CHAPITRE V
DIRECTION DB LA GHAN'CELLERI£.
La chancellerie, érigée en branche de service distincte, par un arrête royal du 27 novembre 1866, a pour attributions la transmission des actes judiciaires et des commissions rogatoires ; les légalisations, visa et la délivrance des passeports ; Tinstruction des réclamations relatives à des matières d'intérêt privé et la correspondance sur les renseignements de toute nature qui ne rentrent pas dans les attributions des autres branches de service; Tétatcivil des Belges à rétr&nger; les successions ouvertes au profit des Belges en pays étrangers; la perception des droits de chan* cellerie.
Transmission des Actes jadidaires et des Commissions rogatoires.
Lorsque des exploits, assignant des personnes établies àTétranger, sont envoyés à nos légations par le ministre des afTaires étran* gères» les agents les feront parvenir contre récépissé à ces personnes, directement ou, sMls n'ont reçu d*ordres contraires, par Tîntervention officieuse des autorités locales, sans frais ni formalités de justice.
Ils renvoient au ministre des afiaires étrangères les actes dont ils n'ont pu opérer la remise, en lui faisant connaître les motifs qui s'y seront opposés.
La transmission des commissions rogatoires a lieu également par la voie diplomatique. Une urgence extrême légitimerait seule une exception à cette règle. Ces actes sont adressés par nos magistrats au ministre de la justice; celui-ci les envoie au ministre
des afTaires étrangères qui les fait exécuter par Tentremige des légations belges.
Nos agents transmettent aux autoril^'s compétentes du pays, oà ils résident, les commissions rogatoires qui leur sont adressées par le ministre des affaires étrangères.
Le mode de transmission des actes judiciairesàTétranger est réglé par l'arrêté royal du 1" avril 1814 et par la loi du 26 mars 1833.
L'arrêté du V avril 1814 stipule :
Article premier. — Les ex4>loits à faire à des personnes non domiciliées en Belgique, se feront par édit et missive de la manière suivante:
L'huissier affichera ces exploits à la porte de la Cour supérieure de justice ou du tribunal qui devra respectivement en connaître, et il en adressera le double, sous enveloppe, par la poste ordinaire, qu'il en chargera, à la résidence de celui que l'exploit concerne.
Art. 2. — Si la résidence n'est pas connue, les exploits seront insérés par extrait dans les journaux imprimés dans Je lieu où siège ladite Cour ou ledit tribunal, et, s'il n'y a pas de journal, les exploits seront insérés par extrait dans un de ceux imprimés dans le département.
Art. 3. — Néanmoins, ces exploits pourront être faits à la personne, si elle se trouve en Belgique.
La loi de 1833 statue que, lorsqu'un directeur de la poste aux lettres déclarera qu'il ne peut se charger d'une copie d'exploit, rhuissier constatera cette déclaration dans son exploit dont il adressera copie sous enveloppe chargée au ministre des affaires étrangères.
Des Légalisations, Délivrance et Visa des Passeports.
I. — Les actes et documents étrangers destinés à vïiloir en Belgique, doivent être légalisés par nos agents à l'étranger et par le ministre des affaires étrangères. — Les actes belges à produire à l'étranger doivent être légalisés au département des affaires étrangères et par l'agent diplomatique du pays où Tacte est destiné à sortir ses effets.
Les agents diplomatiques légalisent les actes délivrés par les autorités publiques du pays où ils résident, par les agents diplo-
matiques et consulaires des États étrangers et destinés à être produits en Belgique.
Ils ont soin de mentionner la qualité de l'autorité dont Tacte émane et de s'assurer que ladite autorité avait, lorsque Pacte a été passé, la qualité qui y est indiquée.
Si on présente à la légalisation d'un consul un acte émané d'une autorité qui n'aurait pas qualité pour instrumenter dans Tarrondissement de l'agent, celui-ci doit refuser sa signature, jusqu'à ce que l'intéressé ait fait légaliser l'acte par l'autorité compétente de l'arrondissement consulaire.
Les agents peuvent refuser de légaliser les actes sous seingprivé, à moins que ces actes n'aient été déjà légalisés par une autorité publique du pays où ils sont établis.
Ces actes ne présentent pas, en effet, les mêmes garanties que les actes publics. Ils sont rédiges par de simples particuliers dont la signature peut être entièrement Inconnue à la légation. Les agents sont donc libres d'accorder ou de refuser la légalisation qu'on leur demande, suivant qu'ils ont ou non confiance dans la sincérité de la signature des parties.
Lorsqu'un acte sous-seing privé a été légalisé par l'autorité publique compétente, la responsabilité de l'agent est à couvert.
La signature des agents diplomatiques doit être légalisée par le ministre des affaires étrangères ou par le fonctionnaire qu'il aura délégué à cet effet.
Les arrêts, jugements ou actes rendus ou passés en Belgique ne peuvent être admis dans nos légations que s'ils portent la légalisation du ministre des affaires étrangères ou du fonctionnaire qu'il aura délégué.
Les agents apposent le sceàa de la légation au bas des légalisations et autres actes portant leur signature.
Bèglement d'ordre intérieur pour le buraau des Légalisations et des
Visa de passeports.
Législation. — Loi du 28 juillet 4849 qui autorise le gouvernement à établir des droits de chancellerie;
Arrêté royal du 31 décembre i855 autorisant le Ministre des Affaires Étrangères à déléguer sa signature pour les visa et les légalisations au secrétaire général, ainsi qu'aux fonctionnaires d'un grade supérieur à celui de chef de bureau :
Arrêté royal du 33 juin 1857 concernant la délivrance de passeports par les consuls (i);
Arrêté royal du 1*' février 1861 réduisant à une taxe uniforoie d*un franc les droits de chancellerie qui étaient* exigibles à Tadministration centrale du Ministère des Affaires Étrangères aux termes de Tarrété royal du 23 mai 1854, pour les légalisations accordées en faveur de Français ;
Arrêté royal du 26 juin 1871 modifiant les droits de chancelierie par le tarif du 23 mai 1854 pour les visa et les légalisations demandés en faveur de Français dans les légations belges à l'étranger (2).
Fonctionnaires délégués à l'effet de viser les passeports et de h*gali les documents pour lesquels cette formalité est nécessaire :
M. le baron Lambermont, secrétaire général ; M. Prosper Lespirt, directeur général de la chancellerie» spécialement chargé de ce service; M. Léopold Orban, directeur général des affaires politiques; M. Edouard Lauwers, directeur de la comptabilité; M. Verhaest, directeur général de commerce 'et des consulats; M. Baoning, directeur des archives.
DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Un bureau particulier est affecté au service des visa et des légalisations. Les types de signatures y sont déposés et conservés dans des registres spéciaux.
(1) Les lU'l^'os peuvent obtenir dans les légations du Roi à l'étrangrcr des paagcports timhrês, aux conditions ordinaires exigées on Belgique. (Circulaire du Ministre tics Atfairos Ktrangères. — Juillet 1854.)
(2) Un arrêté roval on date du 10 juillet 1876 règle des droits de ckaacoUorie à percevoir pour les visa et les légalisations demandés soit au Ministère des Affaires Étrangères, soit «lans les légations belges on faveur de sujets italiens.
En regard de chaque signature se trouvent le nom et la qualité de la personne qui l'a apposée.
Tout acte passé en pays étranger et qui est assujetti au droit du timbre en Belgique doit avoir été soumis à l'accomplissement de cette formalité avant d'être présenté à la légalisation du Ministère des Aiîaires Étrangères.
Le bureau des visa et des légalisations est ouvert tous les jouf s (les dimanches et les fêtes légales exceptés) de 10 heures du matin à midiy pour le dépôt des pièces, et de i heure à 3 heures après midi, pour la remise des pièces aux intéressés. '
Il n'est pas accordé de visa ou de légalisation en dehors des heures fixées par le règlement. Les cas exceptionnels sont déférés au secrétaire général ou au fonctionnaire dont la signature est requise.
Il est donné suite, le jour même où elles parviennent dans les bureaux du Département, aux demandes adressées par écrit au Ministre des Afîaires étrangères pour obtenir le visa d*un passeport ou la légalisation d'une pièce quelconque.
Les passeports et les autres pièces qui ne sont pas envoyés par lettres sont remis aux huissiers.
Le porteur de toute pièce soumise au visa ou à la légalisation du Département reçoit un numéro destiné à le faire reconnaître et sur la reproduction duquel elle est restituée; un numéro semblable reste fixé sur le document déposé jusqu'au moment où celui-ci est retiré.
Les numéros remis au public portent l'estampille du Ministère des Affaires étrangères; au revers, se trouvent l'indication des heures d'ouverture du bureau et une note rappelant l'obligation de la formalité du timbre pour les actes dressés en pays étrangers.
Ces numéros sont extraits d'un registre à souches.
Les pièces déposées sont, jusqu'au moment où la restitution en a lieu, conservées dans le bureau réservé au service des visa et des légalisations.
Il est prescrit, sous sa responsabilité personnelle, à l'employé chargé de ce service de s'assurer de la validité du passeport et de
la réalité des signatures apposées sur les pièces qui lui sont remises.
Si Tauthenticité d'une signature lui parait douteuse, il confronte celle-ci avec le type qui en est déposé au Département.
Au besoin, il consulte le chef de bureau qui a ce service dans ses attributions et il rend compte, le cas échéant, de ce qui a eu lieu au fonctionnaire appelé à signer le document.
La légalisation et le timbre du Ministère doivent être apposés de manière à ne pas cacher récriture. Si l'espace manque, la légalisation peut être écrite à la main.
Le visa du passeport est rédigé comme suit :
<c Vu bon pour... » (désignation du ou des pays où se rend le porteur du passeport).
Pour le Ministre des Alîaires étrangères,
secrétaire général, Le l directeur général, directeur.
Cette formule peut être modifiée, si les circonstances l'exigent, avec l'autorisation du secrétaire général ou du directeur de la cham cellerie.
La formule de la légalisation porte:
« Vu pour la légalisation de la signature de... »
ci -dessus, Apposée { ci-contre,
d'autre part,
Bruxelles, le...
Pour le Ministre des Affaires étrangères,
secrétaire général, Le { directeur général, directeur.
Toutes les pièces taxées sont inscrites par numéro d'ordre dans un livre spécial, qui porte le titre de « Registre des droits de chan-
cellerie. » On y mentionne la date de ]a légalisation, la nature de Tacte, le nom et la qualité du requérant, ainsi que le taux du droit perçu. Une colonne est réservée aux observations.
Le droit prélevé, en conformité de l'arrêté royal du i" février 186i, est indiqué en marge de la légalisation, avec le numéro d'ordre sous lequel la pièce taxée est inscrite dans le registre des droits de chancellerie.
Le produit des taxes perçues est versé à la Banque Nationale dès qu'il s'élève à 100 francs, sauf le dernier versen:e::it de fin d'année.
L'employé chargé de la perception de ces taxes rend compte de sa gestion à l'expiration de chaque exercice. Le compte de cet agent est visé par le directeur de la chancellerie et approuvé par le Ministre des Affaires étrangères. 11 est transmis ensuite, en double expédition et appuyé des pièces justificatives, au Ministre des Finances, qui le soumet à la Cour des Comptes. Celle-ci, après l'avoir adopté, en renvoie, avec son arrêt, un des doubles au Ministre des Affaires étrangères.
Le bureau des visa et des légalisations, établi à l'administration centrale du Ministère des Affaires étrangères, a le contrôle de tous ceux qui existent dans les légations et dans les consulats de Belgique à l'étranger.
Le bureau des visa et légalisations a été complètement organisé par arrêté du ministre des affaires étrangères du 15 juillet 1873. * Les tarifs des droits de chancellerie ont fait l'objet d'un article spécial en tête du dixième volume du Recueil des traités et conventions concernant le royaume de Belgique.
11. — La délivrance et le visa des passeports ne concernent la division de chancellerie et de comptabilité que sous le rapport du maniement de fonds qu'elle entraine. Les passeports sont signés par le secrétaire général, comme délégué du ministre, et toutes les questions de principe qu'ils soulèvent sont, nous l'avons vu, duressort de la direction politique.
Le département ne délivre, d'ailleurs, de passeports à l'étranger qu'à ses agents, et, par exception, aux personnes auxquelles, pour
des raisoDS graves, d'urgence ou autres, le ministre permet la remise d'un titre de voyage.
Les formules de passeports sont préparées par les soins du département des finances, comme les autres papiers timbrés.
Le directeur du timbre, à Bruxelles, transmet les formules timbrées au ministre des affaires étrangères qui leç signe et les lui renvoie. Le directeur du timbre en adresse ensuite, suivant les besoins, au ministre des affaires étrangères lui-même et aux fonctionnaires de l'intérieur chargés de la délivrance des passeports.
Réclamations relatives i des matières d'intérêt privé.
Les personnes qui désirent obtenir de l'étranger des renseignements ou des documents relatifs à des objets d'intérêt privé, peuvent, en général, les recevoir par Tintermédiaire du ministère des affaires étrangères.
Les divers gouvernements se prêtent à se transmettre réciproquement ces renseignements.
Les requérants doivent formuler leur demande d'une manière claire et précise: s'il s'agit d'un acte de l'état-civil, par exemple, il faut indiquer la date de l'acte, le lieu oii il a été reçu et donner exactement les nom et prénoms de la personne qui en est l'objet. En matière de succession, il est indispensable de faire connaître les nom et prénoms du défunt, le lieu et la date au moins approximative de son décès.
Quant aux documents constatant les services militaires de Belges à l'étranger (i), le réclamant doit faire connaître les motifs sur lesquels il fonde sa demande et donner, autant que possible, des indications précises sur les jioints suivants :
1» Les nom et prénoms do ce militaire, ceux de ses père et mère, la date de sa naissance, la commune et la province où il est né ;
2» I^.' corps sur lequel il a été dirigé et la date précise de son incorporation ;
(1) Le nombre de Belges qui ont servi dans les armées françaisos sous TEmpire est considérable.
3* Les bataillons ou escadrons, (>t les compagnies auxquels il aurait successivement appartenu {à défaut, les noms de ses capitaines), ainsi que le numéro de son immatriculation ;
4» Les corps dans lesquels il aurait ultérieurement servi, l'époque précise de son admission dans chacun d'eux et les grades qu'il y aurait obtenus.
(Désigner ëgalomont leB bataillons ou escadrons, et les compagnies, ainsi que les numéros matriculaires.)
5* Le lieu d'où il est parti pour rentrer dans ses foyers, la datp de son départ et le corps auquel il appartenait alors.
(Xndiqaer si le départ a eu lieu en vertu d'un congé d ancienneté, ou de réforme ou par suite d'une proposition pour la retraite.)
Les actes de décès des étrangers qui meurent en Belgique doivent être adressés, par les administrations communales, sur papier libre, aux gouverneurs de province, et par eux au ministre de l'intérieur qui les transmet au département des affaires étrangères ; celui-ci les fait parvenir, par la voie diplomatique, aux autorités étrangères. Il n'est pas nécessaire que ces actes soient légalisés par le président du tribunal. Le visa du gouverneur suffit.
Par réciprocité, les gouvernements étrangers transmettent au gouvernement belge des copies des actes de décès des Belges morts sur leurs territoires respectifs.
État-civil des Belges à rétranger.
Les Belges en pays étrangers ont deux moyens de constater leur état-civil.
Us peuvent s'adresser aux autorités du pays où ils se trouvent, ou recourir aux agents diplomatiques ou consulaires belges.
Réciproquement, les étrangers eu Belgique ont la faculté de faire recevoir par les agents diplomatiques ou consulaires de leur pays> conformément à la loi étrangère, les actes de l'état-civil qui les concernent (i).
(i) < On s'est demandé si les étrangers, dans le cas où ils usent de cette fa-
Les attributions dont les diplomates et les consuls belges sont investis en matière d'état-civii, sont spécialement réglées par les titres II et V du livre i*' du code civil et par l'arrêté royal du 44 mars 1857. Cet arrêté, on le remarquera, ne traite ni du divorce ni de l'adoption; les agents à l'étranger ne peuvent avoir ni à inscrire un jugement d'adoption, ni à prononcer un divorce.
Nous donnons d'abord un résumé de la législation sur la matière; nous le faisons suivre d'un formulaire des actes qui se présentent le plus fréquemment dans la pratique, et du texte de Tarrélé da 44 mars 4857.
Principes communs à tous les actes de l^état-civiL
