Instruction du 24 avril 1841, pour la

mise en ordre et le classement des archives

départementales et communales .

Monsieur le préfet, je me suis proposé, par ma circulaire du 8 août 1839, n° 56 , concernant les archives départementales , de prescrire les mesures les plus essentielles pour la conservation et le bon ordre de ces dépôts. MM. les préfets ont donné 9uile avec un louable empressement aux vues qui leur ont été communiquées h ce sujet, et la plupart d s conseils généraux ont pourvu,, par leurs voles, aux améliorations que réclamait immédiat* ment la situation du personnel ou des locaux.

Je dois maintenant , pour satisfaire A un besoin qui m’a été fréquemment représenté, vous transmettre les instructions qu’annonçait ma circulaire, à l'effet d'imprimer une direction régulière aux travaux commencés de toutes parts, et dont il importe de poursuivre sans relâche l’accomplissement.

Utilité d'un mode de classement uniforme

fl a été reconnu qn’on pouvait, tout en tenant compte des variétés qne présentent certains dépôts fixer une méthode de classement d’après laquelle les inventaires seraient rédigés d’une manière à peu près uniforme.

Par ces inventaires, dont une copie serait déposée aux Archives du royaume, on aurait des moyens de recherches sûrs et prompts, et môme on pourrait, si le besoin s’en faisait sentir, entreprendre, sur des matières déterminées, des recherches générales dans tous les départements.

C*esl afin d’atteindre ce but que j’ai fait recueillir avec soin les éléments d’une instruction. La composition générale des archives des préfectures a été attentivement étudiée d’après les inventaires ou les comptes rendus qui m’ont été transmis; les méthodes adoptées par les archivistes des départements ont été comparées; enfin, je me suis fait rendre cooiple des résultats qui sont dus à la longue expérience acquise par des travaux assidus dans le vaste dépôt des Archives du royaume. Ccst à la suite de ce travail qu'ont été réunies et adootées les règles qui vont suivre.

Première division des archives' par époques.

La distinction à faire dans les archives des préfectures, entre les documents antérieurs ù la division de la France en départements et les documents postérieurs à cette époque,

est fondamentale et d’une application universelle, à cause de la différence essentielle de nature et d'objet entre ces deux classes de documents. Mais l'expérience a fait reconnaître que le classement ne doit pas être subordonné principalement, comme le prescrivait la circulaire du 28 avril 1817, à des divisions fondées sur des époques politiques, et qu'il faut surtout chercher à le disposer d'après un ordre puisé, non dans les temps, mais dans la nature môme des documents et l’enchaînement réel des affaires.

Une seule époque , celle comprise entre 1790 et l'institution des préfectures en l’an vin, paraît donner lieu, an moins dans la généralité des départements, à une exception dont il va être parlé ci-après.

Principes et but du classement.

Pour fixer à l’avance les idées, il convient de formuler dès à présent le principe et les éléments de la méthode à suivre dans lo classement, et de définir les résultats auxquels on doit tendre. Cette méthode reposo sur les données suivantes :

1" Rassembler les différents documents par fonds, c'est-à-dire former collection de loua les litres qui proviennent d’un corps, d'un établissement, d’une famille ou d’un individu . et disposer, d'après un certain ordre, les différents fonds;

2* Classer dans chaque fonds les documents suivant les matières, en assignant à chacune un rang particulier;

3" Coordonner les matières, selon les cas, d’après l'ordre chronologique , topographique, ou simplement alphabétique.

Reconnaissance sommaire et uuméroiage provisoire.

Si * comme on le suppose, les archives antérieures à 1790 et celles qui sont postérieures à celle époque sc trouvent déjà divisées en deux classes bien distinctes , le premier travail de l’archiviste devra être de procéder à une reconnaissance sommaire et à un numérotage provisoire de tous les articles, c'est-à-dire des registres, cartons, portefeuilles et liasses qui composent lu dépôt. Avant tout, il vérifiera avec soin, pour chaque article, le fonds auquel il appartenait, la matière qui s’y trouve traitée» cl la date des documents qu’il renferme. A l’égard des fonds , il importe de bien comprendre que ce mode de classement consiste a réunir tous les litres qui étaient la propriété d'un même établissement, d’un mémo corps on d’une meme famille, et que les actes qui y ont seulement rapport no doivent pas être confondus avec le fonds do « et établissement, de ce corps, de celle famille. Ainsi l’expédition d’un arrêt de parlement, délivrée à un particulier ne sera pas classée dans le fonds du parlement, mais dans celui de la personne qui avait fait lever celte expédition; une requête originale adressée au parlement par une commune ou une famille ne sera pas classée dans les papiers de celle commune ou de cette famille , mais dans ceux du parlement auquel la requête

' était adressée. Conséquemment encore, an projet de lettre ne peut faire partie du môme fonds que la lettre elle-même; car un projet de lettre appartient à celui qui récrit ; la lettre, au contraire, est la propriété de la .personne à qui elle a été adressée. A la suite 'de ces vérifications , des numéros seront donnés aux articles. Si un carton ou une liasse renferme des dossiers ou même des pièces différant, soit par le fonds, soft par la matière, l’archiviste en formera autant d’articles avec un numéro particulier qu’il y aura do fonds ou de matières differentes Formation de bulletins analytiques

Cette opération doit être accompagnée d’une autre qui en est le complément, et qui consiste à reporter le numéro de chaque article en téle d’un bulletin ou d’une carte qui contiendra en outre l’indication , 1° du fonds, auquel «appartenait cet article; 2’ de la inaltéré; 3‘ de la date. Les articles ainsi reconnus et numérotés seront replacés au fur et à mesure sur les casiers, dans l’ordre même des numéros qui leur «auront été donnés : 1rs bulletins, au contraire, seront rangés par fonds , et dans chaque fonds par malt ère. Le résultat de ce travail est de faire connaître la set ic des «articles provenant d’un même fonds , les différentes ma Itéras «auxquelles ces articles se rattachent et la place qu’ils occupent dans le dépôt. 9i des recherches obligent l’archiviste «à déplacer et à donner en communication un certain nombre de registres, de carions ou de liasses, il est sâr de retrouver exactement le rang que le numéro d’ordre leur assigne ; et s’il doit communiquer non un article entier, mais un dossier ou une pièce détachée, il lui suffit d’inscrire sur ce dossier ou cette pièce le numéro de l’article dont ils font partie. Dispositions préparatoires à un classement systématique

Les bulletins qui viennent d’être formés n’auront pas ce seul usage; on les fera servir encore à effectuer une partie importante dos travaux qui doivent préparer le classement systématique et définitif. En effet, pour embrasser l’ensemble des matières, eu saisir les différences ou les analogies, en préparer ta distinction ou la réunion , eu un mot, pour tenter les différents essais de classification , il suffira de séparer ou de grouper les bulletins; et ce sera seulement après avoir arrêté les divisions principales du classement définitif qu’on aura besoin de rechercher les articles pour les réunir, les examiner pièce à pièce, et les classer en détail.

Ordre cl classement des fonds.

Avant de procéder au classement matériel par fonds, il est indispensable de fixer l’ordre dans lequel on devra les disposer : cet ordre est indiqué par le cadre joint à la présente instruction et dans lequel on a essayé d’embrasser, autant que possible , les différentes espèces d’archives qui peuvent être réunies dan* les dépôts des préfectures.

Application de la méthode aiti archives antérieure* à 1790.

Voyons d’abord, à l’égard des archives antérieures à 1790, la mise en œuvre de cette disposition et du système de classement qui s’y rattache.

Ces archives admettent, comme l’indique le cadre, deux divisions principales : archives civiles, archives ecclésiastiques.

Six séries sont affectées aux archives civiles, trois aux archives ecclésiastiques; on les désigne par les lettres A, B, C, I), E, F, G, H, J.

Les registres, cartons, liasses ou portefeuilles provenant des fonds qui ont été spécifiés, devront porter la lettre caractéristique de leur série.

Mais , comme chaqnc série comprendra plnsieurs fonds, ci chaque fonds plusieurs articles, il sera nécessaire d’affecter aux uns et aux autres des signes particuliers. Ainsi, indépendamment de la lettre qui sera le signe commun de lous les fonds de la série, chaque Tonds aura pour caractère spécial un numéro d’ordre qui en réglera le rang. Sit par exemple, il existe huit fonds appartenant «mx cours et juridictions, ils porteront pour indication 1 B, 2 B, 3 B, etc., jusqu’à 6 B; en outre, les différents articles dans chaque fonds recevront leur numéro d’ordre

if

particulier. Ainsi, la cote 2 C (*2V; ou désignera l’article qni occupe te vingt-quatrième rang dans le deuxième fonds de la séné C. En plaçant toujours le chiffre qui indique le rang des articles, ou entre parenthèses, ou sur une autre ligne que celui qui indique le rang des fonds, en «ajoutant même à ce soin celui d’employer deux couleurs d’encro différentes pour les deux ordres de numéros, on ne sera pas exposé à les confondre S’il arrive qu’un envoi de papiers accroisse tel ou tel fonds, ou même en introduise un nouveau dans une des séries, il sera facile de donner aux articles nouveaux des numéros faisant suite à ceux qui auront été employés pour les paniers classés antérieurement, ou bien de former un nouvel ordre numérique dans la série, pour caractériser le fonds qui est venu s’y ajouter; et si, malgré toutes ces précautions, quelque cause imprévue oblige à modifier le numérotage d’un fonds, on 'aura du moins l’avantage de ne rien changer au reste de la série.

11 peut arriver enfin que la nomenclature de ce cadre ne soit pas complète. C’est dans celte prévision qu’on a cru devoir réserver les deux séries intitulées fonds divers , et désignées par les lettres F et J : l’une à la suite des archives civiles, l’autre à la suite des archives ecclésiastiques, serviront au classement des fonds qui, par leur nature, ne pourront se rattacher à aucune des séries ou des subdivisions dont la destination spéciale a été fixée.

Il arrivera, au contraire, que certains dépôts ne renfermeront pas de papiers correspondant à une ou même à plusieurs de»

séries de ce cadre. Dans ce cas, le# le tires

caractéristiques des séries inoccupées n’en devront pas moins être conservées pour mémoire dans le classement général. Ainsi, en admettant qu'on département ne possède pas d’archives provenant des cours et juridictions, il n’en faudra pas moins, après avoir classé les papiers qui rentrent dans la série A, conserver la lettre C aux administrations provinciales et la lettre D à l’instruction publique. J'insiste sur ce point, qu’il importe d'observer pour que les inventaires des différents départements poissent, dans le but que j’ai indiqué plus haut, former une collection uniforme.

Exception.

Une observation spéciale sc rattache à la première subdivision de la série A, intitulée Collection d'édits, etc. Cette subdivision est la seule qui Tasse exception à la règle du classement des archives par fonds. Les différents actes législatifs désignés autrefois sous les noms d 'édits, ordonnances, lettres patentes, elc., ont élé conservés comme renseignements généraux dans divers corps d’archives. La plupart du temps, ces actes ne font poiot partie d’un dossier, cl par conséquent ils peuvent être distraits du Tonds dont iis dépendent sans en altérer l'ensemble : il convient, par ce motif, d’en former une collection spéciale dans laquelle les recherches sc feront toujours plus facilement.

Application de la méthode aux archives départementales proprement dites.

La seconde partie du cadre comprend les archives postérieures à 1790, ou, en d'autres termes, les archives départementales proprement dites. Les archives ne forment, à la rigueur, qu’un seul fonds, en ce sens qu’elles appartiennent intégralement au département o'elles concernent; mais il est nécessaire 'adopter pour le classement un certain nombre de divisions : or, ces divisions, au moins les plus générales, peuvent être établies d’après un principe analogue à celui de la distinction des fonds.

La composition des documents antérieurs A 1790 comportait naturellement la formation de sériel spéciales pour les diverses catégories de corps ou établissements anciens, à chacun desquels appartenait , avec une existence indépendante cl distiucte, «ne partie des pouvoirs publics. De même, dans les archives modernes, en rapportant ces séries aux principales branches des services publics, on formera, d’après une base analogue, un cadre dont les différentes parties seront représentées par autant de collections dont le classement pourra s’opérer conformément aux règles ci-dessus indiquées. Ces séries ont été établies, autant que possible, de manière A former chacune un lont bien distinct

?ar son objet, comme, par exemple, celle de instruction publique ou celle des établissements de bienfaisance. On a cro devoir en introduire une spéciale pour les domaines, qui pourtant ne sont qu’ont* simple branche des administrations financières, à cause de l’imporlauce de cette matière et de la quantité

des documents qui s’y rattachent dans les archives départementales. Le nombre do ces séries esl de quinze; elles sont désignées par les lettres de l’alpbabct, depuis K jusqu'à Z compris.

La série K, consacrée aux recueils des lois et publications officielles,, servira de complément, poor les temps modernes, aux recueils d’édits, d’ordonnances, etc., classés dans la première subdivision de la série A. La lettre Z est affectée à une dernière série comprenant ift affaires qui ne rentrent pas dans les séries précédentes.

J)’après ces principes, les documents émanés des administrations qui se sont succédé depuis 1790 dans les déparlements, viendront sc grouper dans les diverses séries auxquelles leur objet et leur nature les rattachent, et prendront la place qui leur esl assignée par l'ordre général du cadre.

Exception.

La série particulière qui sc rapporte à l’intervalle de temps compris entre 1790 et l’an vin doil faire l’objet d’une observation. Quoiqu'elle puisse paraître peu en harmonie avec, la méthode générale de celle seconde

Partie du cadre, il n été indispensable de admettre, à cause du caractère particulier des événements, des mesures politiques ou administratives qui se rapportent à l'époque dont il s’agit, de la forme cl même de l’état d’assemblage matériel des documents; mais il ne s’ensuit pas une règle absolue de faire rentrer dans cette série tous les papiers relatifs à cette meme époque. Si certaines affaires se rattachent, par leur nature ou surtout par leurs conséquences, A des affaires qui ont dû être classées dans les séries que comprennent les archives postérieures à l'an vin, R sera convenable de les y réunir, et ce principe, qu’admet déjà, A l’égard des matières domaniales, le cadre même du classetnenl, poûrra, selon les cas, recevoir d’autres applications.

Classement successif des papiers versés annuellement par les aiiiiiinlslraiions.

Les archives des administrations préfectorales étant destinées à s’accroître tous les ans, c’est particulièrement à leur égard que le système de numérotage précédemment expliqué sera susceptible de recevoir utilement son application, de manière qu« les accroissements successifs des papiers de l'administration paissent être rattachés aux différentes subdivisions de chaque série, sans qu’on soit obligé de modifier lé travail accompli. L’archiviste fera, dans ce but, un relevé complet des différentes matières comprises dans chaque série; il affectera une subdivision spéciale à chaque matière, on numéro à chaque subdivision, et aux articles qui la composent ou qui viennent l'accroître on numérotage dont la progression sera en raison de leur quantité.

Clasgemeul par ordre de matières.

L’ordre assigné dans le cadre aux diflé-

rents fond» a été réglé, anlant que possible, sur l'importance même de ces fonds. Le même ordre doit être adopté dans chaque fonds pour io classement des matières, c'est-à-dire que l'on doit procéder du général au particulier, du principal à l'accessoire. S'agit-il, par exemple, d’une abbaye : s il existe, soit un inventaire rédigé autrefois dans cet établissement, et qui fasse connaître l'ensemble de ses archives, soit un cartulaire, c'est-àdire un registre renfermant la transcription des chartes les plus importantes, cbs deux documents d’un intérêt général devront être classés au premier rang. De même les registres terriers qui font connaître l'ensemble des possessions d’une seigneurie doivent passer avant les litres qui ne concernent que tel ou tel domaine en particulier.

Malgré tous les soins qu'on peut mettre à distinguer nettement les matières qui composent un même fonds, on trouve souvent des pièces qui ne concordent pas parfaitemenlavec les divisiotisélablies.parcequ’elles se rattachent à deux matières différentes : il faut, dans ce cas, les faire entrer dans celle des deux collections qu elles concernent plus spécialement, et placer dans l’autre des notes sommaires qui tiennent lieu des pièces originales, et qui fournissent les indications nécessaires pour en rendre la recherche prompie et facile.

Il suffît que ces deux règles soient observées avec soin et persévérance pour assurer la distribution méthodique des matières.

Détails et variétés de ce classement.

Il reste à examiner encore comment doivent être classés les papiers relatifs à chaque matière, afin que l’archiviste soit à même de répondre le plus promptement possible aux demandes adressées par l’administration ou Jes particuliers. Ces demandes fournissent pour élément de recherche, selon la nature des affaires, tantèt une date, tantôt un nom de lieu, tantôt un notn de personne; de là il résulte qu'il faut disposer le classement, tantôt d’après l’ordre chronologique , tantôt d'après l'ordre topographique, tantôt d'après l’ordre alphabétique. S’il s’agit, par exemple, d’une collection d'édits, de lois ou de jugemenls, c’est l’ordre chronologique qu'il faut adopter, parce que, la plupart du temps, on indique la date de ces actes quand on en demande la recherche. Pour des affaires communales, l’ordre topographique doit être préféré, parce que les demandes de recherches font toujours connaître les noms îles communes. Il faudra donc réunir les dossiers qui concernent les communes d'un même arrondissement et classer dans chaque arrondissement ces dossiers selon l’ordre alphabétique des communes; on pourra même, dans quelques matières, diviser les communes de chaque arrondissement par cantons : dans ce cas, l'ordre alphabétique des communes sera établi dans chaque canton. Si l'on trouve plusieurs dossiers qui concernent une même commune, on doit les classer par ordre chronolugitiue. Des titres domaniaux

seront classés comme des affaires communales. Quant aux affaires individuelles, il est évident que l'ordre alphabétique des noms de personnes est celui qui facilite le plus les recherches. Cependant, lorsqu'il s’agit de fonctionnaires attachés à une résidence fixe, l'ordre topographique doit être préféré : ainsi des dossiers concernant des nominations do sous-préfets, de juges de paix, de maires, doivent être classés, les premiers par arrondissement, les seconds par canton, les troisièmes par commune.

Nnmérolsge définitif.

Dans celle suite d’opérations, l'application des lettres de séries a pu servir, ainsi qu'on l’a vu, à établir une répartition de tous les objets par divisions principales; mais il est évident que le numérotage, définitif des articles d un fonds ne peut être commencé tant que le classement n'en est pas entièrement terminé. C'est alors seulement que l'archiviste, connaissant l’nrdre dans lequel doivent se succéder les différents articles, peut leur assigner des numéros définitifs. Pendant qu'il s'occupera de ce travail pour un fonds en particulier, il devra laisser subsister pour tous les autres fonds le numérotage provisoire des bulletins qui lui offriront des moyens do recherche jusqu'au moment où un classement plus régulier les aura rendus inutiles.

Rédaction des inventaires.

A mesure que les différents articles d’un fonds recevront des numéros définitifs, l’archiviste, avant d’annuler les bulletins, rédigera un inventaire où il portera, à ta suite de chacun de ces numéros, une notice sommaire sur les documents compris dans l’article qu'il représente. Il rédigera ainsi uo inventaire particulier pour chaque série, en ayant soin de réserver, en regard de chaque page écrite, une page blanche sur laquelle seront marquées dans la suite les additions et les corrections.

Tablent synoptique du classement.

11 sera enfin nécessaire de résumer dans un tableau synoptique l'ensemble des divisions et ries subdivisions établies dans le classement général et reproduites dans lee inventaires partiels, afin qu’à l’aide de «e tableau toute personne puisse reconnaître, au premier coup d'œil, le plan de distribution des archives.

Répertoire alphabétique.

Pour compléter enfin tous ces travaux, il ne restera plus qu'a procéder à la confection d'un répertoire alphabétique de tous les articles compris dans les inventaires partiels. Ce répertoire sera fait sur des caries ou bulletins. Chaque carte contiendra : 1' le mot de recherche; 2" en cas de besoin, quelques explications claires et concises pour déterminer le sens de ce mol; 3’ la lettre de série et le numéro do l’article auquel il renvoie. Au moyen de ces cartes isolées, on peut toujours obtenir utt urtlrc alphabétique rigou-

reux, et, d’an autre côté, on peut Tondre dans une même collection toutes ces cartes ainsi annotées, sans qu'il en résulte la moindre confusion.

Observations complémentaires sur l’spj licaiion générale dv ta méthode.

Telles sont, monsieur le préTet, les indications fontamentales que je vous prie de recommander à toute l'attention des employés de vos archives. D’après ce qui a été dit précédemment, vous avez compris combien il est désirable que le classement, ainsi que les inventaires, s’exécutent suivant les règles

?|ui vous sont tracées. Si le travail reste a aire en entier, ou s'il n’a été qu'ébauché par un premier triage, ou enfin s’il a été exécuté en tout ou en partie d’api ès une méthode qui sera reconnue visiblement déTectueusc, vous prendrez les mesures nécessaires pour que le travail définitif soit rendu rigoureusement conforme aux instructions. Il n’y aura lieu d’admettre quelque restriction que s’il existe déjà un classement complet ou du moins régulier en lui-même. Dans ce cas, vous devrez me faire connaître la situation de vos archives sous ce rapport, avec tous les détails et toutes les explications qui pourront me mettre à même d'apprécier et de décider s’il y a lieu de maintenir ou de modifier ce classement : ce sera l’objet d’u,n rapport spécial que vous m’adresserez.

Puisque le classement, soit dans son ensemble, soit dans ses détails, doit être fondé sur l’ordre des matières, c’cst-à-dire sur l’enchainement que présentent en elles-mêmes les affaires, je ne m’arrêterai pas à vous démontrer que les divisions qui seraient relatives aux attributions des bureaux de la préfecture ne répondraient pas à ce principe; car ces attributions ne reposent que sur une répartition de travaux essentiellement variable. Vous pourrez toutefois, si vous le jugez utile , faire porter, soit sur les inventaires, soit sur le répertoire, les indications des bureaux; mais ces annotations ne figureront que d’une manière purement subsidiaire et en dehors du cadre qui a été tracé tant pour les différentes séries que pour les matières de chacune.

Echanges de documents eutre les départements.

Afin de prévoir les incidents divers qui peuvent se rencontrer dans le cours des travaux d’examen et de classement des archives, je dois encore vous donner, sur plusieurs points, des instructions sommaires.

Dans un assez grand nombre de départements, le dépouillement des archives anciennes a fait découvrir des documents relatifs à des localités situées dans des departements limitrophes , quelquefois même éloignés, et que le département qui s’en trouve dépositaire n’a pas d'intérêt à conserver. Toutes les fois que les circonstances le permettront, il sera à propos de réintégrer au dépôt compétent ces documents que la contusion des temps a empêché d y réunir. Des réintégrations de ce genre ont déjà eu lieu fréquemment. Mais, pour inoli-

ver ces déplacements, il ne suffit pas qu’un article ou une série d'articles soient de quelque inlérét pour un département; il faut en outre qu'lis soient totalement étrangers à celui qui les possède, et même encore que cette opération ne puisse pas causer le démembrement d’une collection précieuse par son ensemble, et dont il importerait de conserver l'intégralité dans le mémo dé— pôl. Ainsi, en général, les litres, plans ou terriers d‘un prieuré ou d'une seigneurie particulière devront être attribués au département qui comprend ce lieu dans sa circonscription. Mais les carlulaires ou les inventaires généraux des litres d’une abbaye, quoique pouvant intéresser une foule de propriétés situées hors des limites de la circonscription départementale , devront , comme tous les documents généraux qui se rapportent à cct établissement, être rattachés au corps principal de ses archives. De même encore, les aveux, dénombrements et hommages qui ont été rendus devant une chambre des comptes, pour tout le ressort d’une province qui a pu embrasser le territoire aeluel de plusieurs départements, devront être conservés dans les archives de celle chambre cl non pas être répartis entre les départements intéressés.

S’il arrive que le classement do vos archives donne lieu à des découvertes du genre de celles qui viennent de vous être signalées, je vous invite, monsieur le préfet, à me les faire connaître par un inventaire ou une note explicative qui me mette à même d'en apprécier exactement la nature : je vous indiquerai la marche que vous aurez à suivre. De même, en cas de réclamations d’un département envers un autre, il devra m’en être référé, et je statuerai sur les contestations, s'il s'en élève.

Archives locales h réunir au dépôt de la préfecture. On doit prévoir encore qu'on pourra découvrir , dans la circonscription d’un département, des documents qui, d’après leur nature et leur origine, appartiennent au dépôt rentrai de la préfecture, et qu'il convient d’y faire réintégrer. Ainsi des archives judiciaires, des archives de mairies ou de souspréfectures, particulièrement dans les villes qui ont élé chefs-lieux d'anciens districts, ont conservé des débris plus ou moins importants de documents antérieurs à 1789.

Vos investigations à ce sujet pourront donner lieu à des découvertes utiles. Je crois devoir toutefois vous recommander de ne faire déplacer, soit en totalité, soit en partie, aucun dépôt local d'archives, sans avoir obtenu, à cet effet, mon assentiment que je donnerai sur la demande que vous m’en ferez en me fournissant des explications développées sur l'objet et les motifs du déplacement proposé.

Archives des communes et des hospices.

Je crois devoir encore, monsieur le préfet, appeler votre sollicitude sur les archives des communes et des hospices.

Il vous sera facile de représenter au» administrations municipales et charitables combien il importe, pour la conservation des intérêts tic ces établissements, de maintenir leurs dépôts respectifs dans un ordre convenable. Je verrais donc avec satisfaction que vous leur fissiez des recommandations spéciales à ce sujet.

Exploration de ccs archives.

Plusieurs conseils généraux ont alloué des fonds pour que les dépôts les plus importants d'archives placés, soit dans les municipalités, soit prés des hospices, fussent soumis à une inspection permanente ou du moins visités par des personnes compétentes. Les missions qui ont été confiées, en conséquence de ccs voles, soit à l'archiviste départemental, soit à d'autres agent* aptes et celés, ont eu d’heureux résultats. Des inventaires ont été rédigés. 11 serait à désirer que cct exemple fût imité dans tous les départements.

Archives des sous-préfectures.

Je crois devoir vons inviter encore à surveiller l’état des archives des sous-préfccturcs.

Commissions instituées pour surveiller le service des archives

Dans quelques déparlemetils qui possèdent des collections précieuses sous le rapport historique, MM. les préfets oui institué , pour la surveillance du service des archives, des commissions dans lesquelles ils ont réuni dc< personnes vouées par goût à des études paléographiques ou archéologiques, afin de leur soumetttre les diverses questions ou mesures de quelque intérêt qui se rapportent à l'administration, à la mise en ordre ou à l’exploration des archives. Vous aurez à apprécier, monsieur le préfet, en ce qui concerne voire déparlement, la convenance de celle création qui, indépendamment des autres avantages, aura celui d’assurer d’utic manière plus régulière votre concours aux travaux historiques qui vous sont recommandés par mon collègue, M. le ministre de l’instruction publique, en particulier, pour le grand recueil des monuments inédits du tiers-état.

Arrêté* à prendre pour régler le iervice de* arrimes.

Le service des archives départementales devant être assuré désormais , vous jugerez sans doute à propos , monsieur le préfet , après qu’un premier travail aura été exécuté, conformément à ces instructions , d’établir, ainsi que l’ont fait d’ailleurs plusieurs de vos collègues, par un arrêté spécial, les règles qui présideront à ce service. Les prescriptions que contiendra ce règlement succinct pourront embrasser la garde et la sûreté du local, l’ordre à suivre dans le travail du dépouillement et du classement, le versement à faire par les bureaux des dossiers reconnus inutiles au service courant , la continuation et la mise à jour des collections diverses qui renferment les actes de l'admi-

nistration, la communication des pièfccs aux bureaux ou aux particuliers, la vente ou la destruction des papiers reconnus inutiles . et la responsabilité de l’archiviste à l’égard de toutes ces diverses mesures , enfin le transport périodique à effectuer à la préfecture des papiers des sous- préfectures dont cellesci ne doivent pas conserver le dépôt. Je désire que vous me fassiez connaître, avant de les mettre en vigueur, les mesures diverses que vous croirez devoir adopter.

Vous pourrez , après qu’elles auront reçu mon approbation , les porter à la connaissance de vos administrés par la voie du recueil des actes de votre préfecture.

Compte h rendre de la sflualton du classement.

Je vous invite, monsieur le préfet, à m’accuser immédiatement réception de la présente circulaire. Vous prendrez soin de me rendre compte de la situation dans laquelle se trouve chacune des opérations successives de classement qu elle indique : vous direz si le triage des documents par époques est terminé , si le classement par fonds est commencé cl à quel degré d’avancement il est parvenu , si l'on s’est occupé du classement des matières , s’il y a un numérotage , des inventaires , etc. > ous n’oublierez pas de faire conualtre en même temps d’après quelles bases et dans quel sens ces opérations ont été exécutées , et vous joindrez à ces détails les observations que vous jugerez convenables sur la situation particulière de ce service dans votre préfecture , el sur les mesures que vous comptez prendre pour assurer l'accomplissement des instructions.

Envoi des copies de* inventaires pour les archives du

royaume.

Je terminerai, enfin, en vous rappelant l’obligation où vous êtes de m’adresser une copie des inventaires, pour être déposée aux Archives du royaume : c*ost principalement à l’égard des archives anciennes que celte obligation réclame tous vos soins; mais, pour que cet envoi ne soit pas retardé indéfiniment, vous ne devrez pas attendre que l’ensemble des inventaires des archives anciennes soit terminé. Je désire que vous vous en occupiez dès qu’une série en un fonds, s’il offre quelque importance, sera parvenu à un étal régulier de classement qui aura permis d'en rédiger l’inventaire.

Recevez, etc.