CHAPITRE V

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Art. 32. — Les agents rétribués sont tenus de constituer à Bruxelles un fondé de pouvoirs cbargts prés de l'administration centrale, de représenter leurs intérêts financiers.

Les agents non rétribués doivent nommer un fondé de pouvoirs en Belgique.

Art. 33. — Les questions d'application auxquelles donneront lieu les dispositions du présent règlement seront décidées par Notre Ministre des Affaires étrangères.

Art. 34. — Les arrêtés antérieurs réglant la même matière sont abrogés. Art. 35. — Notre Ministre des Affaires étrangères est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Ardenne, le 20 avril 1874.

LÉOPOLD

Par le Roi :

Le Ministre des Affaires étrangères, C*» d'Aspremont-Lynden.

Circulaire à Messieurs les Agents diplomatiques et consulaires

de Belgique.

Indicateur C, no 6187.

Bruxelles, le 12 mai 1874.

Monsieur le...,

J'ai rhonneur de vous adresser le texte d'un arrêté royal en date du 20 avril 1874, dans U»quel sont fondus le règlement du 2i novembre 1846 et toutes los dispositions qui y ont apporté des modifications jusqu'à ce jour. Il contient aussi quelques prescriptions nouvelles dont l'expérience a révélé la nécessité.

Je crois devoir appeler votre attention toute spéciale sur cet arrêté qui formera, pour l'avenir, le formulaire do votre comptabilité.

Le chapitre !•' est consacré aux questions qui se rapportent directe-

ment à la situation financière faite aux agents au point de vue du traitement. Il reproduit, presque textuellement, les arrêtés du 25 juillet 1860, du 21 avril 1867 et du 1»' mars 1873.

Autrefois, le traitement commençait à courir le jour même de la nomination, mais il cessait le jour de la démission ou du rappel. Cette manière d'agir constituait une exception aux dispositions du règlement général sur la comptabilité de l'État. Quelques années d'expérience ont démontré qu'il n'y avait pas d'inconvénient à supprimer une pareille stipulation et il a été reconnu que l'on pouvait, sans entraver le service et sans nuire aux intérêts de personne, placer, sous ce rapport, les agents du Département des Affaires Étrangères sur le même pied que les autres fonctionnaires.

L'art. 7 de l'arrêté de 1846 a également subi une légère modification. La facilité avec laquelle on se déplace aujourd'hui et les relations si nombreuses qui se sont établies sur tout le continent européen ont eu pour effet de mettre sur un niveau peu différent les conditions de la vie dans la plupart des grandes capitales. Il a semblé, dès lors, que la disposition créant une situation exceptionnelle pour l'agent appelé à remplir un intérim à Gonstantinople ou à Saint-Pétersbourg n'a plus la même raison d'être. La faveur dont il s'agit à l'article précité n'a donc été maintenue que pour les postes hors d'Europe, comme encouragement au dévouement des jeunes diplomates qui vont dans de lointaines résidences rendre des services au pays.

L'art. 8 du nouvel arrêté reproduit la disposition de l'art. 8 de 1 arrêté du 25 juillet 1860, portant que lorsqu'un chef de mission quitte sa résidence sans sortir du territoire sur lequel s'exerce sa juridiction, il n'y a point lieu à un intérim rétribué.

Mais il va de soi, comme l'indiquait la lettre de M. le baron de Vrière en date du 30 juillet 1860, que si un chef de mission, ayant obtenu un congé et remis la gestion de la légation à son secrétaire, jugeait à propos de passer une partie ou môme la totalité de son congé sur le territoire de sa juridiction, par exemple pour y faire un séjour aux eaux, l'intérimaire serait rétribué et une retenue serait opérée sur le traitement du chef de mission.

L'art. 3 rend les dispositions de l'art. 5 applicables aux agents consulaires. Ces derniers peuvent, comme les diplomates, obtenir, chaque année, un congé do quinze jours sans subir aucune retenue. Toutefois, cette mesure n'a point d'effet rétroactif; elle ne s'appliquera donc, en 1874, que du i" mai au 31 décembre. Passé cette dernière date, la période d'une année sera celle de l'année budgétaire.

L'art. 10 du règlement du 21 novembre 1846 ne prévoyait que l'absence des chefs de mission et des consuls pour le service de l'État, sans se préoccuper du cas où le conseiller ou secrétaire serait lui-même appelé à remplir une mission en dehors de son poste ordinaire, et l'administration se trouvait ainsi empêchée de rétribuer le secrétaire gérant l'intérim à

défaut de sgn collègue. Il a été reconnu que cette omission, préméditée ou involontaire, avait des inconvénients sérieux et qu'il n'était pas équitable de laisser sans rémunération les services que rend celui qui, en pareil cas, est appelé à remplir un intérim. Aux termes de Tart. 9 du nouvel arrêté, les services extraordinaires rendus pendant un intérim quelconque pourront dorénavant être rétribués.

L'art. 12 assure, en cas de décès d'un agent dans l'exercice de ses fonctions, à sa veuve ou à ses h^itiers en ligne directe, les mêmes avantages que leur attribuait l'arrêté du 21 novembre 1846. Seulement, la pension ne pouvant commencer à courir, aux termes de l'art. 40 de la loi du 21 juillet 1844, que du jour où le traitement d'activité cesse d'être payé, il a paru nécessaire de justifier l'allocation accordée par l'art. 12. Il est vrai que, dans la pratique, l'indemnité dont il s'agit a toujours eu pour but de couvrir les frais qui, maintenant, sont déterminés, mais des contestations auraient pu surgir à cet égard ; j'ai donc cru devoir modifier le libellé de cet article.

Le chapitre II est relatif aux positions de disponibilité.

L'arrêté du 21 novembre 1846 et celui du 20 octobre 1858 ne prévoyaient la disponibilité rétribuée pour l»?s agents du service ext>ri<mr que dans le seul cas de la suppression de leurs postes.

Un projet de règlement élaboré par les soins du Département des Finances et qui sera soumis à la signature du Roi, sur la proposition du Consfil des Ministres, réglera bientôt la position de disponibilité des fonctionnaires et employés de tous les Ministères et leur assurera, dans les cas de suppression d'emploi ou de maladie, d<'s avantages (jue les arrêtés ci-dessus mentionnés n'accordaient point aux agents diplomatiques et consulaires. Il m'a paru équitable de ne pas 1 lisser le corps diplomatique iîi le corps consulaire dans une position d'infériorité à coté des autres services de l'Etat, et je n'ai pas hésité à inscrire dans le nouveau règlement des chiffres qui, comparés à ceux de 184r) et de 1858, seront, je n'en doute pas, acceptés comme un témoignage de ma sollicitude pour le corps auquel vous appartenez.

L'art. 14, qui concerne la disponibilité pour motif de santé, assure à l'agent, en cas de maladie, un traitement convenalilc (*t permet de sauvegarder les intérêts du service qui auraient pu être momentanément compromis.

Les frais de route, de séjour et de déplacement, réglés par le chapitre III, ont fait rol)jet d'une étude toute particulière.

La Ghnnbre des Représentants a appelé, à différentes reprises, l'attention du Ministre des Affaires étrangères sur le tarif des frais de déplacement annexé au règlement du 21 novembre 1846. Ce tarif avait, en effet un caractère défectueux. D'une part, il ne déterminait pas d'une manière assez exart(^ les droits de chaque catégorie d'agents, et y ar là même, en ^certaines circonstances, le Trésor pouvait être tenu à d»»s dépenses difû-

ciles à jusUfier; de l'autre, il avait été établi en vue d'une situation donné;} et ne prévoyait pas les changements que l'avenir devait amener dans notre organisation diplomatique ou consulaire. Sous ce double point de vue, le travail nouveau est plus complet. Les agents sont divisés d'après leur état-civil, ce qui a permis de calculer d'une manière aussi approximative que possible les dépenses qu'un déplacement peut entraîner, et le nombre des localités dans lesquelles des postes diplomatiques ou consulaires peuvent être éventuellement créés a été élargi.

Je n'ai pas reculé devant la mesure ingrate de réduire les dépenses au strict nécessaire, mais aussi, là où le tarif de 1848 était insuffisant, je l'ai fait élever de manière à ne pas imposer aux agents, à l'occasion d'un service commandé, des frais qui resteraient à leur charge. Le tableau joint à l'art. 17 vous prouvera jusqu'à quel point il a été tenu compte dofi droits de chacun ; il me suffira, pour le faire comprendre, de vous indiquer les principaux éléments qui ont servi de base à la fixation des chiffres.

Aux chefs de mission en général, aux conseillers et aux secrétaires de légation, aux consuls généraux et aux consuls, mariés, on accorde une indemnité destinée à couvrir les frais du transport des personnes et du mobilier, le dédit de bail et les frais d'emballage dont l'importance a été fixée selon le grade de l'intéressé.

Pour les conseillers et secrétaires de légation, les consuls généraux et les consuls, célibataires, l'on n'a compté que le transport de leur personne, et les frais accessoires ont été évalués d'après une moyenne dont le taux m'a semblé ratifié par l'expérience.

L'art. 19 est, sinon une disposition nouvelle, au moins la consécration de ce qui, dans la pratique, avait paru équitable ; il traite du retour en Belgique do la famille de l'agent qui vient de mourir dans l'exercice de ses fonctions. La clause qui assure, en pareil cas, une indemnité à la veuve et aux héritiers en ligne directe, alors même que la famille conserve sa résidence dans le pays où le décès a eu lieu, est une innovation qui se justifie par les dépenses auxquelles celle-ci peut être exposée à la suite d'un tel événement. C'est là encore une amélioration qui vous prouvera jusqu'à quel point l'administration est soucieuse de tout ce qui touche au bien-être de ses agents.

Le So de l'art. 24 ne désigne plus, comme le faisait l'arrêté du 21 novembre 18i6, les postes auxquels il peut être alloué une indemnité pour frais extraordinaires résultant d'un séjour obligé en dehors de la résidence habituelle. De ce côté, l'administration aura une latitude plus grande ; elle se réserve d'examiner, à la fin de l'année, les titres de chaque agent et la situation du budget.

Le montant de l'indemnité dont il est question à l'art. 24 est fixé par l'art. 25 d'après la position hiérarchique de l'agent. Cette indemnité a été augmentée, d'abord parce que les chiffres de 1846 ne se trouvent plus en harmonie avec les besoins actuels, ensuite parce que les règlements

'le:^ (iiSf^renU Minî:*tèr^^ .«)tipal<^at p«:>arLeâ aj^ents tie l'État Tovageaat â l'tstrang^r un trait^mf^Qt pla.^ favorahU ^« erlai qoi i^tait appLiifBéau iks^Kiits (iipI'jrnatiqaeH «^ cun.siilalres. L'mri«^miiité ainâi &Xfée pourrait paraître eaiTore aaiie7is«>aâ 11..^ néc»*â:»îti«â rv«»ilfrs, sMii il a été teaa compte «le ce fait «îue l'a^fent obli^'î «ie se liépia^er et astreint à des frais de représentation ^t déjà ^Q pO'S^'^sàioa d'an traitement.

Ce qu'il j a lien de remïioaraer ce â4>nt les dépenses e!Ltraordinaires aaxqaeIle-4, à raison du service qui «^t demandé, l'agent se troare exposé et qu'il n'aurait pas eu à subir s'il a^aît pu rester à son poste.

L'art. 27 comble une I:icuD»f.Il n'existait pas de tarif pour les frais des Toyajjes et d»rs séjours effectués dans le KoTaume. La division des a;;ents ^st faîte d'après l'assimilation établie par l'art. 26, et les indemnités sont égales à celles qui s'accorlent dans les autres administrations do pars.

Le chapitre IV est relatif aux dépenses que les a^fents sont vitorisés à faire à l'occasion de l'exercic»: de leurs fonctions et dont le remboursemenf peut être réclamé. Peu de mo«lifications ont été întro«luites an liiKdlé de 1&46 et je pourrais me rapporter aux iastmctions de mes prédécesseurs pour déterminer le sens dans lequel doit être entendue la faculté de faire d^s avances ift les limites dans lesquelles il faut les circonscrire. Mais la matière a une importance telle et la nécessité de rester dans les limites du crédit porté au bud|;et des Affaires Étrangères est si imf>ériense, que je crois devoir reprendre la chose à nouveau et dicter, pour l'avenir, les réi^Ies que vous aurez' à suivre en matière de comptabilité et dont mon administration ne se départira pas.

!• Frais de eormpondamce, eic.

Sous cette rubrique, il faut comprendre les frais de port de la correspondance et ders paquets transmis par le Département des Affaires Etrangères aux agences et ceux qui se rapportent aux échanges que les agents opèrent entre elles pour affaires de service.

Ces frais sont toujours remboursés.

Il en fst de même des frais d'affranchissement, mais seulemei^t lorsque celui-ci est obligatoire.

Les quittances des administrations étrangères des postes, messageries, bateaux à vapeur, etc., doivent justifier des sommes déboursées de ce chef et être transmises à mon Département à l'appui des états de frais.

La correspondance particulière, sauf celle des fonctionnaires ou employés des administrations publiques pour affaires de service, ne peut être jointe aux paquets officiels ni être revêtue d'un sceau officiel lorsqu'elle est expédiée séparément.

TiOS conditions dans lesquelles les particuliers peuvent correspondre directement avec les agents des services extérieurs ont été indiquées par des avis insérés au Moniteur belge du 24 mai 1864 et du 3! juillet 1869 et reproduits à différents intervalles (i). Les frais auxquels cette corres-

(1) En voici lo texte :

poudance peut donner lieu restent à la charge des intéressés, c'est-à-dire que l'on doit s'adresser à vous par lettres suffisamment affranchies et que vous n'êtes pas autorisé à porter en compte à mon Département les avances que vous vous mettriez dans le cas de faire pour y répondre.

2* Secourt provisoires à des Belges indigents.

Le règlement contient à Tégard des secours une innovation, en ce sens que les frais de rapatriement sont séparés des secours proprement dits.

L'instruction du 25 juin 1837 avait déjà établi la différence qu'il y a \Um de faire entre les Belges qui appartiennent à la marine el ceux qui s'expatrient librement, soit en vue d'un établissement, soit pour se créer des ressources plus considérables que celles que leur offre la patrie, soit enfin dans le but de courir les aventures, et qui usent ainsi à leurs risques et périls de la liberté de locomotion.

C'est pour mieux faire comprendre cotte différence que j'ai cïu devoir

]^e Gouvernemont a invité sos agents h Tôtranger à no plus corrospondr* directement avec les particuliers et à refuser toute lettre non affranchie jasqit*^^ destination.

Les personnes qui désirent obtenir par 1 intermédiaire do ces agents soit des actes de l'état civil, des actes notariés^ des actes administratifs ou d'autres documents officiels! soit des renseignements concernant des affaires civiles, telles que recouvrements de créances, ouvertures de successions, etc.) doivent s'adresser par requête sur timbre à M. le Ministre des Affaires étrangères à Bruxelles, en fournissant, à l'appui de leur demande, toutes les indications nécessaires.

L*envoi des pièces ou des renseignements réclamés se fait sans autres dépenses pour les intéressés que le remboursement des sommes payées pour les frais d'expéditions ou de taxds légales.

Quant aux simples renseignements commerciaux touchant l'état des marchés, la nature des affaires, le choix des produits et autres données analogues, on peut les demander directement aux consuls por lêttrei a/j^ranehies. {Moniteur du 24 mai 1864.)

Il existe encore dos doutes, parait-il, sur le point do savoir si les industriels et négociants belges peuvent correspondre directement avec nos consuls et si ceux-ci sont tonus do répondre aux lettres qui leur sont adressées de cette manière.

Nous reproduisons, en les résumant, les avis qui ont été publiés précédemment à ce sujet dans le Moniteur,

Lorsqu'il s'agit de renseignements commerciaux, on peut les demander directement à nos consuls P'w lettres affranehiety et le gouvernement ne pourra que savoir un gré particulier à nos agents do répondre de môme à ces sortes de demandes.

Ces correspondances entre les industriels belges et nos consuls constituent, en effet, un dos moyens les plus efficaces de développer les relations commerciales du pays et d'en établir do nouvelles.

Lorsqu'il s'agit d'actes officiels ou de réclamations, les particuliers, au lieu de s'adresser directement à nos consuls, doivent recourir à l'intermédiaire du Département dos Affaires étrangères. {Moniteur du 31 juillet 1869.)

placer sous des rubriques distinctes les secours et les rapatriements, car les secours sont'toujours facultatifs et s'appliquent plus particulièrement aux Belges autres que marins, tandis que le rapatriement, dans certains cas, est un droit pour le marin.

Les secours que vous pouvez accorder aux Belges autres que marins sont des frais d'hôpital, lorsque vous avez la conviction qu'il n'existe pas d'institutions charitables patronnées par le gouvernement du pays dans lequel vous êtes appelé a exercer vos fonctions.

En dehors de ce cas, vous devez adresser nos compatriotes qui seraient malades et nécessiteux aux autorités locales, afin que, à l'instar de ce qui se pratique chez nous pour les étrangers, nos nationaux soient traités aux frais du pays où ils résident.

Les secours en espèces doivent être l'exception. Ce n'est que dans des cas tout à fait extrêmes que vous pouvez disposer de petites sommes pour aider nos nationaux à se procurer des ressources. Mais, sous aucun prétexte, ces secours ne peuvent se renouveler en faveur des mêmes personnes et leur constituer, en quelque sorte, une pension alimentaire. Il est désira|>le, autant que possible, que les secours soient au préalable autorisés par mon Département.

Quelle que soit leur nationalité, les matelots débarqués d'un navire belge' et les matelots belges débarqués d'un navire étranger pour cause de maladie, doivent être traités, rapatriés ou inhumés aux frais du navire, et le capitaine est tenu de fournir caution ou de remettre à l'agent la somme nécessaire à cet effet.

Je vous recommande tout particulièrement d'exiger, à l'occasion, soit une provision en écus, soit une caution solvable, afin de n'avoir pas d'avances à effectuer, ni, par conséquent, de remboursement à demander.

Aucun secours donné en dehors des prescriptions qui précèdent ne sera admis en compte.

3» Rapatriemenls,

D'après l'avant-dernier paragraphe de l'article 30, les rapatriements doivent être préalablement autorisés par mon Département et, d'après la disposition inscrite à la fin du même article, le rapatriement des marins reste soumis aux dispositions du décret c^u 5 germinal an xn.

Ces deux stipulations indiquent clairement que le traitement est différent, suivant que la personne qui demande à être rapatriée appartient ou non à la marine.

Les marins belges naviguant sous pavillon belge ont, en cas do perte totale> un droit absolu au rapatriement aux frais du Gouvernement. Vous êtes obligé d'assurer leur retour en Belgique et de leur fournir les aliments et les vêtements qui leur sont strictement nécessaires.

Leurs droits étant déterminés par le décret précité, je crois pouvoir me dispenser d'entrer dans plus de détails à cet égard.

Toutefois, comme un grand nombre do marins étrangers naviguent à

bord de bâtiments belges, je crois devoir ajouter ici quelques remarques afin que, le cas échéant, vous n'attribuiez pas à cette catégorie de gens de mer des droits que la loi belge ne leur a point conférés.

Les droits des marins nationaux et des autres à Tégard de l'armement sont identiquement les mêmes. Il en est autrement des droits à l'égard de l'État. Celui-ci n'a aucune obligation pécuniaire à remplir envers les matelots d'origine étrangère bien qu'ils aient appartenu à l'équipage d'un navire belge, et il vous est strictement défendu de leur faire des avances.

Au surplus, les instructions du 16 mai 1856 sur l'administration des naufrages ont soigneusement fixé la marche à suivre quant aux matelots belges naufragés. Vous chercherez à les placer à bord de quelque autre navire ou vous leur procurerez, comme il est dit plus haut, les moyens de rentrer en Belgique, mais vous ne perdrez pas de vue qu'aucune avance de ce genre ne peut être faite aussi longtemps qu'il* y a des fonds provenant de la vente des épaves ou du fret. La même régie s'applique aux matelots malades ou blessés.

Vous ne perdrez pas de vue que, s'il n'y a point de fonds provenant du fret ou de la vente des débris du navire ou si les fonds sont insuffisants, les matelots de nationalité belge ont seuls droit à des secours et au rapatriement aux frais de l'État et que les autres doivent, leurs droits à charge de l'armement étant réglés, s'adresser au représentant do leur nation et, à défaut de celui-ci, à l'autorité locale pour recevoir les secours dont ils auraient besoin.

Quant aux matelots belges engagés sur un navire étranger, vous ne pouvez leur accorder, à quelque titre que ce soit, ni indemnité, ni secours, ni frais de rapatriement. Mon Département a pris les mesures nécessaires pour qu'ils soient, avant de s'embarquer, prévenus des conséquences auxquelles ils s'exposent. Il en serait autrement, cependant, si le marin belge naviguant sous pavillon étranger établissait par un document authentique que le cautionnement prescrit par l'arrêté royal du 19 novembre 1828 a été déposé en sa faveur lors de son engagement en Belgique.

Enfin, avant de rapatrier les Belges autres que marins, vous vous assurerez de l'autorisation de mon Département. Trop souvent les agents ont été^ victimes de leur bonne foi en fournissant à des gens sans aveu des moyens de locomotion. Il faut, pour prévenir de pareils abus, que mon administration puisse s'entourer des renseignements nécessaires et que le retour au pays ne soit ménagé qu'aux personnes qui en sont dignes par leurs antécédents et qui possèdent un droit positif aux secours publics dans le Royaume.

4* Frais d'achat et d*entretien de pavillons, écussons, timbt^s,

cachets et griffes.

Le Département des Affaires Étrangères fournit à chaque agence le ma*

tériel nécessaire, mais non les fournitures de bureau. L'acquisition de celles-ci est à la charge des agents.

Ne seront point admis comme dépenses remboursables les frais faits pour acquisition ou réparation de pavillons, écussons, timbres, cachets ou griffes, à moins que Tagent n'ait été expressément autorisé par mon Département à en faire l'avance.

50 Frais d'achat, de copie ou de traduction de brochures, abonnement aux journaux, etc.

Toutes les dépenses de l'espèce doivent être autorisées et la déclaration de l'agent doit rappeler la date et le numéro de la dépêche qui lui a permis d'en faire l'avance.

A l'égard des frais d'échantillons qu'il y a lieu de joindre parfois aux rapports commerciaux, l'instruction du H novembre 1855 fait connaître la marche à suivre et détermine les cas dans lesquels il y a lieu d'en faire l'avance. Toutefois, comme il convient que l'administration sache constamment, d'une manière aussi exacte que possible, quelle est la situation du budget, tant sous le rapport des dépenses liquidées que sous celui des engagements pris, il est nécessaire que les frais de l'espèce soient égalem3nt autorisés.

ffo Frais accidentels et frais résultant d'usages locaux.

En inscrivant dans le règlement nouveau le remboursement éventuel des frais accidentels, j'ai voulu laisser à l'administration une latitude dont celle-ci se réserve d'user lorsqu'elle le jugera convenable. C'est pour ce motif que l'avant-dernier paragraphe de l'art. 30 porte que ces dépenses doivent être autorisées.

Quant aux frais imposés par des usages locaux, tels que ceux auxquels donnent lieu, dans certains États, la remise des lettres de créance, des lettres de rappel et des exequatur, ainsi que les cérémonies consacrées lorsque le pavillon national est arboré pour la première fois, je me réserve de les autoriser suivant les circonstances.

70 Frais divers spécialement autorisés et non compris

dans le règlement.

Sous cette rubrique il faut comprendre tous les frais qui sont imposés à l'agent à l'occasion de l'exécution d'instructions spéciales.

Ainsi, lorsqu'un acte de l'état civil ou quelque autre document vous a été officiellement demandé et que, pour vous le procurer, vous avez été astreint à des déboursés, I3 montant vous en sera remis. Toutefois, il faut avoir soin, lors de l'envoi de l'acte ou du document, de faire connaître en même temps le montant de vos avances afin qu'il piiisse, le cas échéant, être réclamé des intéressés. Bien que l'art. 31 porte que vos étals de débours doivent comprendre toutes les dépenses faites pour compte

du Gouvernetnent, les agents ne pourraient s'en prendre qu'à eux-mêmes si, faute de s'être conformés à ce qui précède, il n'était pas possible, par suite du refus des particuliers intéressés, de les couvrir de toutes leurs avances.

Avant de terminer ce qui se rapporte au chapitre IV, je crois devoir ajouter quelques détails au sujet du mode à suivre pour obtenir le remboursement de vos avances.

Les dépenses susceptibles d'être remboursées font l'objet de déclarations détaillées, qui doivent être transmises en double expédition, tous les ans, dans la première quinzaine du mois de janvier, accompagnées de pièces justificatives.

Les avances dont le remboursement ne serait pas réclamé en temps voulu, c'est-à-dire avant la clôturj de l'exercice budgétaire, ne pourront être admises en liquidation.

Les déclarations de frais peuvent être transmises plusieurs fois par an, si le montant des dépenses est assez élevé pour rendre désirable le remboursement immédiat.

Tout article de dépense doit être appuyé d'un mémoire acquitté ou d'un . reçu des créanciers de l'État ou d'une note, signée de l'agent, expliquant les motifs qui s'opposent à la production d'une quittance.

La monnaie étrangère doit être convertie en francs. On aura soin d'indiquer clairement le cours du change, d'après lequel cette conversion a eu lieu.

Si l'agent n'a fait aucune dépense, il doit fournir une déclaration négative ainsi conçue :

c Je soussigné, .de Belgique -, déclare n'avoir fait

9 aucune avance pour compte du Gouvernement du Hoi pendant l'an- > née 18 .

t Fait à le 18 . .

(Signature),

Pour vous en faciliter l'exécution, je joins aux présentes instructions :

1* Un modèle de déclaration ;

2* Une formule de reçu.

La seule disposition du- chapitre Y sur laquelle j'appellerai votre attention est celle qui impose aux agents l'oblip^ation de nommer un fondé de pouvoirs chargé, près de l'administration centrale, de leurs intérêts flnanciers.

Le règlement du 21 novembre 1846 astreignait tous les agents à désigner nn fondé de pouvoirs à Bruxelles.

11 m'a paru que pour les agents non rétribués, qui peuvent n'avoir pas de relations dans la capitale, la règle nouvelle pouvait être moins absolue. Mais comme le Trésor n'a point de correspondants à l'étranger, il est nécessaire, tout au moins, que les agents de cette catégorio.

s'ils désirent récupérer le montant de leurs avances, aient un fondé de pouvoirs habitant la Belgique.

Quant aux agents rétribués, il faut qu'ils aient un fondé de pouvoirs à Bruxelles. Il se présente telles liquidations qui seraient rendues trèsdifficiles, si leur correspondant résidait pilleurs qu'au sié^e du Gouvernement. A partir du !•' juillet prochain, tous les traitements seront émis payables à Bruxelles.

Vous trouverez sous ce pli :

a. Un modèle de procuration ordinaire ;

6. Un modèle de procuration à émettre en cas de changement de fondé de pouvoirs. ,

Ainsi que je l'ai dit en commençant, le règlement nouveau doit être, à l'avenir, votre guide en matière de comptabilité, et la présente instruction en formera le commentaire. Je vous prie, en conséquence, de faire une étude très-attentive de ces documents dont vous voudrez bien m'accuscr la réception, et qui seront conservés avec soin dans les archives du poste à la tête duquel vous êtes placé.

agréez, etc.

G'« d'Aspremont-Lynden.