REGISTRES ACCESSOIRES FACULTATIFS

A) Livre de caisse brouillon. — Il est un premier livre d’une très grande utilité et dont, pour cette raïison, l'emploi est général : c’est le livre de caisse brouillon. Par lui sont évitées les ratures et les surcharges interdites sur les livres obligatoires. Le notaire porte d’abord sur son brouillon les recettes et les dépenses et, après en avoir chaque jour arrêté le compte, le recopie s’il est exact sur le livre journal. Bien plus, lorsque la comptabilité comporte plusieurs journaux, le brouillon en est le condensateur, les men-

(DAC irCMEEmMArS:

tions qu’il contient devant être distribuées entre ces divers livres. Enfin la consultation du brouillon permet de retrouver très vite les erreurs qui se seraient glissées dans la tenue des écritures.

B) Livre des balances de compte. —- La balance des comptes prouve l’exactitude des écritures et permet au notaire de se rendre compte de sa situation visa-vis de ses clients. C’est une opération d’une très grande utilité que les notaires ne peuvent négliger sans risquer de se laisser déborder par l’augmentation des débets ou s’exposer à n'avoir pas en caisse les capitaux qu’ils doivent, à tout instant, tenir à la disposition des clients (1). « La balance, a-t-on dit, est, pour ainsi dire, le lien qui réunit tous les éléments de la comptabilité et leur donne l’unité sans laquelle on n’obtiendrait que des agglomérations de chiffres n’ayant entre eux aucune cohésion (2) ».

Aussi l’article du décret du 30 janvier prescrit-il que la balance de chaque compte des clients (caisse dépôts) soit faite au moins une fois par trimestre (3), soit sur le grand livre, soit sur un registre spécial. C’est l'emploi de ce registre spécial facultatif qui est généralement adopté. Ses avantages devraient le rendre obligatoire. Il constitue la synoptie de la comptabilité, atteste les virements d’ordre à effectuer, aver-

(1) V. Circ. com. not., t. VII, p. 290 (Rapport de MM. Fournier, Jozon et Fabre) et Ass. gén. Ch. not. Paris, 1% mai 1873.

(2) Montgolfier. Notes pratiques sur la comptabilité notariale, 1903, p. 16.

(3) Dans les études de Paris, la balance se fait chaque mois. C’est une pratique excellente dont l’usage devrait être généralisé au moins dans les études importantes,

tit sur la situation de chaque compte, aide à vérifier les opérations et à reconnaître les erreurs (le

L'arrêté ministériel du 15 février n’a pas indiquë le modèle de ce livre. On peut, pour létablir, la diviser en quatre colonnes.

Une première où on reporte les numéros des folios des comptes au grand livre.

Une deuxième où on inscrit, dans l’ordre alphabétique, les noms des clients qui ont des comptes cou- ‘ants au grand livre, en laissant un intervalle entre la fin de la série de chaque lettre et la lettre qui suit pour intercaler les noms nouveaux qui se présentent à chaque balance.

Enfin deux autres colonnes où on mentionne les recettes et dépenses pour chaque trimestre (ou chaque mois). Dans la première de ces deux colonnes sont portés : 1° les reliquats de comptes dus aux clients et, 2°, comme dernier article, la balance du compte personnel au notaire, établissant son fonds de roulement.

Dans la seconde sont portés : 1° les reliquats de comptes dus par les clients au notaire qui leur a fait des avances (2) et, 2°, l’encaisse générale résultant du journal de caisse et du livre particulier. « Les totaux de ces deux colonnes, dit sur ce point le règlement des notaires de Paris (3), doivent être égaux entre eux, ce

(4) V. Lyaudrat. Une comptabilité notariale claire et pratique, p. 26.

(2) Les avances faites à des clients ne pensent jamais être empruntées qu’au fonds de roulement du notaire constaté par le registre personnel ou par le livre journal.

(3) Séance du 12 avril 1877. Délibération.

qui établit mathématiquement que tous les comptes sont exacts, en démontrant que les avances faites à des clients ne dépassent pas le fonds de roulement sur lequel seul elles peuvent être faites ; et enfin que l’encaisse réelle et en espèces est supérieure aux sommes dues aux clients qui peuvent toujours les réclämer simultanément. »

Enfin, au-dessous de son tableau, le notaire inscrit la vérification de sa caisse par la numération des espèces. « C’est là le complément, le dernier mot des règles à suivre dans notre comptabilité, mais complément indispensable comme tout ce qui l’a précédé. C’est la clef de voûte; sans elle tout tomberait. Arrivé à ce but, le notaire peut être tranquille, il sait et peut prouver que sa comptabilité est parfaitement régulière. (1) »

c) Carnet à souche de reçus ou d’acquits. — Ce car net qui complète utilement le système des précautions prises par le législateur pour éviter les fautes possibles de notaires négligents ou indélicats, — en ce qu’aucune somme ne doit être reçue ni payée sans une quittance de l'étude, — a été rendu obligatoire en 1910. Nous renvoyons pour ce qui le concerne à nos développements de la troisième partie.

D) Livre des recouvrements. — Il est utile de faire l’état des recouvrements qui restent à opérer au moins une fois par an, surtout à la campagne où le notaire fait des avances et attend quelquefois longtemps le

(1) Ibid. Rapport.

paiement de ses honoraires. Ce livre permet de plus au notaire qui se retire où à ses héritiers, de traiter à forfait des recouvrements et il facilite à l’administrateur, en cas de déconfiture, la rentrée des créances.

A Paris, l’état des recouvrements est dressé sur deux colonnes, l’une pour les déboursés, l’autre pour les

honoraires.

E) Registre des ventes mobilières. — Ce registre est indispensable si le notaire ne porte pas sur le livre journal, comme une lettre du garde des sceaux l'y autorise (1), toutes les sommes modiques qui proviennent des petites ventes mobilières au fur et à me-

sure qu'il les encaisse.

Fr) Il faut encore citer parmi les livres accessoires

facultatifs destinés à compléter la comptabilité :

Le registre des ventes immobilieres;

Le registre de loyers, fermages, intérêts et dividendes ;

Le livre particulier des recettes et dépenses personnelles du notaire;

Le registre des formalités d’'hypothèques;

Le registre de dépôts de sommes;

Le carnet d'enregistrement.

II nous reste, pour en finir avec les livres de la comptabilité notariale, à dire quelques mots des principales questions qui les concernent. Nous rechercherons successivement quelle est leur force probante,

(1) Lettre du garde des sceaux à M. le proc. gén. d'Amiens, du 11 janv. 1890 (J. N., art. 24540 et 24460).

dans quelle mesure ils sont soumis au secret professionnel et quelles formes doivent être observées pour leur transmission au successeur et leur communication au prédécesseur ou à ses héritiers.

Cest un effet du caractère légal de la comptabilité prescrite par les décrets que les écritures passées sur les livres des notaires font foi, désormais, en justice, et que les registres peuvent être invoqués par les notaires et contre eux.

Avant les décrets, les notaires ne pouvaient être contraints de produire en justice des livres qu'aucune disposition de la loi ne leur prescrivait de tenir. Ceuxci étaient soumis au seul droit commun des registres et papiers domestiques (1). Ïis ne pouvaient constituer un titre pour le notaire et ne faisaient foi contre lui que lorsqu'ils énonçaient formellement un paiement reçu ou constataient la reconnaissance d’une obligation ; encore fallait-il que mention expresse fut faite que cette reconnaissance servirait de titre au créancier (2). Enfin, l’article 1331 ne permettait pas au juge,

(1) Art.1331 C. civ. — V. Reg. 11 juin 1872 (S.72.1.261. Rev, du not., n° 4282 et la note). Cass. 6 fév. 1878 (D. 78.1.167. Rev. du not. n° 5691) Contra. Cass. 9 mars 1869 (S.69.1.201). Les livres des notaires n’auraient pas eu le caractère de documents privés parce que si aucun texte ne prescrivait de les tenir, en fait ils étaïrent nécessaires. Leur caractère public serait ainsi venu de ce qu’ils auraient été indispensables.

(2) Cass., 20 mars 1876 (Rev. du not., n° 5194 et 5211).

# Rutgeerts et Amiaud. Commentaire, t. II, n° 764. Cependant

à la différence de ce qui a lieu pour les commerçants (1), de différer le serment supplétoire au notaire qui invoquait $es livres.

Mais la comptabilité devenant une obligation légale, les mentions des registres de l’étude et des bulletins de dépôt à la Caisse des consignations devaient être dorénavant considérés comme écritures publiques opposable aux tiers. « Désormais, dit M. Amiaud (2), ces registres étant obligatoires, feront foi en justice et pourront être invoqués par les notaires et contre eux ». C’est que les livres ont un caractère d'intérêt général et qu'imposés par un décret pris en vertu de la loi de ventôse, de privés qu’ils étaient sont devenus publics et confèrent ce caractère aux mentions qu'ils

contiennent.

Attendu, dit la Cour de Toulouse dans un arrêt du 10 juillet 1902 (3), qu’il convient d'examiner si, comme le soutiennent les intimés, les registres de M° G... et les bulletins de dépôt ne font foi qu'entre le dépositaire et les déposants et ne sauraient être opposables aux tiers.

Attendu que le décret du 30 janvier 1890 qui a incontestablement force de loi, s’est proposé comme objet essentiel de compléter l'ordonnance du 4 janvier 1843 et de renforcer ainsi la discipline notariale.

Que les registres dont il prescrit la tenue ont euxmêmes et communiquent aux mentions qu’ils contiennent le même caractère d'intérêt général.

les parties pouvaient convenir que les mentions des registres feraient preuve pour ou conter le notaire, les dispositions de l’art. 1331 n’étant pas d'ordre publie.

(1) Art. 1329 C: civ.

(2) Traité form. 5° édit., t. I, p. 538, n° 16. Dans le même sens Fuzier Hermann. Rép. de dr. fr., v. notaire, n° 1051.

(3) Circ. com. not., n° 260, p. 575. J. N., art. 27784. D. 1903 2.193 et la note.

Que ce sont bien là des écritures publiques autant et plus encore que les actes constatant les conventions particulières.

Que ce caractère est d’ailleurs reconnu par diverses dispositions législatives, notamment l’article 145 du Code pénal, aux registres dont la tenue est prescrite dans des conditions identiques.

Qu’en l'espèce, les registres et bulletins dont s’agit ont pour but d'identifier les dépôts dont la conservation est désormais interdite aux notaires au-delà de six mois.

Qu'ils doivent en conséquence non seulement faire foi de leur date et de tout ce qu’ils constatent, mais qu’ils sont encore opposables aux tiers (1).

Cependant, si ses registres sont mal tenus, le notaire ne peut les invoquer, mais la partie peut y puiser les éléments qui lui sont favorables (2). D’autrc part, la présomption qui pourrait résulter de leurs mentions peut être détruite par la preuve contraire (3). Disons enfin que les livres des notaires étant devenus des écritures publiques, le notaire qui ferait des mentions inexactes sur ses registres commettrait des faux et serait passible des peines édictées par les articles 145 et 147 du Code pénal.

(1) V. aussi Bordeaux, 18 juin 1900 (J. N., art. 27357); Saint- Omer, 6 déc. 1901 (J. N., art. 27710). Contrà. Trib. Toulouse, 21 janv. 1908 (Journal du Not., 1908, p. 470) : Les livres du not. ne pourraient faire foi en sa faveur. Cfr. note de M. Homo. Rev. du not., n° 8595.

(2) Req. 14 fév. 1900 (D. 1900.1.187).

(3) Art. 1353 C. civ. Parts, 23 janv 1896 (J..N., art. 25988). Cass., 12 juin 1899 (J. N., art. 26970). Caen, 23 déc. 1901 (J. N., art. 27583). Paris, 19/juin 1907 (J."N.,rart. 29217).

Les registres sont soumis, comme les minutes, au secret professionnel, car ils renferment la mention et le résumé des actes et de toutes les opérations des clients (1). Aucune communication générale ne peut en être ordonnée dans un intérêt privé (2). Ils peuvent seulement faire l’objet d’une communication limitée à des actes déterminés et effectuée selon la procédure du compulsoire (3). Encore a-t-il été jugé que le livre de caisse ne pouvait faire l’objet d’aucune communication, même partielle, car les mentions qui y sont portées le sont sans interruption l’une à la suite de l’autre (4).

La question du secret des registres s’est posée notamment à l’égard des experts que les tribunaux nomment parfois pour faire des recherches dans la comptabilité des notaires. La jurisprudence a toujours décidé que ces nominations violent les dispositions de la loi de ventôse (5).

(1) Art. 22 et 23 loi ventôse.

(2) Cass., 19 janv. 1870 (S. 70.1.149). 28 janvier 1874 (D. 74.1.100). 18 janv. 1886 (S. 86.1.368). 18 juin 1894 (S. 94.1.344). 12 juin 1899 (J. N. art. 26970). Cr. de Nancy, 23 nov. 1901 (Rép. pr. du not., art. 12238). Caen, 23 déc. 1901 (J. N., article 27783). Paris, 19 juin 1907 (J. N. art. 29217).

(3) Cass., 3 déc. 1884 (D. 85.1.360). Provins, 10 mars 1905 (J. N., art. 28518). V. aussi Amiaud, Tr. form. Compt. not. n° 19.

(4) Paris, 23 janv. 1896 (Rev. du not., n° 9.547. J. N. article 25988).

(5) Rouen, 4 fév. 1870 (D. 71.2.155), Orléans, 27 juin 1877 (J. N., art, 21936). Cass., 3 janv. 1881 (J. N., art. 22422). Lyon,

Considérant, dit sur ce point un arrêt de la Cour de Paris du 1” juin 1907 (1), que les mêmes principes (du secret) sont applicables aux registres de comptabilité de l'étude, qui ont pour effet de reproduire tout le mouvement de l’office, l’ensemble et le détail des opérations qui y sont faites.

Que le décret du 30 janvier 1890 et l’arrêté ministériel du 15 février suivant n’ont eu pour objet que d'imposer aux notaires une comptabilité particulière et de les soumettre à une surveillance ei à une vérification spéciales de la part de la Chambre de discipline et de l’autorité judiciaire ; mais qu’ils n’ont pas modifié le caractère secret des registres tenus par les notaires.

Qu'ils n’ont pas eu pour but et ne sauraient avoir pour effet de permettre aux parties d'exiger la communication des dits registres.

Considérant. que la mesure d’instruction ordonnée par le tribunal, affectant un caractère de généralité, se trouve en opposition flagrante avec les dispositions de la loi du 25 ventôse an XI, qu’il y a donc lieu de la proscrire en infirmant la décision entreprise...

Mais si les experts qui n’ont aucune mission dé judicature, ne peuvent faire des recherches dans la comptabilité des notaires, il ne saurait en être de même des délégués des chambres en tournée d’inspection car ils ont une mission d'ordre public et de judicature disciplinaire (2).

De même, le ministère public, pour exercer son contrôle, peut obtenir du notaire, mais sans déplacement, la communication générale de ses registres.

11 nov. 1881 (D. 822.237). Cass., 8 juin 1894 (D. 942.219). Caen, 23 av. 1902 (J. N., art. 27706). Rethel, 24 déc. 1905 (Rev. du not., n° 13023).

(1) Rev. du not., n° 13235.

(2) Cf. Amiaud. Traité form. Comp. not., n° 20. Journ. du not., 1894, p. 353. Boulet. Code du not., n° 750 et 751.