncer la date de leur délivrance, les personnes ou sociétés auxquelles ils sont remis, les actes qui provoquent leur sortie (donation, délivrance de legs, partage, liquidation, nantissement, etc..), enfin la destination qui les attend (transfert, mutation, conversion, etc...).

Le registre est divisé par cases horizontales au fur et à mesure des opérations et il faut, au-dessous de chaque inscription, tirer une ligne à la règle.

Le notaire doit avoir soin dans son intérêt, de retirer décharge de ses clients, lorsqu'il leur remet des titres et valeurs constatées à l’entrée sur le livre de dépôts. S'il néglige de prendre cette précaution, il reste officiellement le dépositaire des titres sans qu’il lui soit possible de faire la preuve de leur remise autrement qu’en argumentant de l’indivisibilité des

écritures.

Tels sont les quatre registres de comptabilité obligatoires. Ils doivent être, en principe, conformes aux modèles fixés par l'arrêté du 15 février 1890. Mais nous avons vu que le grand livre pouvait être ouvert dans des conditions diverses, pourvu que l’ensemble des prescriptions indiquées aux modèles fussent observées et que le livre journal pouvait être dédoublé l’un pour la caisse d'étude, l’autre pour la caisse des dépôts ou fonds des clients. D’autre part, outre que les modèles fixés par l'arrêté ne sont qu’indicatifs des colonnes et des énonciations qu’ils doivent contenir et non du format (art. 5 de l'arrêté), l’uniformité des

# registres elle-même comporte certains tempéraments.

Les Chambres peuvent autoriser des modifications, soit au registre de dépôt des titres et valeurs, l’addition d’une colonne, par exemple, si ces modifications n’ont pour but que de compléter la comptabilité ou d’en faciliter le contrôle (1). Cette indication, au surplus, n’est pas restrictive et des modifications légères, rentrant dans cet ordre d'idées, peuvent être autorisées de même par les Chambres, après entente avec le Parquet qui partage avec elles l'exercice de la surveillance. Il y a là une grande latitude laissée à l’autorisation des Chambres.

Il nous faut examiner maintenant, comme autre tempérament à l’obligation et à l’uniformité de la comptabilité, ce qui a trait aux registres accessoires facultatifs tenus dans les études où la comptabilité exige plus de détails.