Instruction du 8 août 1839, pour la garde

et la conservation des archives départementales.

Monsieur le préfet, l’état des archives départementales a souvent excité l’attention de l'administration supérieure, et des instructions ont été adressées, à diverses reprises, aux préfets, pour les inviter à introduire dans ces dépôts les mesures d'ordre sans lesquelles ils ne peuvent répondre à leur destination.

L'execution de ces instructions a rencontré divers obstacles , dont le principal consistait dans ce que le fonds d’abonnement ne permettait pas aux préfets d’instituer pour la conservation des archives un employé spécial. Cet obstacle a disparu depuis que la loi du 10 mai 18.18 (article 12, n° 19) a rangé parmi les dépenses ordinaires des départements les dépenses de garde et de conservation des archives départementales.

Dès lors j'ai dû rechercher quelles mesures il convenait de prendre, dans l'état actuel de ces archives, pour qu'elles puissent être vraiment otites à l'administration , aux familles et à la science. Voici celles que j’ai cru devoir adopter quant à présent.

Pièces et documents qui doivent être conservés aux •relaves.

Avant lont, il faut déterminer quels objets peuvent et doivent être conservés dans les archives.

Chaque préfecture et suus-préfecture a des papiers et registres qui sont les matériaux du travail courant, uu qui se rattachent A lies opérations assez récentes pour qu'il suit

éccssairc de les avoir toujours sous la utaiu ;

ils doivent rester dans les bureaux jusqoà ce qu'ils aient cessé d’avoir ce genre d'utilité. Alors ils doivent passer dans les archives départementales, s'ils offrent quelque intérêt pour les recherches historiques, pour les services publics, qui exigent quelquefois qu’on remonte aux actes anciens, et même pour les familles qui, dans certains cas, irouvrnt la prruve de droits importants daus les pièces qui conslalenl les opérations administratives. Si les papiers cl registres ne se recommandent par aucun mérite de Ce genre, ils doivent cire supprimés, pour prévenir l'encombrement des bureaux et des archives.

D’après cela , les archives départementales sont susceptibles de renfermer des pièces et documents de deux sortes : les uns, antérieurs à 17fijt, qui ne présentent guère qu'un intérêt historique ou patéographique; les attires, extraits des cartons de l'administration depuis 1780, et qui peuvent, A l’intérêt historique, joindre éventuellement un intérêt particulier pour les familles, ou administratif pour l’autorité.

Choix des srehfvhtes.

La garde et la conservation ne» archives qui ne contiennent quo des pièces et documents de la seconde espèce, on qui n’en contiennent de la première qu’un nombre sans importance, peuvent être confiés à un employé qui joigne à une rertaine instruction des matières administratives l'aptitude aux travaux et aux soins qu'exigent les dépôts de ce genre. Vous ne devez pas éprouver de difficulté pour vous procurer cet employé.

Quant aux archives qui possèdent un rand nombre de papiers et de titres anciens, es documents de différents âges, elles ont besoin, pour mettre dans leur véritable jour les richesses qu’elles renferment, d'un homme versé dans l'étude des chartes et des anciens monuments ; il leur faut un archiviste paléographe. Ici vons pouvez rencontrer des difficultés pour faire un choix convenable. S’il en est ainsi, je vous invile à m’en référer ; l'école des Charles, élablie près de la Bibliothèque royale à Paris , et les comités historiques institués près du ministère do rioslruction publique, sont des pépinières où nous sommes certains de trouver des candidats offrant toutes les garanties désirables.

Dans tous les cas, je me réserve, monsieui le préfet, d’approuver le choix que vous aurez fait d’un archiviste pour votre département.

Traitement des archivistes.

Du reste, vous comprendrez que la première condition pour pouvoir faire un bon choix, c'esl d'assurer â l'archiviste des avanlag s suffisants pour l'attacher à ses fonctions. C est pour cela que le législateur a rangé les frais de la garde et de la conservation des archives dans la première section des dépenses départementales. Vous aurez donc soin de porter au budget de 1840 la somme nécessaire pour que l’archiviste soit

DICTIONNAIRE DE DIPLOMATIQUE CHRETIENNE. Ado

rétribué d’une manière convenable, selon la nature et l'imporlance des archives. Vous vous guiderez, à cet égard, d’après les observations et les distinctions qui ont été établies ci-dessus. Vous examinerez aussi s’il est besoin d’auxiliaires pour l’archiviste titulaire, et quelles dépenses exige le matériel de l’établissement. Vous trouverez certainement le conseil général tout disposé à favoriser l’organisation d’un service si éminemment utile, et qu’on a souvent reproché à l’administration d’avoir trop néglige.

Do l'admission des employés des archives départementales aux chargea et bénéfices des caisses de retraite établies dans les préfectures.

Sur la demande qui m’en a été faite par les préfets, j’ai décidé que les employés des archives départementales pourraient être admis à participer aux charges et bénéfices des caisses de retraite établies dans les préfectures pour les employés qui sont rétribués sur le fonds d'abonnement fourni par le trésor. Celte décision vous a été notifiée récemment par la circulaire u“ 49.

Choix du local affecté aux archives.

Le choix du local affoclé aux archives n'est guère moins essentiel que celui de l’archiviste. Il faut que ce local puisse être tenu à l'abri de l'humidité sans employer le chauffage; il faut aussi que la propreté puisse y être facilement entretenue, et enfin qu’il soit dans des conditions d’isolement qui écartent toute crainte d’un danger d'incendie. Vous examinerez, monsieur le préfet, quelles propositions i) conviendrait de faire au conseil général de voire département pour approprier à sa destination le local affecté aux archives : plusieurs conseils généraux ont déjà pris sur ce point une louable initiative.

Après m’élrc occupé du choix de l’archiviste et du local destiné aux archives, j’ai

fiensé qu’il convenait de tracer les règles es plus importa n les pour la bonne tenue de ces établissements.

Rédaction ü'nii inventaire par l'archiviste.— : Envoi d'imo copie de cel inventaire pour les archives générales du oyauuie.

Comme il ne peut vraiment exister d’ordre durable dans les dépôts publics sans inventaire, tout archiviste devra rédiger un inventaire des papiers et registres déposés dans ses archives. Il sérail sans doute difficile de prescrire un mode uniforme pour la rédaction de ces inventaires; toutefois, il es l certaines règles de classement qui peuvent être à peu près généralement suivies. Je m’occupe de les faire recueillir par des personnes compétentes; elles feront l'objet d’instructions ultérieures. L’original de l’inventaire restera dans les archives, dont il sera une partie essentielle, cl il devra être lenu constamment à jour. Une copie me sera adressée pour être placée aux Archives générales du royaume. J’ai pensé qu'il convenait de former ainsi dans notre grand dépôt national un vaste inventaire de toutes les sources

où l'érudition pourrait puiser. J’espère que jn science donnera son assentiment à celte idée, qui, tout en offrant des ressources nouvelles pour les travaux entrepris dans la capitale, permet de laisser aux départements les pièces et documents se rapportant à l'histoire el à l'administration des localités comprises dans leurs circonspections.

Visite annuelle des archives, et rapport sur leur situation par des membres du conseil général.

Les archives, faisant partie de la richesse mobilière des départements, m'ont semble devoir être soumises à des mesures analogues à celles qui sont prescrites pour garantir aux départements la conservation du mobilier départemental. Je désire donc que chaque année les archives soient visitées par un ou plusieurs membres du conseil général délégués à cet effet par le conseil, et qui lui feront un rapport sur la situation de l’établissement. Us indiqueront les abus qu'ils auraient pu remarquer el les améliorations qu’ils croiraient utile d’introduire.

Rapport annuel du préfet.

Ce rapport, monsieur le préfet, ne vous dispensera pas de faire au conseil général lotîtes les communications que vous croiriez nécessaires conct rnanl les archives ; enfin, monsieur le préfet, vous devrez aussi m'adresser, chaque année, dans l'intervalle de la session du conseil général au 1" janvier, un rapport pour me faire connaître la situation de vos archives. 1! est nécessaire que je sache si les travaux exécutés pour le classement el la conservation des documents qu’elles renferment répondent aux sacrifices imposés à votre département.

Formalités |>our U vente des pipiers cl registres provenant deatarebues.

Enfin, monsieur le préfet, il est un dernier point sur lequel j’appelle toute votre attention ; c’cst la vcnlo des pièces jugées inuliles.

On a maintes fois reproché aux administrations locales d’avoir fait détruire ou vendre «les papiers qu’elles considéraient comme Inutiles, cl qui ont etc reconnus plus lard avoir un prix réel pour la science , l'Administration cl les familles. Pour prévenir ces reproches , l'administration supérieure a déjà pris des mesures dont elle a lieu de s'applaudir : telles sont, par exemple, celles qui sont prescrites par ma circulaire du 9 novembre 1835, n" 48. Toutefois, j’ai voulu compléter ces garanties. J'ai donc décidé qu’aucuns papiers ou registres provenant soit des bureaux, soit des archives, ne pourraient être supprimes ou mis en vente qu’après mon autorisation , el que cette autorisation ne serait donnée que sur un inventaire explicatif de la nature des pièces dont la suppression ou la vente serait proposée, et d’après l’avis d’une commission locale. J’ai dû laisser aux préfets la nomination des membres de celle commission , qui sera composée de trois à cinq personnes , choisies parmi celles qui pourront vérifier

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utilement les pièces. Le directeur des domaines ou un agent délégué par lui sera nécessairement l’un de ce9 membres.

Je recommande» monsieur le préfet» à toute votre sollicitude l'exécution de ces diverses mesures pour l’organisation des archives départementales ; j'aurai soin de les compléter par des instructions ultérieures. En attendant, je vous prie de me tenir au courant des dispositions que vous aurez prises dès ce moment, dans l’intérét de ce service.