Remise des papiers des ponts et chaus
sées aux archives des départements, (extrait.)
10 novembre 1808.
(Le directeur général des ponts et chaussées aux ingénieurs en chef.)
Je vous invite à ne rester dépositaire des ièces qui constituent les projets approuvés es travaux dont vous êtes chargé que pendant la durée de leur exécution, et à vouloir bien , immédiatement après l’achèvement de ces travaux et leur réception définitive, en déposer les projets aux archives de la préfecture.
Cet ordre de choses est nécessaire pour faire cesser les craintes manifestées par plusieurs préfets , relativement à ces protêt»
approuvés et qui, lors des déeès ou des mutations des ingénieurs dépositaires, se trouvaient adirés , malgré les précautions indiquées par l'article 17 du décret sur l’organisation, du 7 fructidor an XII (25 août 1801). 11. — Demandes de renseignements sur la situation des archives, (extbxits.)
Septembre 1807.
Celte circulaire est la première qui soit émanée du ministère de l’intérieur, au sujet des archives. Les préfets étaient invités à répondre aux questions ci-après :
i 1* Dans quel local se trouvent les archives départementales? Ce local est-il convenable ou non, sous les différents rapports de l’espace, de la conservation des papiers, de la proximité des administrations?
• 2' Quelles sont les personnes qui en prennent soin? Rappeler leurs services passés, parler de leurs connaissances, de leur assiduité et de leurs autres qualilés.
« 3* De quelles collections se composent ces archives? Indiquer séparément ce qui provient des corps et communautés ecclésiastiques, des parlements, chambres des comptes, cours des aides, intendances, bureaux des finances, étals ou assemblées provinciales, elc.
« 4* Existe-t-il un répertoire général ou au moins des répertoires particuliers pour chaque genre de pièces ? >
33 septembre 1813.
Celle circulaire avait pour objet une enquête plus complète dans lous les départements sans distinction, faisant alors partie de l’empire français- Les quarante-trois réponses mentionnées au texte du rapport sont Uniquement relatives au territoire actuel du royaume. Les questions à résoudre étaient les suivantes :
« !• Combien existe-t-il de dépôts d’archives dans le chef-lieu de votre département? Combien en chaque chef-lieu d’arrondissement ?
« 2* Quel local occupe chacun de ces dépôts ?
• 3° Quel est le nombre approximatif de liasses, cartons, portefeuilles, registres ou volumes que chaque dépôt renferme?
« 4* De quel genre de papiers chaque dépôt csl-il principalement composé?
« 5“ Quelle est la date des plus anciennes chartes ou autres pièces que l’on y conserve?
« <i* Quels papiers se trouvent aujourd’hui dans les grefTcs des cours ou des tribunaux?
« 7° Existe-t-il des archives notariales dans votre département? Les notaires ontils autrefois déposé leurs actes en des archives communes?
« 8" Existe-t-il des inventaires détaillés ou sommaires de tous ces dépôts ou de quelques-uns, et desquels ?
« 9“ Quelles sont les divisions et subdivisions établies dans ces inventaires?
« 10* Depuis 1793, a-t-il été fait quelque triaee ou quelque examen des papiers con- DlCTlOKA. DM DlPLOUiTlOUX.
tenus en chaque dépôt ? Quels ont été les résultats des travaux entrepris ou achevés sur cet objet?
«Il* A-l-on réuni, trié, inventorié les papiers provenus des établissements monastiques, ecclésiastiques ou civils supprimés?
s 12* Avant la réunion du territoire de votre déparlement à l’empire français, n’avait-on pas exploité certaines parties d’archives? Ont-elles été restituées? Si elles ne le sont pas, où présume-t-on qu'elles existent ? i
« 13* A-t-on connaissance que certaines archives soient restées entre les mains d'anciens fonctionnaires publics, et qu elles nient été conservées dans les familles de ces fonctionnaires?
■ 14* Quel est aujourd'hui le nombre des personnes employées à la conservation de chaque dépôt d'archives dans votre département ? Quels sont les noms des principaux conservateurs ou archivistes?
« la* A quelle dépense annuelle chacun de ces dépôts donne-t-il lieu?
• H>* Enfin quelle recette annuelle produisent les expéditions qui s'y délivrent? •
Dans celte circulaire, en partie relative à l’ordonnance du 9 avril, portant suppression des secrétaires généraux, on remarque les passages ci-après concernant les archives :
« Les archives des préfectures sont en général mal tenues, et dans quelques départements elles sont dans un délaissement et un désordre qui ne peuvent s’excuser que par les révolutions diverses qui ont agité la France, et qui n'ont pas permis de donner, à celte partie si essentielle de l’administration , les soins conservateurs qui doivent lui élre accordés.
• En choisissant dans les conseils de préfecture les gardiens des traditions administratives des départements, Sa Majesté a donné è ces conseils une nouvelle marque de confiance qu’ils devront ambitionner de justifier ; mais je ne me dissimule pas que leurs efforts, pour être plus efficaces que ceux des secrétaires généraux , ont besoin d'élrc effectivement secondés par MM. les préfets. Je crois devoir à ce sujet donner quelques indications à votre sèle , et entrer même dans tous les détails que cet objet me paraît exiger.
s Le local de la préfecture assigné aux archives doit être suffisant et convenablement disposé ; il doit élre aéré et à l'abri de toute humidité ; afin de le préserver le plus possible du danger des incendies, il est à désirer qu'il soit carrelé et plafonné.
> Ce local doit élre disposé de mauière qu'on puisse classer distinctement les archives des quatre époques principales de l'administration publique en France : 1* les archives dont parle la proclamation du roi du 20 avril 1790 ; 2* celles des administrations de département jusqu’à rétablissement des préfets ; 3’ celles des préfets jusqu'à la Restauration , en 1814 ; et 4* enfin celles des préfets depuis le gouverncmeul du rot>
875 DICTIONNAIRE DE DIPLOMATIQUE CHRETIENNE. m
« Ces dispositions doivent avoir aussi pour objet tout ce qui est nécessaire pour conter* yer les papiers non reliés et les séries diverses de registres, dont il importe surtout de rechercher et de soigner les collections.
« H ne suffit pas qu’il soit ainsi pourvu à la conservation des archives de votre département , il est encore nécessaire qu'elles soient bien tenues et puissent offrir, dans tous les temps et avec facilité, tous les avantages qui doivent être attachés à des dépôts de ce genre.
c Les frais d’administration , tels qu’ils sont abonnés, sont au inoius suffisants; mais cet abonnement remplirait mal sa primitive destination, si les préfets n’en consacraient pas une partie à toutes les dépenses qu’exige la bonne tenue des archives. Je désire qu’à partir du l*r mai prochain, vous affectiez à ce service essentiel, sur le prix de voire abonnement, la somme nécessaire pour salarier convenablement : 1° un commis aux archives, qui, par sa moralité, méritera qu’un dépôt de cegeure lui soit confié. Ce commis devra être versé dans la connaissance des chartes, litres et papiers de l'administration, et sera chargé, sous votre autorité et la direction et surveillance du conseiller de préfecture secrétaire général, de l'enregistrement, du classement et de la r.otnmunicatio*. a» s actes déposés aux archives; 2° un ou deux autres employés, suivant l'importance des archives, pour travailler avec le commis principal au classement des papiers et à la formation des répertoires , et pour faire en outre les expéditions des actes qui seront nécessaires.
« Enfin, M. le préfet, ne négligez aucune mesure pour assurer la conservation des archives, et faciliter la recherche de toutes les pièces qui y seront déposées.
• Vous remettrez nn exemplaire de celte circulaire au conseiller de préfecture secrétaire général, qui, le 1" juillet prochain, devra rédiger un rapport sur la situation générale des archives de votre département, où il présentera ses vues pour l'améliorution de ce service. »
1" mai et il décembre 1820.
La première de ces circulaires avait pour unique objet de reproduire le* demandes de renseignement* et les questions contenues dans la circulaire du 22 septembre 1812.
La deuxième, retraçant tes obligations dos secrétaires généraux à l'égard du service des archives, s’exprimait eu ces termes : i « Le secrétaire gênerai doit se faire rendre compte de la situation actuelle des archives, dont il est devenu responsable, reprendre les inventaires, les vérifier, mettre l’ordre dans les papiers, s’il n’y existe pas, lo conserver s’il existe, enfin faire toute* les dispositions nécessaires pour faciliter la recherche des pièces qui y sont déposées , et pour procurer, tant à l admiuiblralion qu'aux
particuliers, tous les avantages qui peuvent résulter d’un dépôt de ce genre. A cet effet, Al. lu secrétaire général devra prendre, connaissance de la circulaire du 28 avril 1817, dont un exemplaire a dû être déposé aux archives. Il aura soin de vérifier si les dispositions recommandées par le ministre ont été exactement suivies, cl il fera exécuter, sous votre direction, celles qui ne l’auraient as élé. Vous n'oublierez pas que vous avez té spécialtMiienl chargé d'affecter au service des archives, sur le prix de votre abonnement , le traitement d'un commis principal et d'un ou deux aulrcs employés , suivant l’importance de cet établissement. »
17 juillet 1839.
Les questions suivantes étaient adressées aux préfets :
« 1* Quels dépôts d’archives existent , soit au chef-lieu de votre département, soit dans les arrondissements?
« 2° Quels sont ceux do ccs dépôts qui dépendent de la préfecture ou des sous-préfectures? Quels sont ceux qui dépendent des villes et communes ?
a 3* A quelle époque les uns et les autres ont-ils été formés ?
« fc* D’où proviennent les pièces qu’ils renferment, soit de dons, soit d’acquisitions , soit des corps et communautés, cours des comptes, des aides, intendances, etc.?
« 5’ Quel mode a été adopté pour le catalogue ou répertoire qui a du être dressé?
« !»• Quelle importance peuvent avoir quel* ques-uns des documents de ces dépôts, pour les sciences, l'histoire, l’Etal, les localités cl les particuliers ?
« 7* Quels en ont été les gardiens et quel en est aujourd'hui le titulaire?
« 8* Quel travail ou quel ouvrage peut avoir fait ou publié l'archiviste actuel*
o 9* Quel fonds est alloué nu dépôt, soit pour le matériel, soit pour traitements?
« 10 Quelle est la situation de ce service enfin, et quelle amélioration pourrait y être apportée? »
12. — Affectation à donner au produit des ventes de vieux papiers.
9 novembre 1855.
Monsieur le préfet, des difficultés se sont élevées dans quelques départements relativement à l'affectation des fonds provenant de la vente des rôles , registres et autres vieux papiers déposés dans les archives des préfectures. ünc correspondance s’est ouverte à cet égard entre les ministres de l’intérieur et des finances, et les dispositions suivantes ont été arrêtées de concert entre les deux ministres :
1# Le produit de la vente des vieux papiers, registres, etc., déposés par les agents des finances dans les archives des préfectures cl sous-préfecturcs appartiendra à l’Ktat. It en sera de même pour le» papiers hors de service dont l’origine serait antérieure à la division de la France en départements ;
2" Le produit do la vcnlc de lous les papiers inutiles, non compris dans l’article ci— dessus , appartiendra aux départements , et sera versé à la caisso du receveur général , sous le titre de Ressources éventuelles ;
3' Les ventes qui auraient été failes antérieurement à la présente décision , suit au profit des départements, soit au prolit de PElal, contrairement  la distinction ci-dessus, ne donneront réciproquement lieu à aucune répétition ;
A’ Aucune vente de papiers déposés dans les archives des préfectures ne pourra avoir lieu, sans qu’au préalable l'inventaire de ces papiers ail été adressé par lu préfet au ministre de l'intérieur , cl la vente autorisée par ce ministre ;
5* Ne pourront être rendus à aucune époque, et sous quelque prétexte que ce soit, les papiers relatifs aux affaires contentieuses jugées par les conseils de préfecture , ceux concernant les adjudications de biens domaniaux, les baux des niâmes biens, ni enfin aucun des actes qui seraient de quelque intérêt ou pourraient faire titre pour l'Etat ou pour les tiers.
Je vous invite, monsieur le préfet , à vous conformer exactement à cett ■ décision , et à m'accoscr réception de la présente circulaire.
